Menurut Survei Prioritas Keuangan Brainyard Musim Panas 2020, 71% peserta mengidentifikasi “menemukan area untuk penghematan” sebagai tujuan utama bagi tim keuangan. Angka ini menunjukkan peningkatan yang signifikan dibandingkan dengan 61% pada musim semi 2020 dan 53% pada musim dingin 2019.
Jelas bahwa manajemen biaya telah menjadi fokus penting bagi bisnis, terutama belakangan ini. Namun, proses pemangkasan pengeluaran jarang berjalan dengan mudah. Tantangannya adalah mengurangi biaya tanpa mengorbankan kualitas produk atau layanan, moral karyawan, atau potensi pertumbuhan.
Tantangan ini menjadi fokus utama dalam pekerjaan Michael Hammelburger. Sebagai CEO dari Expense Reduction Group, Hammelburger mengkhususkan diri dalam membimbing perusahaan untuk memotong biaya dengan memeriksa area yang sering diabaikan yang mungkin tidak dipertimbangkan oleh para pemimpin pada awalnya.
Jika perusahaan Anda ingin memperketat anggaran, pertimbangkan untuk mengeksplorasi wawasan ini. Berikut adalah lima sumber pengeluaran yang tidak perlu yang diidentifikasi oleh Hammelburger, beserta tips praktis untuk mengurangi pemborosan.
5 Area Berdampak Tinggi untuk Memangkas Anggaran Anda
1. Healthcare
Biaya kesehatan terus meroket, memberikan beban yang semakin besar bagi baik pemberi kerja maupun karyawan. Menurut survei dari Kaiser Family Foundation, premi rencana keluarga naik sebesar 5% pada tahun 2019, yang membuat biaya rata-rata untuk cakupan keluarga yang didanai pemberi kerja melebihi $20.000. Biasanya, pemberi kerja menanggung 71% dari biaya ini, sementara karyawan bertanggung jawab atas sisa sebagian.
Pandangan ini semakin mengkhawatirkan setelah analisis dari Covered California yang memprediksi kenaikan premi nasional sebesar 4% hingga 40% — atau lebih — pada tahun 2021, yang didorong secara signifikan oleh dampak pandemi COVID-19.
“Perawatan kesehatan jelas sangat mahal,” kata Hammelburger. “Ini mewakili biaya administrasi terbesar setelah penggajian. Menguranginya bahkan 20% dapat menjadi transformatif.”
Namun, pemangkasan biaya seharusnya tidak mengorbankan kualitas cakupan, karena hal ini dapat merusak upaya untuk menarik dan mempertahankan profesional yang terampil. Sebagai gantinya, The Bottom Line Group menyarankan untuk menerapkan strategi pengelolaan biaya perawatan kesehatan tanpa mengorbankan kualitas layanan. Strategi-strategi ini meliputi:
1. Manfaatkan Data dan Analitik Kesehatan
Menilai klaim kesehatan, rujukan, dan hasil sebelumnya untuk mengidentifikasi pola. Dengan memanfaatkan data ini, pemberi kerja dapat mengarahkan karyawan ke penyedia layanan kesehatan yang berkinerja terbaik, yang mengoptimalkan perawatan dan efisiensi biaya.
2. Terapkan Solusi Telemedicine
Telemedicine tidak hanya menawarkan kenyamanan, tetapi juga penghematan biaya yang substansial. Pemberi kerja dapat menghemat hingga $500 per episode untuk masalah kesehatan umum, yang berpotensi mengurangi total pengeluaran kesehatan tahunan hingga 11%. COVID-19 juga telah menormalkan konsultasi video, menjadikannya pilihan yang lebih diterima oleh karyawan.
3. Adopsi Manajemen Kasus Medis
Manajemen kasus medis memastikan bahwa karyawan menerima perawatan yang tepat pada waktu dan tempat yang tepat, membantu mengontrol biaya sambil menjaga standar perawatan.
4. Perkenalkan Harga Berdasarkan Referensi
Pendekatan ini menetapkan harga yang telah ditentukan sebelumnya untuk layanan kesehatan tertentu, meminimalkan variabilitas biaya. Tanpa pendekatan ini, harga untuk layanan yang identik dapat berbeda secara signifikan, yang memengaruhi pengeluaran keseluruhan.
