12 Alasan Utama untuk Beralih ke Sistem ERP Berbasis Cloud

12 Alasan Utama untuk Beralih ke Sistem ERP Berbasis Cloud

Perusahaan telah lama memanfaatkan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) sebagai alat penting untuk mengumpulkan dan mengelola data lintas berbagai departemen. Di masa lalu, ini berarti menerapkan perangkat lunak ERP di server lokal—sebuah pengaturan yang dikenal sebagai infrastruktur on-premises. Meskipun solusi ERP tradisional on-premises ini telah berperan penting dalam meningkatkan operasi bisnis dan membawa perbaikan signifikan, mereka juga memiliki keterbatasan yang mencolok, terutama terkait biaya, fleksibilitas, dan kebutuhan pemeliharaan berkelanjutan.

Sebaliknya, sistem ERP berbasis cloud menawarkan solusi modern, mengatasi banyak tantangan yang ditimbulkan oleh pengaturan on-premises. Sistem berbasis cloud ini memberikan berbagai manfaat, melampaui pendahulunya yang berbasis di lokasi dalam beberapa area kunci.

Namun, muncul pertanyaan: Apa sebenarnya ERP berbasis cloud, dan mengapa organisasi harus mempertimbangkan untuk beralih sistem bisnis kritisnya ke lingkungan cloud? Langkah ini, seringkali dianggap sebagai lompatan strategis yang signifikan, melibatkan pemindahan operasi sistem ERP dari server lokal ke platform berbasis cloud. Perubahan ini tidak hanya menjanjikan efisiensi dan skalabilitas yang ditingkatkan tetapi juga memperkenalkan ranah kemungkinan baru dalam hal aksesibilitas, analitik data waktu nyata, dan pengelolaan sistem yang hemat biaya.

Dengan memilih ERP berbasis cloud, organisasi dapat memanfaatkan kekuatan komputasi awan, yang mencakup pembaruan tanpa batas, fitur keamanan yang kuat, dan kemampuan untuk mengakses sistem dari mana saja, kapan saja. Fleksibilitas ini sangat penting dalam lingkungan bisnis yang bergerak cepat saat ini, di mana pengambilan keputusan waktu nyata dan kemampuan kerja jarak jauh telah menjadi komponen penting dari keberhasilan operasional.

Ringkasnya, transisi ke ERP berbasis cloud merupakan evolusi signifikan dalam cara perusahaan mengelola dan memproses data bisnis kritis mereka. Ini menandakan langkah menuju sistem yang lebih gesit, hemat biaya, dan teknologi canggih yang dapat lebih baik mendukung kebutuhan dinamis bisnis modern.

Memahami ERP Berbasis Cloud: Tinjauan Menyeluruh

Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) berbasis cloud mewakili pergeseran signifikan dalam cara bisnis mengelola dan mengintegrasikan operasi inti mereka. Secara tradisional, sistem ERP telah menjadi kunci dalam menyederhanakan proses lintas berbagai domain seperti keuangan, inventaris, manajemen pesanan, manajemen rantai pasokan, dan sumber daya manusia. Dampaknya sangat mendalam, dengan sekitar 95% bisnis melaporkan peningkatan proses setelah implementasinya.

Berbeda dengan sistem ERP on-premises yang beroperasi pada server yang dihosting secara lokal, solusi ERP berbasis cloud berfungsi pada server yang dikelola oleh vendor cloud dan dapat diakses melalui internet. Pergeseran ke komputasi awan memperkenalkan dimensi baru efisiensi dan fleksibilitas dalam sistem ERP.

Terdapat beberapa varian ERP cloud, masing-masing dengan pendekatan uniknya dalam menyediakan layanan. Salah satu versi umum melibatkan vendor cloud yang menghosting perangkat lunak on-premises tradisional di pusat data mereka dan menyediakan akses kepada pelanggan melalui internet, metode yang biasanya disebut sebagai hosting. Dalam model ini, perangkat lunak inti tetap mirip dengan sistem on-premises, tetapi tanggung jawab hosting beralih ke vendor.

