Meskipun perangkat lunak akuntansi telah ada selama beberapa dekade, proses manual masih memainkan peran penting dalam banyak operasi pembayaran akun hutang (AP). Mulai dari memasukkan tagihan vendor secara manual hingga menghasilkan daftar cek dan mengirim pembayaran melalui pos, personel akuntansi sering menghabiskan beberapa jam sehari untuk melakukan tugas-tugas yang membosankan dan berulang yang sebenarnya dapat diotomatisasi dengan mudah. Hal ini sangat tidak efisien.
Biaya Tersembunyi dari Proses Manual AP
Proses manual memakan waktu, membutuhkan tenaga kerja intensif, dan rentan terhadap kesalahan. Mereka juga memberikan tekanan pada sumber daya akuntansi, mengambil waktu dari tugas-tugas bernilai tinggi seperti menganalisis data dan menyelidiki anomali. Perusahaan yang sangat mengandalkan proses manual AP cenderung memiliki biaya overhead yang lebih tinggi, dengan perkiraan pengeluaran hingga lima kali lipat lebih tinggi untuk memproses satu faktur dibandingkan dengan organisasi yang sepenuhnya terotomatisasi.
Proses manual AP dapat menunda pembayaran kepada vendor. Ini bukanlah hal yang buruk jika perusahaan mengalami kekurangan kas sementara. Namun, jika pembayaran secara teratur terlambat, hal ini dapat mengakibatkan biaya pasokan yang lebih tinggi dan kesempatan penghematan yang terlewatkan.
Pemasok cenderung menawarkan harga terbaik kepada pelanggan yang baik. Volume pembelian menjadi pertimbangan utama, tetapi hubungan pelanggan/pemasok juga memainkan peran. Ketika pelanggan tidak membayar tepat waktu, hubungan tersebut terganggu. Jadi, perusahaan yang konsisten membayar terlambat tidak mungkin mendapatkan harga yang sama dengan perusahaan yang selalu membayar tepat waktu.
Banyak perusahaan menawarkan diskon pembayaran awal. Meskipun mungkin tidak layak untuk memanfaatkan setiap diskon, pembayaran awal sesekali masih dapat menghemat uang. Tetapi jika proses manual AP membuat sulit untuk membayar tepat waktu, maka potensi penghematan tersebut tidak dapat dicapai.
Proses manual AP juga meningkatkan risiko kesalahan dan kecurangan keuangan. Entri data manual adalah sumber umum kesalahan. Mudah untuk membalikkan angka atau menghilangkan satu digit saat memasukkan faktur vendor atau memindahkan data antara dua sistem. Jika ditemukan tepat waktu, kesalahan-kesalahan ini dapat dengan mudah diperbaiki, tetapi dengan waktu terbatas selama proses penutupan, tidak selalu mungkin untuk meninjau setiap transaksi.
Mengidentifikasi dan memperbaiki aturan akuntansi yang tidak konsisten atau salah penempatan menjadi lebih sulit. Perusahaan mungkin bahkan tidak menyadari bahwa mereka membuat kesalahan-kesalahan ini, tetapi dapat menjadi sangat mahal bagi perusahaan yang terdaftar di bursa saham dan perusahaan yang bersiap-siap untuk IPO.
Kecurangan pembayaran menjadi kekhawatiran yang semakin meningkat, dan bergantung secara besar-besaran pada proses manual meningkatkan risiko menjadi korban. Menjaga pemisahan tugas dan kontrol keuangan lainnya sangat penting untuk mencegah personel internal mengirimkan dan menyetujui faktur palsu. Menghindari jenis kecurangan ini membutuhkan pemantauan yang hati-hati terhadap setiap transaksi untuk memastikan hierarki persetujuan dan prosedur lainnya selalu diikuti. Namun, controller dan manajer yang terlalu sibuk jarang memiliki kapasitas untuk melakukannya,
Peluang Automasi AP
Automatisasi AP menyederhanakan pemrosesan faktur, persetujuan, dan pembayaran; membantu staf akuntansi untuk melacak tanggal jatuh tempo faktur; dan mengurangi risiko kecurangan dengan memastikan bahwa faktur vendor adalah sah. Automasi AP juga dapat menghemat uang dengan memastikan pembayaran tepat waktu untuk tagihan vendor dan memudahkan perusahaan untuk mengidentifikasi dan memanfaatkan diskon pembayaran awal.
