Apa itu otomatisasi AP?
Perangkat lunak otomatisasi accounts payable (AP) memberdayakan bisnis dengan mengurangi tugas-tugas manual dan membebaskan arus kas. Anda dapat mengirimkan faktur, mengelola persetujuan, dan memproses pembayaran melalui satu platform dengan persetujuan yang cepat serta visibilitas dan kontrol yang lebih baik atas proses dan data keuangan penting.
Banyak bisnis masih menghadapi data keuangan secara manual, dengan sekitar 89% bisnis kecil dan menengah yang terus memproses faktur secara manual, menurut Kertas Konsultasi dari Kementerian Keuangan Australia. Selain itu, 80% pekerja pergi ke kantor saat masa lockdown untuk memproses faktur di Singapura. Proses manual tersebut memakan waktu, membutuhkan tenaga kerja yang mahal, dan meningkatkan risiko kesalahan—dan itu baru sebagian kecil dari manfaatnya.
10 Manfaat Otomatisasi Accounts Payable (AP)
Mengotomatiskan proses accounts payable memberikan nilai tambah sambil membebaskan tim Anda untuk fokus pada peningkatan back office. Berikut ini adalah beberapa manfaat utama dari otomatisasi AP.
- Penghematan waktu: Secara tradisional, faktur akan tergeletak di meja atau menunggu di kotak masuk email untuk persetujuan. Routing otomatis memotong keterlambatan tersebut dan menyederhanakan proses persetujuan. Aturan-aturan tertentu dapat diterapkan pada alur kerja sehingga orang yang tepat secara otomatis menerima faktur pada waktu yang tepat dengan pengingat yang dapat diprogram. Dasbor memberikan pengguna pandangan tingkat tinggi secara real-time tentang pemrosesan faktur, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencari status. Secara keseluruhan, otomatisasi AP dapat menghemat waktu hingga 70-80% bagi bisnis kecil dan menengah serta mengurangi hari tunggakan pembayaran (DPO), menurut Goldman Sachs.
- Pengurangan biaya faktur: Otomatisasi proses bisnis menghemat biaya tenaga kerja dan mengurangi biaya fisik, seperti perlengkapan kantor dan biaya pos untuk surat internal. Di Australia, biaya rata-rata untuk memproses faktur secara manual adalah AU$20, menurut data dari AusDigital. Sementara itu, faktur dalam operasi otomatis dapat diproses dengan biaya AU$3, yang merupakan penghematan biaya yang besar.
- Peningkatan akurasi: Memilih otomatisasi AP berarti mengurangi kesalahan. Perangkat lunak otomatisasi AP dirancang untuk melindungi Anda dari kesalahan-kesalahan umum. Tidak perlu memasukkan header faktur atau data baris secara manual. Selain itu, data faktur divalidasi dengan informasi perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), sehingga mudah untuk menangkap pembayaran ganda.
- Peningkatan wawasan: Dengan dasbor yang komprehensif, perangkat lunak otomatisasi AP memberikan pandangan jelas terhadap siklus pembayaran. Mudah melihat di mana sebuah faktur berada dan siapa yang harus dihubungi dalam kasus keterlambatan. Data dapat diimpor dan diekspor dengan akses real-time—sangat cocok untuk pelaporan dan analisis, terutama pada akhir siklus bisnis.
- Perlindungan terhadap penipuan: Menurut laporan Survei Risiko Pembayaran, 9 dari 10 pedagang di Singapura menjadi korban penipuan pembayaran, dan 67% bisnis di kawasan Asia-Pasifik melaporkan kekhawatiran yang meningkat terhadap penipuan sejak tahun 2019. Perangkat lunak otomatisasi AP dapat membantu bisnis Anda melindungi diri dari penipuan dengan mengendalikan akses karyawan terhadap persetujuan faktur dan pelepasan pembayaran. Anda dapat membangun alur kerja persetujuan dengan melibatkan beberapa orang dan meningkatkan kemungkinan menemukan faktur-faktur palsu sebelum pembayaran diproses. Dengan adanya sistem pengelolaan proses seperti ini, tidak ada satu karyawan pun yang menjadi satu-satunya orang yang bertugas untuk menyetujui pembayaran. Hal ini tidak hanya membantu mengurangi kemungkinan penipuan, tetapi juga membantu Anda memeriksa ulang keberadaan atau keakuratan data yang hilang.