Model yang lebih maju dan semakin populer adalah Software-as-a-Service (SaaS). Model SaaS dari ERP cloud dibangun pada arsitektur multi-tenant, di mana semua pelanggan menggunakan versi perangkat lunak yang sama. Namun, data pelanggan tetap terisolasi pada level basis data, menjamin privasi dan keamanan. Arsitektur ini memungkinkan ekonomi skala yang signifikan, menguntungkan baik vendor maupun pelanggan. Vendor memelihara satu basis kode, menyederhanakan pembaruan dan pemeliharaan. Bagi pelanggan, ini berarti kustomisasi dan integrasi dengan lancar dibawa maju dengan setiap peningkatan, tanpa memerlukan upaya ekstensif dari pihak mereka.

Selain itu, model SaaS biasanya menampilkan pembaruan yang lebih sering, yang biasanya kurang merepotkan bagi pelanggan dibandingkan dengan model tradisional. Pembaruan ini sering membawa fitur dan peningkatan baru, memastikan bahwa bisnis selalu dilengkapi dengan kemajuan teknologi terbaru.

Pada intinya, ERP berbasis cloud, khususnya model SaaS, menawarkan solusi yang lebih ramping, hemat biaya, dan dapat diskalakan bagi bisnis yang berusaha memodernisasi sistem ERP mereka. Dengan ERP cloud, organisasi dapat memanfaatkan aksesibilitas yang ditingkatkan, pengurangan biaya TI, dan evolusi fitur dan fungsionalitas yang berkelanjutan, semua berkontribusi pada lingkungan bisnis yang lebih gesit dan responsif.

Keuntungan Strategis Beralih dari ERP On-Premises ke Cloud

Perpindahan dari sistem on-premises tradisional ke solusi Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) berbasis cloud menandai keputusan strategis yang signifikan bagi bisnis. Sistem on-premises, meskipun telah efektif dalam masa lalu, datang dengan tantangan bawaan yang dapat memengaruhi efisiensi dan kelincahan perusahaan.

ERP on-premises memerlukan investasi substansial dalam memelihara server dan perangkat keras lainnya di pusat data perusahaan sendiri. Penerapan dan pengoperasian sistem ini membutuhkan sumber daya yang signifikan, termasuk perangkat keras, perangkat lunak, ruang fisik, dan personel khusus. Selain itu, peningkatan sistem ini menghadirkan serangkaian tantangan unik. Bisnis sering menyesuaikan perangkat lunak ERP mereka untuk memenuhi kebutuhan spesifik, membuat peningkatan menjadi proses yang kompleks dan mengganggu. Ketika vendor merilis peningkatan perangkat lunak baru, kustomisasi ini memerlukan pengujian menyeluruh, dan karyawan sering membutuhkan pelatihan ulang, menyebabkan potensi gangguan bisnis. Kompleksitas ini terkadang membuat perusahaan menghindari peningkatan sama sekali, menghasilkan apa yang dikenal sebagai “version lock” – keadaan terjebak pada versi perangkat lunak yang usang.

Sebaliknya, solusi ERP berbasis cloud menawarkan pendekatan yang lebih ramping dan efisien. Sistem ini memanfaatkan kekuatan komputasi awan, memberikan beberapa keuntungan strategis:

  1. Biaya Awal Lebih Rendah: Sistem ERP cloud biasanya memerlukan investasi awal yang lebih rendah dibandingkan dengan solusi on-premises.
  2. Penerapan Cepat: Sistem ini dapat diimplementasikan lebih cepat, memungkinkan integrasi operasional dan penggunaan yang lebih cepat.
  3. Penggunaan Sumber Daya Berkurang: Beralih ke cloud meminimalkan kebutuhan akan infrastruktur fisik dan mengurangi beban pada staf TI internal.
  4. Kelincahan dan Skalabilitas yang Ditingkatkan: Sistem ERP berbasis cloud secara inheren fleksibel, memungkinkan bisnis untuk dengan mudah meningkat atau menurunkan berdasarkan kebutuhan yang berkembang.
  5. Fokus Operasional: Dengan mengadopsi ERP cloud, perusahaan dapat lebih fokus pada operasi bisnis inti dan strategi pertumbuhan. Tugas pemeliharaan, seperti perbaikan bug, patch, dan peningkatan, dikelola oleh vendor, membebaskan sumber daya internal yang berharga.
  6. Peningkatan Berkelanjutan: Sistem ERP cloud secara teratur diperbarui oleh vendor, memastikan bisnis selalu memiliki akses ke fitur dan peningkatan terbaru tanpa gangguan yang biasanya terkait dengan peningkatan on-premises.