5. Dorong Perbandingan Harga untuk Layanan
Motivasi karyawan untuk membandingkan harga untuk layanan kesehatan non-darurat. Misalnya, mengunjungi klinik spesialis tidak selalu diperlukan untuk menangani keseleo ringan. Beberapa penyedia asuransi menawarkan alat perbandingan untuk membantu karyawan menemukan penyedia yang sesuai dengan harga terbaik. Jika penyedia asuransi Anda tidak menyediakan alat ini, ada baiknya untuk menanyakan alasan di baliknya.
Dengan menerapkan langkah-langkah ini, perusahaan dapat mengelola biaya kesehatan dengan efektif sambil menjaga kualitas, memastikan kesehatan finansial dan kepuasan karyawan.
2. Biaya Pengiriman
Meskipun sering diabaikan sebagai sumber penghematan potensial, pengiriman merupakan biaya besar bagi banyak bisnis kecil. Hammelburger memperkirakan bahwa 80% perusahaan membayar lebih untuk pengiriman — biaya yang dapat dikurangi dengan beberapa langkah strategis.
Belanja Perbandingan
Apakah Anda yakin bisnis Anda menggunakan opsi pengiriman yang paling hemat biaya untuk setiap paket dan tujuan? Dengan berbagai penyedia pengiriman seperti USPS, UPS, FedEx, dan sejumlah penyedia regional yang lebih kecil, biaya dan tingkat layanan dapat bervariasi secara signifikan. Evaluasi opsi Anda secara berkala untuk memastikan Anda tidak melewatkan tarif yang lebih baik. Ini sangat relevan untuk bisnis yang menangani pengembalian barang, di mana peluang penghematan yang signifikan sering kali dapat ditemukan.
Negosiasi Tarif
Manfaatkan volume pengiriman Anda untuk menegosiasikan tarif yang lebih baik. Perusahaan pengiriman menetapkan jadwal harga bertingkat berdasarkan seberapa banyak yang dikirim oleh sebuah perusahaan — semakin banyak Anda mengirim, semakin baik tarif Anda. Jika bisnis Anda mengirimkan sejumlah besar paket, penyedia sering kali bersedia menawarkan diskon untuk mempertahankan bisnis Anda. Ingat, diskon ini biasanya tidak dipromosikan, jadi Anda perlu memulai percakapan untuk mendapatkan tarif yang lebih rendah.
Diskon Pengiriman Online
Melakukan pembayaran pengiriman secara online dapat menghasilkan penghematan yang mengesankan. USPS menawarkan diskon perangko online, dan platform seperti Endicia dan Stamps.com — keduanya penyedia yang disahkan oleh USPS — menjual perangko dengan tarif yang lebih rendah daripada yang tersedia di kantor pos fisik. Selain itu, jika Anda menggunakan USPS Priority Mail atau Priority Mail Express, periksa Express 1, mitra yang menyediakan tarif pengiriman diskon.
Asuransi Pihak Ketiga
Memilih asuransi pihak ketiga daripada asuransi yang disediakan oleh penyedia pengiriman dapat mengurangi biaya secara signifikan. Penyedia pengiriman biasanya mengenakan biaya sekitar 85 sen per $100 cakupan asuransi, dengan biaya minimum $2,55. Sebaliknya, penyedia asuransi pihak ketiga mengenakan biaya sekitar 55 sen per $100, yang mengarah pada penghematan besar dari waktu ke waktu, terutama untuk bisnis yang mengirimkan volume tinggi.
Pilihan Kemasan Cerdas
Kemasan dapat menjadi biaya tersembunyi lain yang cepat bertambah. Tinjau praktik kemasan Anda untuk memastikan Anda menggunakan ukuran yang tepat untuk setiap pengiriman. Penyedia pengiriman menetapkan biaya mereka berdasarkan ukuran, berat, dan tujuan, jadi bahkan penyesuaian kecil untuk mengurangi dimensi dan berat paket dapat menghasilkan penghematan yang signifikan. Selain itu, menggunakan kemasan yang disediakan oleh penyedia pengiriman dapat membantu Anda menghindari biaya dimensi, yang dikenakan ketika sebuah paket melebihi batas ukuran tertentu. Penyedia besar seperti USPS, FedEx, dan UPS juga menawarkan perlengkapan pengiriman gratis yang dapat mengurangi biaya lebih lanjut.
