Anda mungkin memahami bahwa ketika berbicara tentang memilih sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) untuk operasi bisnis Anda, Anda dihadapkan pada keputusan biner: memilih platform berbasis lokal atau beralih sepenuhnya ke cloud. Namun, pandangan yang sederhana ini sering kali melewatkan realitas yang lebih nuansa yang banyak perusahaan modern pelajari, yaitu strategi ERP hybrid.
Model ERP hybrid sangat menarik bagi organisasi yang telah berinvestasi dalam kerangka kerja ERP berbasis lokal. Alih-alih mengganti sistem yang ada secara keseluruhan, organisasi ini mengintegrasikan solusi berbasis cloud untuk memperkuat unit bisnis tertentu, mendukung operasi regional, atau dengan cepat mengimplementasikan fungsionalitas baru. Dengan melakukannya, mereka dapat memperluas kemampuan sistem mereka saat ini tanpa menyebabkan gangguan atau kekacauan apa pun. Pendekatan sinergis ini menggabungkan kekuatan dari sistem ERP berbasis lokal yang tradisional dengan fleksibilitas dan skalabilitas yang ditawarkan oleh solusi berbasis cloud, sehingga memberikan keunggulan kompetitif bagi bisnis dalam pasar yang bergerak cepat saat ini.
Video: Apa Itu Hybrid ERP?
Apa Sebenarnya ERP?
Perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) berfungsi sebagai ekosistem digital komprehensif yang mengatur sejumlah operasi bisnis vital secara real-time. Mulai dari manajemen inventaris dan pesanan hingga akuntansi, sumber daya manusia, dan manajemen hubungan pelanggan, ERP menawarkan pendekatan terintegrasi dalam administrasi bisnis.
Yang membedakan sistem ERP adalah penggunaan basis data tunggal. Repositori tunggal ini memastikan bahwa semua karyawan di berbagai departemen memiliki akses ke data yang konsisten dan terbaru. Dalam lingkungan di mana informasi yang tepat waktu dan akurat sangat penting, sistem ERP bertindak sebagai pijakan dasar keselarasan organisasi dan efektivitas pengambilan keputusan. Kesatuan ini tidak hanya mengoptimalkan alur kerja tetapi juga meningkatkan perencanaan strategis dan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Apa yang Dimaksud dengan On-Premises ERP?
Enterprise Resource Planning (ERP) berbasis lokal melibatkan instalasi perangkat lunak ERP di perangkat keras yang secara fisik berada di dalam pusat data organisasi Anda sendiri. Dalam konfigurasi ini, tanggung jawab manajemen sistem sepenuhnya berada pada tim TI internal Anda.
Model ini memerlukan pengeluaran modal awal yang signifikan, mencakup tidak hanya lisensi perangkat lunak tetapi juga infrastruktur perangkat keras yang diperlukan. Selain biaya awal, waktu dan sumber daya tambahan penting untuk proses instalasi, pemeliharaan rutin, dan potensi peningkatan sistem. Meskipun pendekatan ini mungkin terasa menakutkan dalam hal biaya awal dan tenaga kerja, itu menawarkan kendali tak tertandingi atas data Anda dan penyesuaian sistem Anda, sejalan dengan organisasi yang memiliki kebutuhan operasional yang kompleks atau sangat spesifik.
Dikotomi On-Premises dan Cloud ERP: Menavigasi Pertimbangan Bisnis Penting
Pada permukaan, baik sistem Enterprise Resource Planning (ERP) berbasis lokal maupun berbasis cloud memiliki tujuan fundamental yang sama: menyederhanakan dan memusatkan proses bisnis inti. Namun, perbedaan-perbedaan yang membedakan kedua model tersebut dapat memiliki dampak mendalam pada strategi bisnis Anda. Perbedaan ini tidak hanya bersifat teknis tetapi juga meresap ke dalam area yang resonan dengan perusahaan modern mana pun—mulai dari struktur biaya hingga adaptabilitas, dan dari keahlian teknologi yang diperlukan hingga tingkat kendali yang dijalankan. Mari kita telusuri perbedaan-perbedaan kritis ini:
Komitmen Keuangan
Di ranah ERP berbasis lokal, Anda langsung dihadapkan pada pengeluaran modal awal yang besar untuk perangkat keras dan lisensi perangkat lunak. Selain itu, Anda harus mengalokasikan waktu dan sumber daya manusia untuk instalasi perangkat lunak dan pemeliharaan berkelanjutan. ERP berbasis cloud, yang beroperasi dalam model Software-as-a-Service (SaaS), beralih dari investasi awal ke struktur pembayaran berlangganan yang lebih fleksibel. Anda sebenarnya membayar apa yang Anda gunakan, seiring penggunaannya.
