Kami menggali lebih dalam ke dalam isu inti terkait aspek audit yang membuat marah para auditor, yang berpotensi mempersulit dan meningkatkan biaya dari proses audit. Sangat penting bagi CFO untuk tampil sebagai pendukung, menyelaraskan auditor sebagai sekutu daripada musuh dalam upaya ini. Prinsip pemisahan peran yang jelas tetap penting, bahkan dalam lingkup usaha kecil. Entitas tunggal yang mengenakan banyak topi? Jangan terkejut jika pemeriksaan fraud masuk dalam daftar periksa auditor.
Disclaimer: Jika percakapan berikutnya menggambarkan simfoni auditor yang mengeluh tentang klien mereka, itu diatur dengan niat. Terlibat dengan penasihat hukum, ahli strategi bisnis, atau profesional lain yang mahir (dan mahal), Anda dengan naluri mempersiapkan diri, memastikan semua dokumen yang relevan dapat diakses, dan tim Anda siap untuk kerjasama. Meteran waktu berjalan, bagaimanapun juga, dan tujuannya adalah untuk mendapatkan wawasan berharga dari pertukaran ini.
Jadi, mengapa narasi seputar keterlibatan auditor seringkali dicampuri dengan sikap antagonis?
“Kewajiban utama kami sebagai auditor mencakup perlindungan, namun juga meluas hingga mempromosikan pertumbuhan organisasi,” ungkap Richard F. Chambers, yang menganggap narasi “auditor sebagai disiplin” sebagai warisan dari masa lalu bisnis.
Chambers memiliki sejumlah kualifikasi yang kaya—CIA, QIAL, CGAP, CCSA, dan CRMA—dan menjabat sebagai Presiden dan CEO dari The Institute of Internal Auditors. Entitas global ini mengembangkan sayapnya melalui ekstensi nasional seperti IIA North America, dan cabang-cabang lokal. Sebelum bergabung dengan The IIA pada tahun 2009, perjalanan gemilang Chambers melihatnya memimpin layanan penasihat audit internal nasional di PricewaterhouseCoopers; sebagai Inspector General of the Tennessee Valley Authority; Wakil Inspector General of the U.S. Postal Service, dan Direktur U.S. Army Worldwide Internal Review Organization yang berbasis di Pentagon.
Wawasannya adalah harta karun, untuk mengatakan yang terbaik.
Pada awalnya, seorang eksekutif tingkat C seharusnya menjadi pendukung bagi auditornya. Di seluruh lanskap Eropa, umum bagi auditor internal untuk melapor kepada CEO, sementara di Amerika Serikat, tongkatnya berpindah ke CFO. “Terlepas dari jalur, baik itu CEO atau CFO, menjadi seorang juara adalah hal yang tidak dapat diperdebatkan,” kata Chambers. Ini melibatkan penuh empati dan membantu auditor dalam mengurangi tekanan, tanpa mengurangi esensi kewajiban mereka.
“Ketika auditor membuat kegaduhan, CFO dapat mengambil peran seorang mentor, berubah menjadi mediator antara auditor dan seluruh kader manajerial,” jelaskan Chambers.
Sentimen ini terdengar dalam interaksi kami dengan sejumlah auditor dan penggemar keuangan.
Menghadapi dunia pemeriksaan keuangan bisa menjadi usaha yang menakutkan, namun auditor bukanlah lawan Anda—mereka memiliki sentuhan manusiawi,” kata Grey Idol, salah satu pendiri Payroll Funding, sebuah perusahaan yang ahli dalam faktoring faktur yang disesuaikan untuk agen penggajian. “Membuat lingkungan yang mendukung bagi auditor Anda membuka jalan bagi proses yang lancar.”
Bagi mereka yang memahami kebijaksanaan nasihat dari Idol, kami akan mengungkap sembilan persepsi mengenai apa yang dianggap mengganggu oleh auditor, baik yang bersifat konsultatif maupun auditor internal, beserta beberapa pencerahan yang mereka harapkan para CFO pahami.
