Tim akuntansi yang berbasis data dan proaktif dapat mengalami transformasi yang luar biasa. Dan CFO (Chief Financial Officer) memahaminya: Survei Brainyard Musim Dingin 2021 tentang sekitar 150 pemimpin keuangan dan bisnis dari berbagai industri menunjukkan permintaan yang stabil dan berkelanjutan untuk penggunaan data yang lebih efektif, baik untuk mengidentifikasi area penghematan, mengevaluasi peluang investasi, atau memberikan pelaporan yang lebih baik dan indikator kinerja utama (KPI).
Para profesional akuntansi yang memanfaatkan business intelligence (BI) tidak hanya menikmati peningkatan produktivitas dan akurasi. Mereka mendapatkan wawasan untuk membuat keputusan yang lebih terinformasi dan lebih mampu berkontribusi pada kesuksesan dengan menyediakan data yang tepat pada waktu yang tepat kepada orang-orang yang tepat, baik pemangku kepentingan internal maupun klien.
Apa itu Business Intelligence?
Business intelligence adalah praktik yang didorong oleh teknologi untuk menganalisis data dengan mengembangkan indikator kinerja utama (KPI) dan memantau kinerja guna mendukung pengambilan keputusan. BI menyediakan tampilan historis, saat ini, dan prediktif dari operasi bisnis dalam bentuk visualisasi data yang mudah dipahami dan interaktif. Organisasi menggunakan perangkat lunak business intelligence untuk menganalisis data dan memberikan informasi tentang metrik kinerja, seperti keuangan, penjualan, pemasaran, atau operasi KPI. Dengan BI, perusahaan dapat melacak keuangan dengan cermat, mengoptimalkan rantai pasokan, dan membuat keputusan yang lebih baik dalam segala hal, mulai dari pemasaran hingga M&A.
Fungsi BI berpusat pada dashboard yang dapat disesuaikan dan dibangun di dalamnya, yang memungkinkan pelaporan dan analisis secara real-time berdasarkan database pusat. Para pengambil keputusan dapat mengidentifikasi perkecualian, tren, dan peluang serta menggali lebih dalam ke dalam metrik atau transaksi yang mendasarinya untuk mendapatkan detail yang lebih lengkap.
Sistem business intelligence memungkinkan seluruh organisasi untuk mengambil keputusan yang lebih baik dengan menganalisis volume data yang sangat besar dari semua lini bisnis. Cari sistem yang dapat diskalakan yang memungkinkan akses melalui perangkat mobile dari mana pun orang bekerja, serta menyediakan berbagai konektor dan integrasi untuk aplikasi Anda sehingga Anda dapat menggabungkan semua data yang diperlukan untuk menganalisis KPI yang dianggap penting oleh organisasi Anda.
Mengapa Business Intelligence Penting dalam Akuntansi?
Perangkat lunak manajemen keuangan yang didukung oleh BI membuat para profesional akuntansi lebih produktif dan meminimalkan kesalahan dengan otomatisasi pengumpulan dan analisis data. Setelah CFO menentukan KPI apa yang penting, BI menjaga metrik tersebut tetap terbaru dan tersedia dengan mudah melalui dashboard.
Sebagai contoh, sebuah dashboard aliran kas dapat dengan cepat menampilkan siklus konversi kas saat ini, rasio lancar dan rasio cepat, jumlah hari piutang, putaran pembayaran hutang, dan KPI lainnya dibandingkan dengan periode historis. Dan dashboard tersebut akan memberikan pembaruan secara berkelanjutan.
Tim akuntansi yang tidak secara manual mengumpulkan data ini dapat menghabiskan waktu untuk menginterpretasikannya dan berbagi wawasan dengan rekan bisnis.
Apakah Business Intelligence Berkaitan dengan Akuntansi? Bagaimana?
Akuntansi yang efisien sangat penting untuk kesuksesan bisnis, dan business intelligence dapat membantu meningkatkan kesuksesan akuntansi. Mari kita lihat contoh bagaimana kita dapat menghubungkan penggunaan BI oleh tim akuntansi dengan keberhasilan bisnis.
