Bisnis modern bergantung pada berbagai departemen, sistem, aplikasi, dan mitra eksternal untuk menyelesaikan satu transaksi sekalipun. Pesanan pelanggan dapat dimulai dari platform e-commerce atau sistem manajemen hubungan pelanggan, kemudian berlanjut ke proses persediaan dan pergudangan, memicu aktivitas pengiriman, menghasilkan faktur, memperbarui catatan keuangan, dan akhirnya muncul dalam laporan manajemen.
Ketika berbagai aktivitas tersebut tidak terhubung, karyawan harus memindahkan informasi secara manual antar sistem, mengonfirmasi data melalui email, memperbarui spreadsheet, dan berulang kali memeriksa apakah departemen sebelumnya telah menyelesaikan pekerjaannya. Serah terima manual ini memperlambat operasional sekaligus membuka peluang terjadinya kesalahan, data ganda, keterlambatan persetujuan, dan laporan yang tidak konsisten.
Integrasi proses ERP mengatasi berbagai masalah tersebut dengan menghubungkan proses bisnis, aplikasi, dan data melalui platform enterprise resource planning. Alih-alih membiarkan setiap departemen bekerja secara terpisah, integrasi menciptakan alur kerja yang terkoordinasi sehingga informasi dapat berpindah secara otomatis dari satu tahap ke tahap berikutnya.
Integrasi aplikasi perusahaan umumnya menggunakan teknologi seperti application programming interface, middleware, connector, dan platform integrasi untuk menghubungkan sistem yang pada awalnya tidak dirancang agar dapat saling berkomunikasi. Tujuannya bukan sekadar bertukar data, melainkan menciptakan proses bisnis yang lebih lancar dan lebih mudah dikembangkan di seluruh organisasi.
Apa Itu Integrasi Proses ERP?
Integrasi proses ERP adalah praktik menghubungkan berbagai fungsi ERP dengan sistem internal dan eksternal lainnya agar data, transaksi, persetujuan, dan aktivitas operasional dapat bergerak di dalam bisnis tanpa terlalu banyak intervensi manual yang tidak diperlukan.
Sistem ERP biasanya mengelola berbagai fungsi penting seperti akuntansi, pengadaan, persediaan, manajemen pesanan, manufaktur, operasional rantai pasokan, manajemen proyek, dan pelaporan keuangan. Namun, perusahaan juga dapat menggunakan platform terpisah untuk manajemen hubungan pelanggan, e-commerce, manajemen gudang, penggajian, perbankan, logistik, business intelligence, atau aktivitas khusus sesuai industrinya.
Tanpa integrasi, berbagai aplikasi tersebut dapat berubah menjadi silo informasi yang terisolasi. Tim penjualan mungkin dapat melihat informasi pelanggan di CRM, tetapi memiliki akses terbatas terhadap persediaan atau status kredit. Tim gudang mungkin menerima pesanan melalui spreadsheet. Sementara itu, tim keuangan mungkin harus mengimpor data pembayaran atau transaksi secara manual sebelum menyelesaikan rekonsiliasi.
Integrasi proses ERP membangun hubungan yang terstruktur di antara berbagai aktivitas tersebut. Ketika tenaga penjualan mengonfirmasi pesanan, ERP dapat memeriksa ketersediaan stok, mengalokasikan persediaan, memulai proses pemenuhan, menghitung dampak keuangan, dan menyediakan informasi terbaru kepada departemen lainnya.
Oleh karena itu, integrasi tidak hanya menghubungkan perangkat lunak. Integrasi juga menyatukan seluruh rangkaian aktivitas bisnis yang menjadi bagian penting bagi karyawan, pelanggan, pemasok, dan mitra.
Mengapa Proses Bisnis yang Tidak Terhubung Menimbulkan Masalah
Proses bisnis yang tidak terhubung biasanya melibatkan beberapa serah terima manual. Informasi diekspor dari satu sistem, disesuaikan di dalam spreadsheet, dikirim melalui email kepada karyawan lain, dimasukkan ke aplikasi berbeda, lalu diperiksa kembali sebelum transaksi dapat dilanjutkan.