Ketidak Hadiran Deskripsi Sistematis
Sangat penting bagi auditor untuk secara teliti mendokumentasikan mekanisme akuntansi dari organisasi atau klien mereka. Ini adalah hal yang tidak dapat diperdebatkan.
“Deskripsi sistem komprehensif berfungsi sebagai peta jalan, memungkinkan kami memahami proses melalui telaah, sehingga hanya memerlukan langkah-langkah demonstratif klien,” ungkap Abir Syed, seorang Akuntan Publik Bersertifikat yang memimpin usahanya dalam konsultasi, Upcounting. Perjalan profesionalnya juga melihatnya bekerja sebagai manajer audit di Ernst & Young dan sebagai Wakil Presiden Keuangan di sebuah startup yang mendapatkan dukungan finansial dengan cukup besar.
Dalam skenario yang tidak memiliki deskripsi yang kuat, auditor seringkali harus melakukan wawancara dengan anggota tim akuntansi untuk memahami kompleksitas proses. Skenario ini biasanya berubah menjadi pemborosan waktu bagi semua pihak yang terlibat.
“Salah satu hal yang menambah nilai adalah ketika deskripsi sistem menjelaskan penanganan pengecualian,” kata Syed.
Masa Lalu Penanganan Manual yang Rumit
“Ketika volume transaksi yang substansial mengikuti proses yang seragam, itu sangat mengurangi sejauh mana pengujian yang harus kita lakukan,” ungkap Syed. “Namun, labirin pengabaian manual, solusi sementara, dan pengecualian seringkali mengundang langkah demonstratif yang cermat dari beberapa transaksi semacam itu untuk memastikan bahwa mereka tidak menyebabkan dampak akuntansi yang merugikan.”
Bolpen tagih dan catatan tulisan tangan hanya memperburuk situasi ini, seperti yang dijelaskan oleh Ian Kelly, Wakil Presiden Operasi di NuLeaf Naturals, perusahaan wellness. Dengan sejarah meluncurkan dua usaha dan memberikan pengetahuan konsultasi, Kelly telah menjalani berbagai kali pengalaman audit, dengan beberapa perjalanan lebih tenang daripada yang lain.
“Pernah ada saat-saat di mana auditor merasa terjebak dalam teka-teki angka, yang memaksa untuk mengunjungi ulang dan memperbarui seluruh proses,” kenangnya. “Specter dari tulisan tangan yang sulit dibaca meningkatkan frustrasi ke tingkat yang sama sekali baru.” Meskipun Anda memiliki kecenderungan terhadap kertas dalam bisnis Anda, memastikan jejak digital dari setiap dokumen sebelum kedatangan auditor adalah tindakan bijaksana. Transisi ke dunia digital ini mungkin akan mengungkapkan perbedaan, memberikan kesempatan untuk memperbaikinya sebelum mereka mencemarkan laporan audit.
Hambatan Asosiasi Keuangan yang Tidak Responsif
Beroperasi secara terisolasi adalah jebakan yang harus dihindari oleh CFO. Sangat penting untuk membangun hubungan yang kuat dengan lembaga perbankan, perusahaan hipotek, penerbit kartu kredit, dan jalur keuangan lainnya, memastikan tanggapan yang cepat terhadap permintaan auditor untuk konfirmasi.
“Menyematkan semua angka dalam neraca, dengan simpanan tunai menjadi yang utama, adalah keharusan bagi auditor,” jelaskan Kristy Clabaugh, seorang Akuntan Publik Bersertifikat dan mitra di Element CPAs, sebuah perusahaan akuntansi terkemuka. “Pernyataan kami mengenai leverage perusahaan melampaui sekadar laporan bank.”
Mata pandang strategis, terutama di tengah jaringan hubungan keuangan, sangat berharga.
