Memahami Stockout dalam Bisnis: Definisi dan Implikasinya

Sebagai konsumen, sangat menjengkelkan ketika kita pergi ke toko atau situs web e-commerce, siap untuk membeli produk tertentu, tetapi kemudian mengetahui bahwa produk tersebut tidak tersedia saat ini. Sebagai pengecer, Anda ingin menghindari peluang menjengkelkan pelanggan Anda dengan cara tersebut — dan membuat mereka mencari barang yang mereka inginkan di tempat lain. Dalam industri makanan ritel AS saja, kehabisan stok diperkirakan mengakibatkan kerugian sebesar $15 miliar hingga $20 miliar per tahun dalam penjualan yang hilang, atau hingga 3% dari total penjualan industri.

Namun, kehabisan stok dapat dikurangi — jika tidak dicegah — meskipun masalah manajemen persediaan yang terkait sulit untuk diatasi. Berikut adalah diskusi mendalam tentang kehabisan stok, termasuk penyebabnya dan cara-cara utama untuk menguranginya.

Apa itu Definisi Stockout dalam Bisnis?

Stockout (Kehabisan stok) terjadi ketika sebuah bisnis kehabisan stok pada produk tertentu. Ketika ini terjadi, produk tersebut tidak dapat dipesan oleh pelanggan, dan bisnis harus mengubah status ketersediaan produk. Jika perusahaan secara tidak sengaja menerima pesanan untuk barang yang kosong persediaannya, maka perusahaan harus memberitahu dan mengecewakan pelanggan atau mengeluarkan biaya yang lebih tinggi untuk produksi yang tidak terencana dan pengiriman terburu-buru untuk mengirimkan pesanan tepat waktu. Kehabisan stok adalah kebalikan dari kelebihan stok, yaitu ketika terdapat terlalu banyak persediaan, penjualan produk rendah, dan bisnis dalam bahaya memiliki persediaan yang berlebih yang akhirnya harus ditulis sebagai kerugian.

Sebuah bisnis dapat menghitung tingkat kehabisan stok atau persentase produk yang tidak tersedia saat dibutuhkan untuk dijual, dengan membagi jumlah produk yang tidak tersedia dengan jumlah total produk yang tersedia dalam persediaan dan siap dijual.

Tingkat kehabisan stok: Produk yang tidak tersedia / Total jumlah produk yang tersedia

Data yang tersedia terbaru tentang tingkat kehabisan stok rata-rata global pada industri ritel menempatkannya pada 8% — hampir dua kali lipat untuk produk yang diiklankan — tetapi data tersebut berasal dari awal tahun 2000-an. Sejak itu, gangguan rantai pasokan yang berkelanjutan akibat pandemi COVID-19 kemungkinan telah meningkatkan tingkat rata-rata tersebut.

Kesimpulan Utama

• Kehabisan stok, juga dikenal sebagai kosong stok, terjadi ketika sebuah bisnis kehabisan suatu produk yang siap dibeli oleh pelanggan.
• Kehabisan stok secara langsung mempengaruhi kepuasan pelanggan dan merupakan penyebab utama dari ulasan negatif, biaya tambahan, dan kerugian penjualan atau bahkan pelanggan.
• Perangkat lunak manajemen inventaris dirancang untuk menyelesaikan atau setidaknya mengurangi sebagian besar penyebab kehabisan stok.

Penjelasan Tentang Definisi Stockout

Kehabisan stok adalah kejadian di mana suatu produk habis dalam inventaris dan, oleh karena itu, tidak tersedia untuk memenuhi pesanan. Idealnya, sebuah bisnis mengetahui kehabisan stok sebelum pelanggan melakukan pesanan. Dengan begitu, bisnis dapat menghindari skenario terburuk di mana pelanggan memesan produk yang habis stok dengan mengubah status ketersediaan produk di situs web dan saluran penjualan lainnya. Jika bisnis mengetahui kapan produk akan kembali tersedia, penting untuk mengungkapkan informasi tersebut bersama dengan pemberitahuan kehabisan stok. Informasi tersebut dapat membantu pelanggan memutuskan apakah akan menunggu produk atau mencari tempat lain, dan mereka akan menghargai penerimaannya. Perangkat lunak manajemen inventaris yang baik dapat menyediakan informasi yang diperlukan dan mengotomatisasi beberapa atau semua proses ini, tergantung pada preferensi bisnis – namun yang lebih baik adalah mengetahui kapan persediaan produk akan habis dan memesan kembali sebelumnya.