Ringkasnya, beralih dari ERP on-premises ke cloud menawarkan bisnis jalan menuju efisiensi yang meningkat, kelincahan, dan fokus pada kompetensi inti. Transisi ini tidak hanya meringankan beban memelihara infrastruktur TI yang kompleks tetapi juga menempatkan bisnis untuk memanfaatkan sepenuhnya kemajuan teknologi modern dalam sistem ERP.

Meningkatkan Operasi Bisnis: 12 Manfaat Utama Migrasi ke ERP Cloud

Transisi dari sistem on-premises tradisional ke Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) berbasis cloud menawarkan berbagai manfaat bagi bisnis. Berikut adalah 12 alasan kuat mengapa perusahaan harus mempertimbangkan pergeseran strategis ini:

  1. Pengurangan Biaya: Sistem ERP cloud biasanya memiliki biaya implementasi awal yang lebih rendah dibandingkan solusi on-premises. Selain itu, biaya berkelanjutan, termasuk pemeliharaan dan dukungan, seringkali lebih ekonomis. Bagi usaha kecil dan menengah, penghematan biaya ini bisa sangat penting, membuat teknologi ERP canggih lebih mudah diakses.
  2. Pembaruan dan Pemeliharaan yang Disederhanakan: Dengan ERP cloud, vendor bertanggung jawab atas pemeliharaan sistem, termasuk database dan pemeliharaan server. Pengaturan ini menyederhanakan pembaruan, memastikan bahwa patch dan update terbaru terintegrasi dengan lancar tanpa mengganggu operasi bisnis.
  3. Akses ke Teknologi Canggih: Sistem ERP cloud memungkinkan bisnis untuk memanfaatkan teknologi mutakhir seperti AI, machine learning, dan analitik lanjutan tanpa investasi besar dalam infrastruktur atau personel khusus. Aksesibilitas ini dapat mendorong inovasi dan efisiensi operasional.
  4. Keamanan yang Ditingkatkan: Berbeda dengan kesalahpahaman umum, ERP cloud sering menawarkan keamanan yang lebih unggul dibandingkan sistem on-premises, dengan enkripsi yang kuat, otentikasi multi-faktor, dan penyimpanan data yang terpusat dan aman.
  5. Implementasi Lebih Cepat: Solusi cloud dapat diterapkan lebih cepat daripada sistem on-premises, mengurangi waktu henti dan memungkinkan bisnis untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan pasar atau peluang pertumbuhan.
  6. Wawasan Data Waktu Nyata: ERP cloud menyediakan informasi terkini, memfasilitasi pelaporan dan peramalan yang akurat dengan menghilangkan hambatan integrasi data.
  7. Kustomisasi Lebih Mudah: Menyesuaikan sistem ERP cloud dengan kebutuhan bisnis tertentu umumnya lebih sederhana dan lebih murah, karena vendor menangani sebagian besar pekerjaan kustomisasi.
  8. Kepatuhan yang Disederhanakan: Vendor ERP cloud secara proaktif memelihara kepatuhan dengan berbagai peraturan, memperbarui sistem mereka untuk mencerminkan perubahan regulasi terbaru. Fitur ini sangat berharga bagi bisnis yang beroperasi di industri yang diatur secara ketat.
  9. Aksesibilitas Universal: Sistem ERP berbasis cloud dapat diakses dari perangkat apa pun yang terhubung ke internet, meningkatkan kolaborasi dan memungkinkan tenaga kerja yang lebih fleksibel.
  10. Skalabilitas: Solusi ERP cloud menawarkan skalabilitas yang cepat, dengan mudah menampung pertumbuhan bisnis, perekrutan baru, akuisisi, atau pengenalan lini produk baru.
  11. Pemulihan Bencana yang Kuat: Layanan cloud dirancang dengan pemulihan bencana dalam pikiran, menampilkan cadangan data di beberapa lokasi dan sistem failover otomatis untuk meminimalkan waktu henti.
  12. Dukungan Jangka Panjang dan Ketentraman Pikiran: Penyedia ERP cloud menawarkan dukungan berkelanjutan, memastikan bahwa sistem tetap mutakhir dan berfungsi penuh selama layanan digunakan. Dukungan berkelanjutan ini melebihi umur tipikal sistem on-premises.