“CFO atau CEO sebaiknya mengatur pendahuluan dengan bankir dan penyedia layanan keuangan lainnya sekitar dua minggu sebelumnya, memberi tahu tentang permintaan yang akan datang untuk konfirmasi terkait pinjaman, hipotek, rekening bank, garis kredit, dan instrumen keuangan lainnya oleh auditor,” sarankan Clabaugh. “Rapport yang telah terjalin dengan personel perbankan dapat mempercepat proses konfirmasi. Tanpa adanya hubungan seperti itu, prosesnya cenderung menjadi lebih panjang.”
Kerumitan Persiapan yang Tidak Memadai—Diperbesar oleh Keterlambatan dan Alasan
Untuk mendorong perjalanan audit dengan cepat, memastikan ketersediaan laporan keuangan standar dan dokumen transaksi adalah hal yang fundamental. Atur akses ke aplikasi yang relevan, termasuk penggajian, aset, inventaris, dan akuntansi opsi saham. Sertakan dokumen-dokumen dasar ke dalam penyimpanan ini, termasuk akta pendirian, perjanjian sewa jangka panjang, perjanjian hukum lainnya, dan segala sesuatu yang secara eksplisit diminta oleh auditor untuk keterlibatan ini.
“Optimalkan interaksi Anda dengan auditor dengan mendapatkan daftar item yang diperlukan, seperti menit rapat direksi dan dokumen rekonsiliasi, jauh sebelum waktu yang ditentukan, alokasi waktu persiapan yang cukup untuk tim Anda,” menganjurkan Chyla Graham, seorang CPA yang berlokasi di Denver dan memimpin CNRG Accounting Advisory, dalam sebuah dialog dengan Brainyard. “Essensi dari persiapan tidak bisa dianggap remeh.”
Kerumitan laporan keuangan yang tidak lengkap, transaksi yang tidak didukung, dan dokumen yang sulit diakses dapat membuat auditor hampir putus asa.
“Auditor akan mengirimkan daftar dokumen yang harus Anda siapkan sebelumnya,” poin yang dibuat oleh Idol. “Alasan sibuk hampir tidak mungkin menjadi alasan yang dapat diterima untuk ketidaksiapan. Kenyataannya sangat jelas—Anda harus memiliki akses cepat ke semua dokumen keuangan Anda.”
Jangan lupa memberikan bukti perubahan yang diminta dalam audit sebelumnya.
“Jika auditor telah menetapkan informasi tertentu, miliki di ujung jari Anda,” desak Ben Reynolds, CEO dan pendiri domain informasi investor, Sure Dividend. “Jika ada audit tahun sebelumnya dengan perubahan yang direkomendasikan, tunjukkan dokumen yang menjelaskan bagaimana modifikasi ini dilakukan. Hindari berspekulasi atau angka-angka sembarangan. Auditor mencari angka yang tepat.”
Masalah Penggunaan Perangkat Lunak yang Kurang Baik
“Tent certain economical atau perangkat lunak gratis telah mendapatkan ketenaran karena memunculkan kompleksitas,” kata Kelly. “Perangkat lunak seperti itu secara tidak sengaja dapat mempersulit perjalanan audit, apalagi masalah keamanan dan kepatuhan yang mengintai.”
Jalur yang bijaksana adalah memilih perangkat lunak akuntansi yang dilengkapi dengan fitur audit-trail yang intrinsik. Kemampuan pemantauan transaksi yang kuat secara signifikan memudahkan upaya auditor untuk memastikan kebenaran data keuangan Anda, sehingga mengurangi beban kerja baik dalam audit internal maupun eksternal.
Di lanskap audit kontemporer, sebagian, jika tidak seluruhnya, audit diatur secara remote. Perangkat lunak akuntansi berbasis cloud, yang muncul sebagai preferensi utama dalam survei Brainyard yang baru-baru ini dilakukan, memudahkan proses audit dengan memberikan auditor akses langsung untuk menyelami laporan keuangan, melacak ke buku besar yang mendasarinya, laporan, rekonsiliasi, dan transaksi asli. Fitur seperti lampiran dokumen pendukung ke transaksi mengubah audit menjadi model self-serve, dengan demikian meringankan tim Anda dari tugas yang tak henti-hentinya mengambil informasi atas permintaan auditor.