Misalnya, jika Anda adalah seorang pengecer yang menjual produk, dan Anda kehabisan stok untuk suatu item yang populer, pelanggan akan beralih ke situs pesaing. Oleh karena itu, memiliki tingkat persediaan yang tepat sangat penting bagi pengecer. Tingkat kehabisan stok (stockout rate) adalah sebuah KPI yang membantu dalam analisis persediaan – mengukur seberapa sering suatu item yang dipesan oleh pelanggan tidak tersedia.
Ambil contoh fiktif dari pengecer peralatan olahraga, VolleyTech. Awal musim sepak bola musim semi meningkatkan permintaan akan sepatu sepak bola, dan para pengelola VolleyTech mengetahui bahwa sepatu buatan produsen Inggris tertentu selalu cepat habis terjual setiap tahunnya, yang membuat pelanggan kecewa. Mereka berusaha memesan pasangan ekstra dalam ukuran paling populer, tetapi pimpinan ragu.
Dalam mempertimbangkan mengapa pengecer tersebut tidak ingin memesan cukup untuk menghindari kehabisan stok, salah satu faktornya mungkin adalah ketidakpastian mengenai arus kas. VolleyTech kesulitan dalam memproyeksikan pendapatan, sehingga memilih untuk menjalankan strategi pemesanan yang ketat dan pas sesuai dengan kebutuhan agar dapat menghemat biaya seperti penyimpanan, pengiriman, dan biaya impor. Selain itu, produsen tersebut, U.K. FootballWear, mengetahui bahwa sepatu sepak bolanya populer, sehingga dapat menuntut pembayaran di muka pada pesanan dari pengecer kecil seperti VolleyTech. Hal ini mengikat dana yang mungkin dibutuhkan untuk operasional atau gaji.
Dengan business intelligence, para akuntan VolleyTech dapat melakukan analisis dan proyeksi arus kas secara mendalam. Tim tersebut dapat menggunakan data seperti perkiraan pengeluaran operasional dan modal, data penjualan dan tingkat kehabisan stok historis, proyeksi saldo piutang dan utang, dan bahkan memasukkan sumber data eksternal seperti ramalan cuaca jangka panjang untuk bulan-bulan prime pembelian sepatu sepak bola di daerah di mana VolleyTech memiliki toko. Dengan informasi tersebut, perusahaan mungkin menemukan bahwa mereka dapat berinvestasi lebih banyak dalam persediaan. Hal ini menjaga kepuasan pelanggan dan mungkin mendapatkan status mitra yang lebih diunggulkan dengan U.K. FootballWear.
Bisakah Saya Menggunakan Taktik BI dalam Akuntansi?
Menggunakan taktik BI secara taktis dalam akuntansi akan meningkatkan status tim sebagai penasihat strategis yang dipercaya, seperti yang ditunjukkan oleh contoh di atas. Alat-alat business intelligence juga memberikan kemampuan kepada akuntan, termasuk profesional akuntansi yang dioutsourcing, untuk mengukur nilai mereka sendiri di dalam perusahaan atau untuk klien.
Pertimbangkan tentang KPI yang digunakan oleh para pemimpin untuk mengevaluasi efektivitas departemen akuntansi mereka. Sebagai contoh, rasio DSO (days sales outstanding) yang baik menunjukkan bahwa akuntan secara efektif mengumpulkan dana yang terutang oleh pelanggan. Namun, jika melihat lebih dalam, Anda akan melihat bahwa pengumpulan yang cepat didasarkan pada negosiasi yang efektif mengenai syarat pembayaran, serta kelompok piutang yang secara ketat mengelola kredit yang diberikan kepada pelanggan dan mengumpulkan utang yang belum terbayar dengan sedikit penghapusan.
Dashboard business intelligence membantu akuntan meningkatkan rasio DSO dengan, misalnya, mengatur peringatan untuk mengidentifikasi pelanggan yang membayar lebih lambat dan mungkin tidak lagi memiliki kredibilitas kredit.