Pembayaran di Muka dalam Jumlah Besar
Membeli dalam jumlah besar dapat menghasilkan penghematan lebih dari sekadar perlengkapan kantor. Membeli perlengkapan pengiriman dan label yang dibayar di muka dalam jumlah besar dapat membuka diskon hingga 20% dengan penyedia besar seperti FedEx dan UPS. Strategi ini dapat sangat berguna untuk bisnis dengan volume pengiriman yang dapat diprediksi, memungkinkan mereka untuk mengamankan biaya yang lebih rendah di muka.
Dengan menerapkan strategi-strategi praktis ini, bisnis dapat mengurangi biaya pengiriman secara signifikan tanpa mengorbankan kualitas layanan.
3. Asuransi Kompensasi Pekerja
Mirip dengan asuransi kesehatan, asuransi kompensasi pekerja sangat penting namun sering kali terlalu mahal. Bahkan, Hammelburger memperkirakan bahwa 75% bisnis membayar lebih dari yang seharusnya untuk cakupan ini.
Pencegahan dan Keamanan Dulu
Cara paling efektif untuk mengontrol biaya kompensasi pekerja adalah dengan mencegah cedera di tempat kerja sejak awal. Ini melibatkan penerapan langkah-langkah keselamatan proaktif, strategi pencegahan bahaya yang komprehensif, dan program pelatihan untuk karyawan. Investasi dalam budaya keselamatan yang kuat dapat secara signifikan mengurangi kemungkinan terjadinya kecelakaan. Selain itu, memiliki program “Kembali Bekerja” yang terstruktur dapat membantu menyatukan kembali karyawan yang cedera dengan aman, yang membantu mengelola dan menurunkan pengeluaran asuransi.
Tinjau Polis untuk Akurasi
Memastikan bahwa polis asuransi kompensasi pekerja Anda akurat sangat penting. Kesalahan dalam pelaporan penggajian bisa berakibat mahal—pelaporan yang kurang dapat memicu audit yang berat, sementara pelaporan yang berlebihan secara tidak perlu mengurangi arus kas. Meninjau data penggajian secara berkala untuk memastikan akurasi memastikan bahwa Anda hanya membayar untuk apa yang diperlukan.
Verifikasi Kode Kelas
Kode kelas kompensasi pekerja, yang diberikan untuk mengkategorikan peran pekerjaan, adalah area lain di mana kesalahan sering terjadi. Klasifikasi yang salah dapat menyebabkan pembayaran lebih atau denda yang substansial. Baik kesalahan ini terjadi secara tidak sengaja atau terabaikan, hal ini dapat memiliki dampak keuangan yang signifikan, dan dalam beberapa kasus, dapat menyebabkan masalah hukum.
Tingkat Kesalahan dan Penilaian Industri
Kesalahan bukan hanya milik pemberi kerja. Industri asuransi itu sendiri memiliki “rasio kesalahan” lebih dari 27%, menurut EHS Today, sebuah publikasi yang fokus pada keselamatan dan kesehatan kerja. Salah satu area penting yang perlu diperhatikan adalah Experience Modification Rating (EMR), yang mencerminkan catatan keselamatan perusahaan dan langsung memengaruhi biaya premi. Ketidakakuratan dalam peringkat ini bisa berarti bisnis Anda dikenakan biaya lebih tinggi akibat kesalahan dari pihak asuransi.
Peran Tim Keuangan
Mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan ini memerlukan waktu dan keahlian khusus. Jika biaya asuransi Anda tampaknya terlalu tinggi, Hammelburger menyarankan untuk meminta auditor pihak ketiga yang independen untuk memeriksa polis Anda. Audit ini dapat mengungkapkan ketidaksesuaian yang tersembunyi yang dapat menyebabkan premi Anda lebih tinggi.
