Setelah gaji dan manfaat karyawan, perjalanan dan hiburan (T&E) adalah pengeluaran terbesar kedua yang dapat dikendalikan oleh perusahaan. Hal ini membuat praktik terbaik pengelolaan pengeluaran menjadi hal yang penting – proses dan teknologi yang terlibat dalam penggantian biaya perjalanan, hotel, makanan, hiburan, dan pengeluaran lainnya dari karyawan.
Pengelolaan pengeluaran otomatis dapat menyederhanakan proses pengajuan laporan, mengurangi kehilangan dokumen, mengurangi kesalahan, dan mempercepat penggantian biaya karyawan. Namun demikian, teknologi perlu didukung oleh kebijakan yang tepat. Saat menetapkan prosedur yang mengatur laporan pengeluaran, perusahaan dari berbagai ukuran sebaiknya mengikuti praktik terbaik industri. IRS dan auditor mengharapkan tidak ada yang kurang dari itu.
Keuntungan Melacak dan Mengelola Pengeluaran Karyawan dengan Efektif
Anda mungkin sudah memiliki beberapa pedoman untuk pelaporan pengeluaran, tetapi apakah pedoman tersebut mengikuti perkembangan realitas bisnis yang terjadi? Jika tidak, saatnya untuk memperbarui. Ketika menjelaskan inisiatif semacam itu, CFO sebaiknya menunjukkan bahwa organisasi yang secara efektif melacak dan mengelola pengeluaran karyawan dapat:
- Memanfaatkan sepenuhnya potongan pajak. Dengan mempertahankan dokumen yang tepat selama periode yang tepat, dan memastikan bahwa semua potongan pajak valid, perusahaan dapat yakin bahwa mereka dapat mengambil semua potongan pajak yang diizinkan dan memiliki tingkat pelaporan yang benar untuk IRS.
- Mengembangkan perencanaan anggaran dan ramalan yang lebih akurat. Pengeluaran T&E merupakan bagian besar dari anggaran operasional rata-rata perusahaan. Ketika pengeluaran ini tidak dilacak dan diproses dengan baik, hal tersebut dapat mengganggu kemampuan seorang CFO untuk merencanakan anggaran dan meramalkan masa depan dengan akurat.
- Mengelola pengeluaran. Tidak mengetahui berapa banyak orang yang menghabiskan uang saat mereka sedang dalam perjalanan dinas (atau di rumah) membuat sulit untuk mengelola arus kas dengan efektif. Dengan pengawasan yang ditingkatkan di area ini, Anda tidak hanya akan tahu siapa yang mengeluarkan berapa, tetapi juga akan memiliki lebih banyak kendali atas pengeluaran ini, sehingga lebih mudah mencegah penyalahgunaan sistem oleh karyawan.
- Meminimalkan penipuan biaya bisnis. Penipuan pekerjaan mencakup pembengkakan biaya bisnis, pengajuan catatan palsu, dan penyalahgunaan lainnya yang dapat ditekan melalui pengawasan, kebijakan, dan pengendalian yang baik.
6 Praktik Terbaik Pengelolaan Pengeluaran
Mungkin Anda sudah memiliki rencana pengelolaan pengeluaran yang ada dan membutuhkan pendekatan yang ditingkatkan untuk proses bisnis yang krusial ini. Atau mungkin Anda telah beroperasi selama bertahun-tahun tanpa rencana yang terencana dengan baik dan sekarang siap untuk mengembangkannya dari awal. Terlepas dari posisi perusahaan Anda dalam spektrum tersebut, praktik terbaik ini akan membantu Anda mengembangkan pendekatan pengelolaan pengeluaran yang efektif.
Kebijakan Pengeluaran
Salah satu cara terbaik untuk mengendalikan pengeluaran karyawan adalah dengan menerapkan kebijakan pengelolaan pengeluaran yang harus diikuti oleh semua orang dalam organisasi. Kebijakan Anda harus menjelaskan dengan jelas apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam pengeluaran yang dapat disetujui berdasarkan regulasi terkini dari IRS mengenai penggantian biaya dan realitas budaya serta anggaran perusahaan Anda.
Kebijakan pengeluaran yang berlaku di seluruh perusahaan juga membantu departemen akuntansi dan/atau pihak yang memberikan persetujuan untuk dengan cepat memutuskan – dan membangun aturan otomatis yang mengatur – apakah suatu pengeluaran layak untuk diganti atau tidak. Pastikan untuk menetapkan anggaran untuk setiap kategori; misalnya, setiap penerbangan yang melebihi batas biaya tertentu memerlukan persetujuan sebelumnya dari atasan.
Kebijakan juga harus mencakup informasi mengenai kapan karyawan dapat mengharapkan penggantian biaya mereka, biasanya dalam waktu 30 hari atau kurang, tergantung pada perusahaan, dan apa langkah yang dapat mereka ambil jika pengeluaran mereka ditolak atau dipertanyakan. Dengan begitu, kebijakan Anda akan menjadi standar untuk membuat keputusan akhir mengenai penggantian biaya (atau tidak).