BI berarti lebih sedikit kesalahan dan dokumentasi yang lebih lengkap, yang meningkatkan kinerja audit. Ini memungkinkan akuntan untuk menjelaskan konsep keuangan yang kompleks kepada pengguna bisnis dengan menghasilkan grafik dan visualisasi yang mudah dibaca, dan memungkinkan tim akuntansi untuk bekerja secara lebih efisien dengan otomatisasi tugas-tugas manual.
Taktis? Tentu saja – tetapi secara keseluruhan, memberikan keuntungan strategis.
Bagaimana Menggunakan BI untuk Mempengaruhi dan Meningkatkan Akuntansi
Penggunaan yang berhasil dari BI untuk mempengaruhi dan meningkatkan fungsi akuntansi bergantung pada seberapa cepat pengguna akhir dapat mengakses data dan mengubahnya menjadi pemahaman atau wawasan yang memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih akurat dan tepat waktu yang mengarah pada peningkatan profitabilitas dan kesuksesan bisnis.
Ketika mengevaluasi program Anda, tanyakan: Bagaimana kemampuan business intelligence sebenarnya digunakan? Apakah kita memiliki dashboard dan data yang mendukung tujuan akuntansi kami serta visi jangka panjang dan strategi keseluruhan organisasi?
Perhatikan juga tujuh area berikut ini.
Meningkatkan wawasan
Platform business intelligence memungkinkan tim akuntansi untuk menggabungkan data yang beragam dan menyampaikan wawasan dengan cara yang dapat memberikan “moments of discovery”.
Ambil contoh pengecer peralatan olahraga kita. Analisis ritel yang didorong oleh BI dapat menggunakan data perilaku pembelian dan tren ritel untuk menunjukkan bahwa pemain sepak bola muda tertarik untuk berkompetisi sepanjang tahun, dan liga sepak bola dalam ruangan bermunculan di beberapa negara bagian utara di mana VolleyTech beroperasi. Sepatu sepak bola tidak cocok untuk digunakan di dalam ruangan, jadi pengelola produk mungkin segera mencari sepatu yang terjangkau dengan ukuran dan desain yang sesuai dengan demografi yang paling tertarik bermain sepanjang tahun. Dengan menggunakan perangkat lunak BI untuk menganalisis data persediaan, VolleyTech dapat membuat proses pembelian dan distribusi untuk mendistribusikan persediaan ini ke daerah dengan fasilitas dan liga dalam ruangan.
Meningkatkan proses akuntansi
BI meningkatkan proses akuntansi dengan cara yang jelas – menggabungkan data, membuat dashboard secara lebih efisien, perencanaan dan penganggaran yang ditingkatkan – dan juga dalam area yang mungkin tidak terlihat dengan jelas.
Misalnya, survei Brainyard menunjukkan bahwa para pemimpin bisnis khawatir tentang dampak gangguan rantai pasok, dampak persisten pandemi, dan kekurangan bakat.
Tim akuntansi yang menggunakan BI dalam proses mereka dapat membantu mengatasi semua masalah ini:
- Visibilitas yang lebih baik ke dalam rantai pasok yang kompleks mengurangi risiko gangguan, dan BI berkaitan dengan visibilitas. Misalnya, perusahaan sedang mempertimbangkan onshoring dan lokalisisasi rantai pasokannya. Namun, ini mahal. Berapa banyak Anda dapat mengeluarkan untuk bahan baku dan tetap menguntungkan? Bagaimana pengaruh nilai tukar dan pengiriman terhadap biaya?
- Tim akuntansi dapat menggabungkan sumber data eksternal untuk meningkatkan proyeksi dan informasi keputusan keuangan ketika ekonomi pulih. Misalnya, situs data.gov pemerintah AS menawarkan akses gratis ke lebih dari 218.000 set data, termasuk sejumlah set data COVID-19, banyak di antaranya dapat diintegrasikan dengan dashboard BI.
