Meningkatkan Efisiensi dengan KPI Pemenuhan Pesanan Utama

Meningkatkan Efisiensi dengan KPI Pemenuhan Pesanan Utama

Pemenuhan pesanan adalah proses rumit untuk menyelesaikan pesanan penjualan sesuai dengan spesifikasi pelanggan dan memastikan pengiriman barang tepat waktu. Dengan meningkatnya belanja online, mengoptimalkan proses pemenuhan pesanan menjadi sangat penting untuk menjaga kepuasan pelanggan dan keunggulan kompetitif.

Kemajuan teknologi, seperti pemindaian frekuensi radio (RF) dan perangkat lunak manajemen gudang berbasis cloud, telah merevolusi kemampuan untuk melacak dan merekam data secara akurat sepanjang proses pemenuhan pesanan. Inovasi-inovasi ini memungkinkan bisnis untuk memantau indikator kinerja utama (KPI) dengan lebih tepat dan efisien.

Bergantung pada kompleksitas dan kematangan proses mereka, bisnis dapat mengukur berbagai KPI pemenuhan pesanan dan inventaris. Artikel ini mengulas beberapa metrik yang paling umum dan berharga, memberikan wawasan tentang bagaimana metrik-metrik tersebut dapat meningkatkan kinerja operasional.

Cara Mengukur Pemenuhan Pesanan dengan Efektif

Pemenuhan pesanan adalah proses komprehensif untuk memenuhi spesifikasi pelanggan dan memastikan pengiriman barang tepat waktu. Proses ini melibatkan enam langkah kritis:

  1. Menerima Barang dari Pemasok: Mengelola penerimaan produk dari pemasok dengan efisien untuk memastikan akurasi dan ketersediaan inventaris.
  2. Menyimpan Barang di Gudang: Mengorganisasi dan menyimpan inventaris dengan benar untuk memudahkan akses dan mencegah kerusakan.
  3. Memproses dan Mengemas: Memilih dan mengemas pesanan dengan akurat untuk memenuhi ekspektasi pelanggan.
  4. Pengiriman: Mengkoordinasikan logistik untuk memastikan pengiriman tepat waktu dan meminimalkan penundaan.
  5. Pengiriman kepada Pelanggan: Memastikan produk sampai ke pelanggan sesuai janji, menjaga tingkat kepuasan yang tinggi.
  6. Memproses Pengembalian jika Diperlukan: Mengelola pengembalian dengan efisien untuk mempertahankan kepercayaan pelanggan dan menangani inventaris dengan efektif.

Dengan melacak metrik utama terkait langkah-langkah ini, bisnis dapat membandingkan proses pemenuhan pesanan mereka dengan kinerja historis dan standar industri. Perbandingan ini membantu mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan memastikan bahwa proses pemenuhan pesanan tetap efisien dan berfokus pada pelanggan.

KPI Pemenuhan Pesanan Esensial yang Perlu Diukur

Setiap tahun, Warehousing Education and Research Council (WERC) melakukan survei komprehensif, mengumpulkan data dari ratusan bisnis untuk menentukan metrik terpenting yang digunakan dalam pergudangan dan distribusi. Metrik-metrik ini dikategorikan ke dalam lima area kunci: pelanggan, operasional, keuangan, kapasitas/kualitas, dan karyawan. Temuan-temuan tersebut dikompilasi dalam studi benchmarking “DC Measures”, yang menyoroti indikator kinerja utama (KPI) untuk pergudangan dan distribusi.

Survei terbaru mengungkapkan pergeseran fokus yang signifikan dari pengukuran produktivitas karyawan ke prioritas efisiensi operasional. KPI teratas menekankan pentingnya pemenuhan pesanan secara akurat dan tepat waktu. Perusahaan semakin fokus pada perencanaan inventaris dan stok pengaman, meningkatkan keselamatan dan keterlibatan karyawan, serta menjaga hubungan yang kuat dengan pemasok utama.