Memanfaatkan Organisasi Pemberi Kerja Profesional (PEO)
Bagi bisnis kecil hingga menengah, bermitra dengan Organisasi Pemberi Kerja Profesional (PEO) dapat menjadi solusi praktis untuk mengoptimalkan pengeluaran kompensasi pekerja. PEO menawarkan akses ke skala ekonomi, yang dapat membantu merampingkan arus kas dengan mengurangi atau menghilangkan pembayaran uang muka untuk asuransi dan mengambil alih sebagian beban administratif dalam mengelola polis kompensasi pekerja.
Dengan mengadopsi langkah-langkah ini, bisnis dapat mengurangi pengeluaran yang tidak perlu dan meningkatkan kesehatan keuangan secara keseluruhan sambil tetap mempertahankan cakupan yang penting.
4. Kontrak Mahal
Barang yang disewa dan layanan berulang seperti peralatan kantor, telekomunikasi, dan kewajiban kontraktual lainnya mungkin terlihat tidak dapat diubah. Kata “kontrak” seringkali menyiratkan kekakuan, namun sering kali ada peluang yang terlewatkan untuk memotong biaya dalam perjanjian ini.
Menemukan Penghematan yang Tersembunyi
Mulailah dengan meninjau kontrak yang ada untuk layanan dan peralatan sewaan. Misalnya, audit pengeluaran telekomunikasi dapat mengungkapkan saluran telepon atau perangkat yang tidak digunakan lagi, yang masih terdaftar atas nama karyawan sebelumnya. Seiring dengan semakin umum pekerja jarak jauh, evaluasi apakah jumlah printer, fotokopi, dan peralatan kantor serupa masih diperlukan. Penilaian ulang atas aset-aset ini dapat menghasilkan penghematan yang signifikan.
Manajemen Kontrak Proaktif
Saat menganalisis kontrak, catat tanggal berakhirnya dan buat pengingat beberapa bulan sebelumnya. Praktik ini membantu Anda menghindari pembaruan otomatis dengan syarat yang sama. Sebagai gantinya, gunakan periode ini untuk merundingkan ulang dan mendapatkan kondisi yang lebih baik. Meninjau kembali perjanjian ini memungkinkan penyesuaian yang menghilangkan layanan yang tidak perlu dan mendapatkan tarif yang lebih kompetitif, seringkali mencerminkan kondisi yang lebih baik daripada yang ada dalam perjanjian awal.
Wawasan dari Ahli Industri
“Kebanyakan perusahaan mengabaikan peluang ini dan terkejut dengan jumlah uang yang terbuang setiap bulan untuk sewa,” kata Hammelburger. “Seringkali lebih mudah dari yang diperkirakan untuk melakukan perubahan yang berdampak. Sekitar 98% bisnis yang kami tinjau menemukan ruang untuk pengurangan biaya.” Ini menunjukkan potensi nilai dalam meninjau kembali kontrak Anda, terutama jika kontrak tersebut sudah berjalan otomatis selama bertahun-tahun.
Perusahaan Spesialis Review Kontrak
Pertimbangkan untuk melibatkan perusahaan yang mengkhususkan diri dalam mengaudit kontrak telekomunikasi dan layanan. Spesialis ini fokus pada menemukan peluang penghematan biaya dalam perjanjian yang ada, sering kali dengan imbalan persentase dari penghematan yang diperoleh. Proses ini biasanya tanpa risiko bagi perusahaan, karena perusahaan hanya dibayar ketika penghematan terwujud.
Negosiasi Terbuka dengan Vendor
Bahkan jika kontrak Anda belum waktunya untuk pembaruan, membuka diskusi dengan pemasok Anda tetap dapat bermanfaat. Vendor mungkin bersedia untuk merundingkan ulang agar dapat mempertahankan bisnis Anda, menawarkan opsi seperti biaya bulanan yang lebih rendah atau syarat pembayaran yang lebih fleksibel. Memulai dialog ini dapat menghasilkan kesepakatan yang sementara mengurangi tekanan keuangan sambil meletakkan dasar untuk penghematan yang lebih signifikan ketika waktu pembaruan tiba.