Kecepatan Implementasi
Sistem ERP berbasis cloud secara inheren mempercepat proses implementasi. Karena mereka menghilangkan kebutuhan untuk menginstal infrastruktur TI yang rumit, bisnis Anda dapat beroperasi dengan lebih cepat. Sistem berbasis lokal, di sisi lain, memerlukan periode setup yang lebih rumit, yang secara tidak dapat dihindari memperpanjang rasio waktu-ke-nilai Anda.
Keahlian Teknologi
Menjalankan sistem ERP berbasis lokal memerlukan tim profesional TI yang terampil untuk instalasi, manajemen, dan peningkatan berkala. Sebaliknya, ERP berbasis cloud membebaskan Anda dari tanggung jawab ini—penyedia Anda memastikan bahwa perangkat lunak selalu diperbarui dan berfungsi dengan optimal.
Pengalaman Pengguna
Solusi ERP berbasis cloud umumnya menawarkan antarmuka pengguna yang lebih intuitif, memerlukan pelatihan minimal bagi tim Anda. Sementara solusi berbasis lokal juga dapat ramah pengguna, sejarah pengembangannya yang lebih lama kadang-kadang menghasilkan antarmuka yang lebih kompleks yang mungkin memerlukan pelatihan pengguna yang luas.
Skalabilitas
Kedua jenis solusi ERP dapat beradaptasi dengan pertumbuhan organisasi Anda. Namun, skalabilitas jauh lebih mudah dengan ERP berbasis cloud. Ketika Anda perlu memperluas, cukup beli berlangganan tambahan. ERP berbasis lokal, bagaimanapun, mungkin mengharuskan Anda berinvestasi dalam perangkat keras yang lebih kuat untuk mendukung penggunaan yang meningkat, sehingga meningkatkan biaya dan kompleksitas.
Kumpulan Fitur dan Kemampuan Penyesuaian
Seringkali solusi ERP berbasis lokal memiliki berbagai fitur dan opsi penyesuaian yang luas, seringkali berkat lini waktu pengembangan yang lebih lama. Sementara solusi berbasis cloud juga sangat dapat disesuaikan, beberapa organisasi menemukan kedalaman fitur dalam sistem berbasis lokal yang telah lama ada tidak tertandingi.
Pembaruan dan Pengenalan Fitur
Dalam model ERP berbasis cloud, fitur atau pembaruan baru secara lancar diintegrasikan ke dalam setup Anda yang ada, menjadi langsung dapat diakses. Bagi sistem berbasis lokal, pembaruan merupakan proses yang lebih rumit yang tidak hanya memerlukan waktu lebih lama tetapi juga dapat menjadi lebih menantang jika perangkat lunak Anda telah mengalami penyesuaian yang luas.
Kontrol Data
Jika organisasi Anda memiliki persyaratan yang ketat terkait kendali data, mungkin karena regulasi industri atau kebijakan internal, solusi ERP berbasis lokal mungkin lebih cocok dengan kebutuhan Anda. Anda memiliki kendali penuh atas penyimpanan data dan operasi sistem, sehingga mengurangi risiko pihak ketiga.
Secara ringkas, keputusan antara sistem ERP berbasis lokal dan berbasis cloud jauh dari bersifat biner; ini melibatkan analisis strategis terhadap kebutuhan khusus bisnis Anda, jalur pertumbuhan, dan kompleksitas operasional. Dengan memahami nuansa dan implikasi dari setiap pendekatan, Anda dapat membuat keputusan yang informasinya yang mengoptimalkan kinerja organisasi Anda dan skalabilitas masa depannya.