Beberapa KPI penting yang dilacak oleh bisnis meliputi:

  1. Akurasi Pemilihan Pesanan: Memastikan item yang benar dipilih untuk setiap pesanan guna meminimalkan kesalahan dan pengembalian.
  2. Utilisasi Kapasitas Gudang: Mengoptimalkan penggunaan ruang yang tersedia untuk menyimpan inventaris dengan efisien.
  3. Pengiriman Tepat Waktu: Memastikan pesanan dikirim dan diterima oleh pelanggan sesuai dengan jangka waktu yang dijanjikan.

Menerapkan perangkat lunak manajemen inventaris yang kuat dapat secara signifikan meningkatkan pelacakan dan pengelolaan KPI ini, mendorong baik profitabilitas maupun kepuasan pelanggan sambil mengelola stok dan inventaris dengan efisien.

KPI Pemenuhan Pesanan Utama yang Perlu Diukur

Tergantung pada kompleksitas dan kematangan proses bisnis, terdapat berbagai KPI pemenuhan pesanan dan inventaris yang dapat dilacak. Berikut adalah beberapa metrik yang paling umum dan berguna:

  1. Persentase Pengiriman Tepat Waktu: Proporsi pesanan yang dikirim dalam jangka waktu yang dijanjikan.
  2. Total Waktu Siklus Pesanan: Waktu total dari penempatan pesanan hingga pengiriman.
  3. Waktu Siklus Pesanan Internal: Waktu yang dibutuhkan untuk proses internal dari penerimaan pesanan hingga pengiriman.
  4. Persentase Pesanan Sempurna: Persentase pesanan yang dikirim tanpa masalah (akurat, tepat waktu, dan tidak rusak).
  5. Akurasi Pemilihan Pesanan: Tingkat akurasi dalam memilih item yang benar untuk pesanan.
  6. Tingkat Pengembalian: Persentase pesanan yang dikembalikan oleh pelanggan.
  7. Tingkat Akurasi Pemenuhan: Tingkat akurasi dalam memenuhi pesanan dengan benar.
  8. Persentase Pesanan Diterima Tanpa Kerusakan: Proporsi pesanan yang diterima oleh pelanggan tanpa kerusakan.
  9. Tingkat Akurasi Dokumentasi Pesanan: Akurasi dokumentasi yang menyertai setiap pesanan.
  10. Siap Dikirim Tepat Waktu: Persentase pesanan yang siap dikirim sesuai jadwal.
  11. Waktu Siklus Dock-to-Stock: Waktu yang dibutuhkan dari penerimaan barang di dock hingga penyimpanannya di gudang.
  12. Pesanan Masuk Diterima: Jumlah pesanan masuk yang diterima dan diproses.
  13. Baris Pesanan Diterima & Disimpan: Jumlah baris pesanan yang diterima dan disimpan.
  14. Akurasi Inventaris: Akurasi catatan inventaris dibandingkan dengan stok aktual.
  15. Rata-rata Kapasitas Gudang yang Digunakan: Persentase rata-rata kapasitas gudang yang digunakan.
  16. Kapasitas Gudang Puncak yang Digunakan: Persentase tertinggi kapasitas gudang yang digunakan pada waktu puncak.
  17. Akurasi Penghitungan Inventaris Berdasarkan Lokasi: Akurasi penghitungan inventaris di lokasi gudang tertentu.
  18. Rasio Tenaga Kerja Paruh Waktu terhadap Total Tenaga Kerja: Rasio karyawan paruh waktu terhadap total tenaga kerja.
  19. Tingkat Pelatihan Lintas Fungsi: Persentase karyawan yang dilatih untuk melakukan beberapa tugas.
  20. Tingkat Pengisian Pesanan: Persentase pesanan pelanggan yang terpenuhi sepenuhnya pada upaya pertama.
  21. Pesanan yang Dipilih per Jam: Jumlah pesanan yang dipilih per jam.
  22. Baris Pesanan yang Dipilih & Dikirim per Jam: Jumlah baris pesanan yang dipilih dan dikirim per jam.
  23. Biaya Distribusi (sebagai Persentase dari Penjualan): Proporsi pendapatan penjualan yang dihabiskan untuk distribusi.
  24. Biaya Distribusi (per Unit yang Dikirim): Biaya distribusi per unit yang dikirim.
  25. Hari Persediaan: Jumlah hari persediaan saat ini akan bertahan berdasarkan penggunaan harian rata-rata.
  26. Biaya Rata-rata per Pesanan: Biaya rata-rata yang dikeluarkan untuk memproses setiap pesanan.