Setiap serah terima tambahan meningkatkan risiko operasional. Karyawan dapat memasukkan jumlah yang salah, menggunakan harga lama, memilih catatan pelanggan yang keliru, atau lupa memberi tahu departemen berikutnya. Bahkan ketika informasinya sudah akurat, proses masih dapat mengalami keterlambatan karena karyawan harus menunggu file, konfirmasi, atau persetujuan.
Masalah tersebut menjadi semakin serius ketika volume transaksi meningkat. Proses manual yang tampak masih dapat dikelola ketika perusahaan menangani 50 pesanan per hari dapat menjadi tidak berkelanjutan ketika volume pesanan meningkat menjadi 500 atau 5.000 pesanan.
Proses yang tidak terhubung juga membatasi visibilitas manajemen. Para eksekutif mungkin menerima laporan dari tim penjualan, keuangan, persediaan, dan operasional dengan angka yang berbeda karena sistem pendukungnya diperbarui pada waktu yang tidak sama.
Integrasi proses ERP mengurangi fragmentasi ini dengan memberikan hubungan yang jelas antara setiap proses dan aktivitas berikutnya. Informasi yang dimasukkan pada awal transaksi dapat tetap tersedia sepanjang siklus hidup transaksi tersebut, sehingga mengurangi kebutuhan untuk membuat ulang, memindahkan, atau merekonsiliasi data yang sama secara berulang.
Integrasi Proses ERP Dibandingkan Integrasi Data
Integrasi proses ERP dan integrasi data saling berkaitan erat, tetapi keduanya tidak sepenuhnya sama.
Integrasi data berfokus pada pemindahan atau sinkronisasi informasi antar sistem. Sebagai contoh, catatan pelanggan dari CRM dapat dipindahkan ke sistem ERP setiap jam. Informasi produk juga dapat disinkronkan antara ERP dan situs e-commerce.
Integrasi proses ERP menggunakan data yang telah terhubung tersebut untuk mengoordinasikan rangkaian operasional yang lebih luas. Alih-alih hanya memindahkan pesanan penjualan, proses yang terintegrasi dapat memvalidasi pelanggan, memeriksa batas kredit, mengonfirmasi harga, mengalokasikan persediaan, mengirim pesanan ke gudang, membuat faktur, dan memperbarui catatan keuangan.
Integrasi data menjawab pertanyaan, “Apakah sistem-sistem ini dapat saling bertukar informasi?” Sementara itu, integrasi proses menjawab pertanyaan, “Apakah sistem-sistem ini dapat bekerja bersama untuk menghasilkan tujuan bisnis?”
Perusahaan mungkin memiliki beberapa basis data yang telah terhubung, tetapi tetap mengalami operasional yang tidak efisien apabila karyawan masih harus memulai setiap tahapan secara manual. Integrasi proses ERP yang efektif menggabungkan pertukaran data yang akurat dengan aturan bisnis otomatis, alur kerja, validasi, notifikasi, dan penanganan pengecualian.
Perbedaan ini penting ketika merencanakan proyek ERP. Menghubungkan sistem secara teknis tidak secara otomatis menciptakan proses menyeluruh yang efisien. Perusahaan juga harus menentukan bagaimana setiap transaksi bergerak, siapa yang bertanggung jawab menangani pengecualian, dan sistem mana yang mengendalikan setiap tahap.
Proses Penting yang Dapat Diintegrasikan
Integrasi proses ERP dapat meningkatkan banyak area bisnis, tetapi beberapa proses lintas fungsi biasanya memberikan nilai operasional terbesar.
Integrasi order-to-cash menghubungkan penjualan, manajemen pesanan, persediaan, pemenuhan, pembuatan faktur, penagihan pembayaran, dan pelaporan keuangan. Setelah pesanan pelanggan disetujui, informasi dapat mengalir melalui tahapan berikutnya tanpa harus dimasukkan berulang kali.