Apa yang membuat kebijakan pengeluaran yang baik?
Dalam beberapa kata, keadilan, transparansi, kelengkapan, dan kejelasan.
Kami sudah menyebutkan pentingnya semua orang dalam perusahaan tunduk pada kebijakan. Selain itu, tinjau juga hukum negara bagian dan federal yang mengatur pelaporan pengeluaran dan penggantian biaya, dan buat kebijakan yang mematuhi hukum-hukum ini. Minta masukan dari karyawan dan manajer senior Anda: Teknologi apa yang akan memudahkan proses bagi mereka? Aturan apa yang perlu dijelaskan dengan lebih jelas? Gunakan masukan ini untuk menciptakan program yang memenuhi kebutuhan semua orang.
Pelaporan Pengeluaran
Aturan Nomor 1: Jika Anda menginginkan pelaporan yang tepat waktu dan lengkap, berikan cara yang mudah bagi karyawan untuk mengajukan pengeluaran mereka. Semakin banyak spreadsheet Excel, formulir, antarmuka yang rumit, dan dokumen yang harus diurus oleh orang-orang, semakin mereka akan menunda, semakin tinggi tingkat frustrasi, dan semakin banyak kesalahan yang harus diperbaiki.
Dengan pengelolaan pengeluaran tradisional, perusahaan menggunakan sistem pemrosesan, pembayaran, dan audit berbasis kertas dan spreadsheet untuk pengeluaran karyawan mereka. Biasanya mencakup perjalanan, akomodasi, makanan, dan pengeluaran lainnya yang timbul saat seorang karyawan sedang melakukan “bisnis resmi”.
Dalam kata lain, saat mereka sedang dalam perjalanan. Mengapa tidak membiarkan mereka memotret dan mengirimkan tanda terima melalui aplikasi daripada harus melacak dokumen fisik?
Mengumpulkan Informasi Penting tentang Pengeluaran
Ketika bekerja di luar kantor, karyawan Anda akan mengumpulkan tanda terima dalam berbagai format untuk memperkuat pengeluaran mereka dan agar dapat mendapatkan penggantian biaya. E-tanda terima diterima oleh IRS; dengan mengikuti kebijakan tersebut, Anda menyederhanakan proses pengumpulan, pengajuan, dan peninjauan dokumen pendukung.
Untuk mengendalikan biaya operasional dan meminimalkan birokrasi, Anda akan membutuhkan cara otomatis untuk mengumpulkan faktur, tanda terima, dan dokumen pendukung dari karyawan. Jelaskan dengan jelas proses ini dalam kebijakan pengelolaan pengeluaran bisnis Anda, yang dapat dikonsultasikan oleh para karyawan saat mengajukan dokumen mereka untuk persetujuan.
Mengumpulkan Informasi Penting tentang Pengeluaran
Ketika bekerja di luar kantor, karyawan Anda akan mengumpulkan tanda terima dalam berbagai format untuk memperkuat pengeluaran mereka dan agar dapat mendapatkan penggantian biaya. E-tanda terima diterima oleh IRS; dengan mengikuti kebijakan tersebut, Anda menyederhanakan proses pengumpulan, pengajuan, dan peninjauan dokumen pendukung.
Untuk mengendalikan biaya operasional dan meminimalkan birokrasi, Anda akan membutuhkan cara otomatis untuk mengumpulkan faktur, tanda terima, dan dokumen pendukung dari karyawan. Jelaskan dengan jelas proses ini dalam kebijakan pengelolaan pengeluaran bisnis Anda, yang dapat dikonsultasikan oleh para karyawan saat mengajukan dokumen mereka untuk persetujuan.
Membentuk Akuntabilitas
Proses yang sudah mapan hanya sebaik orang-orang yang mengandalkan dan merujuk pada mereka secara teratur. Untuk memastikan bahwa rencana pengeluaran bisnis Anda dan kebijakan terkait diberikan prioritas, Anda harus memastikan akuntabilitas bagi para karyawan. Untuk memulainya, manajer dan atasan harus mengetahui kebijakan pengeluaran organisasi dan pada gilirannya, menegaskan tanggung jawab tim mereka untuk mengikutinya.
Untuk memastikan tingkat akuntabilitas yang tinggi di area ini, berikan cara yang mudah bagi manajer untuk mengakses, meninjau, dan memberikan umpan balik terhadap laporan pengeluaran karyawan mereka. Menggunakan perangkat lunak pengelolaan pengeluaran yang dapat diakses melalui perangkat seluler, misalnya, memberikan lebih banyak kekuatan kepada manajer Anda dan membantu mereka membimbing anggota tim mereka menuju proses pengelolaan pengeluaran bisnis yang baik.
Kepatuhan Waktu
Tidak ada yang ingin membayar biaya perjalanan bisnis sebesar $1.000 dari saku sendiri dan kemudian menunggu berbulan-bulan sambil pengeluaran tersebut ditinjau, disetujui, dan dikembalikan.
