Menerapkan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) bisa menjadi sebuah usaha yang kompleks yang memengaruhi banyak bagian dari bisnis. Seperti halnya dengan inisiatif besar lainnya, perencanaan implementasi yang dirancang dengan hati-hati sangat penting. Membagi implementasi Anda menjadi fase-fase, masing-masing dengan tujuan yang jelas, dapat memaksimalkan kesuksesan Anda.
Sebaliknya, meluncurkan implementasi ERP tanpa membangun arah proyek yang jelas, lingkup, dan struktur meningkatkan kemungkinan menghadapi masalah yang signifikan di kemudian hari.
Apa itu Implementasi ERP?
Sistem ERP mengintegrasikan banyak fungsi di dalam bisnis, seperti manajemen keuangan, sumber daya manusia, penjualan, dan manufaktur, untuk memberikan manfaat seperti peningkatan produktivitas dan efisiensi. Implementasi ERP menggambarkan proses perencanaan, konfigurasi, dan implementasi sebuah ERP. Proses ini biasanya berlangsung selama beberapa bulan—dan kompleks, karena sistem ERP mendukung dan mengotomatisasi banyak fungsi yang berbeda.
Untuk memastikan implementasi yang sukses, organisasi perlu dengan hati-hati menentukan kebutuhannya, menentukan bagaimana merancang ulang proses untuk memanfaatkan sistem, mengonfigurasi sistem ERP untuk mendukung proses-proses tersebut, dan menguji dengan ketat sebelum diterapkan kepada pengguna. Untuk berhasil melalui semua langkah-langkah tersebut sesuai jadwal, diperlukan perencanaan yang cermat dan pendekatan implementasi yang terstruktur dan berfase.
Apa Saja Fase-fase dalam Praktik Terbaik Rencana Implementasi ERP?
Sebuah rencana implementasi ERP umumnya terbagi menjadi enam fase, masing-masing dengan tujuan khusus. Setiap bisnis memiliki keunikan sendiri, sehingga fase-fase tersebut mungkin sedikit berbeda tergantung pada perusahaan, dan mereka juga mungkin saling tumpang tindih.
Penemuan & Perencanaan
Semua proyek ERP dimulai dengan fase penemuan dan perencanaan, yang meliputi riset dan pemilihan sistem, pembentukan tim proyek, dan penentuan persyaratan sistem yang terperinci.
Tim proyek akan mengemban berbagai peran terkait implementasi, termasuk merancang rencana proyek dan tanggal target, memastikan alokasi sumber daya yang memadai, membuat keputusan produk dan desain, serta manajemen proyek sehari-hari.
Tim proyek ERP umumnya terdiri dari sponsor eksekutif, manajer proyek, dan perwakilan dari departemen yang akan menggunakan sistem tersebut. Melibatkan manajemen senior sangat penting untuk memastikan proyek mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan dan memberikan dukungan yang diperlukan untuk menerapkan perubahan di seluruh organisasi. Tim juga dapat menyewa konsultan eksternal atau mitra implementasi ERP untuk memberikan keahlian dalam merancang dan mengonfigurasi sistem. Tim juga harus mencakup para spesialis internal yang terlibat dalam implementasi sistem, seperti perwakilan dari TI dan penulis laporan yang akan mengembangkan laporan yang disesuaikan untuk pengguna di seluruh organisasi.
Salah satu tujuan awal tim adalah untuk mengembangkan pemahaman yang mendalam tentang masalah-masalah saat ini, termasuk ketidakefisienan proses dan persyaratan untuk sistem ERP. Jika organisasi telah sebelumnya mengembangkan kasus bisnis ERP, mungkin telah ditentukan masalah bisnis yang luas dan tujuan untuk implementasi, yang mungkin meliputi penutupan keuangan yang lebih cepat, wawasan yang lebih baik tentang operasi, atau persiapan untuk IPO. Hal ini dapat digunakan untuk mengarahkan analisis yang lebih terperinci, termasuk dokumentasi alur kerja yang ada, dan untuk memfokuskan pengembangan sistem.
