Singkatnya:
- Aliran kas telah lama menjadi tantangan utama bagi bisnis kecil, dan pelanggan yang terus gagal memenuhi persyaratan kredit adalah kontributor utama masalah ini.
- Perusahaan dapat menawarkan diskon, memberlakukan denda, melaporkan riwayat pembayaran kepada kreditur, dan lain-lain untuk mendorong pembayaran tepat waktu dari klien.
- Kartu kredit, garis kredit, faktoring AR / pembiayaan, dan strategi pendanaan lainnya adalah opsi pendanaan yang layak yang dapat membantu bisnis mendapatkan kas yang dibutuhkan saat AR tertinggal.
Bagi banyak pemimpin bisnis kecil, arus kas adalah kekhawatiran yang mengganggu dan tidak pernah berakhir. Kurangnya modal adalah salah satu masalah terbesar mereka: 43% mengatakan bahwa menutupi biaya operasional adalah tantangan keuangan teratas mereka, dan 86% mengatakan bahwa mereka perlu mencari pendanaan tambahan atau mengurangi biaya jika pendapatan berhenti selama dua bulan, menurut Survei Kredit Bisnis Kecil Federal Reserve yang dilakukan pada akhir 2019.
Namun, tidak semua tantangan arus kas adalah kesalahan dari pemilik bisnis kecil. Ini sering merupakan hasil dari saldo piutang yang meningkat dan pembayaran klien yang terlambat yang terlalu banyak pemilik atau pemimpin yang memperlakukannya sebagai masalah yang tidak dapat dihindari yang harus mereka atasi.
Pembayaran yang terlambat adalah masalah yang sangat besar di dunia B2B, di mana kredit perdagangan adalah umum dan pembayaran biasanya tidak jatuh tempo pada saat pembelian. Bisnis AS memiliki tagihan yang belum diselesaikan sebesar $3 triliun pada setiap hari tertentu, menurut laporan dari PYMNTS dan Fundbox. Dan 68% perusahaan yang menerima setidaknya setengah dari pembayaran mereka terlambat melaporkan bahwa arus kas adalah masalah.
Virus corona tidak membantu memperbaiki masalah tersebut: Experian mencatat bahwa jumlah bisnis kecil dengan tagihan tertunda 31-90 hari meningkat sedikit pada kuartal kedua 2020, dan lembaga kredit tersebut memperkirakan tren tersebut akan terus berlanjut dalam beberapa bulan mendatang.
Pemilik bisnis kecil tahu betapa sulitnya mengumpulkan piutang, dan ketika Anda tidak bisa mendapatkan uang dari pembeli, itu bisa menjadi masalah ketika tagihan bisnis sendiri mulai jatuh tempo. Beberapa organisasi mungkin memiliki jadwal yang berbeda untuk piutang dagang dan utang dagang, seperti net 30 vs net 60, yang membuat mereka dalam situasi yang sangat sulit.
Menurut pandangan kami, ada dua cara untuk menyelesaikan masalah ini: meyakinkan lebih banyak pelanggan untuk membayar tepat waktu, atau memperoleh akses ke modal untuk melalui masa-masa sulit ketika dana semakin menipis.
Cara pertama bersifat proaktif dan merupakan solusi yang diinginkan, tetapi seringkali lebih mudah diucapkan daripada dilakukan dan bukan tiket emas untuk semua bisnis. Ini terutama berlaku ketika bekerja dengan perusahaan besar yang menyadari kekuatan mereka untuk membayar Anda dengan ketentuan yang mereka pilih. Namun, kedua opsi tersebut dapat memberikan injeksi kas yang dibutuhkan pemilik bisnis kecil untuk menghindari masalah keuangan pada periode pembayaran gaji selanjutnya atau merasa stres karena utang dagang tertunda.
