Sistem point-of-sale (POS) saat ini sangat rumit dan tidak hanya melayani transaksi pembelian semata. Selain memfasilitasi penjualan, sistem ini juga dapat memberikan wawasan mendalam tentang pola penjualan yang berkembang, efisiensi staf, pengelolaan inventaris, perilaku konsumen, dan banyak hal lainnya. Sebuah sistem POS canggih dengan kemampuan omnichannel dapat menyederhanakan operasi, berinteraksi dengan sistem bisnis lainnya, meningkatkan profitabilitas, dan menjadi keunggulan kompetitif untuk berbagai sektor, mulai dari usaha e-commerce yang baru berkembang hingga salon dan restoran yang sudah mapan.
Misalkan ada sebuah pengecer sepatu yang beroperasi secara online dan memiliki toko fisik. Seorang calon pelanggan menemukan sepasang sepatu yang disukainya di toko online, namun tidak dapat menyelesaikan pembelian karena ukurannya tidak tersedia. Beberapa hari kemudian, dia mengunjungi salah satu toko fisik pengecer tersebut yang baru saja menerima pengiriman sepatu yang sesuai dengan ukurannya pada pagi harinya.
Dengan menggunakan sistem POS omnichannel, para penjaga penjualan dapat dengan segera mengakses informasi inventaris terbaru melalui perangkat seluler terhubung, dan membantu pelanggan menemukan sepatu yang diinginkan dari stok toko. Hal ini tidak hanya membuat pelanggan senang, tetapi juga meningkatkan penjualan dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan. Selain itu, aplikasi seluler interaktif yang diperuntukkan bagi pelanggan dapat memberdayakan mereka untuk mencari tahu ketersediaan ukuran dan gaya sepatu di toko fisik ketika mereka tiba, sehingga menghilangkan kebutuhan bagi staf untuk terus-menerus memeriksa stok, dan dengan demikian meningkatkan efisiensi toko.
Menjelajahi Konsep Point of Sale (POS)
Point of sale mengacu pada saat tepat ketika seorang pelanggan melakukan pembayaran atas barang atau jasa yang diterimanya. Sistem point-of-sale (POS) secara signifikan meningkatkan keamanan dan kelancaran proses transaksi ini. Pada dasarnya, sistem POS adalah jaringan terpadu dari perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang khusus untuk menyederhanakan proses dan pelacakan transaksi. Sistem ini digunakan oleh berbagai bisnis, mulai dari toko bunga dan restoran lokal hingga rantai toko grosir nasional berskala besar. Perusahaan yang memiliki kehadiran fisik dan online seringkali lebih memilih sistem POS yang dapat terintegrasi dengan lancar dengan platform e-commerce mereka.
Komponen perangkat keras dari sistem POS mungkin mencakup terminal dengan layar tampilan, printer kuitansi, dan perangkat dengan kemampuan untuk menangkap tanda tangan untuk memproses transaksi. Perlengkapan tambahan seperti pemindai kode batang, timbangan, dan printer yang dapat menghasilkan kuitansi dan label, juga mungkin menjadi bagian dari konfigurasi sistem.
Di era teknologi seluler, tablet dan smartphone semakin banyak digunakan sebagai perangkat keras utama untuk sistem POS, karena kemudahan dan antarmuka pengguna yang ramah.
Memahami Perangkat Lunak Point-of-Sale (POS)
Perangkat lunak POS berfungsi sebagai inti operasional, memungkinkan perangkat keras POS untuk menjalankan transaksi dengan lancar. Pada tingkat dasar, perangkat lunak ini menghitung biaya produk atau layanan, termasuk pajak dan biaya yang relevan, memfasilitasi pembayaran dengan kartu kredit, dan menghasilkan kuitansi baik dalam bentuk cetak maupun secara digital melalui email. Namun, perangkat lunak POS kontemporer melampaui fungsi dasar ini; ia dapat menganalisis dan menyediakan laporan tentang pola penjualan, status inventaris, dan jam kerja karyawan. Beberapa sistem POS bahkan menawarkan kemampuan untuk mengumpulkan data pelanggan, seperti alamat email, yang kemudian dapat diintegrasikan ke dalam profil pelanggan untuk kampanye pemasaran yang ditargetkan.
Perangkat lunak POS omnichannel berkontribusi pada efisiensi operasional dan peningkatan profitabilitas dengan secara sentral mengkoordinasikan pesanan, tanpa memandang sumbernya, dan mengelola pemenuhan pesanan di berbagai lokasi. Fitur kunci yang perlu dicari meliputi pelacakan dan penyesuaian inventaris secara real-time, pengelolaan harga yang fleksibel berdasarkan penjualan atau diskon promosi, pelayanan kepada kebutuhan unik pelanggan bisnis-ke-bisnis (B2B), dan pengumpulan data kesetiaan pelanggan.
Selain itu, beberapa solusi perangkat lunak POS canggih mampu terintegrasi dengan sistem bisnis back-end yang sudah ada dalam perusahaan. Misalnya, mereka dapat bekerja secara bersamaan dengan perangkat lunak akuntansi untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu, lebih mempercepat proses bisnis secara keseluruhan.
Intisari Kunci
- Sistem POS modern melampaui sekadar menangani transaksi pelanggan, meskipun fungsi ini tetap menjadi hal yang krusial.
- Sistem POS merupakan gabungan perangkat lunak, yang mengelola pembelian, dan komponen perangkat keras seperti layar tampilan, printer kuitansi, dan pemindai kode batang.