- Mengatasi kekurangan bakat lebih mudah ketika perusahaan dapat merekrut tanpa harus khawatir tentang kedekatan dengan kantor fisik. Dengan alat BI, akuntansi dapat memecah data yang relevan sehingga semua tim departemen dapat bekerja pada anggaran kepala dan berkolaborasi secara remote menggunakan database pusat. Hal ini tidak hanya meningkatkan komunikasi antara akuntansi dan manajer perekrutan tetapi juga dapat meningkatkan proses rekrutmen.
Visualisasi data akuntansi
Visualisasi data akuntansi adalah proses menyajikan informasi keuangan secara dinamis dalam bentuk grafis. Visualisasi data yang efektif membantu para pengambil keputusan mengonsumsi informasi yang kompleks dalam cara yang dianggap intuitif dan holistik.
Ada manfaat yang jelas dalam kemampuan untuk memvisualisasikan data, termasuk wawasan “moments of discovery” yang telah kita bahas. Tetapi satu keuntungan lain yang sering diabaikan adalah bahwa jika Anda membuat konsumsi data menyenangkan, para pengambil keputusan dan pemangku kepentingan terkait akan meminta bantuan akuntansi untuk menggunakan dashboard lebih sering. Hal ini dapat mendorong investasi dalam sumber data baru dan sistem keuangan dengan BI yang terintegrasi.
Meningkatkan produktivitas
Salah satu manfaat utama dari peningkatan produktivitas yang diperoleh dari kemampuan BI dalam perangkat lunak akuntansi adalah kemampuan untuk meningkatkan skala tanpa perlu menambah jumlah karyawan.
Pertama, jenis dan volume data serta permintaan untuk analisis dan laporan cenderung bertambah seiring dengan pertumbuhan organisasi. Dengan perangkat lunak akuntansi yang memiliki kemampuan BI, sumber data baru dapat dengan mudah ditambahkan ke dalam dashboard. Selain itu, akuntansi dapat mengatur dashboard yang disesuaikan dan menghasilkan analisis secara otomatis, mengurangi upaya manual.
Dan tentu saja, business intelligence memungkinkan banyak proses keuangan diotomatisasi. Misalnya, katakanlah departemen akuntansi membutuhkan waktu berhari-hari untuk menyiapkan laporan keuangan bulanan menggunakan alat tradisional seperti spreadsheet. Dengan perangkat lunak yang memiliki kemampuan BI, grafik dan grafik dapat diekspor untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan laporan keuangan.
Pengambilan keputusan berbasis data
Para profesional akuntansi secara alami adalah pemimpin data. Katakanlah seorang manajer produk di VolleyTech memiliki perasaan bahwa pelanggan akan lebih banyak menghabiskan uang untuk garis bola sepak bola yang bersertifikat adil. Tim pemasaran setuju dan percaya bahwa menambahkan garis produk ini akan menjadi peluang penjualan.
Bagaimana akuntansi dapat membantu mengukur perasaan itu secara kuantitatif?
Taktik untuk menerapkan pengambilan keputusan berbasis data pada asumsi termasuk menerapkan metrik akuntansi biaya persediaan pada bola sepak bola adil yang lebih mahal, membantu menghitung harga jual dengan menambahkan biaya-plus untuk memperkirakan titik harga penjualan, dan membandingkannya dengan harga bola terbaik yang saat ini ada di stok. Semua data ini dapat membantu pengelola produk menentukan apakah produk baru tersebut masuk akal secara finansial.
Meningkatkan analisis produk dan pendapatan
Dengan BI, keuangan dapat mengumpulkan data dari berbagai sumber ke dalam dashboard yang disesuaikan untuk analisis mendalam yang akan menghasilkan cara untuk meningkatkan produk dan meningkatkan pendapatan.
Misalnya, katakanlah para pemimpin bisnis perlu mencari tahu apa yang menyebabkan penurunan pendapatan. Dengan menggali data yang relevan, mereka dapat mengidentifikasi departemen, kantor, atau wilayah tertentu yang kurang performa. Atau, mungkin ada faktor lain, seperti perwakilan penjualan baru yang mungkin tidak memiliki cukup pelatihan untuk tampil, atau peningkatan produk yang sementara menurunkan pendapatan.