Sayangnya, ini adalah hal yang terjadi ketika tidak ada kebijakan dan proses pengelolaan pengeluaran bisnis yang solid.
Untuk menghindari masalah ini, serta karyawan yang merasa tidak puas dengan situasi tersebut, buatlah kerangka waktu tingkat layanan yang sesuai untuk perusahaan dan karyawan. Misalnya, jelaskan dengan jelas bahwa para karyawan harus mengajukan laporan pengeluaran mereka pada tanggal “X” setiap bulannya, lengkap dengan dokumen yang dibutuhkan, untuk mendapatkan penggantian biaya pada tanggal “Y”. Jika mereka melewatkan batas waktu ini, jelaskan dengan jelas berapa waktu tambahan yang dibutuhkan untuk memproses laporan dan penggantian biaya mereka.
Pastikan manajer dan pimpinan senior juga memahami pentingnya menyetujui pengeluaran yang dilaporkan dengan segera. Ketika semua orang memahami kewajiban individu mereka dalam menjalankan sistem dengan lancar, proses pelaporan, otorisasi, dan penggantian biaya akan berjalan lebih tepat waktu.
Audit Berkala Proses untuk Mencegah Penipuan
Melakukan audit berkala terhadap proses pengelolaan pengeluaran dan melakukan tinjauan rutin untuk mengidentifikasi potensi penipuan adalah dua praktik terbaik yang harus diikuti oleh semua CFO. Audit pengelolaan pengeluaran dapat mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki sambil juga menemukan perbedaan yang dapat secara signifikan meningkatkan biaya operasional.
Proses audit juga membantu mengungkap penipuan pengeluaran. Menurut Asosiasi Pemeriksa Penipuan Bersertifikat (ACFE), dari skema penipuan internal yang dilaporkan oleh bisnis kecil (dengan jumlah karyawan kurang dari 100) dan organisasi yang lebih besar, sebanyak 20% bisnis kecil dan 13% perusahaan yang lebih besar melaporkan penggantian biaya yang bersifat penipuan.
ACFE mengatakan bahwa aktivitas penggantian biaya yang paling umum dalam penipuan adalah:
- Pengeluaran yang diidentifikasi dengan salah
- Pengeluaran yang diperbesar
- Pengeluaran fiktif
- Penggantian biaya ganda untuk pengeluaran yang sama
Sistem otomatis dapat mendeteksi anomali, seperti pengajuan ganda, dan membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan memerangi klaim-klaim yang bersifat penipuan.
7 Strategi Utama untuk Pengelolaan Pengeluaran
Untuk merangkum, berikut adalah strategi pengelolaan pengeluaran utama yang dapat digunakan oleh semua organisasi mulai dari hari ini untuk memperbaiki proses yang ada atau mengembangkan yang baru:
- Tulis kebijakan pengeluaran yang solid yang mencerminkan kebutuhan perusahaan Anda, manajer dan pimpinan, serta karyawan.
- Bersikaplah adil, transparan, dan komprehensif dalam kebijakan Anda.
- Sediakan cara yang mudah bagi karyawan untuk mengajukan laporan pengeluaran mereka.
- Kumpulkan dan simpan informasi pengeluaran penting sesuai dengan persyaratan hukum.
- Jaga akuntabilitas semua orang, mulai dari manajer, karyawan, hingga staf keuangan, dalam seluruh proses.
- Lakukan pengembalian biaya kepada karyawan secara tepat waktu sehingga mereka tidak harus membawa saldo yang tertunda.
- Lakukan audit rutin terhadap proses Anda dan perhatikan anomali yang dicatat yang dapat menjadi tanda adanya penyalahgunaan dan penipuan.
Memudahkan Proses (Dengan Perangkat Lunak Pengelolaan Pengeluaran)
Dengan 43% perusahaan yang masih menggunakan proses manual untuk mengelola laporan pengeluaran mereka – dan 46% organisasi yang tidak melacak biaya terkait – mengimplementasikan perangkat lunak pengelolaan pengeluaran otomatis adalah praktik terbaik lainnya yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan.
Menurut 82% perusahaan yang telah berinvestasi atau berencana untuk berinvestasi dalam teknologi untuk memfasilitasi pengelolaan pengeluaran yang lebih baik, menyederhanakan proses pelaporan bagi karyawan dan manajer adalah motivator utama.
Secara khusus, proses pengumpulan, penyimpanan, dan pengajuan tanda terima yang disederhanakan menghilangkan kesulitan dalam pelaporan pengeluaran dan memudahkan para karyawan untuk mengajukan laporan pengeluaran mereka. Laporan-laporan tersebut dapat disimpan di lokasi pusat yang dapat diakses oleh semua pemberi persetujuan dan pemeriksa, mempercepat proses persetujuan, memungkinkan audit rutin, dan mendukung kepatuhan yang baik.