- Peningkatan transparansi data: Dasbor yang ditingkatkan memudahkan pelacakan produktivitas karyawan, yang juga dapat berguna untuk evaluasi karyawan. Manajer dapat menggunakan alat ini untuk melacak kinerja dan produktivitas individu maupun tim.
- Penghematan biaya penyimpanan data: Australian Securities & Investments Commission (ASIC) dan IRS merekomendasikan penyimpanan rekaman hingga tujuh tahun. Biaya penyimpanan untuk semua dokumen tersebut dapat meningkat. Penelitian Docusign memperkirakan bahwa penggunaan tanpa kertas menghemat rata-rata $36 dalam penghematan dolar fisik, produktivitas, dan pendapatan. Selain itu, sekitar 100.000 pohon telah diselamatkan dengan penggunaan tanpa kertas di kawasan Asia-Pasifik. Sementara itu, satu terabyte data hanya memerlukan biaya serendah $6,71 per bulan untuk dipertahankan.
- Audit yang mudah: Perangkat lunak otomatisasi AP yang komprehensif dapat membantu Anda dalam manajemen dokumen, yang bermanfaat untuk audit. Sistem ini menghubungkan semua dokumen dan pesan yang terkait dengan setiap transaksi, sambil mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian dan bukti pembelian. Jejak audit yang dapat dicari ini mengurangi kemungkinan kehilangan dokumen penting. Ini juga dapat membantu Anda mematuhi peraturan-peraturan untuk laporan triwulanan atau tahunan.
- Integrasi dengan sistem yang sudah ada: Perangkat lunak otomatisasi AP dapat dengan mudah terintegrasi dengan ERP, basis data, dan sistem keuangan utama perusahaan Anda. Tidak perlu masuk dan keluar dari aplikasi yang berbeda atau memasukkan data ke beberapa sistem (dan meningkatkan kemungkinan kesalahan).
- Diskon pembayaran awal: Sebagian besar vendor menawarkan diskon pembayaran awal. Namun, banyak bisnis di kawasan Asia-Pasifik yang melewatkan kesempatan untuk mendapatkan diskon tersebut karena berbagai alasan. Deloitte merekomendasikan untuk memaksimalkan penghematan dengan menjelajahi semua diskon pembayaran awal yang tersedia.
Memilih Solusi Otomatisasi AP
Sebelum Anda mulai mencari perangkat lunak otomatisasi AP, penting untuk mengevaluasi proses accounts payable yang sudah ada. Hal ini dimulai dengan mengumpulkan informasi dari tim Anda. Apa masalah utama yang mereka hadapi? Apa hambatan yang mereka temui dalam interaksi AP sehari-hari? Apa yang akan mereka butuhkan untuk mencapai tujuan di masa depan? Gunakan tanggapan mereka untuk merumuskan daftar fitur perangkat lunak otomatisasi AP yang “wajib dimiliki”.
Setelah Anda mendapatkan wawasan dari tim Anda, saatnya untuk mengevaluasi lanskap teknologi yang ada saat ini. Berkomunikasilah dengan tim teknologi informasi (IT) Anda: Apakah ada persyaratan perangkat lunak tertentu yang perlu diperhatikan? Anda juga perlu mempertimbangkan integrasi sistem. Salah satu yang utama adalah sistem ERP Anda; Anda ingin mengurangi pengentrian data ganda. Anda mungkin juga ingin mengintegrasikan sistem manajemen biaya atau perangkat lunak perencanaan anggaran.
Bergantung pada berapa banyak sistem yang sudah ada, Anda mungkin menemukan solusi terbaik adalah menggunakan sistem otomatisasi mandiri. Namun, jika bisnis Anda baru atau Anda ingin mengganti perangkat lunak, lebih baik menggunakan paket procure-to-pay yang mencakup otomatisasi AP. Perangkat lunak ini mencakup semua kebutuhan pengadaan, termasuk manajemen AP, dan terdiri dari modul terpisah yang dapat digunakan dalam kombinasi yang berbeda.
Ingatlah: Solusi perangkat lunak otomatisasi AP terbaik harus mendukung setiap skenario accounts payable yang mungkin dihadapi bisnis Anda, yang dapat Anda lakukan dengan menggunakan platform seperti NetSuite yang mengintegrasikan fitur-fitur ini. Melakukan penelitian Anda dapat membantu memastikan Anda membuat pilihan yang tepat untuk jangka panjang.