Tim dapat memilih dan memperoleh sistem ERP selama fase ini, karena organisasi mengembangkan gagasan yang jelas mengenai persyaratan yang dibutuhkan. Salah satu keputusan utama adalah apakah menggunakan sistem ERP yang berjalan di lokasi atau di cloud. Untuk sistem di lokasi, Anda membeli dan menginstal perangkat keras dan perangkat lunak di pusat data organisasi Anda. Sebaliknya, ERP berbasis cloud umumnya disediakan sebagai layanan berlangganan yang diakses melalui internet, sehingga dapat lebih cepat untuk diimplementasikan dan membutuhkan sedikit keterampilan IT internal.
Perancangan
Fase perancangan bekerja berdasarkan persyaratan terperinci dan pemahaman tentang alur kerja saat ini untuk mengembangkan desain terperinci untuk sistem ERP baru. Ini termasuk merancang alur kerja baru yang lebih efisien dan proses bisnis lainnya yang memanfaatkan sistem. Penting untuk melibatkan pengguna dalam fase perancangan, karena mereka memiliki pemahaman paling mendalam tentang proses bisnis saat ini. Melibatkan mereka dalam perancangan juga membantu memastikan bahwa mereka akan menyambut sistem baru dengan baik dan memanfaatkannya sepenuhnya.
Analisis kesenjangan dapat digunakan untuk mengidentifikasi kompleksitas proses dan keanehan unik yang mungkin memerlukan penyesuaian perangkat lunak ERP atau perubahan alur kerja atau proses agar lebih sejalan dengan sistem ERP itu sendiri. Tim dapat menyajikan kesenjangan kepada mitra implementasi atau pemasoknya dan meminta mereka untuk mengidentifikasi solusi potensial.
Pengembangan
Dengan persyaratan perancangan yang jelas, fase pengembangan dapat dimulai. Ini melibatkan konfigurasi dan, jika diperlukan, penyesuaian perangkat lunak untuk mendukung proses yang telah dirancang ulang. Ini juga dapat mencakup pengembangan integrasi dengan aplikasi bisnis lain yang ada di organisasi yang tidak akan digantikan oleh sistem ERP. Jika Anda menggunakan sistem ERP di lokasi, organisasi perlu menginstal perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan.
Secara paralel dengan pengembangan perangkat lunak, tim harus mengembangkan materi pelatihan untuk membantu pengguna beradaptasi dengan sistem baru. Tim juga perlu memulai perencanaan migrasi data, yang dapat kompleks karena sering melibatkan ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data dari beberapa sistem, masing-masing menggunakan format yang berbeda dan mungkin memiliki informasi duplikat atau tidak konsisten. Tim proyek harus menentukan data mana yang akan dimigrasi pada fase ini, menghindari migrasi data sejarah secara keseluruhan, yang banyak di antaranya kemungkinan tidak relevan. (Lihat lebih lanjut tentang migrasi data di bawah ini.)
Pengujian
Pengujian dan pengembangan dapat dilakukan secara bersamaan. Misalnya, tim proyek dapat menguji modul dan fitur tertentu, mengembangkan perbaikan atau penyesuaian berdasarkan hasilnya, dan menguji ulang. Atau, tim dapat menguji satu modul ERP sementara yang lain masih dalam pengembangan. Pengujian awal terhadap fungsi dasar perangkat lunak harus diikuti dengan pengujian yang ketat terhadap kemampuan penuh sistem, termasuk membiarkan beberapa karyawan menguji sistem untuk semua aktivitas sehari-hari mereka. Fase ini juga harus mencakup pengujian data yang dimigrasi dan mencakup pelatihan pengguna akhir yang diperkenalkan.
Sebagian besar vendor dapat menyediakan alat-alat pra-implementasi dan pasca-implementasi untuk memulai pelatihan pengguna. Tetapi selain dukungan vendor, organisasi harus memanfaatkan dengan baik materi pelatihan yang dibuat pada fase pengembangan. Terdapat nilai nyata dalam sumber daya yang khusus disesuaikan dengan tanggung jawab pengguna akhir Anda sehari-hari.