Pendekatan #1: Mendorong Pelanggan untuk Membayar Tepat Waktu
Untuk bisnis kecil yang berjuang untuk mengambil setiap dolar dari pelanggan mereka dan sering menerima pembayaran hari atau minggu setelah tanggal jatuh tempo, taktik-taktik ini dapat mendorong penyelesaian yang lebih cepat:
1. Memberikan insentif untuk pembayaran dini, dan memberikan sanksi bagi pelanggan yang membayar terlambat
Strategi yang populer adalah memberikan diskon kecil – 5% adalah umum – jika pelanggan membayar pada atau sebelum tanggal jatuh tempo. Ini adalah salah satu langkah pertama yang harus dilakukan oleh bisnis kecil yang memperhatikan kenaikan saldo AR-nya, menurut Paul Miller, seorang CPA dan pendiri firma akuntansi Miller & Company, LLP. Ini memberikan insentif finansial langsung kepada pembeli untuk tetap mengontrol pembayaran. Dan, uang yang mungkin Anda rugikan dengan memberikan diskon bisa membayar sendiri dengan memberikan Anda uang tunai segera, yang kemudian dapat Anda gunakan untuk inisiatif yang akan membantu pertumbuhan perusahaan.
Demikian juga, jika klien terlambat, jangan ragu untuk memberi mereka denda keterlambatan, bunga, dan/atau biaya keuangan. Kebenaran sedih: Banyak pelanggan membutuhkan insentif agar tidak membayar tagihan terlambat. Lindemann Chimney Supply, seorang distributor alat dan peralatan perapian, biasanya menambahkan biaya keuangan ketika tagihan terlambat 15-30 hari. Para pemimpin telah menemukan bahwa ini sering memicu respons dari pelanggan.
2. Teliti prospek pelanggan dengan baik
Lakukan riset pada semua calon pelanggan sebelum Anda menandatangani kontrak atau menerima mereka sebagai pelanggan. Periksa riwayat kredit pembeli, dan minta referensi untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang apa yang diharapkan dari pelanggan tersebut. Hal ini membantu Anda menghindari klien yang membayar lambat sebelum mereka menjadi masalah.
“Saya katakan kepada pemilik bisnis bahwa setiap kali Anda memberikan sesuatu tanpa dibayar penuh di muka – apakah itu waktu Anda, keahlian Anda, staf Anda, atau barang Anda – Anda adalah seorang pemberi pinjaman, dan pemberi pinjaman memeriksa kredit dan mencoba mengelola risiko,” kata Gerri Detweiler, direktur pendidikan untuk Nav, penyedia layanan keuangan untuk bisnis kecil.
Beberapa perusahaan mungkin tidak memiliki riwayat kredit, baik karena vendor mereka saat ini tidak melaporkan atau karena mereka belum lama berdiri, dalam hal ini referensi menjadi lebih penting. Meskipun laporan kredit bisnis lebih mahal daripada yang konsumen, beberapa layanan yang berbeda menawarkan paket untuk memeriksa kredit dari beberapa klien prospektif.
3. Laporkan pelanggan ke biro kredit
Perusahaan memperhatikan kredit mereka karena ini mempengaruhi kemampuan mereka untuk memenuhi syarat untuk pinjaman, garis kredit, dan mungkin melakukan bisnis dengan mitra baru (jika mitra tersebut memeriksa laporan). Melaporkan riwayat pembayaran pelanggan ke biro kredit seperti Dun & Bradstreet, Experian, dan Equifax memberi mereka motivasi tambahan untuk membayar tepat waktu.
Jika Anda memutuskan untuk mulai melaporkan riwayat pembayaran pelanggan, pastikan Anda memberi tahu mereka tentang ini terlebih dahulu dan mengekspresikan bahwa ini adalah bagian dari kebijakan perusahaan. Jika klien secara konsisten terlambat, mungkin layak memberikan peringatan kedua bahwa Anda melaporkan riwayat mereka dan akan mempengaruhi peringkat mereka. Ini dapat menjadi “insentif kuat lainnya untuk membayar tepat waktu,” kata Detweiler, karena pelanggan tahu bahwa tidak memenuhi syarat Anda dapat membahayakan mereka di tempat lain.