- Keberadaan sistem POS berbasis cloud semakin meningkat, karena diakses melalui internet, memudahkan pembaruan dan perawatan dengan biaya awal yang lebih rendah.
- Sistem POS seluler, yang dominan menggunakan tablet atau smartphone untuk pemrosesan transaksi, sedang mengalami lonjakan popularitas.
- Perusahaan yang melayani pelanggan baik di toko fisik maupun online memerlukan sistem POS yang dapat terintegrasi dengan lancar dengan platform e-commerce mereka, mampu mengambil data dari database terpadu untuk persediaan, harga, dan catatan pelanggan.
Mengungkap Misteri Konsep Point of Sale (POS)
Frasa “point of sale” atau POS mengacu pada sistem canggih yang menggabungkan perangkat keras dan perangkat lunak yang memungkinkan bisnis untuk menyederhanakan proses transaksi mereka. Lebih dari itu, sistem POS menawarkan fungsionalitas yang membantu pemilik bisnis dalam meningkatkan operasi mereka. Ini termasuk pelacakan penjualan secara mendalam menggunakan unit penyimpanan stok (SKU), menghasilkan laporan tentang tingkat inventaris, dan menilai kinerja penjualan karyawan untuk menghitung komisi, jika berlaku.
Mengungkap Operasi Sistem POS
Setelah seorang pelanggan memutuskan untuk membeli suatu barang, barang tersebut didaftarkan ke dalam sistem POS, biasanya melalui pemindaian kode batang atau secara manual memasukkan kode produk. Sistem kemudian secara akurat menghitung harga saat ini dari semua barang beserta pajak penjualan, biaya, dan deposit yang relevan. Setelah pelanggan memutuskan metode pembayaran, sistem menyelesaikan transaksi tersebut.
Setelah transaksi selesai, sistem POS dapat menghasilkan kuitansi dalam bentuk cetak atau melalui email, tergantung pada preferensi pelanggan.
Peran Multifaset dari Sistem POS
Pada intinya, sistem POS menangani dan mendokumentasikan transaksi penjualan, mengeluarkan kuitansi kepada pelanggan. Namun, ketika terintegrasi secara alami dengan solusi bisnis operasional Anda, sistem POS omnichannel menawarkan banyak manfaat tambahan.
Analisis Data: Sistem POS mencatat penjualan secara rinci, menyediakan data berharga untuk menganalisis tren penjualan. Informasi ini membantu bisnis menentukan harga dan tingkat persediaan yang ideal, menerapkan strategi pemasaran yang efektif, dan mengoptimalkan proses rantai pasokan.
Manajemen Inventaris: Sistem POS melacak tingkat persediaan secara real-time, dan mungkin memberikan pemberitahuan saat persediaan turun di bawah ambang batas tertentu. Fitur ini memungkinkan bisnis untuk memesan kembali produk tepat waktu, mencegah kehabisan stok yang dapat berdampak negatif pada kepuasan pelanggan.
Dukungan HR dan Payroll: Beberapa sistem POS mencakup fitur yang memungkinkan pekerja dengan penggajian per jam untuk mencatat jam masuk dan keluar, serta menghitung kinerja penjualan atau komisi yang diperoleh oleh masing-masing karyawan.
Selain itu, sistem POS canggih dapat memfasilitasi dan memproses pengembalian barang, mempertahankan harga per SKU yang selalu terbaru dengan mencerminkan penjualan atau diskon, dan terintegrasi secara mulus dengan platform e-commerce. Integrasi ini memungkinkan pengecer untuk menawarkan model BOPIS (Buy Online, Pick up In Store) yang semakin populer, yang lebih meningkatkan pengalaman berbelanja pelanggan.
Signifikansi Sistem POS dalam Operasi Bisnis
Sistem POS memiliki peran penting dalam memberdayakan bisnis untuk memproses dan mendokumentasikan pembelian pelanggan dengan cepat dan akurat. Meskipun memungkinkan untuk mengelola penjualan secara manual, pendekatan seperti itu seringkali tidak efisien, rentan terhadap kesalahan, dan rentan terhadap aktivitas penipuan. Pelanggan modern terbiasa dengan opsi pembayaran yang cepat, dan dalam beberapa kasus, tanpa kontak, dan kurang bersedia untuk menghadapi prosedur pembayaran manual yang panjang.
Dari perspektif bisnis, sistem POS membantu mengidentifikasi produk populer yang mungkin memerlukan stok ulang dalam volume lebih besar, dan juga item yang kurang laku yang mungkin perlu didiskon, dihentikan, atau diperkuat dengan upaya pemasaran tambahan.
Sistem POS juga memainkan peran penting dalam mengurangi aktivitas penipuan. Melalui pelacakan penjualan otomatis, sistem ini dapat mendeteksi dan memberi peringatan terhadap transaksi yang tidak sah atau diskon yang tidak diotorisasi. Dengan mengelola data sensitif, seperti informasi kartu kredit, sistem POS membantu pengecer untuk mematuhi Standar Keamanan Data Industri Kartu Pembayaran (PCI DSS) dan persyaratan regulasi lainnya, sehingga mengurangi risiko mengompromikan informasi pelanggan.
Selain itu, sistem POS secara otomatis menghitung pajak penjualan dan biaya yang relevan. Integrasi mereka dengan sistem akuntansi menyederhanakan tugas pengecer untuk menghasilkan catatan yang diperlukan untuk melakukan pembayaran pajak yang tepat dan tepat waktu. Automasi ini lebih meningkatkan efisiensi operasional dan ketepatan keuangan.