Praktik Terbaik Implementasi ERP
Inilah yang Anda upayakan: hari ketika sistem mulai berjalan. Bersiaplah menghadapi masalah potensial, karena mungkin ada banyak komponen yang harus diatur dan mungkin beberapa karyawan yang bingung, meskipun upaya terbaik Anda untuk mempersiapkan mereka untuk perubahan tersebut. Tim proyek harus siap untuk menjawab pertanyaan, membantu pengguna memahami sistem, dan mencoba memperbaiki masalah apapun. Mitra implementasi Anda harus dapat membantu dalam pemecahan masalah jika diperlukan. Pengguna mungkin perlu waktu untuk beradaptasi dengan sistem dan mencapai peningkatan produktivitas yang diharapkan.
Beberapa data dapat dimigrasi sebelum implementasi, sementara informasi lain—seperti transaksi saat ini—harus dimigrasi tepat sebelum sistem berjalan.
Beberapa organisasi bertujuan untuk mengimplementasikan semua modul sistem ERP secara bersamaan, sementara yang lain fokus terlebih dahulu pada modul atau proses yang memiliki prioritas tinggi dan menambahkan yang lain dalam tahapan-tahapan berikutnya. Untuk meminimalkan risiko, beberapa organisasi juga terus menjalankan sistem lama secara paralel dengan implementasi ERP baru untuk sementara waktu, meskipun hal ini dapat menambah biaya proyek secara keseluruhan dan mengurangi produktivitas pengguna.
Dukungan & Pembaruan
Merawat implementasi ERP Anda setelah implementasi membantu menjaga kepuasan pengguna dan memastikan bisnis mencapai manfaat yang diinginkan. Tim proyek mungkin masih bertanggung jawab terhadap sistem ERP selama fase ini, tetapi fokusnya akan beralih untuk mendengarkan umpan balik pengguna dan menyesuaikan sistem sesuai kebutuhan. Beberapa pengembangan dan konfigurasi tambahan mungkin diperlukan ketika fitur baru ditambahkan ke sistem. Karyawan baru juga perlu dilatih dalam penggunaan sistem.
Jika Anda menggunakan sistem ERP di lokasi, Anda perlu menginstal pembaruan perangkat lunak secara berkala dan mungkin perlu meningkatkan perangkat keras seiring waktu. Jika Anda menggunakan sistem ERP berbasis cloud, vendor Anda mungkin akan memperbarui perangkat lunak secara otomatis.
Praktik Terbaik Implementasi ERP
Hanya membuat pendekatan implementasi berfase tidak menjamin keberhasilan. Sama pentingnya untuk mengikuti praktik terbaik implementasi ERP dalam setiap fase. Secara keseluruhan, praktik terbaik meliputi:
Jangan meremehkan perencanaan. Meskipun menggoda untuk segera terjun ke desain dan pengembangan, sangat penting untuk tidak terburu-buru dalam fase perencanaan dan penemuan awal. Fase ini harus menciptakan dasar yang kokoh untuk seluruh proyek implementasi dengan memastikan bahwa proyek memiliki dukungan tingkat atas, beroperasi dengan rencana yang jelas, dan dialokasikan anggaran dan personel yang memadai.
Jangan meremehkan dukungan dan pelatihan. Beberapa anggota tim proyek mungkin merasa bahwa tanggal implementasi adalah puncak upaya implementasi dan gagal memberikan perhatian yang cukup terhadap apa yang terjadi setelahnya. Namun, bagi pengguna sistem, tanggal implementasi hanyalah permulaan; apa yang terjadi setelahnya adalah hal yang kritis untuk kesuksesan berkelanjutan proyek. Penting untuk merencanakan dan mengalokasikan sumber daya yang memadai untuk menyediakan dukungan teknis, memperbaiki masalah, dan memberikan pembaruan. Pelatihan pengguna akhir juga merupakan faktor yang signifikan di sini. Karyawan perlu merasa nyaman menggunakan sistem dan familiar dengan alur kerja baru, terutama jika konsultan luar tidak lagi tersedia untuk membantu. Pekerjaan yang cermat dalam area ini akan memungkinkan organisasi Anda untuk menggali manfaat penuh dari sistem.