Integrasi procure-to-pay menghubungkan permintaan pembelian, persetujuan, purchase order, penerimaan barang, faktur pemasok, dan pembayaran. Aturan pencocokan dapat membandingkan purchase order, catatan penerimaan, dan faktur sebelum pembayaran disetujui.
Integrasi persediaan dan pergudangan menjaga informasi stok tetap tersinkronisasi di antara fungsi pembelian, gudang, toko, fasilitas manufaktur, dan saluran e-commerce. Karyawan dapat mengambil keputusan menggunakan informasi terbaru mengenai stok yang tersedia, telah dialokasikan, sedang dalam perjalanan, dan mengalami kerusakan.
Integrasi manufaktur dapat menghubungkan perencanaan permintaan, bill of materials, jadwal produksi, work order, penggunaan material, inspeksi kualitas, dan perhitungan biaya.
Integrasi record-to-report menghubungkan transaksi dari penjualan, pembelian, penggajian, persediaan, aset tetap, dan operasional lainnya ke buku besar dan proses pelaporan keuangan.
Setiap contoh tersebut menunjukkan mengapa integrasi proses ERP pada dasarnya merupakan inisiatif bisnis. Hubungan teknis memang penting, tetapi tujuan sebenarnya adalah menciptakan alur operasional yang lebih cepat, lebih andal, dan lebih terkendali.
Bagaimana Integrasi Proses ERP Meningkatkan Akurasi Data
Akurasi data sering menurun ketika informasi yang sama harus dimasukkan ke beberapa sistem. Alamat pelanggan mungkin telah diperbarui di CRM, tetapi tetap tidak berubah di ERP. Harga produk mungkin sudah direvisi di satu saluran penjualan, tetapi belum diperbarui di saluran lainnya. Persediaan mungkin terlihat tersedia secara online, padahal sudah dialokasikan untuk pesanan lain.
Integrasi proses ERP dapat membangun aliran informasi yang terkendali antar sistem. Satu sistem yang ditentukan menjadi sumber utama untuk setiap jenis data, sementara pembaruan yang telah disetujui didistribusikan ke aplikasi yang membutuhkannya.
Sebagai contoh, ERP dapat mengendalikan biaya produk, jumlah persediaan, informasi pajak, dan klasifikasi akuntansi. CRM dapat mengelola prospek, aktivitas penjualan, dan komunikasi pelanggan. Sementara itu, platform e-commerce dapat mengelola konten toko online. Integrasi memungkinkan setiap sistem menjalankan fungsi yang semestinya sekaligus mempertahankan konsistensi informasi di seluruh proses.
Aturan validasi juga dapat mencegah catatan yang tidak lengkap atau keliru masuk ke sistem berikutnya. Kolom wajib, format yang diperbolehkan, pemeriksaan duplikasi, pemetaan akun, dan kontrol otorisasi dapat diterapkan sebelum informasi diproses.
Pendekatan ini mengurangi waktu yang dihabiskan karyawan untuk membandingkan catatan, memperbaiki perbedaan data, dan menentukan versi informasi mana yang paling akurat.
Menciptakan Alur Kerja yang Lebih Cepat dan Lebih Otomatis
Salah satu manfaat utama integrasi proses ERP adalah kemampuannya menggantikan koordinasi manual dengan alur kerja yang dipicu oleh suatu peristiwa.
Suatu peristiwa dalam satu sistem dapat secara otomatis memulai tindakan di sistem lainnya. Pesanan online yang telah dikonfirmasi dapat membuat pesanan penjualan di ERP. Pesanan penjualan yang telah disetujui dapat mengalokasikan persediaan. Pengiriman yang telah selesai dapat memicu pembuatan faktur. Pembayaran pelanggan dapat memperbarui piutang dan melepaskan penahanan kredit.
Hal ini tidak berarti setiap aktivitas harus sepenuhnya diotomatisasi. Tinjauan manusia tetap penting untuk menangani pengecualian, transaksi bernilai tinggi, diskon yang tidak biasa, risiko kredit, persyaratan regulasi, dan keputusan yang membutuhkan pertimbangan profesional.
