Mentransisi ke sistem ERP baru adalah tugas besar bagi setiap organisasi. Studi kasus dari berbagai perusahaan menunjukkan bahwa, seperti dalam setiap proyek penting, memilih strategi implementasi yang tepat akan sangat meningkatkan peluang kesuksesan.
Sistem ERP adalah kumpulan perangkat lunak terintegrasi yang mencakup banyak aspek dalam organisasi Anda, mulai dari akuntansi hingga manufaktur, inventaris, distribusi, dan penjualan. Karena sistem ini memengaruhi banyak bagian dari bisnis Anda, penting untuk merencanakan rollout dengan hati-hati, mulai dari analisis awal dan desain hingga implementasi dan dukungan.
Ketika sampai pada tahap implementasi yang kritis, ada beberapa strategi yang mungkin, dengan potensi keuntungan dan risiko yang berbeda.
Tahapan Implementasi ERP
Implementasi ERP umumnya dibagi menjadi enam tahapan utama atau fase, yang tersebar selama berbulan-bulan atau, dalam beberapa kasus, bertahun-tahun. Proses ini perlu dimulai sebelum Anda membuat keputusan tentang produk mana yang akan dibeli, dan akan berlanjut setelah peluncuran awal sistem yang dipilih.
Fase-fase ini mungkin tumpang tindih, dan akan bervariasi sedikit tergantung pada perusahaan. Namun pada umumnya, perusahaan akan mengikuti langkah-langkah berikut.
- Penemuan dan perencanaan. Organisasi membentuk tim proyek lintas-fungsional, yang mengumpulkan masukan tentang persyaratan dari berbagai kelompok bisnis dan masalah yang perlu dipecahkan oleh sistem ERP. Tim bertugas membuat daftar pendek vendor, mengeluarkan permintaan proposal, memilih sistem ERP, mengelola implementasinya, dan memastikan sistem memenuhi kebutuhan kelompok bisnis yang berbeda dan diadopsi sepenuhnya. Rencana implementasi ERP yang kokoh mungkin menjadi faktor kesuksesan yang paling penting, jadi jangan mengabaikan persiapan.
- Desain. Di tahap ini, tim menganalisis alur kerja yang ada dan menentukan bagaimana alur kerja tersebut akan berubah dengan sistem baru. Fleksibilitas sangat penting, karena administrator dan pemilik proses bisnis yang bertanggung jawab untuk operasi sehari-hari harus terbuka untuk penyesuaian dalam cara mereka menjalankan tugas-tugas mereka.
Menggunakan alur kerja tersebut, tim menentukan secara tepat fitur ERP mana yang kritis untuk perusahaan, bagaimana Anda mungkin perlu menyesuaikan perangkat lunak atau menambahkan modul untuk memenuhi kebutuhan setiap kelompok bisnis, dan data mana yang akan dimigrasi ke sistem baru. 3. Pengembangan. Vendor atau mitra integrasi bekerja dengan tim untuk mengkonfigurasi perangkat lunak sesuai dengan persyaratan bisnis, dan melakukan kegiatan lain untuk persiapan implementasi, seperti persiapan materi pelatihan dan dokumentasi serta memulai impor data. Jika Anda menggunakan sistem ERP on-premises dibandingkan dengan ERP SaaS berbasis cloud, Anda perlu memutuskan bagaimana mengelola perangkat keras, konektivitas, pengeluaran klien, dan pemeliharaan serta keamanan jangka panjang. Sistem ERP hibrida memerlukan pertimbangan yang sama.
- Pengujian. Sebelum diluncurkan secara resmi, uji sistem tersebut. Ini harus mencakup evaluasi komprehensif yang melibatkan penggunaan sistem oleh karyawan dalam berbagai cara. Anda mungkin perlu melakukan penyesuaian untuk memperbaiki masalah yang terungkap selama pengujian, namun itu lebih baik daripada karyawan menemukan masalah setelah sistem dijalankan secara resmi.
- Penerapan. Setelah Anda menyelesaikan konfigurasi, migrasi data, dan pengujian, mulailah menggunakan sistem! Namun, jangan merayakan terlalu dini: Kecuali jika staf Anda menggunakan sistem tersebut sepenuhnya dalam pekerjaan sehari-hari, perusahaan tidak akan mendapatkan pengembalian investasi yang penuh. Utamakan pelatihan, dan pertimbangkan untuk memilih “evangelis” di setiap departemen. Pengguna berpengalaman ini akan menjadi sumber daya yang sangat berharga bagi rekan-rekan mereka.