Rencanakan migrasi data dengan hati-hati. Kadang-kadang organisasi melakukan kesalahan dengan hanya memigrasikan semua data historis ke sistem baru. Sebenarnya, sebagian informasi di sistem lama mungkin sudah usang atau tidak diperlukan. Apakah informasi pesanan 10 tahun yang lalu benar-benar berharga? Apakah setiap pemasok dalam daftar Anda masih ada? Transisi ke sistem ERP adalah kesempatan untuk membersihkan dan menyusun ulang data organisasi, dan sebaiknya membuat rencana yang jelas untuk melakukannya. Masuk akal untuk menyisir data warisan dengan cermat, membersihkan akun pelanggan lama, dan mencari ketidakakuratan data.
Komunikasikan. Ini sangat penting di semua fase implementasi. Tim harus memberikan prioritas untuk secara teratur berkomunikasi kepada semua orang dalam organisasi alasan implementasi ERP, tujuan dan manfaatnya, serta apa yang diharapkan di setiap fase. Komunikasi dua arah sangat penting: Tim proyek harus mendengarkan dengan seksama masalah yang dihadapi pengguna sebelum dan setelah implementasi.
Pertanyaan Umum Fase-fase Praktik Terbaik Implementasi ERP
Fase mana yang paling sulit dalam implementasi ERP?
Itu tergantung pada banyak faktor, termasuk seberapa mudah mengimplementasikan sistem yang dipilih, tetapi seringkali fase perencanaan dan penemuan adalah yang paling menantang. Mungkin sulit meyakinkan orang-orang di seluruh organisasi untuk menghabiskan waktu dan pendanaan yang diperlukan, serta setuju pada jadwal proyek yang jelas. Melompat ke tahap-tahap selanjutnya dalam proses implementasi ERP tanpa rencana yang jelas adalah resep masalah.
Bagaimana cara menghindari penundaan implementasi ERP?
Luangkan waktu untuk melakukan fase pertama dengan benar, termasuk mengembangkan perkiraan yang solid mengenai jangka waktu dan sumber daya yang dibutuhkan. Merencanakan timeline implementasi bisa menakutkan karena ada begitu banyak komponen yang harus diperhatikan. Banyak proyek mengalami keterlambatan hanya karena timeline awal yang direncanakan tidak realistis. Pertimbangkan untuk mengevaluasi ulang timeline pada titik-titik penting dalam implementasi untuk melihat apakah perlu disesuaikan.
Apakah fase implementasi berbeda jika menggunakan ERP cloud dibandingkan dengan ERP di lokasi?
Meskipun fase-fase untuk setiap jenis sistem ERP sama, beberapa aktivitas dalam setiap fase akan berbeda. Perbedaan paling jelas terjadi pada Fase 1, di mana perangkat keras biasanya dikirim dan diinstal. Fase ini membutuhkan keterampilan teknologi, begitu pula fase-fase selanjutnya yang melibatkan konfigurasi dan pembaruan sistem. Waktu implementasi secara keseluruhan juga bisa meningkat jika organisasi menginstal sistem di lokasi dibandingkan dengan menggunakan ERP cloud.
Seberapa penting peran sponsor eksekutif dalam fase awal Implementasi ERP?
Pentingnya keterlibatan eksekutif dalam proyek tidak dapat diabaikan. Proyek ERP mungkin perlu bersaing dengan banyak prioritas sehari-hari lainnya. Sponsor eksekutif yang baik—seperti CEO atau CFO—dapat membantu memastikan proyek mendapatkan dukungan yang dibutuhkan dari semua orang di organisasi. Tanpa sponsor eksekutif, orang-orang yang terlibat dalam implementasi—seperti manajer proyek dan manajer departemen—mungkin menghadapi tantangan yang berat.