Salah satu area yang perlu difokuskan adalah total pendapatan penjualan.
Pendapatan penjualan diakui dalam laporan laba rugi pada bulan di mana produk atau layanan itu disampaikan atau dipenuhi, sesuai dengan aturan GAAP untuk pengakuan pendapatan. Misalnya, katakanlah sebuah lokasi VolleyTech memutuskan untuk menawarkan kelas penjaga gawang secara langsung. Mereka mendaftarkan 40 siswa pada bulan Juni, masing-masing membayar $50 per sesi, dan mengumpulkan $2.500 dalam penerimaan. Tetapi hanya ada 20 sesi yang diadakan pada bulan Juni. Hanya 20 siswa itu yang dapat diakui pendapatannya, membuat pendapatan penjualan yang diakui untuk bulan Juni sebesar $1.250. Sisa $1.250 sesi yang dijadwalkan pada bulan Juli dicatat sebagai pendapatan tertunda. Dengan mempertimbangkan hal itu, apakah masuk akal untuk menambahkan instruktur lain untuk menggandakan jumlah kelas yang tersedia dalam satu bulan? BI dapat membantu memodelkan penambahan instruktur lain dalam satu bulan untuk menentukan apakah itu masuk akal secara finansial atau tidak.
Meningkatkan analisis KPI
Indikator kinerja utama, atau KPI, adalah metrik yang erat terkait dengan tujuan strategis bisnis. Para pemimpin harus mengidentifikasi metrik utama mereka sejak awal dan memperbarui daftar KPI tersebut secara berkala berdasarkan perubahan pasar, kondisi ekonomi, atau bisnis itu sendiri.
Setelah daftar KPI ditetapkan, perusahaan perlu menentukan angka yang mewakili keberhasilan – dan mengindikasikan masa-masa sulit di depan.
Misalnya, produsen sepatu sepak bola kita di Inggris mungkin melihat penurunan pesanan dari negara-negara Uni Eropa sebagai dampak Brexit. Jika perangkat lunak keuangan dan akuntansi mereka dilengkapi dengan BI, perusahaan tersebut dapat mengidentifikasi klien yang berisiko dan bekerja dengan tim FP&A (perencanaan dan analisis keuangan) untuk menjalankan skenario tentang bagaimana perusahaan masih dapat mencapai tujuan pendapatannya, misalnya dengan menawarkan diskon untuk meningkatkan ekspor ke distributor AS.
Meningkatkan Business Intelligence Anda dengan NetSuite ERP
Mengadopsi perangkat lunak dengan BI terintegrasi, seperti NetSuite Business Intelligence, dapat memberikan transparansi yang lebih baik terhadap kinerja perusahaan di semua departemen. Manfaat dari sistem yang terpadu yang dilengkapi dengan ERP termasuk gudang data terpusat dan pandangan tunggal tentang pelanggan, persediaan, dan keuangan di berbagai unit bisnis, lokasi, dan anak perusahaan.
Cari kemampuan untuk menyesuaikan dashboard dan memberikan akses kepada berbagai pemangku kepentingan melalui browser web, termasuk pada perangkat mobile. Tim akuntansi yang sibuk sebaiknya mencari kemampuan self-service agar kepala departemen dapat menghasilkan analisis sendiri dan mengumpulkan data apa pun yang mereka butuhkan untuk pengambilan keputusan.
Business intelligence merupakan pelengkap yang sempurna bagi para profesional akuntansi yang berbasis data. Ini membantu menghilangkan perkiraan atau pendapat dalam proses pengambilan keputusan dengan menyediakan hasil yang real-time dan faktual dibandingkan dengan tujuan bisnis. Ketika hasil ini dibagikan di seluruh perusahaan, keputusan dapat diambil dengan lebih cepat. Tim akuntansi tidak hanya menjadi mitra bisnis yang dipercaya tetapi juga memiliki informasi untuk meningkatkan proses bisnis dan kinerja.
