Efisiensi vs Efektivitas dalam Bisnis

Efisiensi bisnis vs Efektivitas bisnis

Baik efisiensi maupun efektivitas sangat penting untuk kesuksesan bisnis, tetapi kapan Anda harus fokus pada masing-masingnya, dan bagaimana cara mencapainya? Panduan ini akan mendefinisikan setiap konsep, menguraikan strategi untuk mencapai tujuan, dan berfokus pada area yang perlu diperhatikan untuk masing-masing konsep guna membantu organisasi mengurangi biaya dan meningkatkan pendapatan melalui alokasi sumber daya operasional dan pemikiran yang tepat.

Cari penjelasan tentang efisiensi bisnis dan efektivitas bisnis, dan Anda kemungkinan akan menemukan kutipan dari Peter Drucker ini: “Efisiensi adalah melakukan hal-hal dengan benar; efektivitas adalah melakukan hal yang benar.” Dengan kata lain, efisiensi memaksimalkan penggunaan sumber daya Anda, dan efektivitas adalah cara untuk menciptakan nilai bagi pelanggan. Para pemimpin biasanya cenderung menuju efisiensi atau efektivitas dalam gaya manajemen mereka. Tujuannya adalah mampu mencapai keduanya dalam bisnis Anda.

Efisiensi berarti melakukan lebih banyak dengan sumber daya finansial, fisik, dan manusia yang lebih sedikit (atau sama). Ini berarti memaksimalkan output. Efektivitas adalah kualitas yang dihasilkan oleh sumber daya tersebut. Ketika seorang pemimpin bisnis mencapai keseimbangan yang tepat antara keduanya, keajaiban bisa terjadi.

Mari kita telaah masing-masing konsep ini dengan lebih detail.

Apa Itu Efisiensi Bisnis?

Efisiensi bisnis mengacu pada memaksimalkan waktu, usaha, dan sumber daya yang Anda investasikan ke dalam departemen fungsional bisnis Anda. Operasi yang efisien membutuhkan sumber daya yang lebih sedikit untuk menghasilkan hasil yang serupa atau meningkat, mengurangi biaya dan memaksimalkan pengembalian investasi yang Anda lakukan pada organisasi Anda. Pikirkan tentang segala hal yang terlibat dalam memproduksi produk atau layanan yang ditawarkan bisnis Anda, dan kemudian identifikasi area mana yang dapat disederhanakan untuk menghasilkan keuntungan.

Apakah pekerja Anda harus melalui beberapa tahap tinjauan dan persetujuan sebelum pekerjaan mereka dapat diimplementasikan? Apakah Anda masih menggunakan spreadsheet dan dokumen fisik? Apakah Anda menggunakan lebih banyak ruang fisik daripada yang sebenarnya diperlukan? Apakah Anda memiliki tiga pekerja yang melakukan pekerjaan yang sebenarnya bisa dilakukan oleh satu pekerja jika Anda lebih efisien?

Ketidak-efisienan berarti Anda kehilangan pendapatan sebelum dapat berubah menjadi keuntungan, karena Anda menghabiskan begitu banyak sumber daya yang tidak perlu untuk mencapai hasil. Ketika Anda efisien, Anda dapat memaksimalkan penggunaan sumber daya tersebut untuk menghasilkan hasil maksimum dengan investasi minimal.

Apa Itu Efektivitas Bisnis?

Efektivitas bisnis mengacu pada kualitas hasil yang Anda lihat dari investasi sumber daya ke departemen fungsional bisnis. Tidak cukup hanya melakukan lebih banyak dengan sumber daya yang lebih sedikit; sumber daya yang lebih sedikit tersebut juga harus menghasilkan pendapatan yang lebih tinggi melalui peningkatan output. Menjadi efektif berarti pemikiran, perencanaan, proses, alat, dan orang-orang yang Anda tempatkan dalam produksi produk atau layanan Anda harus memenuhi KPI (Key Performance Indicators) kualitas yang telah ditetapkan.

Untuk menjadi efektif berarti bahwa karyawan bekerja untuk mencapai tujuan yang tepat yang pada akhirnya mendorong kemajuan perusahaan dalam strategi pertumbuhannya. Mereka menghasilkan pendapatan dengan menawarkan produk berkualitas lebih tinggi, layanan, dukungan pelanggan, dan efektivitas pemasaran/penjualan; bukannya melakukan segala sesuatu dengan cepat, mereka fokus pada pencapaian KPI yang akan membantu organisasi meningkatkan pendapatan daripada mengurangi biaya.