Mengidentifikasi Waktu yang Tepat bagi Bisnis untuk Mengimplementasikan Sistem POS
Setiap bisnis yang bertujuan untuk pemrosesan transaksi yang cepat, akurat, aman, dan efisien akan sangat diuntungkan dari sistem POS. Jika seorang pengecer memproses pembayaran dengan kartu kredit, implementasi perangkat lunak POS adalah suatu keharusan untuk mematuhi standar PCI DSS, yang memastikan transformasi data pemegang kartu menjadi permintaan transaksi pembayaran yang aman.
Namun, ada beberapa skenario di mana organisasi mungkin memutuskan untuk memilih lebih dari sekadar sistem POS dasar:
Pelacakan Komisi atau Penjualan: Sebagian besar sistem POS mampu menghasilkan data tentang jam kerja karyawan untuk sistem penggajian. Beberapa sistem bahkan dapat mengaitkan penjualan dengan karyawan individu, membantu manajer mengidentifikasi penjual yang paling efektif. Bagi bisnis yang menghitung komisi dari penjualan, sistem POS menjadi alat yang tidak dapat diabaikan.
Strategi Pemasaran: Sistem POS dapat membantu bisnis dalam menyempurnakan strategi pemasaran mereka dengan menangkap informasi pelanggan yang relevan, seperti nomor keanggotaan loyalitas atau alamat email. Data ini membantu dalam membuat profil pelanggan yang unik, memfasilitasi desain kampanye pemasaran yang personal, dan bahkan menghasilkan rekomendasi produk berdasarkan pembelian sebelumnya di toko.
Pemeliharaan Konsistensi: Bagi bisnis yang beroperasi di berbagai lokasi, sistem POS memastikan harga yang konsisten di semua toko. Ketika terintegrasi dengan platform e-commerce, sistem membantu menghilangkan perbedaan harga antara penawaran online dan di toko fisik.
Manajemen Persediaan: Sistem POS yang terintegrasi dengan sistem bisnis di belakang layar dapat menggunakan database terpadu untuk melacak persediaan di semua lokasi. Jika suatu produk habis di satu toko, staf penjualan atau pelanggan dapat memeriksa ketersediaannya di lokasi lain dan mengatur pengiriman jika diperlukan, sehingga memaksimalkan penjualan.
Ekspansi Geografis: Menavigasi kompleksitas berbagai undang-undang pajak penjualan negara bagian atau lokal, atau konversi mata uang internasional dan perpajakan global, hampir tidak mungkin dilakukan tanpa sistem POS yang kuat. Ini menjadi suatu keharusan bagi perusahaan yang berencana melakukan ekspansi nasional atau global.
Keuntungan dari Mengimplementasikan Sistem POS
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, sistem POS terkenal karena kemampuannya dalam memproses dan mencatat transaksi dengan ketepatan dan efisiensi. Mereka meningkatkan kepuasan pelanggan, mengurangi kesalahan, menghemat waktu karyawan, menyederhanakan akuntansi pajak, dan mengurangi aktivitas penipuan.
Selain itu, mereka menawarkan beberapa keuntungan lain:
Mengaktifkan Penjualan Omnichannel: Pembeli kontemporer menginginkan pengalaman personal yang memberikan rasa konsistensi, baik saat berbelanja online maupun di toko fisik. Sistem POS membantu pengecer omnichannel untuk menyelaraskan persediaan dan harga serta mengintegrasikan elemen seperti riwayat pesanan, preferensi pelanggan, dan tiket dukungan, yang semuanya berkontribusi pada meningkatkan loyalitas pelanggan.
Membantu Penjual di Toko Fisik: Kemajuan teknologi memungkinkan bahkan pengecer kecil untuk menggabungkan fungsionalitas modern ke dalam sistem POS mereka. Fitur seperti visibilitas persediaan secara real-time dan riwayat pelanggan membekali asosiasi toko dengan informasi yang diperlukan untuk melakukan penjualan tambahan dan memberikan rekomendasi produk yang cerdas.
Mengoptimalkan Pengambilan dan Penggunaan Data: Sistem POS memungkinkan pengecer untuk mendapatkan wawasan tentang berbagai aspek, seperti kinerja toko individual, kebiasaan pembelian pelanggan, kinerja anggota tim, tren popularitas SKU, dan potensi gangguan persediaan yang dapat menandakan masalah rantai pasokan. Mereka memungkinkan bisnis untuk memantau KPI persediaan penting dengan cermat.
Memfasilitasi Integrasi yang Kokoh: Data dari sistem POS dapat secara otomatis disinkronkan dengan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) perusahaan untuk melacak barang yang tersedia, harga, dan kinerja toko. Sistem ini juga dapat terintegrasi dengan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk menyimpan catatan preferensi pembeli, nilai seumur hidup, dan lainnya. Integrasi ini memaksimalkan nilai investasi dalam sistem bisnis.
Sistem POS On-Premise vs. Berbasis Cloud: Memahami Perbedaan Utama
Sistem POS dapat diklasifikasikan menjadi dua tipe: on-premise, yang berarti sistem di-hosting di server dan jaringan yang dimiliki oleh bisnis, dan berbasis cloud, di mana sistem diakses melalui internet oleh karyawan. Pilihan terbaik bervariasi tergantung pada kebutuhan dan situasi khusus bisnis, dan ada beberapa perbedaan kritis yang perlu dipertimbangkan.