4. Mencabut Syarat Kredit
Ketika pandemi virus corona membuat perekonomian terguncang pada bulan Maret, Lindemann Chimney Supply berada dalam mode pemeliharaan diri. Mereka mencabut syarat kredit dari sekitar 95% pelanggan mereka, yang menuntut mereka menggunakan kartu kredit untuk semua pembelian, dan mencabut kemampuan perwakilan penjualan untuk memberikan kredit dagang.
“Kami benar-benar meningkatkan AR (tagihan piutang) kami dengan signifikan karena COVID, karena kami perlu mengetatkan, dan kami perlu mengumpulkan arus kas karena, pada bulan Maret dan April, segalanya tidak pasti, tidak ada yang tahu apa yang terjadi,” kata Michael Schaefer, direktur operasi. “Rencana tiga bulan, enam bulan, satu tahun sudah tidak berlaku pada saat itu.”
Kebanyakan pelanggan Lindemann Chimney, yang mencakup instalator cerobong asap, pelikat, tukang batu dan penutup atap, memahami. Kelompok kecil pelanggan yang tetap menggunakan syarat kredit biasa memiliki “sejarah pembayaran yang tak tergoyahkan,” kata Schaefer. Semua pelanggan diberikan syarat pembayaran 30 hari. (Sejumlah pembeli sebelumnya memiliki syarat 60 atau 90 hari.)
Setelah melakukan perubahan tersebut, rata-rata hari penjualan yang tertunda (DSO) Lindemann Chimney turun dari lebih dari 40 hari menjadi 27 hari, dan saldo AR yang belum ditagih total turun. Bisnis di wilayah Chicago ini sedikit melonggarkan aturannya pada bulan September, meningkatkan batas kredit untuk beberapa pelanggan yang telah tetap membayar tepat waktu dan sering mencapai batasnya.
Meskipun mencabut syarat kredit bukanlah sesuatu yang dapat dilakukan setiap organisasi, ini tentu saja cara yang sangat efektif untuk menarik perhatian pelanggan Anda dan menghilangkan risiko yang terkait dengan struktur pembayaran ini. Pemimpin bisnis kecil harus menganalisis tren pembayaran dari basis pelanggan mereka dan mempertimbangkan untuk menuntut pembayaran segera dari yang paling lambat.
“Banyak pelanggan akan melihatnya sebagai sindiran, seperti Anda melukai mereka atau itu pribadi, dan Anda harus berkomunikasi kepada pelanggan bahwa ini tidak ada hubungannya dengan pribadi, tetapi didorong oleh data, angka, bukan perasaan,” kata Schaefer. “Anda harus memiliki beberapa proses dan aturan yang kuat yang dikomunikasikan secara internal maupun eksternal.”
Pendekatan #2: Menutupi Celah Arus Kas dengan Modal
Mungkin Anda memiliki sejumlah klien perusahaan, atau kekuatan persaingan mencegah Anda untuk mengencangkan kendali terhadap pelanggan, sehingga strategi yang tercantum di atas tidak mengubah perilaku pelanggan menjadi lebih baik. Jika sudah waktunya untuk mencari cara untuk meningkatkan modal, berikut adalah beberapa opsi:
Gunakan kartu kredit bisnis
Seperti halnya kartu kredit pribadi, kartu kredit bisnis dapat membantu pemilik menyebarluaskan pengeluaran mereka, memberi mereka bantalan yang mereka butuhkan ketika AR tertinggal. Miller mencatat bahwa kartu kredit dapat memberikan perusahaan waktu satu bulan untuk bantalan jika mereka melakukannya dengan benar dan membayar faktur pada hari siklus mengulang. Misalnya, jika laporan transaksi ditutup pada 28 Oktober, bisnis dapat melakukan pembayaran pada 29 Oktober yang bisa dibayar tanpa bunga hingga 28 November.