Dengan melacak KPI ini, bisnis dapat memperoleh wawasan berharga tentang efisiensi pemenuhan pesanan mereka, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

26 KPI Pemenuhan Pesanan Esensial

Melacak indikator kinerja utama (KPI) dalam pemenuhan pesanan dapat secara signifikan meningkatkan kepuasan pelanggan, efisiensi operasional, dan kinerja keuangan. Berikut adalah beberapa metrik yang paling populer digunakan oleh bisnis, dikategorikan menjadi metrik pelanggan, gudang/inbound, operasional/outbound, dan keuangan.

Metrik Pelanggan

Mengirimkan produk kepada pelanggan dengan cepat dan akurat adalah tujuan utama. Berikut adalah KPI esensial yang perlu dilacak untuk kepuasan pelanggan:

  1. Persentase Pengiriman Tepat Waktu: Mengukur seberapa sering pesanan dikirim dalam jangka waktu yang diharapkan. Angka di bawah 93,4% menunjukkan peluang besar untuk perbaikan.
    • Formula: (Jumlah pesanan yang dikirim tepat waktu / Total pesanan yang dikirim) × 100
  2. Total Waktu Siklus Pesanan: Waktu rata-rata dari penempatan pesanan hingga pengiriman. Mengurangi metrik ini dapat meminimalkan pengabaian pesanan.
    • Formula: (Total hari dari penempatan pesanan hingga pengiriman / Jumlah pesanan)
  3. Waktu Siklus Pesanan Internal: Waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan, mengemas, dan mengirim pesanan, tidak termasuk waktu pengiriman.
    • Formula: (Total hari dari penempatan pesanan hingga pengiriman / Jumlah pesanan)
  4. Persentase Pesanan Sempurna: Kemungkinan untuk mengambil pesanan dengan benar, mengalokasikan inventaris, mengirim tepat waktu, dan mengirim faktur yang akurat.
    • Formula: (Pengiriman tepat waktu × Pesanan lengkap × Pesanan tanpa kerusakan × Dokumentasi akurat) × 100
  5. Akurasi Pemilihan Pesanan: Mengukur seberapa akurat pesanan dipilih sebelum pengiriman. Perusahaan terbaik melaporkan akurasi 99,8%.
    • Formula: (Pesanan yang dipilih dengan benar / Total pesanan yang dipilih) × 100
  6. Tingkat Pengembalian: Melacak persentase pesanan yang dikembalikan oleh pelanggan, menunjukkan masalah dalam pemenuhan.
    • Formula: (Pesanan yang dikembalikan / Total pesanan yang dikirim)
  7. Tingkat Akurasi Pemenuhan: Memastikan produk yang tepat dikirim tepat waktu, dalam kondisi yang baik, kepada pelanggan yang benar.
    • Formula: (Pesanan yang terpenuhi dengan benar / Total pesanan yang dikirim) × 100
  8. Persentase Pesanan Diterima Tanpa Kerusakan: Melacak proporsi pesanan yang diterima oleh pelanggan tanpa kerusakan.
    • Formula: (Pesanan tanpa kerusakan / Total pesanan) × 100
  9. Tingkat Akurasi Dokumentasi Pesanan: Mengukur akurasi dokumentasi yang menyertai pesanan.
    • Formula: (Pesanan dengan dokumentasi yang benar / Total pesanan) × 100
  10. Siap Dikirim Tepat Waktu: Melacak persentase pesanan yang siap dikirim sesuai jadwal.
    • Formula: (Pesanan yang siap dikirim tepat waktu / Total pesanan) × 100

Metrik Gudang atau Inbound

Proses inbound yang efisien sangat penting untuk penghematan biaya dan memenuhi kebutuhan pelanggan:

  1. Waktu Siklus Dock-to-Stock: Mengukur waktu dari penerimaan barang hingga penyimpanannya di inventaris.
    • Formula: (Total waktu dock-to-stock dalam jam / Total penerimaan pemasok)
  2. Pesanan Masuk Diterima: Melacak jumlah pesanan masuk yang diproses per karyawan setiap jam.
    • Formula: (Total pesanan yang diproses / Total jam kerja di bagian penerimaan)
  3. Baris Pesanan Diterima & Disimpan: Mengukur efisiensi dalam menerima dan menyimpan item pengiriman.
    • Formula: (Total baris yang diterima / Total jam kerja untuk penyimpanan)
  4. Akurasi Inventaris: Memastikan inventaris fisik sesuai dengan catatan, yang penting untuk pemenuhan pesanan tepat waktu.
    • Formula: (Penghitungan inventaris yang akurat / Total item inventaris) × 100
  5. Rata-rata Kapasitas Gudang yang Digunakan: Melacak penggunaan rata-rata ruang gudang.
    • Formula: (Ruang gudang yang digunakan / Total ruang gudang) × 100
  6. Kapasitas Gudang Puncak yang Digunakan: Mengukur penggunaan ruang gudang selama periode puncak.
    • Formula: (Ruang gudang puncak yang digunakan / Total ruang gudang) × 100
  7. Akurasi Penghitungan Inventaris Berdasarkan Lokasi: Memastikan akurasi inventaris di berbagai lokasi gudang.
    • Formula: (Lokasi inventaris yang akurat / Total lokasi yang dihitung) × 100
  8. Rasio Tenaga Kerja Paruh Waktu terhadap Total Tenaga Kerja: Memantau ketergantungan pada pekerja paruh waktu atau sementara.
    • Formula: (Karyawan paruh waktu / Total karyawan) × 100
  9. Tingkat Pelatihan Lintas Fungsi: Melacak persentase karyawan yang dilatih di berbagai bidang.
    • Formula: (Karyawan yang dilatih lintas fungsi / Total karyawan) × 100

Metrik Operasional atau Outbound

Metrik ini membantu melacak efisiensi pemrosesan dan pemenuhan pesanan:

  1. Tingkat Pengisian Pesanan: Mengukur persentase pesanan pelanggan yang terpenuhi tanpa pesanan yang tertunda.
    • Formula: (Pesanan yang dikirim / Pesanan yang ditempatkan) × 100
  2. Pesanan yang Dipilih per Jam: Melacak jumlah pesanan yang dipilih dan dikirim per jam.
    • Formula: (Total pesanan yang dipilih dan dikirim / Total jam kerja)
  3. Baris Pesanan yang Dipilih dan Dikirim per Jam: Mengukur waktu rata-rata untuk memilih dan mengirim baris pesanan.
    • Formula: (Total baris pesanan yang dipilih dan dikirim / Total jam kerja)

Metrik Keuangan

Memantau biaya pergudangan dan pemenuhan pesanan dapat mengungkap area untuk perbaikan:

  1. Biaya Distribusi (sebagai Persentase dari Penjualan): Melacak biaya pergudangan relatif terhadap pendapatan penjualan.
    • Formula: (Total biaya distribusi / Total penjualan) × 100
  2. Biaya Distribusi (per Unit yang Dikirim): Mengukur efisiensi biaya dalam mengirim setiap unit.
    • Formula: (Total biaya distribusi / Total unit yang dikirim)
  3. Hari Persediaan (IDS): Menunjukkan berapa lama persediaan bertahan sebelum dijual.
    • Formula: (Nilai rata-rata inventaris / Harga pokok penjualan) × 365
  4. Biaya Rata-rata per Pesanan: Mengukur total biaya untuk memproses setiap pesanan.
    • Formula: (Total biaya pergudangan / Total pesanan yang diterima)

Dengan secara rutin melacak dan menganalisis KPI ini, bisnis dapat mengoptimalkan proses pemenuhan pesanan mereka, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Memanfaatkan Perangkat Lunak untuk Memantau KPI Pemenuhan Pesanan

Meningkatkan proses pemenuhan pesanan dimulai dengan memahami dan melacak alur kerja Anda. Mengingat kompleksitas dan volume data yang terlibat, perangkat lunak manajemen gudang dan inventaris menjadi sangat penting dalam mengotomatisasi proses dan mengkonsolidasikan data yang dibutuhkan untuk melacak indikator kinerja utama (KPI).