Era mengumpulkan tumpukan dokumen kertas untuk audit secara esensial telah berakhir, asalkan entitas Anda dilengkapi dengan perangkat lunak akuntansi profesional yang memiliki kompetensi pencatatan dan pelaporan yang sesuai—dan tim Anda menggunakannya dengan cakap.
Auditor, termasuk yang terafiliasi dengan IRS, dapat dengan lancar menggabungkan alat mereka dengan perangkat lunak akuntansi bisnis yang umum. Bahkan, IRS secara rutin mengharuskan pengiriman file cadangan perangkat lunak akuntansi di awal perjalanan audit. Persyaratan ini meliputi penyediaan nama pengguna admin dan kata sandi bersama dengan file cadangan yang ditentukan di CD, DVD, atau flash/jump drive.
Auditor eksternal mungkin meminta kata sandi sementara yang hanya dapat dibaca untuk akses perangkat lunak akuntansi berbasis cloud, atau salinan fisik file cadangan. Sebaliknya, auditor internal biasanya memiliki akses admin ke perangkat lunak akuntansi dan catatan perusahaan.
Ketidakhadiran akses seperti itu adalah tanda merah mencolok, menandakan bahwa hubungan tersebut memerlukan evaluasi ulang dan penguatan yang cermat.
Menavigasi Zona-Zona yang Kabur
“Aturan yang mengatur apa yang dianggap akurat atau salah jarang menunjukkan batasan yang jelas,” ungkap Zach Reece, seorang Akuntan Publik Bersertifikat yang perjalanan profesionalnya pernah bersinggungan dengan Deloitte. “Situasi di mana dua auditor mengawasi pengembalian pajak yang sama dapat berakhir dengan kesimpulan yang berbeda, bahkan perselisihan tentang kebutuhan audit.”
Situasi ini semakin mencuat dalam lanskap saat ini, di mana ketentuan seputar pinjaman Federal berada dalam keadaan fluktuasi. Reece, yang sekarang memimpin sebuah usaha kecil, menekankan bahwa ketidakjelasan semacam ini merupakan lahan subur bagi perselisihan.
“Ketika perusahaan-perusahaan mempertanyakan dasar audit mereka, seringkali argumen mereka memiliki dasar karena ‘kesalahan’ yang disorot pada dasarnya dapat diinterpretasikan,” jelasnya. “Zona-zona yang kabur seperti itu sering kali menimbulkan perselisihan antara auditor dan yang diaudit, atau bahkan dalam tingkatan hierarki entitas yang diaudit.”
Dalam situasi ketidakpastian, meminta pandangan auditor sebelumnya adalah langkah bijaksana.
“Dalam prisma pengalaman, saya menyadari bahwa audit melebihi kerangka ilmiah yang kaku,” kata Kelly. “Ada area abu-abu yang memerlukan analisis interpretatif. Oleh karena itu, di tengah perselisihan, pemahaman sebelumnya tentang kontur subjektif yang melingkupi beberapa aspek audit tertentu bisa menjadi penyelamat waktu yang monumental.”
Kejatuhan karena Kelalaian dan Ketidakhati-hatian
“Auditor merasa sedih melihat kerugian yang tidak berdasar dan derasnya masalah yang menyusul,” ungkap Chambers dari The IIA. “Pemborosan adalah lambang dari kendala kontrol internal yang goyah dan protokol manajemen risiko. Kelalaian menunjukkan kelalaian dalam tugas manajerial penting, membuka jalan bagi situasi yang dapat dicegah.”