Poin Penting

• Efisiensi berkaitan dengan mengurangi biaya dan sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan taktik. Efektivitas berkaitan dengan mencapai tujuan strategis yang sejalan dengan visi organisasi dan menghasilkan pendapatan lebih.
• Seringkali, meningkatkan efektivitas secara alami mengarah pada peningkatan efisiensi. Ketika Anda mempertimbangkan kedua tujuan ini dalam perkembangan Anda, area di mana Anda dapat menyederhanakan proses, menerapkan otomatisasi, dan mengurangi redundansi dalam banyak kasus menjadi jelas.
• Memiliki alat yang tepat untuk memfasilitasi kolaborasi, komunikasi, dan keterlihatan data sangat membantu dalam mencapai tujuan efisiensi dan efektivitas.

Efisiensi Bisnis vs Efektivitas Bisnis

Mungkin bisa jadi bisnis menjadi efisien tanpa menjadi efektif, dan sebaliknya. Jika seorang sales representative melakukan 20% panggilan lebih banyak daripada yang lain tetapi hanya berhasil menutup separuh dari kesepakatan tersebut, efisiensinya tidak menghasilkan hasil yang efektif. Jika fokus mereka begitu besar pada menggerakkan satu kesepakatan pada satu waktu melalui saluran penjualan ketika tujuan mereka adalah bekerja dengan lima prospek sekaligus, efektivitas mereka tidak dapat menggantikan kurangnya efisiensi.

Tujuan utamanya adalah mencapai kedua metrik sekaligus: Organisasi harus bertujuan untuk bekerja menuju tujuan yang tepat yang akan menghasilkan penjualan lebih banyak sambil mengoptimalkan sumber daya yang memungkinkan pendapatan tersebut berubah menjadi keuntungan. Kebanyakan perusahaan lebih baik dalam salah satu aspek daripada yang lain. Garis finis yang kita semua perjuangkan adalah mencapai kombinasi yang tepat dari kedua filosofi tersebut secara bersamaan.

Grafik ini menunjukkan bagaimana memetakan efisiensi dan efektivitas dalam sebuah matriks.

Meningkatkan Efektivitas Tim Anda

Meningkatkan efisiensi, seperti yang akan kita bahas di bawah ini, seringkali melibatkan penerapan proses yang disederhanakan dan alat-alat otomatisasi untuk memaksimalkan waktu dan biaya. Sementara itu, meningkatkan efektivitas membutuhkan pemikiran yang lebih tinggi dan lebih halus untuk memastikan setiap komponen dalam roda organisasi Anda bekerja menuju tujuan yang sama.

Dalam banyak kasus, efektivitas diukur dalam hal penjualan baru dan tingkat kepuasan pelanggan yang mengarah pada pembelian ulang atau perpanjangan layanan. Ini adalah metrik utama yang menghasilkan peningkatan pendapatan, dan dengan demikian, pertumbuhan yang berkelanjutan. Organisasi yang efektif umumnya memiliki beberapa kesamaan.

Mereka memiliki budaya perusahaan yang jelas

Organisasi yang efektif mengetahui misi, visi, dan nilai-nilai yang mereka tekuni, dan telah menyampaikan filosofi tersebut kepada setiap karyawan. Setiap pekerja, tidak peduli apa fungsi pekerjaannya, tahu bahwa ada standar yang akan diterapkan dan kualitas produk atau layanan (atau keduanya) yang ingin dicapai oleh pimpinan. Budaya perusahaan, atau etos yang mendasari setiap operasi, dipahami dengan jelas dan diterima oleh semua orang dalam organisasi.

Mereka terbuka terhadap cara baru dalam melakukan banyak hal

Efektivitas dan inovasi seringkali berjalan beriringan saat karyawan dan manajer merancang proses baru atau menerapkan sistem baru yang meningkatkan komunikasi dan mendorong kolaborasi. Tim yang memutuskan untuk menerapkan pertemuan pagi SCRUM setiap hari, misalnya, mungkin menemukan bahwa pekerja tetap fokus pada fungsi dan aktivitas yang memberikan nilai tambah dan menghasilkan hasil, daripada teralihkan oleh tugas-tugas yang memakan waktu, tetapi tidak berdampak signifikan. Pastikan Anda meminta masukan dari semua pihak yang terlibat dalam proses tersebut – Anda tidak pernah tahu siapa yang akan memiliki ide hebat berikutnya.