- Dukungan. Tim proyek memastikan pengguna memiliki dukungan yang mereka butuhkan, dan terus meningkatkan sistem serta memperbaiki masalah yang diperlukan. Jika Anda memilih sistem ERP on-premises, Anda akan membutuhkan sumber daya IT yang khusus untuk keamanan, pemasangan patch, pemeliharaan, dan pemecahan masalah.
5 Langkah untuk Tim Implementasi ERP yang Sempurna
Dapatkan dukungan eksekutif. Siapa yang akan memotong birokrasi, mengamankan anggaran, dan menggerakkan organisasi untuk memperbarui proses?
Buat tim yang inklusif. Meskipun tim besar dapat sulit dikelola, ada cara untuk menghadapinya. Kesalahan jika TI mengatur departemen keuangan dan departemen lainnya untuk menggunakan sistem ERP tertentu.
Hubungkan anggota tim dengan prioritas. Ingatlah, tim ini harus membawa wawasan mendalam tentang pola pengguna dan proses bisnis yang sejalan dengan proses penemuan Anda sehingga mereka dapat mengevaluasi opsi dengan benar.
Jadikan perencanaan sebagai prioritas. Proyek ini akan memakan banyak waktu beberapa karyawan. Semakin besar tim, semakin banyak pekerjaan yang dapat didistribusikan. Namun, beberapa tugas mungkin perlu dialihkan.
Pilih keterampilan, bukan jabatan. Pilih anggota tim berdasarkan keahlian dan inisiatif mereka. Anda sudah memiliki sponsor eksekutif. Berikan keunggulan kepada anggota tim dengan keterampilan yang dapat memberikan kontribusi yang bermakna.
Pelajari lebih lanjut tentang membangun tim di sini.
4 Strategi Implementasi ERP
Ada beberapa strategi terbukti untuk beralih ke sistem ERP baru, masing-masing dengan keuntungan dan kerugian. Implementasi solusi ERP berkaitan dengan para pemangku kepentingan bekerja bersama menuju satu tujuan: kesuksesan bisnis.
Berikut adalah empat pendekatan paling umum.
Big bang
Dalam pendekatan ini, juga dikenal sebagai “metode satu langkah,” semua pengguna beralih ke sistem baru pada saat yang sama. Anda perlu menyelesaikan konfigurasi dan pengujian sistem baru, serta pelatihan, sebelum tanggal go-live.
Keuntungan dari pendekatan ini adalah Anda cepat mulai merasakan manfaat ERP, seperti produktivitas yang lebih tinggi, wawasan yang lebih baik, dan biaya operasional yang lebih rendah. Namun, setelah sistem diperkenalkan, sulit untuk kembali ke sistem sebelumnya, jadi sangat penting untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik. Kesalahan atau cacat, bahkan yang relatif minor, dapat berdampak pada karyawan, mitra bisnis, dan pelanggan. Mungkin juga ada penurunan produktivitas sementara saat karyawan beradaptasi dengan sistem baru.
Pengenalan bertahap
Dalam pendekatan bertahap, implementasi fitur, alat, dan komponen dilakukan dalam periode yang lebih lama, bisa mencakup minggu atau bulan. Pendekatan yang lebih terukur ini dapat memiliki risiko yang lebih rendah daripada strategi big bang. Ini juga memungkinkan perusahaan untuk fokus terlebih dahulu pada “kemenangan cepat” – fungsi-fungsi yang memberikan manfaat langsung terbesar – dan menerapkan pembelajaran dari fase penerapan awal untuk memperbaiki proses pada fase selanjutnya.
Namun, ada kekurangan: Waktu yang lebih lama untuk mendapatkan manfaat penuh dari ERP baru, dan perusahaan Anda harus mendukung, dan membayar, dua sistem secara bersamaan.
Ada tiga pendekatan utama. Organisasi dapat mengaktifkan satu modul ERP, menyelesaikan masalah bug dan masalah proses, dan kemudian menghadapi fase lainnya. Sebagian besar organisasi memulai dengan fungsi inti dan memperluas dari sana. Kemungkinan lain adalah untuk mengimplementasikan berdasarkan unit bisnis, seperti SDM, keuangan, atau logistik, dan kemudian bergerak maju berdasarkan kebutuhan dan hirarki.
Pendekatan ketiga adalah menghadirkan secara bertahap berdasarkan geografi. Sebuah perusahaan mungkin menguji dan menyempurnakan sistem di satu lokasi sebelum beralih ke kantor, pabrik, atau fasilitas lainnya.