Penangkapan Faktur. Seperti yang disebutkan sebelumnya, memasukkan data tagihan vendor secara manual ke dalam sistem akuntansi membutuhkan waktu yang lama dan merupakan sumber kesalahan yang signifikan. Untungnya, teknologi seperti pengenalan karakter objek (OCR) dan pembelajaran mesin telah mengalami perkembangan signifikan dalam beberapa tahun terakhir, sehingga memungkinkan untuk mengonversi file PDF dan gambar menjadi teks digital dengan tingkat akurasi yang tinggi.
Bagi staf AP, ini berarti tagihan dalam format elektronik dapat diimpor secara otomatis ke dalam sistem akuntansi daripada dimasukkan secara manual, mengurangi potensi kesalahan.
Pencocokan Faktur dan Persetujuan. Penting untuk memastikan bahwa barang dan jasa telah diterima sebelum tagihan vendor dibayar. Pencocokan pesanan pembelian, rincian faktur, dan dokumen penerimaan adalah praktik standar, tetapi proses tersebut biasanya memerlukan masukan dari beberapa departemen, yang dapat menyebabkan penundaan. Automasi AP pencocokan tiga arah menyederhanakan proses ini. Data penerimaan dapat ditangkap secara elektronik dan dihubungkan ke PO dan faktur dalam sistem akuntansi atau ERP, sehingga memudahkan perbandingan dokumen untuk memastikan keakuratan.
Automasi AP juga memudahkan dalam memastikan pengawasan pembayaran yang tepat dengan menerapkan kebijakan otorisasi pembayaran. Setelah keakuratan tagihan vendor dikonfirmasi, dapat dikirimkan otomatis melalui email kepada orang atau pihak yang tepat berdasarkan hierarki persetujuan internal perusahaan.
Melakukan pembayaran. Mencetak dan mengirim cek fisik memakan waktu, meningkatkan biaya pemrosesan, dan membuat lebih sulit bagi perusahaan untuk membayar tagihan tepat waktu. Automasi proses pembayaran meningkatkan efisiensi staf AP dengan menghilangkan tugas-tugas manual tersebut. Opsi pembayaran elektronik memberikan fleksibilitas yang lebih besar kepada perusahaan untuk memutuskan cara dan waktu pembayaran, memungkinkan mereka mempertahankan uang tunai lebih lama sambil menghindari biaya keterlambatan.
Automasi Accounts Payable dengan NetSuite
NetSuite membantu perusahaan menghemat uang, mengurangi risiko, dan meningkatkan efisiensi dengan mengotomatisasi seluruh proses penyelesaian tagihan vendor. NetSuite AP Automation menyediakan cara yang sederhana, cepat, dan aman untuk memproses faktur dan melakukan pembayaran. NetSuite mendigitalkan dan mengotomatisasi seluruh proses penyelesaian tagihan vendor, menghemat waktu dengan memudahkan pembayaran kepada pemasok dan membantu bisnis dalam mengembangkan seluruh proses accounts payable mereka, memungkinkan tim AP untuk mendukung pertumbuhan bisnis tanpa menambah jumlah karyawan.
- Menerima. Menangkap dan mengonversi faktur elektronik menjadi teks digital.
- Cocokkan. Otomatis mencocokkan faktur vendor dengan pesanan pembelian dan dokumen penerimaan.
- Setujui. Mengirimkan tagihan kepada personel yang tepat untuk ditinjau dan disetujui, dengan pengingat otomatis.
- Bayar. Melakukan pembayaran melalui kartu kredit virtual, ACH, atau cek dengan layanan perbankan yang terintegrasi yang disediakan oleh HSBC.
- Rekonsiliasi. Melacak status pembayaran dan melakukan rekonsiliasi transaksi dengan kontrol audit lengkap.