Dengan mengambil langkah-langkah proaktif ini, perusahaan dapat mengelola kontrak mereka dengan efektif dan mengurangi pengeluaran yang tidak perlu, meningkatkan hasil keuangan tanpa mengorbankan kebutuhan operasional.
5. Negosiasi Pembayaran Vendor
Vendor, seperti penyedia layanan kantor dan penyewaan peralatan, sering kali memiliki fleksibilitas yang dapat dimanfaatkan ketika arus kas sedang terbatas. Manfaat dari merundingkan ulang syarat pembayaran bisa melampaui bantuan sementara, bahkan berpotensi membentuk dasar untuk penghematan jangka panjang.
Mulai dengan Strategi
Sebelum menghubungi vendor, kembangkan rencana yang matang. Pendekatan yang tidak terorganisir bisa merusak hubungan atau menghasilkan kesepakatan yang tidak menguntungkan. Mulailah dengan mempelajari rincian setiap kontrak, termasuk klausul pembatalan, biaya, dan denda. Pengetahuan ini memastikan Anda memahami posisi dan opsi yang Anda miliki sebelum memasuki negosiasi.
Jelaskan Kebutuhan dan Tujuan Anda
Vendor umumnya lebih suka memenuhi permintaan klien daripada berisiko kehilangan mereka. Jelaskan dengan jelas penyesuaian yang Anda butuhkan untuk tetap bertahan, seperti tarif yang lebih rendah atau jadwal pembayaran yang dimodifikasi. Bersikap transparan mengenai durasi dan sifat masalah arus kas yang Anda hadapi—ini memungkinkan vendor untuk menawarkan solusi yang disesuaikan yang dapat meringankan beban keuangan Anda.
Temukan Manfaat Bersama
Negosiasi adalah sebuah kemitraan, dan setiap kesepakatan yang direvisi harus menguntungkan kedua belah pihak. Vendor menetapkan syarat pembayaran untuk menjaga kesehatan keuangan mereka, jadi pertimbangkan bagaimana perusahaan Anda dapat menciptakan nilai tambah. Misalnya, berkomitmen untuk melakukan pemesanan yang lebih besar atau lebih sering di masa depan bisa memotivasi pemasok untuk menawarkan konsesi saat ini. Demikian pula, memperkenalkan vendor kepada pasar baru atau kontak industri bisa menjadi insentif. Sebuah contoh yang disorot oleh Harvard Business Review menunjukkan hal ini: sebuah perusahaan minuman mendapatkan diskon 10% dengan setuju untuk menggunakan produk pemasok di dua pasar tambahan.
Pendekatan dengan Pola Pikir Win-Win
Negosiasi yang efektif menggabungkan ketegasan dengan fleksibilitas. Salah satu cerita ilustratif adalah kisah Matt Harrington, pemain bisbol yang dipilih lima kali tetapi tidak pernah ditandatangani karena pembicaraan kontrak yang kontroversial. Sebaliknya, negosiasi kontrak pemain NHL Zdeno Chara dengan Boston Bruins pada tahun 2010 dipuji sebagai saling menguntungkan. Mulailah dengan permintaan yang ambisius, tetapi siap untuk beradaptasi. Pendekatan yang seimbang dan kooperatif lebih mungkin menghasilkan hasil yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.
Menavigasi negosiasi pembayaran vendor dengan perencanaan yang matang, transparansi, dan fokus pada manfaat bersama dapat memperkuat hubungan bisnis sambil meningkatkan arus kas. Dengan menjaga kepentingan kedua belah pihak, perusahaan dapat mencapai penyesuaian yang praktis dan bertahan lama yang mendukung stabilitas keuangan tanpa mengorbankan kemitraan yang penting.
