Jika mereka berhasil, bisnis kecil dengan cepat akan melampaui proses improvisasi dan teknologi yang sederhana. Sebuah perusahaan yang awalnya memiliki puluhan pelanggan, kemudian ratusan, dan kemudian ribuan, yang membuka kantor tambahan dan memiliki staf yang semakin bertambah akan menghadapi kesulitan dalam mengelola urusan-urusannya dengan menggunakan spreadsheet dan catatan kertas yang mereka andalkan saat memulai usaha. Namun, orang-orang yang menjalankan perusahaan-perusahaan ini seringkali tidak yakin dengan jenis perangkat lunak yang mereka butuhkan — fungsionalitas akuntansi dasar atau sesuatu yang lebih luas. Perusahaan-perusahaan seperti ini biasanya akhirnya mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan sistem akuntansi dibandingkan dengan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP).
Apa Itu ERP?
ERP adalah kumpulan aplikasi perangkat lunak terintegrasi yang dapat digunakan oleh bisnis untuk mengelola hampir setiap aspek organisasi mereka. Basis data sistem ERP umumnya mencakup masukan dari departemen akuntansi, sumber daya manusia, manufaktur, pemasaran, penjualan, rantai pasok, dan departemen lainnya. Dengan demikian, manajer bisnis dapat menggunakan pandangan terpadu data perusahaan dari sistem ERP untuk mengotomatisasi proses bisnis dan menghasilkan wawasan di seluruh departemen yang berbeda. Manajer perusahaan dapat menggunakan sistem ERP untuk mengidentifikasi perbaikan proses dan mendorong efisiensi.
ERP pertama kali dikenal dalam teknologi perusahaan pada tahun 1990 ketika Gartner pertama kali mengidentifikasinya sebagai kelas perangkat lunak yang berbeda. Banyak perusahaan terbesar dan paling sukses di dunia telah menggunakan sistem ERP selama beberapa dekade. Sekarang, perusahaan-perusahaan kecil juga bergabung menjadi pengguna ERP, tertarik dengan ketersediaan sistem ERP berbasis cloud.
Dengan sistem ERP, bisnis dapat mengelola semua aspek operasi mereka dari satu sistem terintegrasi dengan basis data terpadu sebagai intinya.
Apa Itu Perangkat Lunak Akuntansi?
Secara definisi, perangkat lunak akuntansi difokuskan secara khusus pada aktivitas keuangan perusahaan. Sistem akuntansi membantu perusahaan mengelola hutang dan piutang mereka, serta aktivitas pencatatan keuangan mereka. Sebagai contoh, sistem akuntansi membantu dalam pembuatan neraca saldo, bagian integral dari sistem pencatatan berpasangan. Perangkat lunak akuntansi juga membantu perusahaan menyusun laporan keuangan, seperti laporan laba rugi dan neraca.
Apa Perbedaan Antara ERP dan Perangkat Lunak Akuntansi?
Perbedaan besar antara ERP dan perangkat lunak akuntansi terkait dengan ruang lingkupnya. Perangkat lunak akuntansi membantu mengelola dan mengotomatisasi aktivitas keuangan perusahaan, dan dengan demikian dapat membantu perusahaan kecil melebihi proses manual dan spreadsheet awal mereka. Perangkat lunak ERP menawarkan fungsionalitas akuntansi tetapi juga memiliki banyak kemampuan lainnya.
Perbedaan Utama
Ketika mencapai ukuran tertentu, banyak bisnis kecil mendapati diri mereka menghabiskan waktu yang semakin banyak dalam mengelola buku-buku mereka. Seorang pengusaha yang memulai bisnis pembuatan dan distribusi paket makanan — bahan-bahan yang diantar ke rumah dengan petunjuk memasak yang mudah diikuti — mungkin sangat senang melakukan akuntansi secara manual atau dengan menggunakan spreadsheet ketika mereka memiliki 50 atau 60 pelanggan. Tetapi jika bisnis mereka melesat dan mereka memiliki 1.000 pelanggan — dan kemudian 5.000 dan kemudian 10.000 — akuntansi dan pencatatan keuangan akan menjadi sangat rumit dengan cepat.