Tujuannya adalah mengotomatiskan pekerjaan yang dapat diprediksi sambil mengarahkan situasi yang tidak biasa kepada karyawan yang tepat. Alih-alih meninjau setiap transaksi secara manual, karyawan dapat berfokus pada kasus-kasus yang berada di luar aturan yang telah ditetapkan.
Notifikasi dan aturan eskalasi dapat semakin mendukung proses tersebut. Apabila permintaan pembelian belum disetujui, sistem dapat mengingatkan manajer yang bertanggung jawab atau meneruskannya kepada pihak lain yang memiliki otorisasi. Apabila integrasi gagal, tim teknis atau operasional dapat menerima peringatan sebelum kegagalan tersebut memengaruhi pelanggan.
Integrasi proses ERP yang dirancang dengan baik membuat otomatisasi menjadi lebih terkendali karena setiap tindakan otomatis mengikuti aturan yang terdokumentasi dan menghasilkan riwayat transaksi yang dapat ditelusuri.
Metode Integrasi Proses ERP yang Umum Digunakan
Perusahaan dapat menggunakan beberapa metode untuk menghubungkan proses ERP. Metode yang sesuai bergantung pada kompleksitas sistem, volume transaksi, persyaratan keamanan, sumber daya teknis yang tersedia, dan kecepatan pertukaran informasi yang dibutuhkan.
Integrasi point-to-point menciptakan hubungan langsung antara dua sistem. Metode ini dapat sesuai untuk lingkungan yang terbatas, tetapi dapat menjadi sulit dipelihara ketika jumlah aplikasi meningkat.
Application programming interface memungkinkan aplikasi meminta, membuat, memperbarui, atau mengambil informasi melalui antarmuka yang telah ditentukan. API banyak digunakan untuk aplikasi cloud dan proses yang membutuhkan pertukaran data secara rutin.
Middleware berfungsi sebagai perantara antar aplikasi. Teknologi ini dapat menerjemahkan format data, mengarahkan pesan, menerapkan aturan bisnis, dan mengelola komunikasi antar sistem.
Integration platform as a service atau iPaaS menyediakan alat berbasis cloud untuk menghubungkan aplikasi, memetakan kolom data, mentransformasikan data, memantau integrasi, dan mengelola alur kerja. Pendekatan integrasi ERP yang umum mencakup koneksi point-to-point, enterprise service bus, dan platform iPaaS.
Integrasi batch memindahkan informasi pada interval yang telah dijadwalkan, sedangkan integrasi real-time memproses informasi secara langsung atau segera setelah suatu peristiwa terjadi. Perusahaan dapat menggunakan kedua pendekatan tersebut sesuai dengan kebutuhan operasionalnya.
Tantangan yang Dapat Memengaruhi Proyek Integrasi
Integrasi proses ERP dapat memberikan manfaat yang signifikan, tetapi proyek yang tidak direncanakan dengan baik justru dapat menciptakan masalah operasional dan teknis baru.
Salah satu tantangan yang umum adalah master data yang tidak konsisten. Sistem yang berbeda mungkin menggunakan kode pelanggan, nama produk, satuan pengukuran, klasifikasi pajak, atau struktur akun yang berbeda. Perbedaan tersebut harus diselesaikan sebelum transaksi otomatis dapat dipercaya.
Aplikasi lama juga dapat menimbulkan kesulitan tambahan karena mungkin tidak menyediakan API modern atau dokumentasi yang dapat diandalkan. Integrasi mungkin membutuhkan connector khusus, akses basis data, pemindahan file, atau middleware.
Tantangan lainnya adalah kepemilikan proses yang tidak jelas. Ketika transaksi melewati beberapa departemen, karyawan mungkin berbeda pendapat mengenai tim mana yang bertanggung jawab memelihara data, menyelesaikan kegagalan, atau menyetujui perubahan.
Keamanan juga harus dipertimbangkan. Sistem yang terintegrasi bertukar informasi sensitif terkait keuangan, pelanggan, karyawan, dan pemasok. Akses harus mengikuti izin berbasis peran, autentikasi yang aman, enkripsi, dan pemantauan yang sesuai.