Baik Chambers maupun Graham menekankan gagasan bahwa CFO seharusnya memandang audit, terutama ketika dipimpin oleh profesional eksternal berpengalaman, sebagai saluran untuk peningkatan organisasi. Meskipun mereka menghindari menyebutkan nama, Graham menjelaskan bahwa ini sesuai dengan parameter etis dan lingkup bagi auditor untuk memberikan praktik terbaik dan strategi yang berwawasan dari perusahaan sejenis.
Namun, Chambers menunjukkan kesulitan yang terkandung dalam mendorong langkah-langkah yang berorientasi pada pertumbuhan di tengah erosi laba yang mencolok.
“Kerugian akibat kelalaian, yang berasal dari kurangnya kewaspadaan atau pengawasan pengawasan yang cermat—misalnya, kecelakaan lingkungan yang besar—dapat menghancurkan sebuah organisasi,” jelasnya.
Bahaya Ketidakhadiran Pemisahan Tugas
Institut Akuntan Amerika (AICPA) menekankan pemisahan tugas sebagai pilar dasar dalam memperkuat manajemen risiko dan kontrol internal dalam lanskap bisnis apa pun.
“Pada intinya, auditor sedang menyelidiki potensi penyimpangan dalam angka-angka keuangan,” jelas Clabaugh. “Ketika sebuah entitas tunggal mengemban sejumlah tugas, mulai dari pengumpulan pendapatan hingga pembayaran tagihan perusahaan, lingkungan kontrol seputar angka-angka ini berkurang, dengan demikian memperbesar beban kerja audit.”
Pada dasarnya, kekurangan dalam pemisahan tugas meningkatkan kerentanan terhadap penipuan. Bahkan dalam ketiadaan jejak kejahatan, spektrum tugas auditor memperluas secara signifikan. Kesalahan ini secara nyata menjerat Bisnis Kecil hingga Menengah (SMB).
“Meskipun mungkin bagi individu di perusahaan kecil untuk menggabungkan beberapa peran, alokasi peran-peran ini seharusnya tetap menghormati prinsip pemisahan tugas,” sarankan Syed. “Deviasi dari prinsip ini dapat secara nyata meningkatkan risiko yang dirasakan, sehingga memerlukan pemeriksaan audit yang lebih mendalam.”
Sisi Lain dari Mengabaikan atau Membelokkan Kontrol
“Ketika kontrol internal, yang siap untuk secara signifikan mengurangi risiko—bersama dengan beban kerja audit yang sesuai—sudah ada, namun terus-menerus diabaikan atau dilanggar oleh manajemen, penghematan biaya yang dihasilkan akan lenyap,” ungkap Syed. “Situasi ini semakin memburuk jika auditor terkejut oleh pengabaian terhadap kontrol ketika mereka tiba di lokasi, padahal mereka telah menganggarkan untuk audit yang singkat dan berisiko rendah. Tiba-tiba, audit berubah menjadi usaha yang menuntut, memerlukan peningkatan pengujian dalam waktu yang telah dialokasikan awalnya.”
Keefektifan kontrol internal tergantung pada implementasinya yang sebenarnya.
Meskipun tidak ada perangkat lunak akuntansi yang dapat sepenuhnya mengoptimalkan proses audit, NetSuite Financial Management mencakup sejumlah kontrol bawaan yang bertujuan untuk mencegah dan mengidentifikasi perbedaan dalam data keuangan dan laporan. Dengan menggabungkan fungsi-fungsi ini ke dalam solusi terpadu, NetSuite Financial Management memberdayakan entitas untuk menghindari kesalahan manual dalam lintasan transaksi. Ini mendorong ketaatan terhadap standar organisasi melalui alat yang dirancang untuk menghasilkan metodologi akuntansi yang seragam. Selain itu, fitur-fitur ini mencakup kontrol akses pencegahan, memungkinkan administrator untuk menyesuaikan hak istimewa untuk setiap pengguna, dengan demikian lebih mengokohkan perlindungan lingkungan data keuangan.