Mereka berfokus pada pelanggan

Pada akhirnya, efektivitas berkaitan dengan menghasilkan penjualan baru, penjualan tambahan, atau perpanjangan layanan. Agar seefektif mungkin, anggota tim perlu dapat mengidentifikasi kebutuhan dan perbaikan yang diperlukan dari sudut pandang pelanggan. Minta umpan balik secara teratur dari pelanggan untuk memastikan Anda tetap berada pada jalur yang benar dan, bila diperlukan, lakukan penyesuaian dalam operasi agar Anda memenuhi keinginan pelanggan. Bersikaplah cukup fleksibel untuk berorientasi pada pelanggan.

Mereka berkomitmen pada komunikasi terbuka antara anggota tim

Bekerja secara terisolasi adalah salah satu cara tercepat untuk memastikan bahwa tim tidak sejalan, dan dengan demikian, tidak bekerja menuju tujuan yang sama. Bahkan jika mereka memiliki ide umum tentang apa hasil akhir yang seharusnya, tidak bekerja secara bersama-sama akan menyebabkan frustrasi seperti penundaan waktu, kurangnya kejelasan tentang tugas, dan prioritas yang berbeda di tempat yang berbeda sehingga tim tidak memiliki pemahaman yang sama tentang cara terbaik untuk menjalankan setiap tugas. Investasikan dalam platform manajemen kerja untuk menjaga semua orang tetap berada pada halaman yang sama.

Mereka melakukan evaluasi kinerja secara berkala

Kritik konstruktif sangat bermanfaat ketika mencoba mendukung anggota tim agar seefektif mungkin. Jika semua karyawan bekerja menuju tujuan perusahaan yang telah ditentukan dan disampaikan dengan baik, penting bagi mereka untuk memahami dengan pasti di mana peran mereka berada dan apa yang dapat mereka lakukan untuk meningkatkan kepentingannya. Jangan biarkan mereka bekerja dalam kevakuman; secara teratur berkomunikasi, berikan saran, dan tunjukkan apresiasi atas efektivitas dalam pekerjaan mereka.

Meningkatkan Efektivitas Meningkatkan Efisiensi

Idealnya, Anda ingin meningkatkan baik efektivitas maupun efisiensi, tetapi sulit untuk mencapai kedua tujuan secara bersamaan. Namun, pada akhirnya, fokus pada efektivitas terlebih dahulu cenderung menghasilkan tim yang lebih efisien karena semua orang memiliki pemahaman yang sama, berkomunikasi dengan baik, dan bekerja sama untuk mengoptimalkan operasi.

Setelah Anda berhasil mencapai efektivitas, maka Anda dapat memusatkan perhatian pada mempertahankan tingkat kinerja tersebut sambil berkonsentrasi pada efisiensi operasional melalui taktik seperti otomatisasi proses, pengelolaan sumber daya, dan alokasi tugas yang disederhanakan.

Bagan ini membandingkan dan membedakan implikasi dan fokus efisiensi dan efektivitas bisnis.

Membangun Tim yang Efektif dan Efisien

Beruntung, ada beberapa karakteristik kunci yang sama pentingnya untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Fokus pada beberapa taktik penting dapat membuat perbedaan besar dalam kinerja tim.

Perencanaan strategis

Seperti yang telah kita bahas, Anda membutuhkan seperangkat tujuan yang jelas untuk dikerjakan – dan rencana strategis untuk mencapainya. Identifikasi langkah-langkah yang perlu Anda ambil dan taktik yang perlu Anda terapkan untuk mencapai tujuan yang dipahami bersama. Seringkali, Anda akan menemukan bahwa Anda dapat melihat area-area yang perlu ditingkatkan baik dalam efektivitas maupun efisiensi ketika Anda merencanakan sebuah rute menuju hasil yang lebih baik.

Setelah tim Anda mencapai setiap tonggak pencapaian, tinjau apa yang salah, apa yang berhasil, dan di mana Anda dapat menerapkan pelajaran yang telah dipelajari saat Anda melanjutkan perjalanan menuju keberhasilan. Dan ingatlah untuk memberi ruang bagi fleksibilitas, pastikan untuk membuat skenario perencanaan untuk berbagai kemungkinan. Hanya karena Anda telah merencanakan bagaimana seharusnya proses berjalan, bukan berarti Anda tidak akan menemukan wawasan baru sepanjang jalan yang dapat membantu lebih memajukan hasil yang diinginkan.

