Solusi perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) adalah alat-alat komprehensif yang memungkinkan organisasi untuk mengentralisasi data dan mengotomatisasi berbagai aspek operasi bisnis. Platform-platform ini memfasilitasi perencanaan dan pengelolaan yang efisien terkait keuangan, vendor, material, barang, layanan, pelanggan, dan karyawan, sehingga menyederhanakan proses internal.
Ciri khas dari sistem ERP adalah basis data bersama yang mendukung berbagai fungsi yang digunakan oleh unit bisnis yang berbeda. Hal ini memungkinkan karyawan di berbagai departemen, termasuk akuntansi, penjualan, dan sumber daya manusia, untuk mengakses informasi yang sama untuk proses bisnis masing-masing, yang berkontribusi pada konsistensi dan akurasi.
Bagaimana proses implementasi ERP?
Proses implementasi ERP dapat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya, namun umumnya memiliki fase-fase yang serupa. Ini dapat melibatkan perolehan solusi, pemasangan lisensi atau perangkat lunak, transfer data keuangan dan transaksional, serta pemetaan proses bisnis dan akses sistem untuk berbagai departemen atau kelompok pengguna, membentuk dasar strategi implementasi ERP.
Tahapan Metodologi Implementasi ERP
Metodologi implementasi ERP dapat bervariasi dalam kompleksitas, tergantung pada faktor-faktor seperti ukuran organisasi, kompleksitas proyek, dan pilihan antara solusi berbasis lokasi atau berbasis awan.
Solusi berbasis lokasi umumnya melibatkan langkah-langkah tambahan, seperti instalasi infrastruktur perangkat keras dan staf untuk pemeliharaan infrastruktur. Karena semua aktivitas dukungan, termasuk konfigurasi hosting dan pengaturan, dikelola secara internal, fase-fase tambahan ini dapat mengubah dan sering memperpanjang proses implementasi.
Sebaliknya, implementasi ERP berbasis awan mungkin dapat menghindari beberapa langkah tradisional yang terlibat dalam implementasi berbasis lokasi. Penyedia solusi mengelola infrastruktur, memungkinkan bisnis untuk fokus pada migrasi data, perubahan proses, dan pelatihan karyawan. Hosting, server, dan pemeliharaan umumnya ditangani oleh vendor ERP.
Tim Proyek ERP
Tim proyek memainkan peran penting dalam memastikan kesuksesan proyek implementasi ERP, mengawasi inisiatif dan jadwal harian sebagaimana yang tercantum dalam daftar periksa implementasi ERP. Komposisi tim proyek dapat bervariasi tergantung pada ukuran perusahaan dan pilihan antara solusi ERP berbasis awan atau berbasis lokasi.
Umumnya, tim proyek ERP mencakup manajer proyek dari baik vendor ERP maupun organisasi, serta analis, pengembang, pengguna kunci, dan insinyur. Setiap anggota tim memiliki tanggung jawab spesifik terkait konfigurasi, instalasi, pengujian, dan tugas migrasi.
Untuk implementasi yang lebih kecil atau kurang kompleks, terutama implementasi berbasis awan, tim proyek mungkin sedikit berbeda. Ini mungkin terdiri dari manajer proyek, pengguna kunci, dan konsultan dari vendor ERP untuk membantu dengan instalasi, migrasi, dan pengujian solusi baru.
Dalam kasus implementasi yang kompleks untuk perusahaan yang lebih besar, seringkali dibentuk komite pengarah. Komite pengarah melibatkan eksekutif dan manajemen dari bisnis, dan menetapkan strategi keseluruhan, prioritas, dan anggaran untuk implementasi. Komite ini juga menetapkan tujuan tingkat tinggi dan memberikan panduan sepanjang proyek.
Anggaran Implementasi ERP
Kesuksesan atau kegagalan proyek implementasi sangat bergantung pada penetapan anggaran yang realistis, dan salah satu alasan umum melebihi anggaran adalah perluasan cakupan proyek ERP. Anggaran implementasi ERP umumnya dapat dikategorikan menjadi tiga area utama: biaya teknis, biaya tenaga kerja, dan biaya migrasi data.
Biaya teknis meliputi semua perangkat lunak, lisensi, perangkat keras, dan biaya implementasi teknis yang diketahui. Ini termasuk faktor seperti peningkatan perangkat keras dan perangkat lunak infrastruktur, konfigurasi basis data, pemeliharaan dan dukungan, kustomisasi, dan biaya hosting.