Manajemen Pengeluaran Strategis untuk CFO Menggunakan NetSuite
Memulai strategi pengurangan pengeluaran adalah tugas yang menantang bagi CFO. Tantangan yang ada tidak hanya terletak pada keseimbangan anggaran, tetapi juga dalam mempertahankan kepercayaan karyawan dan memastikan stabilitas produk serta layanan yang mendorong operasional. Bahkan dalam kondisi yang optimal, manajemen pengeluaran memerlukan pertimbangan yang cermat untuk menghindari stagnasi pertumbuhan.
Ketakutan akan menghambat pertumbuhan saat memotong biaya adalah kekhawatiran yang sah bagi para pemimpin keuangan. Keputusan terburu-buru dengan mudah dapat berujung pada kemunduran untuk inovasi dan ekspansi.
Michael Hammelburger, CEO dari Expense Reduction Group, mencatat, “Memotong pengeluaran untuk tetap bertahan itu seperti pedang bermata dua. Meskipun menghilangkan biaya yang tidak perlu adalah bijaksana, dalam masa yang penuh tantangan, seringkali pemotongan biaya malah tanpa sengaja membatasi pertumbuhan.”
Menerapkan Praktik Terbaik melalui NetSuite
Memanfaatkan solusi ERP berbasis cloud seperti NetSuite dapat menjadi faktor penentu dalam menjalankan rencana manajemen pengeluaran yang cerdas dan terstruktur. NetSuite menawarkan berbagai alat yang memungkinkan CFO untuk melakukan analisis biaya yang transparan, perencanaan keuangan yang dioptimalkan, dan pengambilan keputusan yang efektif. Dengan memusatkan data keuangan, NetSuite memungkinkan tim keuangan untuk mengidentifikasi pengeluaran yang tidak penting, memantau tren, dan menetapkan strategi berbasis data yang selaras dengan tujuan bisnis.
Dengan kemampuan pelaporan yang komprehensif dan visibilitas real-time terhadap keuangan, CFO dapat bergerak lebih jauh dari sekadar tindakan reaktif. Sistem ini mendukung analitik prediktif dan peramalan, memungkinkan bisnis untuk mendekati pemotongan biaya dengan pola pikir proaktif. Hal ini mengurangi risiko pemotongan sembarangan yang berpotensi menghambat pertumbuhan.
Pelajaran dan Praktik Terbaik untuk Pengurangan yang Berkelanjutan
Wawasan historis dari kemerosotan ekonomi di masa lalu menekankan pentingnya pemotongan biaya yang bijaksana. Perusahaan yang berhasil selama masa-masa sulit sering kali memiliki satu kesamaan: perencanaan keuangan yang strategis. Dengan NetSuite, organisasi dapat menerapkan pelajaran ini dengan menggunakan alat otomatis untuk memeriksa pengeluaran tanpa menghambat fungsi yang penting.
Kemampuan manajemen keuangan NetSuite juga memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi rencana pengeluaran modal secara efektif. Dengan mengintegrasikan modul anggaran dan perencanaan skenario yang fleksibel, CFO dapat terus mengalokasikan sumber daya untuk inisiatif pertumbuhan yang kritis sambil memangkas inefisiensi di tempat lain.
Membangun Budaya Pengeluaran yang Strategis
Pengurangan biaya seharusnya tidak menimbulkan kecemasan dalam tim atau mendorong pemotongan mendadak yang merusak kesehatan bisnis. Lingkungan kolaboratif di NetSuite dapat dimanfaatkan untuk mendorong komunikasi terbuka antar departemen, membantu karyawan memahami bahwa penyesuaian strategis bertujuan untuk memperkuat visi jangka panjang perusahaan. Pendekatan ini mengurangi ketidakpastian dan mempromosikan komitmen bersama terhadap praktik keuangan yang berkelanjutan.
Kesimpulan
Bagi CFO, manajemen pengeluaran tidak harus identik dengan kompromi. Dengan alat seperti NetSuite, organisasi dapat memotong biaya secara metodis, melindungi masa depan mereka tanpa menghentikan momentum. Manajemen pengeluaran yang sadar, yang didukung oleh analisis data yang mendalam dan perencanaan strategis, memastikan bahwa perusahaan tidak hanya bertahan selama periode yang sulit tetapi juga memposisikan diri untuk berkembang seiring perubahan lanskap ekonomi.