Sistem POS On-Premise
Perangkat lunak POS on-premise berada di pusat data perusahaan atau di lokasi toko individual. Tanggung jawab penyimpanan data, keamanan, pemeliharaan perangkat keras, dan pemeliharaan perangkat lunak berada pada perusahaan atau kontraktor yang ditunjuk.
Karena perusahaan bertugas memelihara perangkat lunak, mungkin diperlukan jasa seorang staf IT yang khusus atau kontraktor yang berspesialisasi. Dari segi keamanan, karena sistem terbatas dalam jaringan bisnis dan biasanya tidak dapat diakses dari jarak jauh, pengendalian keamanan lebih terjamin. Namun, ini juga memerlukan investasi yang berkelanjutan dalam perlindungan data untuk mengatasi ancaman yang muncul.
Biaya awal biasanya lebih tinggi untuk sistem on-premise dibandingkan dengan solusi berbasis cloud, terutama karena perlu membeli perangkat keras server dan jaringan tambahan, serta integrasi perangkat lunak berlisensi atau disesuaikan ke dalam solusi unik mereka. Biaya pemeliharaan juga bisa signifikan.
Namun, bisnis dapat mengoperasikan sistem tanpa mengandalkan koneksi internet.
Perangkat Lunak POS Berbasis Cloud
Perangkat lunak POS berbasis cloud diakses melalui internet dan terintegrasi dengan perangkat keras POS yang digunakan oleh pengecer. Biasanya diakuisisi melalui model langganan, yang kadang-kadang melibatkan biaya setup awal. Karena bisnis tidak diharuskan membeli perangkat keras khusus, menanggung biaya pemeliharaan, atau mengembangkan perangkat lunak secara mandiri, investasi awal biasanya lebih rendah daripada solusi on-premise.
Pembaruan biasanya diimplementasikan secara otomatis ke semua toko oleh penyedia perangkat lunak, memastikan setiap lokasi selalu memiliki versi terbaru. Beban pemeliharaan berkelanjutan lebih rendah dibandingkan dengan sistem on-premise, karena sebagian besar ditangani oleh vendor.
Namun, sistem berbasis cloud memerlukan koneksi yang handal – jika internet mati, sistem dapat menjadi tidak berfungsi. Pengecer juga bertanggung jawab atas integrasi perangkat keras POS dengan perangkat lunak dan mengelola akses pengguna.
Sistem POS berbasis cloud telah semakin populer karena investasi waktu dan uang yang lebih rendah dan resistensi mereka terhadap cepatnya menjadi usang seperti sistem on-premise.
Perangkat Lunak Lokal vs. Cloud POS
| Di tempat | Awan |
|---|---|
| Pengecer membeli lisensi satu kali sesuai kebutuhan berdasarkan lokasi, penjualan, karyawan yang menggunakan sistem atau kriteria lain, lalu membayar biaya pemeliharaan. Umumnya CapEx. | Pengecer membeli langganan berdasarkan lokasi, penjualan, karyawan yang menggunakan sistem atau kriteria lainnya. Penyedia perangkat lunak menjaga sistem tetap terkini. Berpotensi biaya pengaturan satu kali. Umumnya OpEx. |
| Pengecer membeli perangkat keras untuk menjalankan perangkat lunak dan mempekerjakan staf atau melibatkan penyedia layanan untuk memelihara dan mengamankan sistem. | Penyedia perangkat lunak menghosting perangkat lunak dan bertanggung jawab atas sistem yang dijalankannya. |
| Pengecer bertanggung jawab untuk mengontrol akses pengguna akhir ke sistem. | Pengecer bertanggung jawab untuk mengontrol akses pengguna akhir ke sistem. |
| Data disimpan di tempat dan harus dicadangkan secara teratur. | Data disimpan oleh penyedia cloud, yang mengelola pencadangan. |
| Data hanya dapat diakses ketika pengguna terhubung ke sistem POS di tempat. | Data dapat diakses oleh pengguna yang berwenang di mana pun ada koneksi internet. |
Aspek kunci yang perlu dipertimbangkan dalam sistem POS on-premise dan berbasis cloud adalah kepatuhan dengan standar PCI DSS. Standar ini mengamanatkan bahwa data sensitif harus dienkripsi selama transmisi melalui jaringan publik, yang memerlukan koneksi yang aman ke pemroses kartu kredit pada kedua jenis sistem.
Untuk sistem on-premise, penting bahwa setiap informasi pelanggan yang sensitif yang disimpan dalam jaringan, juga dikenal sebagai data “at rest,” dienkripsi dengan baik. Untuk sistem POS berbasis cloud, penyedia sering kali dilengkapi dengan keahlian kepatuhan PCI DSS, menawarkan bantuan berharga kepada bisnis yang menghadapi persyaratan yang kompleks ini.
Ilustrasi Sistem Point-of-Sale
Meskipun semua sistem POS pada dasarnya menjalankan tugas inti yang sama – menyelesaikan dan mencatat transaksi – fungsionalitas mereka dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan khusus dari berbagai bisnis. Sebagai contoh, sistem POS toko kelontong kemungkinan akan mencakup fitur untuk menimbang produk, sementara sistem POS spa mungkin mencakup opsi bagi pelanggan untuk memesan janji temu mereka. Sistem POS restoran bisa memungkinkan pelanggan untuk menambahkan tip secara digital ke tagihan mereka, dan bahkan menawarkan jumlah tip yang direkomendasikan, seperti 20% dari total tagihan.