Ringkasnya, beralih ke ERP cloud memungkinkan bisnis untuk menikmati berbagai manfaat mulai dari penghematan biaya dan keamanan yang ditingkatkan hingga akses ke teknologi terbaru dan skalabilitas, semuanya berkontribusi pada peningkatan efisiensi operasional dan keunggulan kompetitif.

Membangun Kasus Bisnis yang Menarik untuk Beralih ke ERP Cloud

Ketika mempertimbangkan transisi ke sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) berbasis cloud, para pengambil keputusan sering memerlukan kasus bisnis yang meyakinkan. Meskipun keuntungan dari ERP cloud tampak jelas, beberapa masih mungkin ragu untuk merangkul pergeseran signifikan ini. Membuat argumen yang persuasif melibatkan penekanan pada potensi sistem untuk mentransformasi organisasi dengan mengurangi biaya, meningkatkan pendapatan, mengoptimalkan sumber daya dan proses, serta mengatasi tantangan bisnis tertentu.

Untuk membangun kasus yang kuat, sangat penting untuk mengidentifikasi dan mengkuantifikasi nilai yang dapat dibawa sistem ERP cloud ke organisasi. Proposisi nilai ini harus mencakup manfaat nyata, seperti penghematan biaya dan pertumbuhan pendapatan, serta manfaat tak nyata, seperti peningkatan produktivitas dan efisiensi. Pertimbangan kunci dalam evaluasi ini termasuk:

  1. Perbandingan Biaya: Bagaimana biaya berlangganan berkelanjutan untuk ERP cloud dibandingkan dengan biaya lisensi awal dan pemeliharaan sistem on-premises saat ini?
  2. Penghematan Operasional: Penghematan apa yang dapat diharapkan dalam hal pemeliharaan, dukungan, perangkat keras, operasi pusat data, staf, dan pengeluaran TI lainnya?
  3. Manfaat Departemental: Bagaimana setiap unit bisnis, seperti keuangan, manajemen inventaris, atau analitik, akan mendapat manfaat dari peralihan ke ERP cloud?
  4. Peningkatan Proses: Bagaimana ERP cloud akan menyederhanakan dan mempermudah operasi kunci seperti manajemen inventaris, pengakuan pendapatan, dan peramalan organisasi?

Faktor penting lainnya adalah evolusi lanskap pasar ERP. Banyak penyedia ERP on-premises tradisional beralih ke solusi berbasis cloud, sering mengurangi fokus mereka pada mendukung dan meningkatkan sistem warisan. Pergeseran ini dapat membuat bisnis semakin sulit untuk memelihara dan memperbarui solusi ERP on-premises mereka, lebih menekankan kebutuhan untuk transisi ke cloud. Ketika mempertimbangkan peralihan, disarankan bagi bisnis untuk menjelajahi berbagai opsi ERP cloud untuk memastikan mereka memilih solusi yang memenuhi kebutuhan biaya, fungsionalitas, dan spesifik lainnya, daripada secara default ke penyedia saat ini.

Elemen penting dalam proses pengambilan keputusan adalah Return on Investment (ROI) yang diharapkan dari sistem ERP cloud. Perhitungan ROI adalah formula sederhana:

ROI=(Manfaat Keuangan ERP

Total Biaya Kepemilikan)×100

Perhitungan ini melibatkan pembagian manfaat keuangan yang disumbangkan oleh sistem ERP (termasuk manfaat langsung dan tidak langsung) dengan total biaya kepemilikan (termasuk implementasi, biaya berlangganan, personel, pelatihan, dan pemeliharaan), dan kemudian mengubah hasilnya menjadi persentase. Misalnya, jika sistem ERP cloud diharapkan membawa manfaat sebesar $100.000 dengan total biaya implementasi $75.000, ROI akan menjadi 133%.