Jika bisnis mengetahui bahwa suatu produk kosong stok setelah pelanggan memesannya, bisnis harus memeriksa semua lokasi untuk memastikan bahwa pesanan tidak dapat dipenuhi dari lokasi atau saluran penjualan lainnya. Namun jika tidak, tim layanan pelanggan harus menghubungi pelanggan untuk memberitahu mereka. Bagaimana pelanggan merespons akan bervariasi: Hasil terbaik adalah pelanggan menunda pesanan mereka sampai produk kosong stok menjadi tersedia. Dengan begitu, bisnis tidak perlu menanggung biaya pengiriman produk secara terpisah. Namun, bahkan jika pelanggan ingin pesanan mereka dikirim dalam dua pengiriman, setidaknya bisnis telah mempertahankan penjualan. Skenario lain termasuk pelanggan menghapus produk dari pesanan mereka untuk membeli dari perusahaan lain atau, pada skenario terburuk, membatalkan pesanan mereka secara keseluruhan. Ketika itu terjadi, bisnis mungkin tidak akan pernah mendapatkan kembali pelanggan tersebut.

Kehabisan stok hampir selalu menyebabkan kepuasan pelanggan menurun. Itulah mengapa sangat penting untuk mengetahui penyebab kehabisan stok dan cara terbaik untuk mencegahnya.

Apa yang Menyebabkan Stockout?

Kesalahan manusia dan perencanaan yang tidak memadai adalah beberapa penyebab utama suatu produk kehabisan stok. Namun, ada penyebab lain, dan kadang-kadang penyebabnya di luar kendali pengecer. Berikut beberapa penyebab penting dari stockout:

1. Catatan yang tidak akurat. Kesalahan manusia biasanya menjadi alasan utama terjadinya kesalahan hitungan barang, yang menyebabkan penyusutan, yaitu kehilangan stok. Salah menghitung atau mengetik nomor yang salah saat mengelola stok secara manual dapat mengakibatkan stockout. Meskipun jarang terjadi, masalah teknis juga dapat mempengaruhi total jumlah barang yang tersedia untuk dijual — misalnya, sinkronisasi yang tertunda di antara beberapa saluran yang menjual produk pada saat yang sama. Dan jangan mengabaikan kemungkinan bahwa barang-barang tersebut hanya tertinggal atau tercecer saat diturunkan dan ditambahkan ke gudang.
2. Peramalan yang salah. Peramalan inventaris yang baik adalah salah satu elemen paling penting dalam pengelolaan inventaris — dan sangat penting untuk menghindari stockout. Gagal memperkirakan permintaan pelanggan dengan akurat sering kali mengarah langsung pada kelebihan stok, kekurangan, atau stockout. Ya, akan ada saat-saat di mana produk menjadi tren dalam semalam dan perubahan permintaan terlalu cepat untuk diprediksi. Namun, untuk semua kasus lain, termasuk produk musiman, sistem peramalan yang diterapkan dengan baik sangat penting untuk mengurangi kemungkinan stockout.
3. Gangguan manufaktur. Jika pabrik tutup karena alasan apa pun, penundaan produksi kemungkinan akan menurunkan tingkat inventaris.
4. Keterlambatan pemasok. Demikian juga, pemasok mungkin terlambat dalam mengirimkan bahan-bahan yang diperlukan untuk memproduksi item, yang dapat menyebabkan produk jadi kehabisan stok.
5. Masalah logistik. Apapun dari badai Atlantik hingga kecelakaan di jalan raya atau kerusakan mekanis dapat mengganggu pengiriman komponen yang diperlukan untuk sebuah produk, atau kedatangan produk jadi ke gudang, pusat distribusi, atau situs ritel. Ini sebagian besar di luar kendali organisasi Anda — meskipun jika truk perusahaan pengiriman Anda sering rusak, pengirim tersebut dapat diganti.

