Perusahaan memiliki banyak prioritas yang saling bersaing: permintaan pelanggan, kekurangan tenaga kerja, penciptaan produk dan layanan, arus kas. Tim kepemimpinan tidak membutuhkan kompleksitas manajemen tenaga kerja yang ditambahkan ke dalam percampuran tersebut. Merencanakan dan melacak semua data tenaga kerja Anda dalam lembar kerja atau sistem terpisah dapat menyebabkan ketidakakuratan. Memperoleh visibilitas terhadap ketersediaan pekerja, melacak jam kerja, dan membayar pekerja secara akurat sesuai dengan peraturan upah di negara mereka bisa menjadi tugas yang sangat menantang dan kompleks. Jika tidak dilakukan dengan benar, hal ini dapat menyebabkan perencanaan tenaga kerja yang buruk, pengeluaran lembur yang tinggi, risiko kepatuhan, dan kurangnya keberhasilan organisasi.
Dengan menyederhanakan dan mengotomatisasi manajemen karyawan – salah satu sumber daya paling mahal dalam bisnis – para pemimpin dan tim dapat terbebas untuk fokus pada proyek-proyek yang berdampak sambil meningkatkan pengalaman pelanggan dan karyawan, dan pada akhirnya mengembangkan bisnis.
Secara khusus, manajer membutuhkan cara untuk mengorganisir jadwal kerja, memberikan pengalaman karyawan yang baik, dan membuat keputusan penempatan tenaga kerja dengan percaya diri. Selain itu, karyawan membutuhkan alat yang tepat, pada waktu yang tepat, untuk mengelola jam kerja mereka dengan cara yang aman. Perusahaan dapat memperoleh semua hal di atas dengan solusi manajemen tenaga kerja terpadu yang mencakup aplikasi seluler untuk pencatatan waktu digital, alat penjadwalan visual untuk membantu manajer mengorganisir tim mereka, dan mesin aturan upah yang komprehensif untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pelacakan waktu, penjadwalan, perhitungan upah, dan analitik.
Fitur-fitur yang perlu dipertimbangkan dalam solusi manajemen tenaga kerja
Pelacakan Waktu. Pelacakan waktu di sebagian besar organisasi dilakukan dengan sistem yang ketinggalan zaman atau bahkan menggunakan kartu punch kertas, yang dapat menyebabkan kesalahan pada kartu waktu, biaya penggajian yang meningkat, dan ketidakpuasan karyawan. Solusi manajemen tenaga kerja dengan pelacakan waktu digital memberikan kontrol, visibilitas, dan fleksibilitas yang lebih besar untuk salah satu sumber daya paling berharga dalam bisnis, yaitu karyawan.
Penjadwalan. Manajer dapat menghabiskan berjam-jam setiap minggu merencanakan jadwal dan mencoba mengatur ketersediaan karyawan, jam kerja, jam lembur yang terkumpul, lokasi, dan permintaan yang diprediksi. Solusi penjadwalan tradisional tidak memberikan gambaran yang lengkap – alat-alat ini entah manual dan disesuaikan oleh setiap tim atau memberikan informasi yang tidak lengkap. Keduanya dapat menyebabkan masalah, termasuk kurangnya atau kelebihan staf, pembuatan jadwal yang terlambat, ketidakhadiran yang tidak terduga, dan penjadwalan yang tidak adil – di mana beberapa karyawan menerima lebih banyak jam kerja daripada yang lain. Agar manajer dapat dengan percaya diri membuat keputusan penjadwalan, mereka membutuhkan sistem yang memberikan gambaran yang lengkap tentang semua karyawan yang tersedia dalam satu layar.
Perhitungan Upah. Bisnis yang berkembang mungkin memiliki jenis pekerja yang berbeda: berjam, kontrak, penuh waktu, atau pekerja lepas. Manajer harus melacak semua kategori ini dan hukum serta peraturan upah yang berlaku untuk masing-masing. Organisasi yang melacak campuran kategori ini dengan lembar kerja Excel atau sistem yang tidak terhubung dengan data penggajian dan keuangan mengalami biaya penggajian yang lebih tinggi, membuang waktu – dan meningkatkan risiko ketidakpatuhan. Solusi manajemen tenaga kerja yang komprehensif menyediakan mesin aturan upah yang secara otomatis menghitung upah, termasuk lembur, berdasarkan kebijakan bisnis dan peraturan negara bagian dan federal untuk semua pekerja yang Anda miliki.
Analitik. Wawasan tenaga kerja sangat penting untuk membuat keputusan cerdas dan percaya diri dalam perencanaan dan pengorganisasian. Dengan Excel dan sistem manajemen tenaga kerja yang terpisah, butuh waktu untuk mengakses data yang dibutuhkan – jika memang memungkinkan. Mentransfer informasi tentang biaya tenaga kerja, angka penjualan, dan jumlah pelanggan dari sistem ERP dan penggajian ke alat manajemen tenaga kerja yang terputus membutuhkan waktu dan dapat menghasilkan data yang sudah usang atau tidak akurat. Sistem terpadu yang menghubungkan proses manajemen tenaga kerja dengan ERP Anda memberikan kekuatan kepada manajer untuk membuat keputusan berdasarkan penjualan yang diprediksi dan persentase biaya tenaga kerja, yang disesuaikan berdasarkan tujuan dan target toko, gudang, atau regional.
Pengalaman Karyawan. Karyawan menginginkan fleksibilitas untuk melakukan perubahan pada jadwal mereka tanpa mengganggu bisnis atau posisi mereka. Solusi manajemen tenaga kerja harus menyediakan platform yang mudah digunakan bagi karyawan untuk masuk dan keluar; memilih, menukar, atau menghapus jadwal; meminta perubahan jadwal; dan membuka saluran komunikasi langsung dengan manajemen dan HR untuk mengatasi masalah penjadwalan atau kartu waktu. Memastikan karyawan merasa didukung untuk menjalankan pekerjaan mereka dengan efisien dan efektif membantu mempertahankan bakat terbaik dan meningkatkan efisiensi operasional bagi manajer.
Manajemen Tenaga Kerja Mobile, Terpadu, dan Komprehensif
NetSuite SuitePeople Workforce Management menyediakan solusi manajemen tenaga kerja mobile, terpadu, dan komprehensif bagi bisnis. Manajer memperoleh kemampuan untuk merencanakan jadwal tim berdasarkan perkiraan tenaga kerja dan informasi lainnya, seperti jam kerja lembur yang terkumpul. Karyawan mendapatkan pelacakan waktu digital yang mendukung mereka di mana saja, kapan saja, dan aplikasi manajemen tenaga kerja mobile untuk mengambil, menghapus, atau mengubah jadwal serta berkomunikasi dengan manajer mereka mengenai masalah penjadwalan atau kartu waktu. Dan tim keuangan akan menghargai adanya mesin aturan upah yang lengkap yang memastikan setiap pekerja dalam organisasi dibayar dengan benar dan tepat waktu.