Jenis-Jenis Perangkat Lunak POS
Setiap perangkat lunak POS mencakup dua komponen: antarmuka pengguna untuk asosiasi toko, dan back-end di mana pemrosesan transaksi sebenarnya terjadi. Bergantung pada tingkat kecanggihan perangkat lunak, back-end juga dapat menyediakan analisis data bawaan dan/atau terintegrasi dengan ERP, CRM, akuntansi, persediaan, dan sistem bisnis lainnya. Perangkat lunak POS dapat ditawarkan dalam berbagai model.
On-Premise
Sistem POS on-premise beroperasi di jaringan bisnis sendiri. Terkadang, server, yang mungkin berada di kantor belakang, menyimpan semua transaksi POS yang dilakukan oleh berbagai terminal di lantai penjualan. Sistem-sistem ini diinstal di infrastruktur perangkat keras pengecer dan dikelola oleh tim TI atau kontraktor eksternal. Biasanya, ada investasi awal yang substansial untuk lisensi perangkat lunak dan infrastruktur hosting, ditambah biaya berkelanjutan untuk pemeliharaan perangkat lunak serta penyimpanan data, keamanan, dan pencadangan. Selain itu, perusahaan mungkin harus menanggung biaya untuk tetap patuh dengan PCI DSS dan standar regulasi lainnya terkait perlindungan data kartu kredit pelanggan dan informasi sensitif lainnya.
Berbasis Cloud
Seperti banyak solusi perangkat lunak bisnis lainnya, perangkat lunak POS semakin dihosting di cloud dan ditawarkan dalam model as-a-service. Vendor menangani pemeliharaan dan upgrade. Karena data penjualan dan persediaan disimpan di cloud, sistem-sistem ini dapat dengan lebih mudah mengelola campuran penjualan secara online dan fisik karena data dapat diakses dari mana saja, dan integrasi dengan platform e-commerce menjadi lebih sederhana.
Namun, sistem-sistem ini memerlukan koneksi internet yang dapat diandalkan dan pembayaran langganan berkelanjutan. Selain itu, pengecer harus mengamankan antarmuka POS mereka dan mengelola akses.
Kategori Tambahan
Mobile POS (mPOS): Dengan mPOS, tablet atau smartphone digunakan untuk memproses transaksi. Sistem-sistem ini biasanya memerlukan investasi awal yang kecil dalam perangkat konsumen dan pembaca kartu, sehingga menjadi POS awal yang populer bagi pengecer kecil atau yang beroperasi di luar ruangan, seperti truk makanan atau pedagang di pameran kerajinan atau pasar petani. Namun, perangkat mobile juga merupakan tambahan berharga untuk sistem POS yang lebih canggih – misalnya, memberi asosiasi toko sepatu dengan tablet yang menampilkan persis ukuran dan gaya apa yang ada di stok, diperbarui secara real-time.
Biasanya, sistem-sistem mPOS berbasis cloud, membuat pembaruan perangkat lunak relatif mudah. Namun, sistem mPOS mandiri mungkin kurang bertenaga dibandingkan sistem POS tradisional yang lebih mahal. Karena beroperasi secara nirkabel, jaringan Wi-Fi yang andal dan aman menjadi sangat penting.
Desktop: Beberapa sistem POS memungkinkan bisnis untuk menggunakan komputer desktop melalui aplikasi lokal dan menyimpan data POS di komputer tersebut atau mengunggahnya ke database pusat.
Aplikasi POS: Aplikasi mobile, biasanya tersedia melalui pasar aplikasi, dapat dengan cepat mengubah smartphone atau tablet menjadi sistem POS. Beberapa mungkin memerlukan perangkat keras tambahan, seperti pemindai kartu kredit.
Sistem Online: Sistem-sistem ini memungkinkan bisnis mengakses perangkat lunak POS mereka melalui internet.
Open-source POS: Perangkat lunak POS open-source dibangun menggunakan kode yang dapat diakses secara gratis di bawah lisensi open-source yang memungkinkan penggunaan kode di bawah ketentuan dan kondisi tertentu. Perangkat lunak open-source biasanya jauh lebih murah daripada sistem berpemilik, meskipun mungkin menawarkan fungsi yang lebih sedikit, dan mengintegrasikan perangkat keras, menjamin keamanan, dan mendapatkan dukungan mungkin melibatkan biaya tambahan dan memerlukan keahlian tertentu. Perhatikan total biaya kepemilikan.
Multichannel POS: Sistem-sistem POS ini menggunakan database tunggal untuk penjualan dan persediaan. Ini memfasilitasi penetapan harga yang konsisten dan informasi yang akurat tentang tingkat persediaan di berbagai saluran, termasuk pasar online, situs e-commerce, dan toko fisik. Ini sangat penting untuk penjual omnichannel.
Terminal POS: Jenis POS ini umum di toko ritel. Sistem-sistem ini menggabungkan perangkat keras, seperti laci kas, layar atau monitor, printer, dan pemindai kode batang, dengan perangkat lunak yang memproses transaksi.
Retail POS: Serupa dengan sistem POS lainnya, sistem-sistem on-site ini mengelola dan memantau pembelian pelanggan. Beberapa juga mencakup fungsionalitas khusus untuk lingkungan ritel, seperti kemampuan untuk membuat daftar hadiah atau melacak persediaan di beberapa lokasi. Banyak dapat terintegrasi dengan platform e-commerce.