Biaya tenaga kerja melibatkan biaya terkait orang baik internal maupun eksternal, termasuk biaya pendidikan dan pelatihan, biaya manajemen proyek, biaya konsultasi, dan biaya pengelolaan perubahan lainnya seperti perekrutan karyawan atau kontraktor tambahan.
Biaya migrasi data ERP mencakup berbagai aspek seperti biaya ekstraksi data dari sistem legacy dan penghentian sistem lama, serta transfer data bersih ke solusi ERP yang baru. Penting untuk memasukkan biaya-biaya ini dalam anggaran untuk memastikan implementasi ERP yang lancar dan sukses.
Berapa biaya implementasi ERP?
Memperkirakan biaya implementasi ERP tidaklah mudah, karena biaya ini bergantung pada berbagai faktor seperti ukuran bisnis, jumlah pengguna atau lisensi yang dibutuhkan, sesi pelatihan, kustomisasi yang diperlukan, migrasi aplikasi dan data, serta apakah ERP merupakan solusi berbasis lokasi atau berbasis awan.
Sebagai praktik terbaik umumnya, direkomendasikan untuk merencanakan setidaknya satu persen dari anggaran operasional organisasi untuk implementasi ERP. Namun, angka ini dapat bervariasi berdasarkan ukuran organisasi.
Solusi berbasis lokasi umumnya memerlukan pengeluaran modal yang lebih besar karena biaya awal dan berkelanjutan yang terkait dengan pembelian dan pengelolaan biaya lisensi perpetual. Selain itu, ada biaya tambahan terkait pemeliharaan infrastruktur TI, termasuk perangkat keras, server, dan fasilitas, serta personel tambahan untuk mengelola sistem-sistem ini.
Sebaliknya, biaya awal umumnya lebih rendah untuk sistem ERP berbasis awan karena fokus utamanya pada persyaratan perangkat lunak dan konektivitas ke sistem. Itulah sebabnya hampir setengah dari implementasi ERP saat ini adalah ERP berbasis awan. Penyedia ERP berbasis awan mengelola dan memelihara infrastruktur TI, meminimalkan tuntutan terhadap waktu dan sumber daya organisasi.
Rencana Pengelolaan Perubahan ERP
Salah satu tantangan besar selama implementasi ERP adalah mengalihkan karyawan dengan efektif ke proses bisnis baru. Memindahkan karyawan ke sistem, aturan, dan prosedur baru memerlukan kejelasan dan pelatihan, dan perusahaan memerlukan rencana pengelolaan perubahan yang kuat.
Rencana pengelolaan perubahan harus mencakup peta jalan yang rinci yang menentukan tujuan-tujuan khusus dari proses baru dan mencakup elemen-elemen berikut:
- Analisis – Analisis kesiapan platform baru untuk mengidentifikasi peluang dan risiko.
- Penilaian Peran – Evaluasi tenaga kerja saat ini untuk mengidentifikasi kesenjangan dalam keterampilan dan kemampuan personel.
- Rencana Komunikasi – Kembangkan rencana komunikasi komprehensif yang menguraikan tujuan, tonggak, hasil yang diharapkan, dan proses transisi.
- Pemberdayaan Tenaga Kerja – Memfasilitasi kesuksesan karyawan dalam organisasi yang telah berubah dengan menerapkan peran-peran baru dan rencana pelatihan.
- Pelaksanaan Pelatihan – Lakukan pelatihan onboarding untuk sistem baru guna memastikan karyawan dilengkapi dengan keterampilan yang diperlukan untuk peran mereka.
Desain dan Pengembangan
Selama tahap desain dan pengembangan dari rencana implementasi ERP, pelanggan dan vendor bekerja sama untuk mendefinisikan prosedur dan mendokumentasikan proses baru untuk bagaimana solusi ERP baru akan mengelola data. Setelah proses-proses ini didefinisikan, kerangka basis data dikembangkan untuk memenuhi persyaratan dan prosedur baru.
Misalnya, jika migrasi dilakukan dari solusi berbasis lokasi ke solusi ERP berbasis awan, atau jika solusi baru perlu terhubung dengan platform lain seperti Point of Sale (POS) atau solusi manajemen persediaan, tim proyek harus merancang dan mengembangkan kustomisasi atau antarmuka API sebelum memindahkan data apa pun ke sistem baru. Tim kemudian mengidentifikasi data dari solusi lama yang perlu ditransfer ke solusi baru.
