Strategi Akuntansi untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Kecil

Akuntansi, yang tepat disebut “bahasa bisnis,” adalah krusial untuk kelangsungan dan keberhasilan bisnis kecil. Ketidakadaan pemahaman yang kuat terhadap prinsip-prinsip dasarnya dan pencatatan transaksi keuangan yang teliti dapat membuka peluang bisnis untuk risiko seperti audit IRS, sanksi moneter, masalah aliran kas, dan bahkan kegagalan. Sebaliknya, memiliki pemahaman yang solid tentang prinsip-prinsip akuntansi dan menerapkan praktik yang efektif meningkatkan kualitas data keuangan, sehingga membuka jalan untuk keputusan bisnis yang berdasarkan informasi. Namun, bisnis kecil seringkali merasa sulit untuk mengikuti, terutama ketika peran akuntansi, seperti banyak tugas lainnya, berada di pundak pemilik bisnis kecil. Namun, dengan 18 tips kuat ini, tugas yang menakutkan dari akuntansi bisnis kecil dapat diubah menjadi proses yang lebih dapat dikelola, efisien waktu, dan menawarkan wawasan yang lebih berharga.

18 Taktik Akuntansi yang Disederhanakan untuk Operasi Bisnis yang Disederhanakan

Akuntansi, meskipun sangat penting, bisa sangat rumit. Namun, ada teknik yang dapat diterapkan oleh bisnis kecil untuk meringankan beban ini. 18 taktik keuangan yang diuraikan di sini, diorganisir dalam tiga segmen utama—Organisasi, Perencanaan, dan Otomatisasi—dapat mempercepat pencatatan dan meningkatkan kebersihan akuntansi, pada akhirnya membuat tugas mengelola buku lebih efisien untuk bisnis kecil yang terbatas sumber dayanya.

Segmen 1: Organisasi

Organisasi yang efektif sangat penting untuk semua fungsi bisnis, terutama akuntansi. Catatan yang tidak terorganisir dapat menghasilkan ketidakakuratan yang mencerminkan kesehatan keuangan perusahaan secara tidak akurat. Berikut adalah strategi untuk meningkatkan organisasi:

1. Mendirikan rekening bank terpisah: Memulai rekening bank bisnis dan kartu kredit yang dikhususkan untuk memantau secara eksklusif aktivitas bisnis. Segregasi ini, sebuah mandat hukum untuk korporasi, LLC, dan beberapa kemitraan, dapat menyederhanakan hidup bagi pemilik usaha tunggal juga.
2. Klasifikasi pengeluaran: Strukturkan pengeluaran sesuai kategori yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Sebagian besar pengeluaran masuk dalam kategori bisnis umum yang ditemukan pada standar diagram akun, seperti perjalanan, hiburan, perlengkapan kantor, dan utilitas. Menyesuaikan diagram ini menyederhanakan proses penugasan kode buku besar yang benar ke transaksi individu—langkah penting untuk pelaporan yang tepat.
3. Pemeliharaan catatan yang komprehensif: Pencatatan yang ketat sangat penting. Mendokumentasikan setiap transaksi saat terjadi menciptakan jejak audit yang menyeluruh dan menghilangkan ketergantungan pada memori. Misalnya, mencatat detail dari percakapan dengan pelanggan, bankir, dan pemasok, dan termasuk entri memo pada faktur dan cek disarankan.
4. Simpan tanda terima: Simpan dokumen pendukung yang jelas, seperti tanda terima, untuk pengeluaran. Mendigitalkan tanda terima adalah taktik yang membantu untuk membuat proses dokumentasi lebih terorganisir dan kurang merepotkan.
5. Struktur Laporan Laba & Rugi (P&L): Sebuah P&L atau laporan pendapatan yang terorganisir dengan baik memberikan gambaran pendapatan, pengeluaran, dan pendapatan dan mendukung pengambilan keputusan yang berinformasi. Membandingkan laporan P&L dari periode fiskal yang berbeda dapat mengungkapkan potensi ketidaksesuaian, penghilangan, dan tren.