Ini adalah titik di mana para pengusaha umumnya mulai mencari sistem perangkat lunak untuk membuat bisnis mereka berjalan lebih efisien. Pikiran pertama mereka mungkin terkait dengan paket akuntansi, karena masalah terbesar mereka ketika bisnis mereka berkembang pesat adalah masalah organisasi: melacak penjualan, mengumpulkan pembayaran, membayar pemasok, dan menghitung profitabilitas. Paket akuntansi tentu bisa membantu dalam hal-hal tersebut, tetapi tidak ada paket akuntansi yang sendirian dapat melacak pemasok, membantu mengelola staf yang bertambah, atau memberikan pandangan tentang biaya dan aktivitas gudang.
Alih-alih data pengusaha terpisah dalam berbagai tempat — data akuntansi dalam satu paket perangkat lunak dan data SDM, manufaktur, dan pelanggan dalam kumpulan spreadsheet yang terpisah — mereka dapat mengumpulkannya secara terpusat dan mendapatkan pandangan tentang seluruh bisnis mereka dalam satu sistem ERP. Dengan melakukannya, perusahaan kecil dapat memperoleh wawasan yang sebelumnya tidak mereka miliki dan membuat keputusan yang meningkatkan profitabilitas perusahaan mereka.
Perbedaan Utama Kemampuan Perangkat Lunak ERP & Akuntansi
| ERP | Perangkat lunak akuntansi |
|---|---|
| Dapat mengelola hampir semua aspek bisnis | Berfokus pada pembukuan – buku besar, bagan akun, hutang & piutang |
| Mampu menghasilkan wawasan untuk semua area operasi bisnis | Analisis terbatas pada data keuangan |
| Menghasilkan laporan untuk semua aspek bisnis, menggabungkan data keuangan dan operasional | Menghasilkan laporan hanya berdasarkan informasi keuangan |
| Skala dari bisnis kecil hingga perusahaan besar | Kursi atau lisensi pengguna dan nomor catatan pelanggan membatasi skalabilitas |
| Lebih mahal, tetapi penawaran berbasis cloud terjangkau | Relatif murah untuk usaha kecil |
| Membutuhkan kasus bisnis dengan analisis kebutuhan sebelum diterapkan | Mudah diterapkan, bahkan ad-hoc |
| Kurva pembelajaran substansial untuk mengeksploitasi kemampuan penuh | Mudah untuk dipelajari; pelatihan diri biasanya cukup |
Sistem ERP mewakili pendekatan terpadu untuk mengelola semua operasi bisnis, sedangkan perangkat lunak akuntansi berfokus secara ketat pada keuangan.
Mengapa ERP adalah Pilihan yang Tepat untuk Pertumbuhan
Ketika perusahaan memulai, cara mereka melakukan hal-hal biasanya sangat acak. Ketika mereka tumbuh, hal ini harus berubah. Mungkin tidak lagi masuk akal untuk menyimpan persediaan di garasi pendiri, atau mengirim pesanan dari sana. Sumber daya baru, yang berjarak satu mil, satu negara bagian, atau setengah dunia, sekarang mengurus berbagai aspek bisnis. Dan sumber daya tersebut harus dikelola.
Karena ERP memiliki begitu banyak modul — modul untuk manajemen rantai pasok, manajemen hubungan pelanggan (CRM), dan SDM, di antara lainnya — seringkali merupakan opsi yang paling dapat diskalakan bagi perusahaan yang sedang berkembang. Misalnya, anggaplah produk perlengkapan kantor yang baru saja Anda ciptakan dan dipatenkan memiliki daftar panjang distributor dan pemasok ritel. Anda tidak akan dapat melacak pesanan, pengiriman, dan persediaan dengan menggunakan sistem akuntansi. Jika itu satu-satunya yang Anda miliki, data ini kemungkinan besar akan tersebar di berbagai spreadsheet yang berbeda. Tetapi jika Anda memiliki sistem ERP, Anda memiliki cara untuk mengorganisir informasi ini dan dengan cepat mengakses bagian-bagian yang mungkin Anda butuhkan kapan saja.
Selain mengelola berbagai cara bisnis Anda akan beroperasi seiring pertumbuhan, perangkat lunak ERP memberikan pandangan terpadu tentang bisnis Anda; ia menggabungkan semua proses dan fungsi bisnis Anda dalam satu database. Hal ini dapat membuat bisnis menjadi jauh lebih efisien. Ambil contoh perusahaan yang menggunakan proses order-to-cash di mana tim penjualan mendapatkan pesanan — atau mungkin pesanan datang melalui pembelian daring — dan mengirimkannya ke gudang. Kemudian daftar pengambilan harus dibuat, yang berarti seseorang harus mengambil produk dari rak, mencatatnya sebagai pengurangan dari persediaan, dan membawanya ke departemen pengiriman. Ketika produk dikirim, bagian akuntansi perlu mengirimkan faktur. Jika semua aktivitas ini dicatat secara manual, prosesnya akan lambat dan memiliki kemungkinan kesalahan yang tinggi. Dengan sistem ERP, banyak bagian dari proses order-to-cash dapat diotomatiskan.