Perusahaan juga perlu menghindari otomatisasi proses yang tidak efisien tanpa meninjaunya terlebih dahulu. Integrasi dapat membuat proses yang bermasalah berjalan lebih cepat, tetapi tidak secara otomatis menjadikannya lebih baik.
Proyek yang berhasil dimulai dengan pemetaan proses bisnis, kepemilikan data yang jelas, persyaratan yang terdokumentasi, pengujian yang realistis, serta kerja sama antara tim operasional dan spesialis teknis.
Cara Merencanakan Integrasi Proses ERP
Langkah pertama adalah mengidentifikasi proses yang menimbulkan keterlambatan, biaya, kesalahan, atau keluhan pelanggan paling besar. Perusahaan sebaiknya memprioritaskan hasil operasional daripada mencoba menghubungkan seluruh sistem secara bersamaan.
Proses yang sedang berjalan kemudian perlu dipetakan dari awal hingga akhir. Tim proyek harus memahami dari mana informasi berasal, karyawan mana yang menggunakannya, bagaimana persetujuan berlangsung, di mana keterlambatan terjadi, dan bagaimana pengecualian saat ini diselesaikan.
Selanjutnya, perusahaan perlu menentukan proses yang diinginkan. Hal ini mencakup penentuan sistem mana yang akan mengendalikan setiap elemen data, peristiwa apa yang memicu aktivitas berikutnya, dan transaksi mana yang tetap membutuhkan persetujuan manusia.
Persyaratan integrasi harus menentukan kolom data, format, frekuensi, volume, aturan validasi, kontrol keamanan, pesan kesalahan, dan prosedur pemulihan. Desain juga harus menentukan apakah setiap koneksi membutuhkan pemrosesan real-time, mendekati real-time, atau terjadwal.
Pengujian harus mencakup transaksi normal dan berbagai skenario tidak biasa. Tim perlu menguji pesanan ganda, catatan yang tidak lengkap, produk yang tidak tersedia, pembayaran gagal, gangguan sistem, retur barang, transaksi yang dibatalkan, dan pembalikan pencatatan akuntansi.
Terakhir, perusahaan harus menetapkan pemantauan dan kepemilikan. Karyawan memerlukan prosedur yang jelas untuk mengidentifikasi kegagalan, memperbaiki catatan, menjalankan kembali transaksi, dan mengomunikasikan dampak operasional.
Mengukur Hasil Integrasi Proses ERP
Keberhasilan integrasi proses ERP sebaiknya dievaluasi berdasarkan hasil bisnis yang terukur, bukan berdasarkan jumlah aplikasi yang berhasil dihubungkan.
Waktu pemrosesan pesanan dapat menunjukkan apakah transaksi bergerak lebih cepat dari tahap konfirmasi hingga pemenuhan. Persentase pesanan yang membutuhkan koreksi manual dapat menunjukkan apakah akurasi data telah meningkat.
Perusahaan juga dapat memantau waktu pemrosesan faktur, kecepatan persetujuan, perbedaan persediaan, kesalahan pemenuhan, waktu rekonsiliasi pembayaran, dan jumlah spreadsheet yang digunakan di luar ERP.
Durasi penutupan keuangan merupakan indikator lain yang berguna. Ketika transaksi dari sistem operasional dicatat dan diklasifikasikan dengan benar, tim keuangan dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengumpulkan informasi dan merekonsiliasi perbedaan.
Pengukuran terkait pelanggan dapat mencakup akurasi pesanan, kinerja pengiriman, waktu respons, dan jumlah pertanyaan pelanggan yang disebabkan oleh informasi ketersediaan atau pengiriman yang tidak akurat.
Keandalan integrasi juga perlu dipantau melalui tingkat transaksi yang berhasil, jumlah kegagalan, rata-rata waktu pemulihan, dan jenis kesalahan yang terus berulang.
Berbagai pengukuran tersebut membantu manajemen menentukan apakah integrasi proses ERP benar-benar menciptakan peningkatan operasional. Hasilnya juga dapat menunjukkan area yang masih membutuhkan perancangan ulang proses, pelatihan karyawan, atau optimalisasi teknis.