Menerjemahkan Hybrid ERP: Pendekatan Terintegrasi untuk Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
Dalam lanskap yang terus berubah dari Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP), ERP hybrid telah muncul sebagai solusi yang menarik yang menggabungkan kekuatan dari sistem berbasis lokal dan berbasis cloud. Pada dasarnya, pengaturan ERP hybrid memungkinkan Anda untuk secara strategis mengalokasikan berbagai komponen sistem ERP Anda—baik berbasis lokal atau berbasis cloud—untuk menyesuaikan dengan kebutuhan operasional unik organisasi Anda. Mari kita telusuri beberapa konfigurasi umum dari sistem ERP hybrid:
Arsitektur ERP Dua Tingkat
Dalam pengaturan ini, organisasi Anda mempertahankan sistem ERP berbasis lokal yang sudah ada untuk mengatasi fungsi perusahaan inti, yang disebut sebagai tingkat 1. Pada saat yang sama, Anda mengintegrasikan solusi ERP berbasis cloud untuk mendukung unit bisnis individu atau wilayah geografis tertentu, yang dikategorikan sebagai tingkat 2. Pendekatan ganda ini menawarkan keuntungan efisiensi biaya sambil memberikan fleksibilitas yang diperlukan bagi tim lokal untuk beradaptasi dan merespons dengan cepat tantangan operasional khusus mereka.
Integrasi Berdasarkan Fungsi
Dalam beberapa kasus, penyedia ERP berbasis cloud unggul dalam menawarkan dukungan khusus untuk fungsi bisnis tertentu seperti Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) atau aksesibilitas mobile yang ditingkatkan (Mobile ERP). Di sini, Anda dapat memilih sistem ERP berbasis cloud yang secara eksplisit dirancang untuk mengelola fungsi-fungsi khusus ini. Ini memungkinkan tenaga kerja Anda untuk menggunakan kemampuan canggih saat bepergian, dengan demikian mengintegrasikan fleksibilitas dan mobilitas ke dalam struktur operasional Anda.
Dengan bijaksana menggabungkan solusi berbasis lokal dan cloud, strategi ERP hybrid memungkinkan perusahaan Anda untuk memanfaatkan kekuatan intrinsik dari setiap model. Anda tidak hanya mendapatkan kekuatan dan fitur pengendalian data dari sistem berbasis lokal tetapi juga mendapatkan manfaat dari skalabilitas dan kemampuan real-time yang ditawarkan oleh solusi berbasis cloud. Pada akhirnya, pendekatan hybrid ini menawarkan jalur yang nuansa dan dapat disesuaikan bagi bisnis yang ingin memaksimalkan efektivitas operasional mereka dalam lingkungan yang kompleks dan berubah dengan cepat.
Manfaat Strategis dari ERP Hybrid: Menyeimbangkan Biaya, Fleksibilitas, dan Kompleksitas
Dunia perusahaan telah mengalami perkembangan yang signifikan sejak zaman ketika sistem ERP berbasis lokal tunggal yang monolitik diimplementasikan di seluruh organisasi. Meskipun niatnya adalah untuk menegakkan konsistensi data dan proses bisnis yang seragam di berbagai kelompok dan wilayah, pendekatan satu ukuran sering kali menghasilkan sistem yang sulit dikelola, mahal, dan sulit diimplementasikan.
Masuklah era ERP Hybrid, sebuah model yang memanfaatkan hubungan simbiosis antara solusi berbasis lokal dan berbasis cloud. Pendekatan ERP yang lebih nuansa ini telah dengan cepat mendapatkan pengakuan, dan ada alasan kuat untuk itu:
Efektivitas Biaya
Pengaturan ERP hybrid sering kali terbukti menjadi pilihan yang lebih ekonomis. Menerapkan sistem ERP berbasis cloud yang berbeda untuk unit bisnis individu atau operasi regional sering kali lebih murah daripada menyebarluaskan satu sistem ERP ke seluruh organisasi. Skenario terakhir melibatkan struktur biaya yang membengkak, dengan biaya yang terus meningkat untuk infrastruktur TI dan personel, terutama ketika organisasi berkembang secara geografis atau mendiversifikasi aktivitas bisnisnya.