Sistem POS Khusus: Sistem-sistem ini berfungsi secara analog dengan semua sistem POS lainnya tetapi mungkin mencakup fitur-fitur unik untuk berbagai niche industri. Sebagai contoh, sistem POS untuk penyedia layanan perhotelan mungkin dapat mengaktifkan kartu kunci, sementara dealer mobil mungkin memerlukan pelacakan persediaan yang kuat, manajemen staf dan komisi yang khusus, dan antarmuka dengan sistem produsen. Sistem-sistem ini membantu melacak KPI penting restoran.
Fitur-Fitur Penting dari Sistem POS
Meskipun berbagai sistem POS menawarkan kemampuan yang berbeda-beda, sebagian besar pemilik bisnis dapat mendapatkan manfaat dari fitur-fitur kunci berikut:
Manajemen Persediaan: Sebuah sistem POS harus meningkatkan manajemen persediaan dengan melacak tingkat stok saat barang terjual, membantu manajemen dalam mengidentifikasi permintaan untuk berbagai item dan waktu ideal untuk memesan ulang. Pada tingkat yang lebih luas, sistem POS berfungsi sebagai alat pengumpulan data utama untuk analisis persediaan – mempelajari bagaimana permintaan produk bervariasi dari waktu ke waktu. Analisis ini memungkinkan pengecer untuk memesan barang yang tepat dan meramalkan preferensi pelanggan di masa depan.
Manajemen Karyawan: Banyak sistem POS berfungsi sebagai alat pelacakan waktu, mencatat jam kerja karyawan. Jika karyawan mendapatkan komisi atau jika bisnis perlu memantau angka penjualan, fitur-fitur ini harus dimasukkan dalam sistem.
Manajemen Pelanggan: Beberapa sistem dapat memproses dan menyimpan data pelanggan, termasuk riwayat penjualan, pengeluaran tahunan, tingkat program loyalitas, dan rincian kontak. Ini dapat membantu bisnis dalam membagi audiens mereka dan mempersonalisasi kampanye pemasaran untuk memaksimalkan nilai seumur hidup pelanggan.
Pemrosesan Pembayaran Terintegrasi: Sebagian besar sistem POS dilengkapi dengan fungsi pemrosesan pembayaran terintegrasi. Ketika pelanggan membayar dengan kartu kredit, informasi kartu mereka langsung masuk ke sistem POS, meningkatkan efisiensi dan akurasi. Tanpa fitur ini, data kartu harus dimasukkan secara manual.
Pemrosesan Kartu Kredit: Pemindai kartu kredit mengumpulkan data dari kartu kredit pelanggan dan mengubahnya menjadi format yang dapat dienkripsi dan dikirim ke pemroses kartu kredit sesuai dengan regulasi PCI DSS.
Pelaporan Penjualan: Beberapa sistem POS memantau penjualan, dibagi berdasarkan departemen, produk, atau metrik lainnya. Ini membantu bisnis dalam mengidentifikasi produk yang paling laris (dan yang kurang laris) dan menentukan kapan harus memesan persediaan ulang, di antara tugas-tugas lainnya. Misalnya, jika sistem menunjukkan bahwa satu lusin kaos biru terjual setiap minggu, dan hanya ada lima yang ada di stok saat ini, Anda perlu segera melakukan pesanan pembelian baru.
Manajemen Pesanan: Sistem Manajemen Pesanan (OMS) menyediakan satu sistem terpusat untuk mengelola pesanan dari semua saluran penjualan – termasuk toko fisik, situs web, pusat panggilan, platform seluler, dan kios – dan memfasilitasi transaksi Beli Online, Ambil di Toko (BOPIS). Karena mengelola semua tugas yang terlibat dalam memenuhi pesanan pelanggan, OMS memungkinkan karyawan dan pelanggan untuk melacak pesanan dan memberikan laporan sehingga pengecer dapat memantau KPI ritel yang krusial.
Komponen-Komponen Penting dari Sistem POS
Meskipun komponen perangkat keras dari sistem POS dapat bervariasi berdasarkan kebutuhan khusus dari bisnis, unsur-unsur berikut biasanya termasuk dalam sebagian besar solusi:
Monitor Tampilan atau Layar Kasir: Berfungsi sebagai representasi visual dari transaksi yang sedang berlangsung, komponen ini memungkinkan pelanggan dan asosiasi penjualan untuk melihat item saat diproses, beserta pajak, dan total tagihan keseluruhan.
Pemindai Kode Batang: Perangkat ini memindai kode batang produk untuk mencatat harga dan melacak penjualan berdasarkan SKU (Stock Keeping Unit). Pemindai kode batang mempercepat proses pembayaran dan meningkatkan akurasi harga.
Laci Kas: Meskipun penggunaan kartu kredit semakin meningkat, sekitar seperempat dari transaksi masih dilakukan dengan uang tunai, sesuai temuan Federal Reserve. Untuk transaksi di bawah $10, pelanggan memilih membayar dengan uang tunai hampir setengah dari waktu.
Pembaca Kartu Kredit dan Debit: Sistem POS modern seringkali mengintegrasikan jenis pembaca kartu. Biasanya, pembaca ini adalah perangkat terpisah, memungkinkan pelanggan untuk memasukkan atau menggesek kartu mereka secara independen. Sistem terbaru juga memasukkan kemampuan “tap to pay” nirkontak yang disinkronkan dengan kartu chip, ponsel pintar, dan perangkat yang dapat dipakai.