ROI sangat penting bagi CFO dan pemangku kepentingan keuangan, yang berfokus pada meminimalkan pengeluaran modal dan biaya operasional. Tim keuangan dan akuntansi sering memimpin advokasi untuk solusi ERP, menghargai kontrol atas biaya tak terduga yang terkait dengan sistem on-premises, seperti kegagalan perangkat keras atau kehilangan data. Teknologi ERP cloud mengatasi kekhawatiran ini dengan mengurangi pengeluaran modal untuk perangkat keras dan perangkat lunak, menyederhanakan implementasi, dan meminimalkan kebutuhan akan staf TI yang ekstensif. Model berlangganan juga menawarkan biaya yang lebih terprediksi dan dapat dikelola.

Ringkasnya, membangun kasus bisnis untuk pindah ke ERP cloud melibatkan menciptakan narasi untuk perubahan, didukung oleh perhitungan keuangan yang solid dan pemahaman yang jelas tentang manfaat operasional. Dengan menunjukkan bagaimana ERP cloud dapat menyebabkan penghematan biaya, efisiensi operasional, dan ROI yang kuat, para pengambil keputusan dapat membuat pilihan yang tepat mendukung modernisasi sistem ERP mereka.

Memanfaatkan Kekuatan ERP Cloud: Kisah Sukses dari Berbagai Industri

Transisi dari sistem on-premises ke sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) berbasis cloud telah terbukti menjadi perubahan permainan bagi banyak bisnis, dengan manfaat signifikan dalam hal penerapan cepat, efisiensi biaya, dan dukungan untuk pertumbuhan dan skalabilitas.

Penerapan Cepat dan Skalabilitas

Sistem ERP cloud menonjol karena implementasi mereka yang cepat dan efisien, memungkinkan bisnis untuk beradaptasi dengan cepat terhadap tantangan dan peluang baru. Kecekatan ini diwujudkan dalam beberapa kisah sukses:

  • Transisi Tanpa Hambatan Quicken: Setelah pemisahannya dari Intuit, Quicken menghadapi tugas berat untuk bermigrasi dari sistem ERP Intuit ke solusi baru. Perusahaan memilih ERP berbasis cloud NetSuite karena kemudahan transisinya, yang terbukti penting selama periode perubahan organisasi yang signifikan ini. NetSuite memfasilitasi migrasi yang mulus, memungkinkan Quicken untuk mempertahankan kontinuitas operasional.
  • Peningkatan Tepat Waktu Sourcingpartner: Distributor perlengkapan kantor Sourcingpartner menghadapi kebutuhan untuk merevisi teknologi inventaris dan logistiknya untuk melayani basis pelanggan yang berkembang dan lini produk baru. Dengan menerapkan ERP cloud NetSuite hanya dalam 95 hari, Sourcingpartner dapat memenuhi permintaan musim puncaknya secara efisien. Penerapan cepat ini menekankan adaptabilitas dan skalabilitas solusi ERP cloud.

Efisiensi Biaya dan Operasi yang Disederhanakan

Penghematan biaya dan penyederhanaan operasional yang ditawarkan oleh sistem ERP cloud dihighlight dalam contoh-contoh berikut:

  • Konsolidasi Right Way Medical: Right Way Medical, distributor di sektor kesehatan, menghadapi tantangan mengelola sistem yang terpisah yang terdiri dari QuickBooks, Excel, dan alat lainnya. Transisi ke ERP cloud NetSuite memungkinkan perusahaan untuk mengkonsolidasikan operasinya ke dalam satu sistem terintegrasi, bersama dengan alat tetap miliknya. Perubahan ini menghasilkan penghematan waktu dan biaya yang signifikan, dengan NetSuite melakukan fungsi beberapa karyawan dan mempercepat proses penagihan.
  • Ekspansi Global Shaw Industries: Shaw Industries, produsen karpet terbesar di dunia, mengadopsi NetSuite untuk anak perusahaannya di Cina, termasuk fasilitas besar dengan 250 karyawan, dan lokasi internasional lainnya. Dengan menggunakan pendekatan ERP dua tingkat, Shaw mencapai ekspansi ambisius ini lebih cepat dari jadwal dan dengan biaya yang jauh lebih rendah dibandingkan dengan sistem on-premises tradisional. Kisah sukses ini menyoroti kemampuan ERP cloud untuk mendukung operasi global secara efisien.