Kemampuan Beradaptasi dan Respons Bisnis
Keunggulan lain dari pendekatan hybrid adalah kemampuannya untuk memenuhi kebutuhan bisnis tertentu dengan fleksibilitas. Unit bisnis memiliki kebebasan untuk memilih dari berbagai pilihan ERP berbasis cloud yang ekstensif, masing-masing menawarkan berbagai fitur yang disesuaikan dengan kebutuhan yang berbeda. Ini memberi mereka kekuatan untuk berinovasi dan beradaptasi dengan kondisi lokal lebih cepat daripada menunggu departemen TI korporat pusat untuk memodifikasi sistem ERP yang canggung.
Sederhanakan Kompleksitas Alur Kerja
ERP hybrid juga menjadi penyelamat ketika berurusan dengan unit bisnis yang memiliki kompleksitas operasional yang beragam. Pertimbangkan, misalnya, sebuah unit bisnis kecil dengan hanya beberapa staf akuntansi dan alur kerja yang sederhana. Proses dalam unit seperti itu tentu berbeda dari yang ada di divisi besar yang mengelola miliaran pendapatan dan mempekerjakan ratusan akuntan. Mengimplementasikan sistem ERP yang sama di seluruh entitas yang sangat berbeda ini dapat menghambat unit yang lebih kecil dengan kompleksitas proses yang luar biasa.
Secara ringkas, pendekatan ERP hybrid menggabungkan yang terbaik dari kedua dunia—ERP berbasis lokal dan berbasis cloud—menjadi solusi yang disesuaikan yang lebih cocok dengan kebutuhan individual unit bisnis atau wilayah geografis tertentu. Dengan melakukannya, ia memberikan keseimbangan optimal antara efektivitas biaya, fleksibilitas, dan kompleksitas yang lebih rendah, menjadikannya pilihan yang semakin disukai untuk organisasi modern yang kompleks dan beragam.
Penyelenggaraan Hybrid ERP Secara Strategis: Lima Pendorong yang Memikat untuk Diadopsi
Saat bisnis berhadapan dengan percepatan perubahan teknologi yang terus meningkat, model Hybrid ERP menyajikan kerangka kerja yang memikat untuk mengatasi kompleksitas ini. Perusahaan biasanya memilih pendekatan ini karena berbagai alasan, masing-masing menyoroti keunggulan unik yang ditawarkan oleh sistem hybrid. Berikut adalah lima motivator utama yang sering disebutkan oleh perusahaan:
Inovasi Cepat untuk Keunggulan Bersaing
Di lanskap yang sangat kompetitif saat ini, kemampuan untuk berinovasi dengan cepat dapat menjadi pembeda. Penyedia Cloud ERP sering kali melampaui pesaing berbasis lokal dalam merilis fitur-fitur canggih—mulai dari e-commerce dan analitik hingga integrasi media sosial, Internet of Things (IoT), dan kemampuan Kecerdasan Buatan (AI). Kecepatan ini terutama karena pembaruan dapat diimplementasikan seketika kepada semua pengguna. Selain itu, banyak penyedia ERP berbasis lokal tradisional juga telah mengintegrasikan penawaran cloud ke dalam portofolio mereka dan mengarahkan lebih banyak upaya R&D ke solusi-solusi yang lebih baru. Memilih model ERP hybrid memungkinkan Anda untuk memanfaatkan fitur-fitur mutakhir ini, memberikan keunggulan bersaing, sambil tetap menggunakan ERP berbasis lokal yang sudah ada untuk fungsi yang kurang dinamis.
Melayani Tuntutan Berdasarkan Industri atau Wilayah Tertentu
Berbagai industri dan wilayah geografis memiliki kebutuhan bisnis yang berbeda. Pengaturan ERP hybrid memberikan fleksibilitas untuk memilih dari berbagai solusi ERP berbasis cloud yang difokuskan pada industri atau wilayah tertentu. Misalnya, sektor seperti media digital dan layanan bisnis mungkin menemukan penawaran yang lebih cocok di antara solusi ERP berbasis cloud yang lebih baru daripada platform tradisional. Pada tingkat regional, pendekatan hybrid memungkinkan penyesuaian sistem untuk memenuhi norma bahasa atau perpajakan yang unik.
