Membedah CRM dan ERP: Apa yang Membedakan Keduanya?

Membedah CRM dan ERP Apa yang Membedakan Keduanya

Untuk bisnis yang bertujuan untuk menyederhanakan operasi inti mereka, ada dua solusi perangkat lunak utama yang sering digunakan: perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dan manajemen hubungan pelanggan (CRM). Sistem ERP dirancang untuk mengoptimalkan kinerja bisnis dengan memusatkan data keuangan dan operasional, sehingga memfasilitasi alur kerja yang kohesif dan efisien. Di sisi lain, sistem CRM berfokus pada peningkatan interaksi pelanggan, menyediakan alat untuk mengelola dan menganalisis hubungan pelanggan secara efektif.

Baik ERP maupun CRM sangat penting untuk mempertahankan repositori data yang komprehensif dan memainkan peran penting di berbagai departemen. Meskipun kadang-kadang berbagi platform yang sama, sistem ini sering dibeli secara terpisah dan diintegrasikan sesuai kebutuhan untuk memenuhi persyaratan bisnis tertentu.

Artikel ini akan menjelajahi fitur-fitur fundamental dari ERP dan CRM, menyoroti perbedaan mereka, dan membantu menentukan apakah bisnis Anda akan mendapat manfaat dari ERP, CRM, atau kombinasi keduanya.

Apa itu CRM?

Customer Relationship Management (CRM) adalah solusi perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola semua interaksi pelanggan dengan bisnis. Awalnya dikembangkan untuk departemen penjualan, sistem ini awalnya dikenal sebagai otomatisasi tenaga penjualan (Sales Force Automation atau SFA). Seiring waktu, kemampuan CRM berkembang untuk mencakup layanan pelanggan dan pemasaran, terutama di pusat panggilan, yang kemudian berevolusi menjadi pusat kontak seiring diversifikasi saluran layanan pelanggan di luar telepon.

Seiring dengan terus diakuisisinya dan dikembangkannya berbagai fungsionalitas oleh vendor perangkat lunak, berbagai disiplin ilmu ini diintegrasikan di bawah payung CRM yang komprehensif. Sistem CRM modern juga dapat mencakup fitur seperti manajemen kinerja penjualan dan kompensasi insentif penjualan, meskipun modul yang kompleks ini sering ditawarkan sebagai solusi mandiri karena sifatnya yang khusus.

Apa itu ERP?

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) memiliki asal-usulnya dalam Perencanaan Kebutuhan Material (Material Requirements Planning atau MRP), sebuah metodologi yang dikembangkan untuk membantu produsen memahami dan mengelola sumber daya yang diperlukan untuk operasi bisnis. Sistem ERP telah berkembang menjadi solusi komprehensif yang berfungsi sebagai basis data pusat untuk semua bagian organisasi. Secara fundamental, sistem ERP mengelola operasi keuangan, termasuk buku besar (general ledger atau GL), hutang, piutang, penggajian, dan pelaporan keuangan.

Selain manajemen keuangan, sistem ERP memperluas kemampuannya untuk mencakup manajemen inventaris, manajemen pesanan, manajemen rantai pasokan, dan manajemen data untuk organisasi layanan. Mereka mencakup proses pengadaan, produksi, distribusi, dan pemenuhan. Beberapa sistem ERP juga mengintegrasikan modul untuk Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HRMS), Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM), dan eCommerce, memberikan pendekatan holistik untuk mengelola berbagai fungsi bisnis.

Manfaat CRM

Keuntungan utama dari sistem Customer Relationship Management (CRM) terletak pada kemampuannya untuk memusatkan semua data pelanggan, menyediakan repositori komprehensif yang melacak setiap interaksi pelanggan. Dengan memanfaatkan informasi yang terkonsolidasi ini dan menerapkan analitik canggih, bisnis dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang pelanggan mana yang harus ditargetkan untuk meningkatkan pendapatan, mengevaluasi kinerja tim penjualan, dan mengoptimalkan proses layanan pelanggan.

Misalnya, sistem CRM yang terpusat memungkinkan perwakilan penjualan untuk mengetahui tiket layanan pelanggan yang belum terselesaikan untuk klien yang mereka kunjungi, sehingga mereka dapat menangani masalah secara proaktif. Demikian pula, tim layanan pelanggan dapat dengan cepat mengidentifikasi pelanggan bernilai tinggi atau yang berpotensi tinggi, memastikan mereka dialihkan ke tingkatan layanan yang sesuai untuk dukungan optimal. Penggunaan strategis data CRM ini meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan dan mendorong pertumbuhan bisnis.