Printer Struk: Seperti namanya, printer struk mencetak struk pembelian pelanggan. Meskipun banyak sistem POS sekarang dapat mengirim struk melalui email, sejumlah besar pelanggan masih lebih suka salinan fisik.
Timbangan: Beberapa pengecer, seperti toko kelontong, menggabungkan timbangan dalam sistem POS mereka. Timbangan ini menimbang produk dan menghitung harganya sesuai beratnya.
Printer Label: Sering digunakan di toko kelontong, misalnya di meja deli atau bar salad, sistem-sistem ini mencetak label harga dengan kode batang. Ini sering kali harus dilakukan oleh pelanggan saat mereka memilih item, sebelum melanjutkan ke kasir.
Evolusi Sistem POS
Tradisi mengelola pembelian pelanggan dengan kertas dan pena bertahan hingga hampir abad ke-20. Praktik ini memakan waktu, rentan terhadap kesalahan, dan memberikan sedikit perlindungan terhadap penipuan.
Lanskap ini mulai berubah pada tahun 1883 ketika penemu James Ritty mematenkan mesin kas mekanis. Perangkat ini mencatat setiap pembelian di salon Ritty, memungkinkan baik pelanggan maupun pemilik untuk memverifikasi semua transaksi. Ritty kemudian menjual penemuannya tersebut kepada John Patterson, yang kemudian mendirikan National Cash Register (NCR) Company. NCR, yang masih beroperasi hingga saat ini, memproduksi berbagai produk, termasuk sistem POS modern.
Lompat cepat hampir satu abad ke tahun 1970 ketika IBM memperkenalkan registrasi kas elektronik ke pasar. Perangkat baru ini memungkinkan bisnis untuk memproses pembelian pelanggan dengan kecepatan dan akurasi yang lebih tinggi. Evolusi ini berlanjut hingga abad ke-21 ketika sistem POS berbasis cloud pertama kali diperkenalkan di Inggris pada tahun 2002.
Selama beberapa dekade terakhir, sistem POS telah mengalami evolusi dan perkembangan yang signifikan. Fungsionalitas yang ditawarkan oleh sistem modern sangat meningkatkan efisiensi operasional banyak bisnis.
Memilih Sistem POS yang Ideal
Tidak ada satu sistem POS yang cocok untuk semua bisnis dengan kebutuhan uniknya. Namun, mengikuti pedoman berikut dapat membantu Anda memilih sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda:
Tentukan anggaran dan pilih model harga yang sesuai: Mulailah dengan menilai kemampuan keuangan Anda untuk berinvestasi dalam sistem. Pertimbangkan apakah pengeluaran modal awal untuk sistem on-premises sesuai dengan struktur keuangan Anda, atau apakah model berlangganan akan lebih mudah dikelola.
Identifikasi fungsionalitas yang penting: Misalnya, jika Anda beroperasi secara fisik dan online, sistem dengan kemampuan platform e-commerce terintegrasi akan sangat penting. Nilai apakah operasi Anda memerlukan perangkat keras khusus, seperti pemindai yang tahan lama atau kemampuan pencetakan label.
Tentukan struktur harga yang sesuai: Jika Anda membayar di muka dan kemudian memiliki sistem tersebut, Anda akan memiliki fleksibilitas untuk menggunakan sistem tersebut secara tidak terbatas. Namun, pembaruan berkala mungkin diperlukan dan pada akhirnya, Anda mungkin perlu menggantinya dengan solusi yang lebih kontemporer. Jika sistem disewa, Anda perlu memahami struktur penyewaan dan biaya potensial untuk menghitung investasi berkelanjutan. Perangkat lunak berbasis cloud biasanya dijual dengan basis langganan.
Kenali metode pembayaran yang Anda terima: Sistem modern harus mampu memproses kartu kredit dan debit yang berchip. Dengan semakin umumnya pembayaran nirkontak, pastikan sistem yang Anda pilih dapat mengakomodasi tren ini.
Lakukan uji coba sistem: Terapkan program uji coba untuk mengevaluasi kemudahan penggunaan sistem baik untuk karyawan maupun pelanggan Anda. Dapatkah staf dengan cepat menemukan produk atau menerapkan diskon? Investasi dalam sistem yang mudah digunakan dapat menghasilkan penghematan waktu yang signifikan.
Evaluasi mekanisme pelacakan penjualan sistem: Fitur yang diperlukan dapat bervariasi antara bisnis. Misalnya, bengkel perbaikan mungkin memerlukan sistem yang memungkinkan pesanan tetap terbuka sampai semua perbaikan selesai dilakukan, sedangkan restoran layanan lengkap mungkin mendapat manfaat dari integrasi dengan sistem manajemen bar dan dapur yang khusus.
Tentukan kemampuan integrasi: Nilai seberapa mulus sistem POS terintegrasi dengan perangkat lunak bisnis penting seperti ERP, CRM, akuntansi, gaji, dan manajemen inventaris. Integrasi yang lancar dapat menghemat waktu dan meningkatkan kemampuan Anda untuk menghasilkan laporan yang beragam. Selain itu, sistem POS yang dapat mengelola penjualan fisik dan online dapat meningkatkan pengalaman pelanggan dan memberikan pelacakan inventaris yang lebih akurat, di antara manfaat lainnya.