Kartu kredit bisnis biasanya memiliki batas yang lebih tinggi daripada kartu pribadi, tetapi ini bergantung pada kredit pribadi dan pendapatan pemilik serta pendapatan perusahaan. Kartu kredit ini umumnya tidak terlalu sulit untuk memenuhi syarat, dan pembayaran tepat waktu yang konsisten dapat membantu bisnis Anda membangun kredit.
Dapatkan garis kredit
Banyak bisnis mengandalkan garis kredit yang dapat diputar dari bank untuk mengurangi masalah arus kas. Seperti halnya dengan kartu kredit, batasnya didasarkan pada kondisi keuangan bisnis. Misalnya, ia bisa mendapatkan garis kredit sebesar $40.000 dan bisa menarik sejumlah uang yang dibutuhkan, sampai batas itu tercapai. Berbeda dengan kartu kredit, bunga akan dikenakan segera, tetapi suku bunga di sebagian besar bank besar dimulai sekitar 4,5-7%, yang lebih rendah daripada kebanyakan kartu kredit.
Garis kredit bisa lebih sulit untuk diperoleh daripada kartu kredit, dengan usia perusahaan, pendapatan, neraca, peringkat kredit, dan klien semua faktor yang diperhitungkan. Bank utama perusahaan biasanya menawarkan suku bunga terbaik, tetapi bisnis yang lebih muda atau yang berada di industri yang dianggap berisiko tinggi dapat beralih ke pemberi pinjaman alternatif dengan suku bunga yang kurang memihak, menurut Detweiler. Pastikan Anda memahami total biaya bunga dan biaya lain sebelum menggunakan garis kredit.
Faktor atau dapatkan pendanaan faktur AR
Sumber dana cepat lain yang bisa dipertimbangkan adalah faktoring AR, juga disebut faktoring faktur. Ini melibatkan penjualan AR yang belum diselesaikan ke “faktor,” yang membayar persentase dari nilai total faktur tersebut, seringkali sebesar 70-90%. Faktor mengumpulkan pembayaran dari pelanggan, yang bisa merusak hubungan tersebut, tetapi bisnis Anda kadang-kadang menerima sisa uang kemudian, dikurangi dengan “biaya faktoring” (biasanya 1-5%). Meskipun banyak perusahaan faktoring melakukan sebagian besar bisnis mereka dengan perusahaan besar dan secara historis tidak bekerja dengan perusahaan kecil, Miller mengatakan bahwa beberapa telah membuka diri untuk khalayak yang lebih luas karena dampak ekonomi dari virus corona.
Miller menyarankan untuk memadukan faktoring AR dengan asuransi kredit, yang mengganti perusahaan atas faktur yang tidak dapat mereka kumpulkan dan biasanya dikenakan biaya sebesar 0,25-0,5% dari total jumlah yang dicover. Ini memungkinkan bisnis untuk mendapatkan modal yang dibutuhkan segera sambil menghilangkan risiko tidak menerima seluruh jumlah uang yang terutang.
BlueVine adalah salah satu perusahaan faktoring faktur yang memberi Anda hingga 90% dari saldo AR Anda di muka, lalu memberi Anda sisa saldo nanti (dikurangi biaya) jika pelanggan membayar faktur mereka. BlueVine menawarkan pinjaman hingga $5 juta, dengan suku bunga mingguan mulai dari 0,25%.
Perusahaan lain menawarkan pinjaman piutang, yang memungkinkan perusahaan mengambil pinjaman jangka pendek berdasarkan nilai faktur mereka (jaminan) tanpa menjual faktur kepada pihak ketiga. Peminjam mengumpulkan pembayaran dari pelanggan sendiri dan kemudian membayar bunga yang didasarkan pada kedudukan kreditnya sendiri. Suku bunga bervariasi dari sekitar 5-6% di bank hingga 10-20% dengan perusahaan lain.
Fundbox adalah salah satu vendor pinjaman AR yang memberikan pinjaman 12-24 minggu hingga $150.000 berdasarkan transaksi perusahaan (termasuk AR dan AP) dan faktor kredit lainnya. Penjual membayar angsuran mingguan, dengan suku bunga yang dimulai dari 4,66% untuk pinjaman 12 minggu dan 8,99% untuk jangka waktu 24 minggu, meskipun suku bunga bisa jauh lebih tinggi.