Manfaat Perangkat Lunak Manajemen Gudang

  1. Otomatisasi dan Integrasi: Perangkat lunak manajemen gudang dapat terintegrasi dengan mulus dengan mitra pengiriman, merampingkan proses pengembalian, dan mengotomatisasi pemesanan ulang inventaris. Ini mengurangi upaya manual dan meminimalkan kesalahan, memastikan operasi berjalan lancar.
  2. Manajemen Data Komprehensif: Perangkat lunak ini menyimpan semua data yang diperlukan untuk melacak KPI, memungkinkan Anda memantau berbagai aspek pemenuhan pesanan dari satu platform. Pandangan yang terpusat ini membantu dalam membuat keputusan yang tepat dengan cepat.
  3. Mengidentifikasi dan Menangani Area Masalah: Dengan melacak KPI, Anda dapat mengidentifikasi ketidakefisienan dan area masalah dalam alur kerja Anda. Wawasan ini memungkinkan Anda menerapkan perbaikan yang ditargetkan, meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan keuntungan Anda.
  4. Kontrol dan Pemantauan yang Ditingkatkan: Dengan perangkat lunak yang tepat, Anda dapat mengambil kendali penuh atas inventaris, pemenuhan pesanan, dan biaya pengiriman Anda. Pengawasan ini membantu dalam mengoptimalkan operasi gudang dan meningkatkan efisiensi tenaga kerja.

Bersaing dengan Margin Ketat

Dalam ekonomi yang kompetitif saat ini, beroperasi dengan margin ketat sangat penting. Biaya pergudangan dapat berdampak signifikan pada keuntungan Anda jika tidak dikelola dengan baik. Oleh karena itu, memantau KPI di berbagai aspek operasi Anda adalah penting.

  1. Penerimaan: Lacak metrik terkait pesanan masuk dan waktu siklus dock-to-stock untuk memastikan efisiensi dalam menerima barang.
  2. Operasi: Pantau waktu siklus pesanan internal dan akurasi pemilihan pesanan untuk mengoptimalkan proses internal Anda.
  3. Pesanan Keluar: Ukur persentase pengiriman tepat waktu dan tingkat pengisian pesanan untuk memastikan pengiriman yang tepat waktu dan akurat kepada pelanggan.
  4. Kepuasan Pelanggan: Gunakan metrik seperti persentase pesanan sempurna dan tingkat pengembalian untuk mengukur dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
  5. Langkah Keuangan: Pantau biaya distribusi dan biaya rata-rata per pesanan untuk mengelola pengeluaran dan memaksimalkan keuntungan.

Pentingnya Perangkat Lunak Manajemen Inventaris

Perangkat lunak manajemen inventaris sangat penting dalam mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis data untuk setiap KPI. Ini menyediakan alat yang diperlukan untuk meningkatkan operasi gudang, mulai dari melacak tingkat inventaris hingga menganalisis kinerja pemenuhan pesanan. Dengan memanfaatkan teknologi ini, bisnis dapat merampingkan operasi, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Memanfaatkan perangkat lunak manajemen gudang dan inventaris untuk memantau KPI pemenuhan pesanan sangat penting untuk menjaga keunggulan kompetitif, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mengoptimalkan efisiensi operasional. Dengan mengotomatisasi proses dan memusatkan data, Anda dapat mencapai kontrol yang lebih baik atas operasi gudang Anda dan mendorong perbaikan yang signifikan dalam kinerja bisnis Anda.

Summary
 Meningkatkan Efisiensi dengan KPI Pemenuhan Pesanan Utama
Article Name
Meningkatkan Efisiensi dengan KPI Pemenuhan Pesanan Utama
Description
Optimalkan operasi Anda dengan KPI pemenuhan pesanan utama. Pelajari cara melacak dan meningkatkan kinerja gudang Anda menggunakan perangkat lunak canggih.
Publisher Name
ABJ Cloud Solutions
Publisher Logo