Adopsi Paralel
Dengan strategi ini, organisasi tetap menggunakan sistem warisan (legacy) mereka secara paralel dengan sistem ERP baru untuk periode waktu tertentu. Ini umumnya dianggap sebagai pendekatan paling aman karena masih memungkinkan untuk kembali ke sistem warisan jika menghadapi masalah. Karena ada jaring pengaman ini, beberapa organisasi menggunakan strategi ini untuk fungsi kritis yang harus terus beroperasi.
Pendekatan ini juga dapat memudahkan pengguna untuk secara bertahap beradaptasi dengan sistem baru. Namun, adopsi paralel dapat menjadi pendekatan yang mahal karena membutuhkan waktu dan sumber daya staf yang lebih banyak untuk menjalankan dua sistem secara bersamaan. Dan adopsi paralel dapat menciptakan risiko tersendiri: memasukkan data dua kali, ke dalam dua sistem yang berbeda, menggandakan peluang kesalahan.
Namun demikian, pendekatan ini mungkin menjadi pilihan terbaik untuk perusahaan yang menggunakan arsitektur ERP dua tingkat (two-tier), suatu konfigurasi yang sering ditemukan di perusahaan yang telah berkembang, baik secara organik maupun melalui merger dan akuisisi.
Hibrida
Seperti namanya, pendekatan ini menggabungkan elemen-elemen dari strategi di atas. Misalnya, suatu organisasi mungkin mengaktifkan modul ERP inti menggunakan strategi big bang, kemudian meluncurkan modul-modul lain secara bertahap dalam fase-fase ke lokasi atau departemen tertentu.
Bagaimana Memilih Strategi Implementasi ERP
Tidak ada satu strategi implementasi ERP yang cocok untuk setiap perusahaan dan setiap situasi. Pilihan strategi implementasi tergantung pada beberapa faktor, antara lain:
- Ukuran organisasi. Strategi big bang seringkali cocok untuk perusahaan kecil dan menengah, di mana proses transisi seluruh organisasi sekaligus dapat lebih mudah dikelola karena jumlah karyawan dan lokasi yang lebih sedikit. Perusahaan yang lebih besar, terutama yang memiliki struktur organisasi kompleks, mungkin menganggap pendekatan ini terlalu berisiko.
- Toleransi terhadap risiko. Jika menghadapi masalah besar ketika karyawan mulai menggunakan sistem ERP baru, apa dampaknya bagi bisnis Anda? Bisnis yang sangat bergantung pada sistem yang beroperasi 24/7 mungkin kurang bersedia mengambil risiko yang terkait dengan pendekatan big bang, dan mungkin memilih adopsi paralel, setidaknya untuk modul-modul yang paling kritis.
- Kecepatan pengembalian investasi (ROI) yang diinginkan. Dengan adopsi bertahap, Anda mungkin dapat meluncurkan modul ERP yang mengatasi bottleneck bisnis tertentu, dan oleh karena itu menghasilkan ROI relatif cepat. Pendekatan big bang, tentu saja, menyelesaikan seluruh transisi ke ERP dengan cepat, dengan potensi ROI yang lebih besar karena organisasi segera mulai merasakan manfaat yang diperoleh ketika semua orang menggunakan sistem terintegrasi yang sama.
- Biaya. Jika biaya proyek secara keseluruhan menjadi perhatian utama, strategi big bang mungkin menarik karena menghilangkan biaya operasional sistem lama dan baru secara bersamaan.
Langkah-langkah Implementasi ERP
Tidak peduli strategi implementasi mana yang dipilih oleh suatu organisasi, sebagian besar langkah-langkah aktualnya akan sama. Ketika menghadirkan fungsi baru kepada pengguna, organisasi melakukan konfigurasi perangkat lunak; mengambil langkah-langkah persiapan, seperti pelatihan, migrasi data, dan pengujian yang ekstensif; kemudian mengimplementasikan perangkat lunak kepada pengguna dan memberikan pelatihan dan dukungan.
Dengan pendekatan big bang, tim proyek fokus pada masing-masing langkah ini secara berurutan. Setelah tanggal go-live, tim dapat fokus sepenuhnya pada dukungan dan perbaikan yang diperlukan.
Dengan pendekatan bertahap, tim dapat bekerja pada beberapa langkah secara bersamaan, untuk fungsi atau bagian organisasi yang berbeda. Misalnya, tim dapat berada pada tahap implementasi untuk modul keuangan inti sementara masih bekerja pada desain dan pengembangan fungsi CRM.