Manfaat ERP

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) menawarkan keuntungan signifikan dengan menyediakan basis data terpadu dan bersama untuk semua data keuangan dan operasional. Sentralisasi ini sangat meningkatkan kemampuan pelaporan, baik untuk laporan bulanan statis maupun laporan ad hoc yang diminta oleh pimpinan. Dengan satu sumber kebenaran, karyawan dapat mendalami wawasan keuangan secara mandiri, tanpa bergantung pada tim IT atau keuangan untuk analisis dan pelaporan. Otonomi ini memungkinkan bisnis untuk membuat keputusan yang lebih cepat dan berbasis data, mempengaruhi profitabilitas, mengidentifikasi peluang pertumbuhan baru, dan menciptakan efisiensi di seluruh organisasi.

Salah satu manfaat yang sering disebut dari sistem ERP adalah penutupan keuangan yang lebih cepat. Secara tradisional, tim keuangan menghabiskan banyak waktu untuk menghitung pendapatan dan pengeluaran di akhir setiap bulan atau kuartal, sebuah proses yang dikenal sebagai menutup buku. Tugas manual ini, yang sering dilakukan menggunakan spreadsheet atau sistem akuntansi tingkat awal, melibatkan banyak entri data dan koordinasi dengan berbagai departemen. Sistem ERP yang terpusat mengotomatiskan banyak tugas ini, secara signifikan mengurangi waktu yang diperlukan untuk menutup buku, dengan beberapa perusahaan melaporkan pengurangan dari satu bulan menjadi hanya beberapa hari.

Selain itu, sistem ERP memperkenalkan kontrol keuangan yang kuat dalam organisasi. Sistem yang terpusat, dikombinasikan dengan izin berbasis peran, memastikan bahwa hanya personel yang berwenang yang memiliki akses ke data sensitif, meningkatkan jejak audit dan mengurangi risiko keuangan. Pendekatan terstruktur ini tidak hanya meningkatkan keamanan data tetapi juga memastikan kepatuhan dengan persyaratan regulasi, yang semakin memperkuat integritas keuangan bisnis.

business-solutions-erp-vs-crm-min

Apa Perbedaan Antara CRM dan ERP?

Meskipun baik sistem ERP maupun CRM sangat penting untuk operasional organisasi, keduanya memiliki tujuan yang berbeda. Perbedaan utama terletak pada fokusnya: sistem ERP dirancang untuk mengelola data keuangan dan mendukung departemen keuangan, sedangkan sistem CRM menangani data pelanggan dan terutama digunakan oleh tim penjualan dan layanan pelanggan. Intinya, sistem ERP berfungsi sebagai “kantor belakang,” sementara sistem CRM beroperasi sebagai “kantor depan.”

Sistem ERP sering kali menyertakan komponen CRM untuk menawarkan solusi yang lebih terintegrasi, tetapi sistem CRM mandiri tidak mengandung fungsionalitas ERP. Misalnya, Salesforce.com, sebuah platform CRM terkemuka, bukanlah sistem ERP karena tidak memproses data transaksional. Salesforce dapat mengakses riwayat pesanan atau faktur melalui integrasi dengan sistem ERP, tetapi tidak mengelola data tersebut secara native. Perbedaan ini menekankan peran pelengkap dari sistem ERP dan CRM dalam mendukung berbagai aspek operasional bisnis.

Video: CRM vs. ERP

Bagaimana Kesamaan CRM dan ERP?

Baik sistem ERP maupun CRM adalah aplikasi bisnis penting yang dirancang untuk menyimpan dan menganalisis data dalam basis data relasional. Keduanya dapat diterapkan melalui model tradisional di tempat (on-premises) atau sebagai perangkat lunak sebagai layanan (SaaS), di mana penyedia menghosting perangkat lunak di pusat datanya, dan pelanggan mengaksesnya melalui cloud.

Perlu dicatat, meskipun NetSuite (pelopor ERP) dan Salesforce.com (pelopor CRM) muncul pada waktu yang hampir bersamaan, sistem CRM beralih ke cloud lebih cepat. Hal ini terutama karena sistem CRM kurang kompleks untuk dikembangkan, dan bisnis awalnya berhati-hati untuk memindahkan data keuangan yang sensitif ke cloud. Meskipun demikian, baik sistem ERP maupun CRM sekarang umum menggunakan penerapan berbasis cloud, mencerminkan kepercayaan yang semakin besar dan kemajuan teknologi dalam keamanan dan fungsionalitas cloud.

Apakah Saya Membutuhkan CRM, ERP, atau Keduanya?

Seiring pertumbuhan perusahaan, baik itu bisnis kecil dan menengah (SMB) atau perusahaan besar, kebutuhan akan sistem ERP dan CRM menjadi semakin jelas. Banyak bisnis memulai dengan alat akuntansi tingkat awal seperti QuickBooks atau bahkan spreadsheet, tetapi seiring berkembangnya bisnis, sistem ini sering kali menjadi tidak memadai, tidak efisien, dan membatasi. Inilah saat perusahaan biasanya beralih ke sistem ERP yang lebih kuat untuk mendukung operasi keuangan mereka.