Efisiensi Biaya dan Peningkatan Arus Kas
Pertimbangan keuangan selalu penting. Mengadopsi sistem ERP hybrid dapat menjadi pilihan yang lebih ekonomis daripada memperluas ERP berbasis lokal tunggal ke setiap unit bisnis, dan juga membantu manajemen arus kas. Model berlangganan dari Cloud ERP menghilangkan kebutuhan untuk pengeluaran modal awal yang besar, sehingga meredakan kendala keuangan.
Transisi Bertahap ke Infrastruktur Cloud
Banyak organisasi melihat ERP hybrid sebagai langkah pertama yang bijaksana dalam sepenuhnya mengadopsi solusi berbasis cloud. Misalnya, perusahaan manufaktur mungkin akan tetap menggunakan perangkat lunak keuangan berbasis lokal sambil beralih ke platform ERP berbasis cloud untuk Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM). Keberhasilan dengan langkah awal ini sering membuka jalan untuk integrasi yang lebih luas dari sistem berbasis cloud dalam berbagai proses bisnis.
Kepatuhan Regulasi yang Disederhanakan
Terakhir namun tidak kalah pentingnya, pertimbangan regulasi dapat menjadi pendorong yang signifikan untuk mengadopsi model ERP hybrid. Unit bisnis yang beroperasi dalam lingkungan yang sangat diatur mungkin akan menemukan lebih mudah untuk mematuhi panduan-panduan tertentu dengan menggunakan solusi ERP cloud yang disesuaikan, daripada mengadaptasi sistem ERP korporat yang umum. Pendekatan ini juga dapat sangat bermanfaat ketika sebuah organisasi terlibat dalam joint venture atau sedang mempersiapkan pemisahan bisnis, di mana sistem ERP yang berbeda mungkin menjadi kebutuhan kepatuhan.
Sebagai kesimpulan, keuletan dan adaptabilitas model ERP hybrid membuatnya menjadi pilihan yang semakin populer. Baik itu dipacu oleh kebutuhan akan inovasi, lokalitas, manajemen biaya, mitigasi risiko, atau kepatuhan regulasi, manfaatnya cukup kuat untuk mempertimbangkan serius oleh setiap organisasi modern yang kompleks.
Menavigasi Kompleksitas Manajemen Data dalam Lingkungan ERP Hybrid
Ketakutan umum saat mengadopsi kerangka kerja ERP hybrid berpusat pada potensi penyurutan keunggulan basis data yang terpadu. Dalam pengaturan tradisional, satu basis data memfasilitasi berbagi data yang kohesif dan manajemen di seluruh organisasi. Namun, mengintegrasikan solusi berbasis cloud dan berbasis lokal dapat memperkenalkan perbedaan yang dapat mengganggu aliran data yang terpadu ini.
Penyedia Cloud ERP yang paling bijaksana mengantisipasi tantangan ini dengan menawarkan integrasi yang telah dikonfigurasi sebelumnya dengan platform ERP yang mungkin sudah digunakan oleh sebuah perusahaan. Integrasi canggih ini memungkinkan sinkronisasi data yang lancar di seluruh unit bisnis yang beragam. Lebih dari sekadar jembatan data, integrasi ini memungkinkan konsolidasi data keuangan kritis secara real-time dan memfasilitasi sinkronisasi berbagai proses bisnis, dengan demikian menjaga kohesivitas organisasi.
Dengan memanfaatkan kemampuan integrasi yang canggih, perusahaan dapat menciptakan ekosistem data yang terharmonisasi yang menggabungkan manfaat dari sistem ERP berbasis cloud dan berbasis lokal. Strategi manajemen data simbiotik ini tidak hanya mengurangi risiko tetapi juga memperkuat model ERP hybrid sebagai solusi yang layak dan tangguh untuk organisasi yang kompleks dan beragam.
