3 Alasan untuk Meninggalkan Manajemen Aset Manual

3 Alasan untuk Meninggalkan Manajemen Aset Manual

Dari mesin sinar-X portabel hingga oven pizza dan mesin fotokopi kantor, aset tetap merupakan bagian integral dari sebagian besar bisnis. Mengelola aset-aset ini sepanjang masa pakainya memerlukan sistem yang kuat, terutama dengan semakin kompleksnya peraturan baru seperti ASC 842, yang mempersulit pelacakan dan manajemen sewa.

Awalnya, spreadsheet menawarkan metode cepat dan sederhana untuk memantau aset. Namun, seiring pertumbuhan organisasi Anda, risiko kehilangan jejak pembelian, pensiun aset, dan transaksi penyusutan meningkat. Apa yang dulu dapat dikelola dengan mudah dapat dengan cepat menjadi sumber kelalaian dan ketidakefisienan.

Melacak aset tetap secara manual dan memposting entri jurnal sewa menjadi lebih kompleks dan rentan terhadap kesalahan seiring dengan ekspansi bisnis. Meskipun demikian, banyak bisnis menunda perbaikan untuk menghindari gangguan alur kerja.

Berikut tiga alasan kuat mengapa menunda perbaikan ini merugikan.

1. Kontrol Internal yang Tidak Memadai Meningkatkan Risiko Audit

Spreadsheet terpusat sering kali tidak memiliki kontrol akses yang kuat, sehingga menimbulkan kekhawatiran bagi auditor. Kekurangan ini memerlukan tinjauan manual tambahan untuk memastikan pelaporan aset tetap dan entri sewa yang lengkap dan akurat, hanya memenuhi standar pemantauan minimum.

Selain itu, seseorang harus bertanggung jawab untuk memelihara setiap aset dan memastikan bahwa aset tersebut memiliki cakupan asuransi yang sesuai berdasarkan biaya penggantian saat ini. Melacak informasi detail semacam itu secara manual sangat menantang, dan spreadsheet tidak dapat menjamin penerapan aturan dan regulasi yang konsisten. Menerapkan proses yang terkontrol dengan kelas aset yang ditentukan, metode penyusutan, dan prosedur yang jelas membangun kerangka kerja yang transparan untuk memantau aset tetap. Hal ini sangat penting bagi auditor dan memberikan pemahaman yang akurat tentang posisi keuangan bisnis.

2. Pelacakan Manual Menghabiskan Waktu Berharga

Apakah Anda pernah menunggu kepala departemen yang sibuk untuk memverifikasi informasi sebelum memperbarui spreadsheet atau membuat entri jurnal? Jika iya, Anda pasti memahami betapa tidak efisiennya sistem manual yang tidak terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi utama Anda, yang dapat sangat menguras waktu. Spreadsheet yang terdesentralisasi memaksa staf keuangan untuk mengejar informasi dari berbagai departemen, menghabiskan lebih banyak waktu karena mereka harus memilah data yang terpisah untuk memastikan transaksi dicatat dan aset yang sudah habis masa pakainya atau dibuang dikelola dengan benar.

Selain itu, ketiadaan kontrol bawaan mengharuskan deteksi dan koreksi kesalahan secara manual, yang lebih lanjut mengurangi waktu yang tersedia untuk tugas lainnya, apalagi untuk perbaikan proses. Seiring pertumbuhan bisnis Anda, proses yang tidak selaras ini menjadi semakin kompleks, secara eksponensial menghabiskan waktu, memperpanjang penutupan akhir periode, dan menunda pengiriman laporan.

3. Waktu yang Terbuang Sama dengan Uang yang Terbuang

Jika waktu adalah uang, maka proses manajemen aset tetap yang tidak efisien akan meningkatkan biaya penggajian. Selain itu, aset yang terlewat dan tidak disusutkan dengan benar dapat mengakibatkan hilangnya potongan pajak. Aset yang sudah dibuang tetapi masih tercatat dalam pembukuan, atau aset dengan nilai tercatat yang berlebihan, dapat menyebabkan peningkatan pajak properti berwujud dan biaya asuransi yang tidak perlu.

Selain itu, undervaluasi aset atau kegagalan untuk mengamankan asuransi yang memadai untuk barang berharga dapat merugikan secara finansial.

Menggunakan sistem yang dirancang khusus untuk mengelola jadwal pemeliharaan peralatan dan ketentuan pembaruan sewa dapat mengimbangi biaya ini, pada akhirnya membayar dirinya sendiri.

Bagaimana NetSuite Meningkatkan Manajemen Aset Tetap

Bergantung pada spreadsheet untuk mendokumentasikan sewa operasi dan mencatat nilai aset sering kali mengarah pada ketidakefisienan dan kesalahan yang semakin parah. Solusi optimal adalah memanfaatkan perangkat lunak khusus untuk meningkatkan kontrol internal. NetSuite Fixed Assets Management tidak hanya melacak aset tetap tetapi juga menyederhanakan seluruh proses, berfungsi sebagai repositori data pusat untuk organisasi Anda.

NetSuite Fixed Assets Management terintegrasi dengan lancar dengan sistem akun hutang, menghubungkan item ke pesanan pembelian. Transaksi akuntansi secara otomatis dimasukkan sesuai jadwal, menghilangkan upaya duplikasi dan mengurangi kesalahan. Informasi perjanjian sewa yang rinci memastikan bahwa catatan selalu mutakhir dan sesuai dengan standar dan regulasi akuntansi sewa. Kontrol bawaan dan logika aturan lebih lanjut mengurangi risiko kesalahan, menghemat waktu berharga.

Organisasi yang terus menggunakan spreadsheet akhirnya bekerja lebih keras untuk mengompensasi kurangnya kontrol internal, menghadapi peningkatan risiko, dan membuang waktu serta uang. Dengan NetSuite Fixed Assets Management, Anda dapat mengotomatiskan pelacakan, mematuhi dengan mudah regulasi akuntansi sewa baru, dan meminimalkan entri data manual yang memakan waktu.

Summary
3 Alasan untuk Meninggalkan Manajemen Aset Manual
Article Name
3 Alasan untuk Meninggalkan Manajemen Aset Manual
Description
Inefisiensi manajemen aset manual? Pelajari bagaimana NetSuite dapat menyederhanakan dan mengotomatiskan pelacakan aset Anda.
Publisher Name
ABJ Cloud Solutions
Publisher Logo