Mendukung Integrasi Proses ERP dengan NetSuite
Bisnis yang bergantung pada beberapa aplikasi yang tidak terhubung dapat memperoleh manfaat dari platform ERP yang dirancang untuk mengelola berbagai fungsi operasional dalam satu lingkungan terpadu.
Oracle NetSuite menggabungkan kemampuan ERP dan manajemen keuangan dengan berbagai fungsi bisnis lainnya dalam satu suite berbasis cloud. Struktur terpadu ini dapat mengurangi jumlah koneksi terpisah yang diperlukan antara proses-proses inti, sekaligus tetap memungkinkan organisasi mengintegrasikan aplikasi pihak ketiga yang lebih khusus.
NetSuite mendukung beberapa pilihan integrasi. Impor CSV dapat digunakan untuk proses impor data dalam jumlah kecil atau menengah, sementara web services dapat mendukung kebutuhan integrasi dalam skala lebih besar atau yang berjalan secara berkelanjutan. RESTlet dapat digunakan untuk membangun logika integrasi khusus bagi aplikasi eksternal.
NetSuite Connector Platform juga dapat mendukung sinkronisasi data antara NetSuite dan platform marketplace atau CRM tertentu melalui connector yang dibangun di atas Oracle Integration Cloud.
Arsitektur yang sesuai akan bergantung pada aplikasi yang telah digunakan perusahaan, volume transaksi, persyaratan keamanan, dan prioritas operasional. Bekerja sama dengan penyedia solusi NetSuite yang berpengalaman dapat membantu bisnis memetakan proses, menentukan kebutuhan integrasi, mengonfigurasi alur kerja, menyiapkan data, menguji transaksi, dan membangun pemantauan jangka panjang.
Alih-alih menerapkan koneksi yang terpisah-pisah, tujuannya haruslah menciptakan integrasi proses ERP yang mendukung keseluruhan perjalanan bisnis, mulai dari permintaan pelanggan dan pembelian hingga pemenuhan, akuntansi, dan pelaporan manajemen.
Bangun Proses Terhubung yang Dapat Berkembang
Integrasi proses ERP memberikan peluang bagi bisnis untuk menggantikan aktivitas yang terfragmentasi dengan alur operasional yang terkoordinasi. Pesanan pelanggan, aktivitas pembelian, pergerakan persediaan, transaksi produksi, pembayaran, dan pelaporan keuangan dapat menjadi bagian dari proses yang terhubung, bukan sekadar kumpulan tugas yang berdiri sendiri.
Namun, integrasi tidak boleh diperlakukan hanya sebagai proyek teknis. Keputusan terpenting berkaitan dengan bagaimana bisnis beroperasi, dari mana informasi berasal, aturan apa yang mengendalikan transaksi, dan bagaimana karyawan menangani pengecualian.
Perusahaan sebaiknya memulai dari proses yang memiliki dampak operasional paling jelas. Proyek yang terfokus untuk meningkatkan akurasi pesanan, visibilitas persediaan, kontrol pembelian, atau pelaporan keuangan dapat menciptakan nilai yang lebih besar dibandingkan program integrasi berskala besar tanpa prioritas yang jelas.
Seiring pertumbuhan organisasi, arsitektur integrasi yang dirancang dengan baik dapat mengakomodasi tambahan saluran penjualan, gudang, anak perusahaan, pemasok, dan aplikasi. Proses tetap lebih mudah dikendalikan karena kepemilikan data, aturan alur kerja, dan tanggung jawab sistem telah ditetapkan sejak awal.
Pada akhirnya, integrasi proses ERP yang efektif menghasilkan lebih dari sekadar perangkat lunak yang saling terhubung. Integrasi tersebut menciptakan lingkungan bisnis tempat departemen dapat berbagi informasi yang akurat, transaksi dapat bergerak dengan lebih sedikit keterlambatan, dan manajemen dapat mengambil keputusan berdasarkan gambaran operasional yang lebih lengkap.