Periksa opsi dukungan dan pelatihan: Layanan yang disediakan oleh vendor dapat membantu memastikan sistem POS beroperasi dengan lancar dan efisien. Penting untuk memahami sejauh mana dukungan yang ditawarkan dan apakah ada biaya tambahan yang terkait. Beberapa perusahaan mungkin juga perlu melibatkan penyedia dukungan IT.
Periksa keamanan sistem: Sistem harus melindungi data kartu kredit dan data sensitif lainnya serta menyediakan jejak audit untuk membantu dalam penyelidikan masalah. Kepatuhan bersertifikat dengan standar PCI DSS adalah persyaratan yang tidak dapat ditawar.
Pertimbangkan fitur tambahan yang bermanfaat: Jika Anda beroperasi di beberapa negara bagian atau secara internasional, sistem yang mampu menghitung pajak di berbagai yurisdiksi akan bermanfaat. Fitur-fitur seperti pelacakan penjualan berdasarkan produk atau dukungan untuk program loyalitas dapat membantu menyederhanakan operasi Anda.
Tingkatkan Pertumbuhan Bisnis Anda dengan NetSuite
NetSuite menyediakan solusi terpadu yang menyatukan belanja fisik dan digital melalui sistem POS yang sangat terhubung. Ini mendorong pengalaman belanja yang lebih baik bagi pelanggan Anda dan meningkatkan operasi yang lebih menguntungkan untuk bisnis ritel Anda. Melalui NetSuite SuiteCommerce, bisnis Anda dapat memberikan pengalaman belanja yang personal dan mudah diakses melalui platform online, toko fisik, dan pusat panggilan. Sistem terhubung ini memberdayakan rekan-rekan Anda untuk berinteraksi dengan pelanggan secara lebih efektif, menyederhanakan penjualan, dan mengoptimalkan pengelolaan inventaris.
Sistem POS modern bukan hanya alat pemrosesan penjualan, tetapi juga sistem cerdas yang membantu bisnis mengelola penjualan, inventaris, dan hubungan pelanggan secara lebih efektif. Sistem yang ideal mengintegrasikan dengan mulus perangkat lunak ERP Anda, mengkonsolidasikan dan menganalisis semua informasi penting dalam satu lokasi terpusat. Kemampuan ini membekali bisnis untuk berkembang di tengah persaingan yang ketat.
Pertanyaan dan Jawaban seputar Point of Sale (POS)
P: Apa yang termasuk dalam POS?
J: Sistem POS adalah kombinasi holistik dari perangkat keras dan perangkat lunak yang memungkinkan bisnis untuk memproses dan memantau transaksi penjualan dengan lancar. Mereka digunakan di berbagai industri, mulai dari warung makan keluarga lokal hingga praktik dokter gigi dan ritel besar nasional.
P: Apakah mesin kas dapat dianggap sebagai sistem POS?
J: Ya, mesin kas dapat dianggap sebagai pendahulu dari sistem POS modern, karena mereka memfasilitasi penyelesaian dan pemantauan penjualan yang lebih efisien bagi pemilik bisnis. Namun, sistem POS kontemporer dilengkapi dengan kemampuan yang lebih canggih, seperti melacak penjualan per produk, menghitung komisi penjualan untuk karyawan, atau memfasilitasi opsi memberi tip bagi pelanggan.
P: Bagaimana cara kerja sistem POS?
J: Operasi sistem POS dimulai dengan memasukkan item pembelian pelanggan, biasanya dengan memindai kode batang atau memasukkan kode produk. Selanjutnya, sistem menghitung total biaya. Pelanggan kemudian memilih metode pembayaran yang diinginkan, dan sistem memproses pembayaran. Setelah transaksi selesai, sistem POS dapat menghasilkan tanda terima fisik atau mengirimkannya secara elektronik ke email pelanggan.
P: Apa keuntungan dari sistem POS?
J: Manfaat utama dari sistem POS meliputi:
- Memfasilitasi penyelesaian dan pemantauan pembelian pelanggan dengan cepat dan akurat.
- Kemampuan untuk memantau penjualan berdasarkan produk tertentu. Sistem POS yang berorientasi pada penjualan online sering kali dapat menghitung berbagai metrik, seperti proporsi pembatalan keranjang belanja. Dengan wawasan seperti itu, bisnis dapat mengambil tindakan untuk meningkatkan proses checkout dan mengurangi tingkat pembatalan.
- Mengurangi pencurian karyawan melalui pelacakan penjualan otomatis.
- Menghasilkan catatan penjualan dan pajak yang akurat, membantu dalam pengajuan laporan pajak tepat waktu.
- Berfungsi sebagai perangkat pemantau waktu, memungkinkan karyawan untuk masuk dan keluar.
- Menjamin harga yang konsisten di berbagai gerai.
P: Apa perbedaan antara sistem POS berbasis on-premises dan berbasis cloud?
J: On-premises dan berbasis cloud mengacu pada tempat hosting sistem POS. Sistem berbasis on-premises berada di jaringan perusahaan, sementara sistem berbasis cloud diakses melalui internet. Pilihan yang optimal bervariasi sesuai dengan kebutuhan bisnis, tetapi umumnya, sistem berbasis cloud menawarkan biaya awal yang lebih rendah dan implementasi lebih cepat. Sistem berbasis on-premises, sebaliknya, memberikan lebih banyak kontrol atas keamanan data dan pengelolaan sistem.