Mengukur tujuan

Mari ambil contoh tim penjualan. Jika Anda ingin meningkatkan efektivitas tim Anda, Anda perlu melihat tingkat penutupan dan memilih KPI yang tepat. Tidak cukup hanya mengatakan Anda ingin menutup lebih banyak kesepakatan; Anda memerlukan tujuan yang spesifik untuk dikerjakan, jika tidak, bagaimana Anda akan mendefinisikan keberhasilan? Hal yang sama berlaku untuk efisiensi. Setelah Anda berhasil meningkatkan tingkat penutupan ke tingkat yang memadai, buatlah target efisiensi – misalnya, peningkatan 6% dalam jumlah percakapan penjualan yang dihasilkan oleh perwakilan Anda. Sekali lagi, dengan mengukur menuju tujuan yang spesifik, Anda dapat melacak kemajuan dan menjaga fokus anggota tim pada tujuan yang sama.

Tindak lanjut

Tidak ada yang merusak efektivitas dan efisiensi seperti komitmen yang tidak konsisten atau kurang kuat terhadap tujuan. Mulai dari tingkat organisasi hingga anggota tim individual, setiap pemangku kepentingan harus sepenuhnya berkomitmen untuk mencapai metrik yang relevan bagi mereka untuk menjaga seluruh tim tetap berada pada jalur yang benar. Mengembangkan pola pikir dan metodologi yang berfokus pada tujuan dan hasil kunci (OKR) adalah awal yang baik.

Buatlah data terlihat secara real-time agar semua orang tahu sejauh mana kemajuan yang telah dicapai, dan sejauh mana yang masih perlu ditempuh. Tetap berkomunikasi secara intensif baik ke atas maupun ke bawah dalam struktur organisasi untuk memastikan semua orang secara teratur memperbaharui komitmen mereka terhadap tujuan secara teratur. Tetaplah pada jalur yang ditentukan!

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas secara bersamaan, Anda membutuhkan alat yang tepat. Tujuannya adalah untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan proses bisnis sebanyak mungkin, mendukung kolaborasi antar tim melalui memberikan keterlihatan data, dan secara konsisten mengkomunikasikan tujuan. Sistem ERP yang kuat dapat membantu memajukan kedua aspek efisiensi dan efektivitas sekaligus dengan memastikan bahwa semua informasi berada dalam satu tempat, dapat diakses, dan terotomatisasi.

Pertanyaan Umum tentang Efisiensi Bisnis vs Efektivitas Bisnis

Manakah yang lebih penting: efisiensi atau efektivitas?

Baik efisiensi maupun efektivitas memiliki nilai; di mana Anda fokus tergantung pada kekuatan dan kelemahan organisasi Anda. Secara umum, fokus pada efisiensi ketika Anda perlu menurunkan atau memaksimalkan pengeluaran. Fokus pada efektivitas untuk meningkatkan dampak strategis dari taktik yang efisien.

Mana yang harus didahulukan: efisiensi atau efektivitas?

Dalam beberapa kasus, Anda dapat mengejar efisiensi dan efektivitas secara bersamaan, tetapi hal itu dapat menjadi tantangan. Seringkali, lebih baik fokus pada efektivitas terlebih dahulu. Setelah Anda mencapai KPI yang ditetapkan untuk keunggulan, Anda dapat berkonsentrasi pada peningkatan efisiensi untuk mencapai tujuan tersebut lebih cepat dan dengan biaya yang lebih rendah.

Apa pengertian efisiensi dan efektivitas dalam manajemen?

Bagi manajer, meningkatkan efisiensi dan efektivitas membutuhkan komunikasi yang jelas mengenai tujuan, keselarasan dan komitmen dari atas hingga bawah rantai komando organisasi, keterbukaan dengan data, dan evaluasi terus-menerus dengan anggota tim. Secara khusus, fokus pada efisiensi berarti melihat hasil jangka pendek melalui lensa operasional dan mengukur metrik yang berdampak pada biaya. Sebaliknya, fokus pada efektivitas lebih berorientasi pada jangka panjang, dengan fokus pada strategi yang jelas untuk meningkatkan pendapatan dan KPI lainnya yang membantu mencapai hasil bisnis.

Sumber