Grafik ini menunjukkan penyebab umum dari stockout dan cara untuk menguranginya.

Bagaimana Stockout Mempengaruhi Bisnis

Stockout dapat mempengaruhi semua jenis bisnis dari segala ukuran. Bagi perusahaan besar dan mapan, stockout mungkin hanya mengganggu karena pelanggan setia jangka panjang akan memilih untuk menunggu produk tertentu dari merek favorit mereka. Namun, untuk bisnis kecil atau baru, konsekuensi produk OOS bisa lebih menantang.

Ulasan negatif. Pelanggan yang lebih vokal mungkin akan meninggalkan ulasan negatif tentang pengalaman mereka jika mereka harus membatalkan pesanan mereka karena stockout atau jika mereka secara teratur tidak dapat membeli item karena tidak tersedia.

Biaya pengembalian dana. Jika jumlah stok yang tidak akurat menyebabkan stockout setelah pelanggan melakukan pemesanan, bisnis mungkin harus mengembalikan uang pelanggan. Biaya pengembalian dana akan terus meningkat ketika kesalahan stockout menjadi rutin.

Kehilangan penjualan. Kecuali jika itu adalah item edisi terbatas atau produk eksklusif dari merek tertentu, kemungkinan pelanggan akan mencari produk serupa di tempat lain.

Kehilangan pelanggan. Ketersediaan produk adalah salah satu faktor utama yang mempengaruhi kepuasan pelanggan. Kemungkinan pelanggan kembali setelah menemukan produk serupa dari kualitas yang sama di pesaing setelah mengalami stockout sangatlah kecil. Oleh karena itu, pencegahan stockout adalah kunci untuk mempertahankan pelanggan.

Biaya back-order. Jika pelanggan setuju untuk menunggu ketersediaan, mereka dapat memesan ulang produk tersebut. Ini lebih baik daripada kehilangan pelanggan karena stockout, tetapi itu datang dengan biaya tambahan. Misalnya, jika produk back-ordered adalah bagian dari pesanan yang lebih besar, pengecer biasanya menanggung biaya pengiriman kedua. Selain itu, praktik umum untuk mempercepat pengiriman untuk produk back-ordered untuk memperbaiki pengalaman pelanggan yang buruk.

Kapan Stockout adalah Hal yang Baik?

Stockout dianggap sebagai masalah yang harus dicegah atau diperbaiki, dan hal itu benar untuk kebanyakan kasus. Namun, habisnya persediaan produk dapat menjadi hal yang baik dalam beberapa situasi — terutama untuk produk yang memiliki umur terbatas. Contohnya:

• Idealnya, pada akhir hari, tidak ada — atau setidaknya sangat sedikit — produk-produk segar seperti buah dan sayur yang tersisa di toko bahan makanan.
• Penjual ulang produk-produk yang melalui “generasi” tertentu — seperti mobil atau elektronik — bertujuan untuk memiliki stok yang paling rendah mungkin sebelum generasi baru keluar.
• Penjual pakaian biasanya menyelesaikan koleksi sebelumnya untuk memberi ruang bagi koleksi baru setiap musim. Dalam hal ini, mereka mencari dan mencapai stockout melalui diskon dan penjualan.
  Beberapa produk niche disengaja diproduksi dalam jumlah rendah, dengan tujuan menciptakan permintaan yang lebih besar untuk produk masa depan setelah keterbatasan pasokan meningkatkan permintaan.
• Praktik manajemen persediaan yang baik, peramalan, dan pemantauan masa hidup produk tetap penting bahkan ketika stockout baik dan/atau diperlukan.