Segmen 2: Perencanaan

Akuntansi, meski ada software canggih, bukanlah tugas “atur dan lupakan”. Area utama yang harus dipertimbangkan untuk perencanaan yang efektif meliputi:

1. Rekonsiliasi akun mingguan: Perbandingan reguler saldo akun buku besar dengan sumber eksternal memastikan buku yang akurat dan diperbarui, tanpa usaha yang luar biasa. Rekonsiliasi mingguan kas/bank dan piutang membantu manajemen aliran kas dan deteksi penipuan.
2. Pembayaran pajak tepat waktu: Pembayaran pajak yang tepat waktu mengurangi risiko denda dan sanksi yang mahal. Membayar pajak perkiraan di muka mengurangi potensi biaya keterlambatan dan mencegah biaya tak terduga.
3. Menetapkan tujuan akuntansi: Tetapkan target untuk tugas akuntansi sehari-hari untuk memastikan selesainya dalam jangka waktu yang tepat. Tujuan jangka panjang untuk fungsi akuntansi dan hasilnya juga harus ditetapkan, dengan tonggak utama diidentifikasi untuk memenuhi tenggat waktu yang akan datang, seperti pengajuan pajak atau penggajian.
4. Pelacak tenggat waktu: Akuntansi berkembang berdasarkan ketepatan waktu. Melewatkan tenggat waktu dapat menimbulkan denda dan kerumitan operasional. Oleh karena itu, garis besar dan organisasi jangka pendek, menengah, dan jangka panjang tenggat waktu untuk tugas seperti pengolahan penggajian, penutupan keuangan bulanan, kepatuhan pinjaman triwulanan, dan pajak penghasilan.
5. Pengawasan aliran kas: Manajemen aliran kas yang efektif bisa menjadi penyelamat bagi bisnis kecil, karena masalah aliran kas adalah penyebab utama kegagalan bisnis. Faktur otomatis dan manajemen piutang, manajemen yang bijaksana dari akun yang harus dibayar, dan penentuan waktu pembayaran dapat membantu menjaga saldo aliran kas yang sehat.
6. Kendali piutang: Tinjauan reguler piutang terbuka memungkinkan identifikasi cepat akun yang terlambat, sehingga meningkatkan keberhasilan koleksi. Aplikasi tepat waktu pembayaran pelanggan mempertahankan catatan dan hubungan pelanggan yang baik.
7. Menggunakan asisten virtual: Mengalihdayakan tugas-tugas akuntansi sehari-hari ke asisten virtual, alternatif biaya-efektif untuk seorang pengurus buku penuh waktu, memungkinkan pemilik bisnis kecil untuk fokus pada tugas yang membutuhkan keahlian mereka.
8. Ramalan tren masa depan: Menggunakan informasi keuangan yang dihasilkan untuk menetapkan anggaran, tujuan kinerja, dan ramalan keuangan dan operasional mempersiapkan bisnis untuk tantangan masa depan.

Segmen 3: Otomatisasi

Otomatisasi membebaskan pemilik bisnis kecil dari tugas manual, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi kesalahan manusia. Berikut adalah metode untuk memperkenalkan otomatisasi ke proses akuntansi Anda:

1. Tautkan rekening bank dan kartu kredit: Menghubungkan rekening bank bisnis dan kartu kredit ke buku besar Anda mempercepat proses rekonsiliasi, meningkatkan pelacakan posisi kas, dan meminimalkan kesalahan entri data.
2. Minimalkan transaksi tunai: Transaksi tunai meningkatkan beban akuntansi dan memerlukan kontrol akuntansi tambahan. Sebagai gantinya, pilih metode pembayaran digital otomatis jika memungkinkan.
3. Adopsi software akuntansi: Pilih software dengan fitur yang tepat untuk bisnis Anda. Pilih solusi yang dapat menambahkan kapabilitas saat bisnis Anda berkembang dan memastikan pelatihan yang cukup dan dukungan pelanggan.
4. Adopsi cloud: Software akuntansi berbasis cloud menawarkan banyak manfaat, terutama untuk bisnis kecil tanpa anggaran untuk infrastruktur IT on-premises. Penyedia cloud menangani instalasi software, pemeliharaan, dan pembaruan, dan menawarkan aksesibilitas 24/7 melalui browser web atau aplikasi mobile.
5. Otomatisasi faktur: Pembuatan dan pengiriman faktur otomatis menyederhanakan proses penagihan yang secara historis memakan waktu. Pilih software akuntansi dengan penagihan terintegrasi dan template faktur yang dapat disesuaikan untuk faktur yang lebih efisien dan bebas kesalahan. Selain itu, faktur digital mencapai pelanggan lebih cepat dibandingkan surat tradisional, yang berpotensi mengarah ke pembayaran yang lebih cepat.

Meningkatkan Akuntansi Bisnis Kecil: Pendekatan Taktis

Peretasan akuntansi bisnis kecil terbagi dalam tiga kategori utama: mengatur, merencanakan, dan mengotomatiskan.

18 strategi akuntansi yang disebutkan sebelumnya dapat memberdayakan bisnis kecil dengan meningkatkan produktivitas dan efikasi mereka, memungkinkan mereka untuk memanfaatkan potensi imbalan dari akuntansi yang mahir alih-alih terjerat oleh potensi masalah. Dengan merangkul otomatisasi, menyempurnakan organisasi, dan melaksanakan perencanaan yang menyeluruh, bisnis dapat mendukung tujuan mereka secara menyeluruh dan mendorong manajemen keuangan mereka ke level berikutnya.

Menavigasi Akuntansi Bisnis Kecil: Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa saja jenis-jenis akuntansi?

Ada empat jenis utama akuntansi: korporat, pemerintah, publik, dan forensik. Akuntansi korporat melibatkan pembuatan dan pemeliharaan catatan keuangan, pernyataan, dan dokumen eksternal untuk bisnis. Akuntansi pemerintah berkaitan dengan entitas federal, negara bagian, dan kota dan beroperasi di bawah regulasi dan praktik yang unik. Akuntansi publik terdiri dari industri spesialis yang membantu klien dalam menghasilkan informasi akuntansi yang tepat seperti laporan keuangan dan pengajuan regulasi eksternal. Akuntansi forensik, subset dari bidang ini, mengkhususkan diri dalam pemulihan, rekonstruksi, atau investigasi data akuntansi.

Apa software akuntansi yang paling user-friendly?

Software akuntansi yang paling user-friendly adalah yang paling sesuai dengan persyaratan khusus suatu bisnis dan dapat menskalakan seiring bisnis berkembang. Solusi akuntansi berbasis cloud biasanya paling mudah didirikan, dipelihara, diamankan, dan diskalakan.

Bagaimana proses pencatatan buku dapat disederhanakan?

Pencatatan buku dapat disederhanakan melalui strategi yang jatuh ke dalam tiga kategori utama: otomatisasi, organisasi, dan perencanaan. Langkah paling berdampak untuk menyederhanakan pencatatan buku adalah dengan berinvestasi pada software akuntansi yang dapat diandalkan.

Bagaimana seseorang dapat unggul dalam akuntansi?

Meskipun pemeliharaan catatan pencatatan buku tidak memerlukan gelar akuntansi, menjadi akuntan profesional membutuhkan pelatihan khusus. Akuntan Publik Bersertifikat (CPA) harus lulus ujian lisensi multi-bagian, memperoleh pengalaman kerja bersertifikat, dan terlibat dalam kursus pendidikan profesional berkelanjutan. Berprestasi dalam akuntansi melibatkan upaya yang tekun, perhatian rinci yang tajam, dan keterampilan belajar yang efektif.

Sumber