Studi kasus ini menunjukkan dampak transformatif dari solusi ERP cloud di berbagai industri. Dari memfasilitasi penerapan cepat dan skalabilitas hingga mencapai penghematan biaya dan efisiensi operasional, ERP cloud berdiri sebagai alat penting bagi bisnis modern yang berusaha menavigasi kompleksitas lingkungan pasar yang cepat berubah saat ini.

Beralih ke Cloud dengan Mudah bersama NetSuite

Memilih penyedia ERP cloud yang tepat dan mitra implementasi adalah kunci untuk migrasi yang sukses dari sistem on-premises ke ERP berbasis cloud. NetSuite, dengan basis klien lebih dari 27.000 pelanggan, telah berada di garis depan dalam membantu bisnis dalam transisi mereka ke cloud, membantu mereka memanfaatkan sepenuhnya potensi teknologi ini. Platform ERP yang komprehensif dan terpadu dari NetSuite menawarkan organisasi pandangan holistik tentang operasi mereka, mencakup keuangan, manajemen rantai pasokan, sumber daya manusia, dan manajemen pelanggan.

Pendekatan terintegrasi ini berubah menjadi operasi bisnis yang lebih efisien, seringkali menghasilkan pengurangan biaya yang signifikan dan peningkatan profitabilitas. Dampak transformatif dari ERP cloud NetSuite terlihat di berbagai sektor, seperti dibahas di bagian sebelumnya.

Kekuatan inti ERP cloud terletak pada kemampuannya untuk menyatukan departemen bisnis yang berbeda, memberdayakan organisasi untuk mengatasi tantangan, menyempurnakan proses, dan mencapai tujuan dengan lebih efektif. Empat keuntungan utama dari ERP cloud, khususnya seperti yang ditunjukkan oleh NetSuite, adalah:

  1. Kelincahan dalam Menanggapi Dinamika Pasar: ERP cloud melengkapi bisnis dengan fleksibilitas yang dibutuhkan untuk beradaptasi dengan cepat terhadap kondisi dan permintaan pasar yang selalu berubah.
  2. Produktivitas dan Pertumbuhan yang Ditingkatkan: Dengan menyederhanakan operasi, ERP cloud memfasilitasi peningkatan produktivitas, generasi pendapatan, dan pertumbuhan, semua dapat dicapai dengan biaya tambahan minimal.
  3. Infrastruktur yang Dapat Diskalakan: Teknologi memungkinkan bisnis untuk memperluas atau mengurangi infrastruktur dan aplikasi teknologi mereka sesuai kebutuhan, menyelaraskan dengan mulus dengan kebutuhan mereka yang berkembang.
  4. Mendorong Inovasi: ERP cloud meningkatkan kemampuan perusahaan untuk mengembangkan dan meluncurkan produk dan layanan baru, meningkatkan potensi mereka untuk inovasi dan pengembangan.

Manfaat-manfaat ini membuat ERP cloud, khususnya solusi NetSuite, menjadi investasi yang sangat berharga bagi berbagai perusahaan di berbagai industri. Seiring pertumbuhan adopsi teknologi cloud terus berkembang, lebih banyak bisnis kemungkinan akan mengakui keuntungan mengelola operasi mereka di cloud dan membuat pergeseran strategis. Gerakan menuju solusi berbasis cloud ini bukan hanya tren tetapi perubahan mendasar dalam cara bisnis mendekati dan memanfaatkan teknologi untuk kesuksesan jangka panjang.

Summary
12 Alasan Utama untuk Beralih ke Sistem ERP Berbasis Cloud
Article Name
12 Alasan Utama untuk Beralih ke Sistem ERP Berbasis Cloud
Description
Temukan efisiensi dan fleksibilitas dengan sistem ERP berbasis cloud, solusi ideal untuk mengoptimalkan operasi bisnis Anda.
Publisher Name
ABJ Cloud Solutions
Publisher Logo