5 Cara Mengurangi atau Mencegah Stockout

Meskipun keadaan yang tidak terduga di luar kendali pengecer selalu dapat terjadi, ada lima praktik manajemen inventaris dan rantai pasokan yang dapat mengurangi atau bahkan mencegah biaya yang mahal akibat stockout.

1. Tingkatkan akurasi inventaris. Melakukan hitungan stok secara teratur untuk memantau dan memperbarui level stok adalah kunci untuk menghindari ketidaksesuaian dalam angka inventaris yang dapat menyebabkan stockout. Perangkat lunak manajemen inventaris membantu mengotomatisasi penghitungan level stok dan dapat membagikan informasi ini ke semua saluran penjualan, sehingga informasi ketersediaan produk selalu akurat dan terbaru.
2. Tingkatkan ramalan inventaris. Demikian pula, mengantisipasi permintaan pelanggan untuk produk adalah praktik manajemen inventaris yang tidak dapat diabaikan. Ramalan inventaris yang lebih baik membantu menghindari stockout atau surplus inventaris yang berlebihan, dengan menjaga level inventaris mendekati ideal berdasarkan tren konsumen dan musiman.
3. Pantau rantai pasokan Anda. Gangguan pada tahap awal manufaktur akibat keterlambatan bahan baku dapat menyebabkan produk kehabisan stok ketika pelanggan siap membeli. Memantau rantai pasokan dan mengubah vendor ketika keterlambatan terus terjadi adalah strategi yang baik untuk menghindari stockout.
4. Hitung dan simpan stok keselamatan. Seperti namanya, stok keselamatan adalah produk ekstra yang disimpan dalam inventaris sebagai tindakan pengamanan jika terjadi keadaan darurat yang menyebabkan level stok menurun. Ketika stockout menjadi peristiwa yang berulang, baiknya menghitung dan menyimpan persentase stok keselamatan. Formula untuk menghitung stok keselamatan memerlukan penggunaan harian maksimum dan rata-rata — berapa banyak produk yang terjual setiap hari — dan waktu pemasokan maksimum dan rata-rata — berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman produk dari pemasok/manufaktur ke gudang/pusat pemenuhan.
5. Pantau waktu pengisian kembali inventaris. Pelanggan mungkin bersedia menunggu produk yang kehabisan stok jika mereka melihat bahwa produk akan kembali ke stok segera. Bisnis yang secara teratur memantau level inventaris mereka dan memesan produk ketika level rendah dapat mengurangi stockout dan, jika stockout terjadi, dapat dengan lebih mudah memberitahu pelanggan kapan item akan tersedia.

5 Cara Mengurangi atau Mencegah Stockout

Meskipun keadaan yang tidak terduga di luar kendali pengecer selalu dapat terjadi, ada lima praktik manajemen inventaris dan rantai pasokan yang dapat mengurangi atau bahkan mencegah biaya yang mahal akibat stockout.

1. Tingkatkan akurasi inventaris. Melakukan hitungan stok secara teratur untuk memantau dan memperbarui level stok adalah kunci untuk menghindari ketidaksesuaian dalam angka inventaris yang dapat menyebabkan stockout. Perangkat lunak manajemen inventaris membantu mengotomatisasi penghitungan level stok dan dapat membagikan informasi ini ke semua saluran penjualan, sehingga informasi ketersediaan produk selalu akurat dan terbaru.
2. Tingkatkan ramalan inventaris. Demikian pula, mengantisipasi permintaan pelanggan untuk produk adalah praktik manajemen inventaris yang tidak dapat diabaikan. Ramalan inventaris yang lebih baik membantu menghindari stockout atau surplus inventaris yang berlebihan, dengan menjaga level inventaris mendekati ideal berdasarkan tren konsumen dan musiman.
3. Pantau rantai pasokan Anda. Gangguan pada tahap awal manufaktur akibat keterlambatan bahan baku dapat menyebabkan produk kehabisan stok ketika pelanggan siap membeli. Memantau rantai pasokan dan mengubah vendor ketika keterlambatan terus terjadi adalah strategi yang baik untuk menghindari stockout.
4. Hitung dan simpan stok keselamatan. Seperti namanya, stok keselamatan adalah produk ekstra yang disimpan dalam inventaris sebagai tindakan pengamanan jika terjadi keadaan darurat yang menyebabkan level stok menurun. Ketika stockout menjadi peristiwa yang berulang, baiknya menghitung dan menyimpan persentase stok keselamatan. Formula untuk menghitung stok keselamatan memerlukan penggunaan harian maksimum dan rata-rata — berapa banyak produk yang terjual setiap hari — dan waktu pemasokan maksimum dan rata-rata — berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman produk dari pemasok/manufaktur ke gudang/pusat pemenuhan.
5. Pantau waktu pengisian kembali inventaris. Pelanggan mungkin bersedia menunggu produk yang kehabisan stok jika mereka melihat bahwa produk akan kembali ke stok segera. Bisnis yang secara teratur memantau level inventaris mereka dan memesan produk ketika level rendah dapat mengurangi stockout dan, jika stockout terjadi, dapat dengan lebih mudah memberitahu pelanggan kapan item akan tersedia.