Migrasi Data
Migrasi data adalah langkah kritis untuk implementasi ERP yang sukses, tetapi bisa menjadi tantangan dan mungkin menghadapi hambatan yang tidak terduga. Tujuannya adalah untuk mentransfer data yang bersih dan telah diidentifikasi, dibersihkan, dan dipetakan ke lokasi yang sesuai dalam sistem baru. Untuk menyederhanakan proses ini, Anda dapat bekerja dengan seorang analis proyek sebelum migrasi untuk melakukan analisis data dan analisis pemetaan, yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi.
Pelatihan
Untuk sepenuhnya memanfaatkan manfaat ERP, sangat penting untuk memastikan bahwa pengguna akhir, yaitu karyawan Anda, memiliki keterampilan yang cukup untuk memanfaatkan sistem baru. Pelatihan komprehensif harus tersedia melalui kombinasi peluang pembelajaran daring.
Pembelajaran daring memungkinkan pengguna menyelesaikan pelatihan sesuai kecepatan mereka sendiri dan fokus pada pelatihan khusus peran, sambil juga memberikan akses ke pelatihan yang lebih luas. Ini sangat berharga untuk solusi yang kompleks, dan menawarkan pembelajaran berkelanjutan setelah fase implementasi mendorong kepemilikan pengguna jangka panjang.
Peluncuran dan Penyebaran (Go-live)
Saatnya tiba: Sistem telah dikembangkan, data telah ditransfer, pelatihan produk dan aktivitas onboarding telah selesai, dan pengujian telah selesai.
Namun, masih ada beberapa langkah tersisa. Data berbasis transaksi, seperti persediaan, pesanan, PO, AR/AP, dan saldo, bersifat dinamis dan tunduk pada perubahan yang sering terjadi. Oleh karena itu, disarankan untuk mentransfer data ini pada saat terakhir yang mungkin untuk memastikan akurasi. Setelah semuanya disempurnakan, data peluncuran dapat diatur, dan sistem akan siap digunakan.
Pasca-implementasi dan Evaluasi
Untuk menilai efisiensi solusi ERP, penting untuk mempertimbangkan berbagai faktor seperti reaksi pelanggan dan pola adopsi oleh karyawan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apakah karyawan memanfaatkan teknologi ini secara maksimal, sehingga menghasilkan peningkatan produktivitas tenaga kerja?
- Apakah otomatisasi yang ditawarkan oleh sistem ERP mengarah pada peningkatan efisiensi atau peningkatan kepuasan pelanggan yang terlihat?
- Apakah tingkat retensi pelanggan lebih tinggi atau lebih rendah?
- Apakah terjadi peningkatan dalam referensi, metrik penjualan, dan hubungan pelanggan dari waktu ke waktu?
- Apakah terjadi penurunan tingkat persediaan dan peningkatan alur kerja melalui perencanaan dan pengendalian?
- Bagaimana kinerja produksi terlihat?
Mengukur metrik-metrik tak berwujud mungkin menjadi tantangan, tetapi dengan proses otomatisasi ERP, Anda seharusnya mengamati peningkatan efisiensi alur kerja dan penurunan kesalahan di seluruh organisasi, yang menghasilkan peningkatan pendapatan dan penghematan biaya dari waktu ke waktu.
Harap dicatat bahwa mengevaluasi metrik-metrik tak berwujud ini mungkin akan memberikan penilaian yang lebih akurat tentang kinerja ERP dan organisasi setelah beberapa bulan hingga setahun, karena karyawan mungkin masih beradaptasi dengan solusi baru.
Dukungan
Dukungan optimal pasca-implementasi adalah fase penutup yang krusial dari proyek implementasi ERP. Meskipun memiliki pengaturan yang mulus, tantangan tak terduga bisa muncul. Penting untuk memiliki tim dukungan yang terampil untuk mengatasi komplikasi tiba-tiba dan memberikan klarifikasi. Tergantung pada besarnya atau kerumitan proyek, vendor mungkin menawarkan berbagai tingkat dukungan untuk memenuhi kebutuhan yang berkembang.
Terlepas dari sifat bisnisnya, menerapkan sistem ERP adalah tugas penting yang memerlukan persiapan yang teliti dan dedikasi tanpa henti dari seluruh tim. Meskipun implementasi ERP dapat melibatkan upaya yang besar, dengan perencanaan strategis dan eksekusi yang terampil, sistem baru seharusnya dapat mengoptimalkan generasi pendapatan sambil menyederhanakan penggunaan sumber daya.