Demikian pula, bisnis yang mengelola hubungan pelanggan melalui email individu perwakilan penjualan, spreadsheet, atau sistem manajemen kontak dasar pada akhirnya akan melampaui metode-metode ini. Investasi dalam sistem CRM menjadi krusial untuk mengelola dan membina interaksi pelanggan secara efektif.

Keputusan apakah akan menerapkan CRM atau ERP terlebih dahulu tergantung pada model bisnis perusahaan. Misalnya, perusahaan dengan sejumlah kecil pelanggan bernilai tinggi dan operasi keuangan yang kompleks mungkin akan memprioritaskan sistem ERP. Sebaliknya, bisnis dengan keuangan yang sederhana tetapi basis pelanggan besar yang memerlukan interaksi yang sering mungkin awalnya akan berinvestasi dalam sistem CRM.

Dalam jangka panjang, kedua sistem ini sangat penting bagi sebagian besar perusahaan. Sistem CRM meningkatkan manajemen hubungan pelanggan, sementara sistem ERP menyederhanakan proses keuangan dan operasional. Bersama-sama, mereka menyediakan solusi komprehensif yang mendukung pertumbuhan, efisiensi, dan pengambilan keputusan yang efektif di seluruh organisasi.

Integrasi Sistem ERP dan CRM

Berbagi data yang mulus antara sistem ERP dan CRM sangat penting untuk memaksimalkan efisiensi dan akurasi, dan ini paling baik dicapai melalui integrasi teknis daripada mempertahankan dua set data yang terpisah.

Misalnya, seorang perwakilan penjualan mungkin perlu mengakses riwayat pesanan pelanggan, status kredit, atau pembayaran yang belum terselesaikan saat merencanakan kampanye upsell atau cross-sell. Demikian pula, departemen keuangan mungkin memerlukan akses ke data CRM untuk menghitung komisi penjualan atau menerapkan diskon pesanan massal selama pemrosesan penggajian. Mengintegrasikan sistem CRM dengan platform ERP juga bermanfaat bagi para pemimpin bisnis dengan menyediakan tampilan terpadu untuk menganalisis struktur harga dan mengelola indikator kinerja utama (KPI) seperti biaya akuisisi pelanggan dan nilai umur pelanggan.

Salah satu proses kritis yang memerlukan integrasi ketat antara sistem CRM dan ERP adalah Configure, Price, Quote (CPQ). Alat CPQ membutuhkan informasi dari kedua sistem dan sangat penting bagi banyak bisnis. Vendor CRM dan ERP utama sering menawarkan integrasi yang telah dibangun sebelumnya, baik secara langsung maupun melalui mitra pihak ketiga. Namun, integrasi ini bisa mahal dan menantang untuk dipertahankan, terutama ketika sistem CRM atau ERP mengalami peningkatan.

Secara keseluruhan, mengintegrasikan sistem ERP dan CRM meningkatkan aksesibilitas data dan efisiensi operasional, yang pada akhirnya mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan proses bisnis yang lebih efisien.

Mengadopsi Solusi ERP dan CRM Terpadu

Bagi perusahaan yang saat ini menggunakan sistem ERP yang terutama berfokus pada modul keuangan untuk mengotomatisasi tugas akuntansi dan memantau arus kas, mengintegrasikan sistem CRM untuk meningkatkan komunikasi pelanggan adalah langkah strategis berikutnya.

Mengadopsi sistem ERP dengan komponen CRM bawaan menawarkan beberapa keuntungan signifikan. Pertama, sistem ERP dan CRM terpadu seringkali lebih hemat biaya dibandingkan membeli solusi poin terpisah. Selain itu, model data terpadu memastikan bahwa semua informasi diperbarui secara real-time, menghilangkan keterlambatan yang terkait dengan unggahan batch atau koneksi middleware. Sistem ERP yang dirancang dari awal untuk menyertakan fungsionalitas CRM lebih siap menangani proses transaksional, memungkinkan pemrograman, kustomisasi, dan integrasi dengan alat pihak ketiga yang lebih sederhana.

Pada akhirnya, solusi ERP dan CRM terpadu menyederhanakan proses bisnis, meningkatkan akurasi data, dan menyediakan pandangan komprehensif tentang data keuangan dan pelanggan, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih informasi dan efisiensi operasional yang lebih baik.

Summary
Membedah CRM dan ERP: Apa yang Membedakan Keduanya?
Article Name
Membedah CRM dan ERP: Apa yang Membedakan Keduanya?
Description
Cari tahu mengapa solusi ERP dan CRM terpadu sangat penting bagi bisnis modern yang bertujuan untuk pertumbuhan dan efisiensi.
Publisher Name
ABJ Cloud Solutions
Publisher Logo