Bagaimana Perangkat Lunak Akuntansi Mengurangi Biaya Operasional

Bagaimana Perangkat Lunak Akuntansi Mengurangi Biaya Operasional

Salah satu faktor utama yang dipertimbangkan oleh organisasi ketika memutuskan untuk membeli dan menerapkan perangkat lunak akuntansi adalah potensinya untuk mengurangi biaya.

Gaji Tim Keuangan: Mengevaluasi Dampaknya terhadap Biaya Bisnis

Ketika menilai biaya akuntansi sebuah bisnis, salah satu faktor paling signifikan adalah gaji. Gaji akuntansi dapat dengan cepat bertambah, menjadikannya pertimbangan utama bagi organisasi mana pun. Berikut adalah gambaran umum tentang gaji rata-rata untuk berbagai peran akuntansi, menurut Salary.com:

  1. Akuntan Pajak I: Biasanya bertanggung jawab untuk memelihara dan menyiapkan pengembalian pajak, catatan pajak, jadwal pajak, dan laporan terkait. Gaji median untuk posisi ini adalah $54,491.
  2. Akuntan Pajak III: Peran ini melibatkan pemeliharaan dan penyiapan pengembalian pajak, termasuk pengembalian lokal, negara bagian, dan federal, serta menganalisis peraturan pajak. Gaji median untuk Akuntan Pajak III adalah $81,725.
  3. Akuntan Pelaporan Keuangan IV: Profesional ini menyiapkan dan memelihara pengembalian keuangan, menganalisis perubahan dalam peraturan, dan memastikan kepatuhan terhadap pedoman pelaporan SEC dan GAAP. Peran ini, yang biasanya membutuhkan pengalaman lebih dari tujuh tahun, memiliki gaji median sebesar $97,355.
  4. Akuntan Biaya III: Bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menganalisis laporan biaya serta melakukan audit biaya, Akuntan Biaya III meneliti catatan biaya yang tidak biasa dan memastikan alokasi data yang akurat. Gaji median untuk seseorang dengan pengalaman empat hingga tujuh tahun dalam peran ini adalah $82,479.

Meskipun perangkat lunak akuntansi tidak akan menghilangkan kebutuhan akan departemen akuntansi sepenuhnya, ia menawarkan beberapa manfaat penghematan biaya. Misalnya, perangkat lunak ini dapat mencegah kebutuhan untuk memperluas tim keuangan meskipun terjadi pertumbuhan perusahaan yang signifikan, memungkinkan seorang karyawan keuangan untuk beralih ke peran penjualan yang menghasilkan pendapatan, dan mengurangi waktu penutupan dari sembilan hari menjadi dua jam. Contoh-contoh ini menyoroti bagaimana perangkat lunak akuntansi dapat dengan cepat mengimbangi biayanya dengan mengurangi kebutuhan akan posisi tambahan di tim keuangan atau dengan menghilangkan posisi yang ada.

Sebagai contoh, jika perangkat lunak akuntansi menghilangkan kebutuhan akan satu Akuntan Pajak II, perusahaan dapat menghemat sekitar $245,715 selama tiga tahun. Penghematan yang substansial ini dapat secara signifikan berkontribusi terhadap biaya perangkat lunak. Namun, menghilangkan posisi keuangan yang bergaji hanyalah salah satu cara perangkat lunak akuntansi dapat mengurangi biaya. Kemampuan otomatisasi dan peningkatan efisiensinya menawarkan berbagai peluang penghematan biaya lainnya bagi bisnis.

Menyederhanakan Penagihan: Solusi Hemat Biaya untuk Bisnis Kecil dan Berkembang

Penagihan bisa menjadi tugas yang mahal dan memakan waktu bagi bisnis kecil dan berkembang. Proses ini melibatkan pemeliharaan file pelanggan dan produk, menghasilkan data penagihan, mengirimkan faktur kepada pelanggan, memposting penerimaan, dan menyelesaikan pertanyaan penagihan. Sebuah survei terhadap 896 organisasi mengungkapkan bahwa perusahaan dengan kinerja terburuk menghabiskan rata-rata $9 per faktur, perusahaan dengan kinerja terbaik menghabiskan $2, dan biaya median adalah $3,94 per faktur.

Perangkat lunak akuntansi yang terintegrasi dengan mulus dengan departemen lain dapat secara dramatis mengurangi biaya ini. Dengan secara otomatis menghasilkan dan mengirimkan faktur serta mengenali pembayaran, perangkat lunak semacam ini meminimalkan kebutuhan akan intervensi manual. Seiring pertumbuhan bisnis, volume penagihan meningkat, yang mengarah pada biaya yang lebih tinggi bagi mereka yang bergantung pada proses manual. Penagihan otomatis melalui perangkat lunak akuntansi tidak hanya mengurangi biaya tetapi juga meminimalkan kesalahan, meningkatkan hubungan dengan pelanggan yang dihargai, dan mendukung pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.

Peningkatan Visibilitas Bisnis

Sistem pencatatan terpusat yang dapat diakses oleh semua orang dalam organisasi memberikan visibilitas bisnis yang lebih besar. Pendekatan yang terpadu ini memastikan bahwa semua departemen selaras, memungkinkan bisnis untuk mencapai tujuan margin lebih efektif dan meningkatkan keuntungan.