Sifat terintegrasi dari ERP — dengan kemampuan untuk melihat semua aspek bisnis Anda dalam satu tempat dan menghubungkannya satu sama lain — juga dapat mengarah pada peningkatan lainnya. Anda dapat menjadi lebih baik dalam perencanaan dan penjadwalan produksi, dan Anda dapat mengotomatisasi beberapa aspek rantai pasok Anda.
Video: ERP vs. Perangkat Lunak Akuntansi
Pilih Pertumbuhan, Pilih NetSuite
Saat mereka mencapai momen yang diidamkan di mana penjualan meningkat pesat, hal pertama yang dipikirkan oleh perusahaan kecil biasanya adalah perangkat lunak akuntansi. Tujuan awal mereka adalah untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi tugas-tugas keuangan yang mulai menjadi terlalu banyak untuk ditangani. NetSuite ERP memiliki inti fungsi keuangan dan akuntansi yang dapat memberikan solusi segera bagi perusahaan. Perusahaan dapat menggunakan NetSuite ERP tidak hanya untuk mengotomatisasi aspek piutang dan utang mereka, tetapi juga untuk dengan cepat melihat metrik keuangan penting dan mematuhi standar akuntansi dan peraturan pajak.
Namun, sebagian besar perusahaan kecil yang sedang berkembang dengan cepat segera menyadari bahwa bagian lain dari bisnis mereka juga akan mendapatkan manfaat dari otomatisasi dan perangkat lunak. Sebagai contoh, satu perusahaan mungkin ingin memiliki cara yang lebih baik daripada email untuk melakukan pemrosesan pesanan. Perusahaan lain mungkin menginginkan sesuatu yang lebih baik daripada spreadsheet untuk manajemen persediaannya. NetSuite ERP menawarkan kemampuan operasional ini dan banyak lainnya, termasuk manajemen persediaan dan pesanan, SDM, manajemen pelanggan, manajemen gudang, manajemen proyek, dan manajemen rantai pasok.
Kesimpulan
“Penting bagi saya memiliki perangkat lunak akuntansi” sering kali menjadi pemikiran pertama dari pemilik usaha kecil ketika bisnis mereka mulai berkembang. Para pengusaha sering merasa tertekan untuk mengendalikan sistem keuangan mereka. Namun, sebagian besar bisnis kecil juga akan mendapatkan manfaat dari jenis perangkat lunak lainnya — untuk mengelola pelanggan dan rantai pasokan mereka, memproses pesanan, dan menangani berbagai aktivitas operasional lainnya. Sistem perencanaan sumber daya perusahaan mengintegrasikan berbagai fungsionalitas bisnis. Bagi banyak pemilik bisnis yang bertanya-tanya bagaimana mereka akan melakukan skala, sistem ERP berbasis cloud sangat layak untuk dipertimbangkan.
Pertanyaan Umum tentang ERP dan Perangkat Lunak Akuntansi
Apakah akuntansi termasuk dalam ERP?
Perangkat lunak akuntansi umumnya termasuk sebagai salah satu bagian dari fungsionalitas sistem ERP. Namun, perangkat lunak akuntansi memiliki tujuan yang lebih sempit dan kedua jenis perangkat lunak tersebut tidak identik.
Apakah Xero merupakan sistem ERP?
Xero adalah sistem akuntansi berbasis cloud untuk bisnis kecil, bukan sistem ERP. Ia dirancang untuk membantu dalam pembayaran tagihan, pengeluaran, dan beberapa aktivitas perbankan tertentu. Xero tidak memiliki fungsionalitas yang luas seperti ERP.
Apa perbedaan antara sistem akuntansi tradisional dan sistem perusahaan (enterprise)?
Sistem akuntansi membantu perusahaan mengelola aspek keuangan bisnis mereka. Perangkat lunak akuntansi sering digunakan oleh bisnis kecil pada tahap awal pertumbuhan mereka. Sistem perusahaan melakukan tugas-tugas akuntansi tetapi memiliki fungsionalitas yang lebih luas, termasuk manajemen rantai pasok, distribusi, dan manajemen pelanggan.