Gunakan NetSuite untuk Mengoptimalkan Inventori

Perangkat lunak manajemen inventori yang baik dapat, antara lain, memecahkan sebagian besar penyebab stockout. Perangkat lunak Sistem Manajemen Inventori NetSuite memberikan visibilitas terhadap tingkat persediaan di beberapa titik penjualan dan pusat pemenuhan. Ini mengotomatisasi pemantauan dan pelaporan tingkat persediaan di seluruh perusahaan, mengurangi kemungkinan angka inventaris yang buruk karena kesalahan manusia. Ketika stockout terjadi di satu lokasi, sales associate dapat berpotensi menyelamatkan penjualan dengan menggunakan gudang atau pusat pemenuhan yang tersedia di tempat lain. Selain itu, data pada laporan NetSuite selalu terbaru secara real time, yang sangat penting untuk perencanaan permintaan yang akurat. Perangkat lunak ini memungkinkan Anda secara otomatis menjadwalkan penghitungan inventaris yang tersedia dan menghasilkan tugas dan peringatan saat tingkat persediaan rendah siap untuk diisi kembali.

Kesimpulan

Stockout yang berulang dapat mengurangi penjualan dan merusak hubungan pelanggan. Namun, pengecer dan bisnis lainnya dapat mengambil kendali atas inventori mereka, hubungan pemasok dan pelanggan untuk menghindari konsekuensi yang mahal tersebut. Perangkat lunak manajemen inventori yang baik mengotomatisasi sebagian besar beban kerja yang terkait dengan mencegah atau mengurangi masalah kehabisan stok, membantu bisnis menghindari stockout sambil menjaga hubungan pelanggan yang baik.

FAQ Tentang Stockout

Apa yang menyebabkan stockout?

Stockout dapat disebabkan oleh catatan inventaris yang tidak akurat karena kesalahan manusia, keterlambatan dari pemasok, atau perencanaan atau ramalan permintaan yang tidak memadai. Kejadian yang tidak terduga seperti pencurian, cuaca atau masalah logistik pengiriman lainnya juga dapat menyebabkan ketidaktersediaan produk.

Apa risiko dari stockout?

Ketika stockout terjadi secara berulang, bisnis berisiko mengalami kerusakan reputasi dalam bentuk ulasan negatif. Mereka juga berisiko kehilangan pelanggan yang mencari produk serupa dari pesaing dan/atau kehilangan penjualan dan pelanggan. Stockout sangat merusak retensi pelanggan.

Apa itu tingkat stockout?

Tingkat stockout adalah persentase item yang tidak tersedia saat dibutuhkan untuk dijual. Ini dihitung sebagai item yang tidak ada stoknya dibagi dengan total item yang tersedia dalam inventaris. Rata-rata tingkat stockout adalah sekitar 8%, dan meningkat ketika produk sedang diskon. Tingkat stockout yang tinggi dapat menyebabkan hilangnya penjualan yang signifikan.

Sumber