Mengurangi Ketergantungan pada Excel

Bisnis tahap awal yang tidak memiliki perangkat lunak akuntansi modern sering mengandalkan spreadsheet Microsoft Excel untuk mengelola keuangan mereka. Meskipun Excel adalah alat yang berguna, Excel dapat memperkenalkan biaya tersembunyi yang sering diabaikan oleh banyak organisasi.

Beban Pelaporan Manual

Menggunakan Excel untuk pelaporan keuangan memerlukan peninjauan manual dan persiapan laporan. Misalnya, seorang Akuntan Biaya III, dengan gaji median sebesar $82,479, yang menghabiskan 30 jam sebulan untuk pelaporan menggunakan Excel, bisa saja mengalokasikan hampir $15,000 per tahun hanya untuk tugas pelaporan. Perangkat lunak akuntansi modern berbasis cloud menawarkan pembuatan laporan otomatis, memungkinkan bisnis untuk mengurangi staf akuntansi atau mengalokasikan sumber daya tersebut ke aktivitas yang lebih menguntungkan. Selain itu, rata-rata laporan didistribusikan kepada delapan orang yang berbeda, yang memperburuk beban kerja dan menunda waktu. Keuntungan dari otomatisasi terakumulasi dengan cepat, menghasilkan peningkatan efisiensi yang signifikan dan penghematan biaya.

Biaya Tinggi Akibat Kesalahan Entri Data

Kesalahan entri data dalam spreadsheet Excel dapat menyebabkan kerugian finansial yang signifikan. Misalnya, pada tahun 2003, TransAlta mengalami kerugian sebesar $24 juta akibat kesalahan cut-and-paste dalam spreadsheet Excel, yang menyebabkan pembangkit listrik tersebut membeli kontrak transmisi berlebihan. CEO Steve Snyder mengakui bahwa kesalahan tersebut tidak terdeteksi selama penyortiran dan pemeringkatan tawaran sebelum pengiriman.

Dalam contoh lain, Fannie Mae menemukan kesalahan sebesar $1,1 miliar dalam ekuitas pemegang saham akibat kesalahan perhitungan spreadsheet. Demikian pula, RedEnvelope kehilangan seperempat dari nilainya setelah melaporkan kerugian kuartal keempat yang disebabkan oleh margin yang terlalu tinggi berdasarkan kesalahan spreadsheet.

Meskipun tidak semua bisnis akan mengalami kesalahan sebesar ini, contoh-contoh ini menggambarkan potensi biaya tinggi akibat ketergantungan pada spreadsheet untuk manajemen keuangan.

Perangkat lunak akuntansi modern dapat mengurangi risiko ini dan dengan cepat membayar sendiri dengan mengurangi biaya, meningkatkan kepercayaan pada data keuangan, dan mendukung pengambilan keputusan yang tepat yang mendorong pertumbuhan bisnis. Platform cloud ERP NetSuite, misalnya, menawarkan fungsionalitas komprehensif di seluruh akuntansi, keuangan, dan pelaporan untuk bisnis di setiap tahap pertumbuhan. Ini membantu mengurangi biaya melalui peningkatan pelaporan, otomatisasi tugas manual, dan pengurangan kesalahan, serta menghemat biaya staf.

Kemampuan akuntansi NetSuite meliputi:

  • General Ledger Dinamis: Memungkinkan garis dampak GL khusus pada transaksi, memastikan pelacakan keuangan yang mendetail.
  • Segmen Kustom: Memastikan akurasi dan menghemat waktu dengan memungkinkan kategorisasi khusus data keuangan.
  • Akuntansi Multi-Buku: Menghilangkan duplikasi data dan mengurangi kebutuhan penyesuaian manual dalam proses akuntansi.
  • Piutang Usaha: Mengotomatiskan dan menyederhanakan operasi untuk meningkatkan manajemen arus kas.
  • Hutang Usaha: Menyederhanakan dan mengotomatiskan pemrosesan pengecualian untuk faktur yang tidak cocok, meningkatkan kontrol dan menyederhanakan proses.
  • Kepatuhan Pajak Global Otomatis: Memastikan kepatuhan terhadap peraturan pajak di berbagai yurisdiksi.
  • Manajemen Aset Tetap: Mengontrol seluruh siklus hidup aset yang dapat dan tidak dapat didepresiasi.
  • Manajemen Kas: Memberikan pandangan lengkap tentang arus kas dan posisi keuangan perusahaan.
  • Manajemen Pembayaran: Memusatkan dan menyederhanakan proses pembayaran untuk memenuhi semua preferensi pelanggan.

Referensi:

Summary
Bagaimana Perangkat Lunak Akuntansi Mengurangi Biaya Operasional
Article Name
Bagaimana Perangkat Lunak Akuntansi Mengurangi Biaya Operasional
Description
Temukan bagaimana perangkat lunak akuntansi mengurangi biaya, meminimalkan kesalahan, dan meningkatkan efisiensi bisnis dengan otomatisasi dan manajemen keuangan yang komprehensif.
Publisher Name
ABJ Cloud Solutions
Publisher Logo