Renegosiasi dengan pemasok Anda
Perusahaan yang kesulitan dengan persyaratan AP yang lebih pendek dari persyaratan AR mereka harus melakukan segala daya untuk memperbaiki kedua hal tersebut. Beberapa pemasok Anda mungkin bersedia memberikan persyaratan yang lebih lama jika Anda menjelaskan bahwa standar industri atau kondisi lain memerlukan Anda untuk memberi pelanggan lebih banyak waktu untuk membayar. Bisnis mungkin tetap stabil atau bahkan meningkat untuk beberapa vendor selama pandemi, sehingga memperpanjang persyaratan mungkin bukan permintaan besar pada saat ini.
“Anda dapat menegosiasikan persyaratan yang lebih lama dengan pemasok dan vendor Anda, dan hal itu terutama berlaku jika Anda telah menjadi pelanggan yang baik, jika Anda umumnya membayar tepat waktu, dan jika Anda memiliki kredit bisnis yang baik,” kata Detweiler.
Anda perlu memastikan bahwa biro kredit mengetahui tentang setiap perubahan persyaratan. Jika tidak, pembayaran yang tepat waktu di bawah perjanjian baru dapat dicatat sebagai terlambat.
Firms’ received payment termsShare that receive payment select terms durations, by persona
| LOW-MARGIN | HIGH-MARGIN | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Early-stage | Intermediate | Established | Early-stage | Intermediate | Established | |
| 0 days | 4.2% | 7.6% | 8.2% | 4.2% | 3.9% | 3.7% |
| 1-15 days | 30.4% | 23.9% | 20.0% | 18.5% | 9.4% | 19.8% |
| 16-30 days | 42.9% | 40.8% | 38.8% | 33.6% | 35.6% | 37.7% |
| 31-60 days | 18.3% | 23.4% | 25.3% | 34.5% | 40.6% | 23.5% |
| 61-90 days | 3.1% | 3.3% | 6.5% | 8.4% | 9.4% | 11.7% |
| More than 90 days | 1.0% | 1.1% | 1.2% | 0.8% | 1.1% | 3.1% |
Data: “SMB Receivables Gap Playbook,” from PYMTS and Fundbox, based on 2019 survey of 1,000 businessowners and execs
Kesimpulan
Usaha kecil tidak dapat hanya berharap perilaku pelanggan mereka akan berubah atau mendorong mereka dengan lembut untuk membayar faktur yang sudah jatuh tempo. Perusahaan harus menyadari bahwa mereka memiliki kekuatan di sini dan menggunakannya dengan bijak. Hal itu dimulai dengan melakukan pengecekan yang cermat terhadap calon klien, memberikan insentif dan mengurangi insentif pelanggan untuk pembayaran tepat waktu atau terlambat, dan memastikan pelanggan tahu riwayat pembayaran mereka akan berdampak pada kredit mereka – dan melaporkan mereka sesuai, dibantu oleh perangkat lunak otomatisasi akuntansi. Dalam beberapa situasi, mengurangi atau bahkan mencabut batas kredit mungkin dibenarkan.
Dan ketika organisasi mengalami kekurangan uang karena tagihan yang belum tertagih, mereka memiliki opsi. Kartu kredit, garis kredit, faktoring/pendanaan AR, deposit dari pelanggan dan mengubah istilah AP semua bisa memberikan modal yang dibutuhkan oleh usaha kecil saat mengalami kesulitan keuangan.
Dalam banyak industri, memperpanjang kredit dagang adalah kewajiban, dan meyakinkan pelanggan untuk tetap membayar tepat waktu akan menjadi tantangan yang berkelanjutan. Tetapi jika Anda berhenti menganggap pembayaran AR yang terlambat sebagai “biaya berbisnis,” bisnis Anda akan melihat hasilnya tercermin dalam saldo rekening bank yang sehat.
