NetSuite SuiteBanking bertujuan untuk mengubah cara kerja layanan keuangan dan ERP bersama-sama, karena ‘ada keajaiban yang dapat terjadi di sana.’
Mengapa otomatisasi akun payable begitu populer? Diperkirakan akan ada aliran perbankan senilai $7 triliun pada tahun 2026. Perusahaan yang masih secara manual memasukkan dan membayar tagihan vendor – proses yang memakan waktu dan rentan terhadap kecurangan – akan semakin tertinggal dibandingkan dengan pesaing yang telah mengotomatisasi sistem AP mereka untuk memproses tagihan dan melakukan pembayaran melalui integrasi perbankan.
NetSuite tidak hanya mengotomatisasi seluruh proses tagihan hingga pembayaran, mulai dari penangkapan data hingga rekonsiliasi. Perusahaan juga dapat memanfaatkan layanan perbankan yang terintegrasi yang dijalankan oleh HSBC untuk membayar tagihan secara langsung dari NetSuite, dan bisnis yang menggunakan kartu kredit virtual HSBC untuk membayar pemasok dapat memperoleh hadiah cash-back.
Di SuiteWorld, NetSuite mengumumkan fitur baru untuk otomatisasi AP, dan Scott Derksen, Senior Director of Business Development di NetSuite, serta Brian McKenney, Chief Business Officer di HSBC Platforms, berbagi wawasan tentang manfaat tambahan dari kemitraan NetSuite/HSBC.
Memutus Rantai Phishing
NetSuite AP Automation secara otomatis mengimpor data bank dan kartu ke NetSuite setiap hari, yang mempermudah rekonsiliasi dan memberikan tingkat visibilitas yang lebih tinggi.
“Ini akan membantu Anda mengurangi kecurangan dan kesalahan manusia,” kata McKenney. “Bagi organisasi, sekitar 5% dari pendapatannya hilang akibat kecurangan setiap tahun, dan sekitar 80% dari organisasi dalam setiap tahun akan mengalami serangan kecurangan. Pembayaran adalah salah satu vektor utamanya.”
Sebenarnya, AP menyumbang 18% dari kecurangan bisnis, dengan rata-rata kerugian sebesar $300 per bulan selama 10 bulan sebelum terdeteksi. Seringkali, pembayaran curang dilakukan berulang kali sampai pemasok yang sah berkata, “Hei, kamu belum membayar saya selama 10 bulan!”
Serangan-serangan ini sering dilakukan melalui phishing, di mana penipu berpura-pura menjadi pemasok atau bahkan CEO atau CFO.
“Mereka akan mengirim email palsu dan menargetkan seseorang yang bekerja di bagian akun bayar atau di bagian keuangan dan mengatakan, ‘Anda memiliki pembayaran mendesak yang terlambat. Bisakah Anda membuatnya sekarang?'” kata McKenney.
Di masa lalu, seorang karyawan akan menerima permintaan tersebut, masuk ke sistem, dan melakukan pembayaran. Namun, AP Automation menambahkan lapisan perlindungan. Perubahan kecil, misalnya, informasi rekening bank pemasok, akan menjadi tanda pengecualian yang membutuhkan persetujuan tambahan.
Prosesnya berjalan seperti ini: Dengan penangkapan tagihan, keuangan menyeret dan menjatuhkan faktur digital ke NetSuite, atau pemasok mengirimkannya ke kotak surat elektronik yang ditentukan. Faktur difotokopi, dan detail yang relevan dikonversi menjadi teks digital. NetSuite menggunakan pembelajaran mesin untuk membandingkan faktur dengan faktur sebelumnya, termasuk informasi rute bank. Faktur kemudian secara otomatis dipasangkan dengan PO dan dokumen penerimaan terkait untuk memastikan detail seperti harga satuan, jumlah, dan total akurat, kemudian dikirimkan ke personel yang tepat untuk ditinjau dan disetujui.
Efisiensi yang Dapat Diukur’ dengan Kemitraan HSBC
Berkaitan dengan kemitraan HSBC, di SuiteWorld, Craig Sullivan, Wakil Presiden Grup Manajemen Produk NetSuite, memperlihatkan bagaimana NetSuite AP Automation sekarang melampaui hanya memindai dan memasangkan tagihan untuk menghemat jumlah karyawan, meningkatkan fleksibilitas bisnis, dan meningkatkan pengelolaan kas.
“Ini adalah jenis hal yang mendorong pertumbuhan,” kata Derksen. Dengan perbankan terintegrasi di dalam NetSuite, pada akhirnya akan mengubah cara perusahaan mengakses modal.
Sullivan menjelaskan bagaimana pelanggan sekarang dapat melacak saldo pada kartu virtual HSBC mereka dan dengan cepat serta lancar melakukan pembayaran, semuanya melalui dashboard SuiteBanking.
Selain itu, terdapat alat rekonsiliasi akun baru yang dapat secara otomatis memasangkan ribuan transaksi di semua jurnal dan akun buku besar, termasuk transaksi dari sistem penjualan langsung pihak ketiga dan kartu kredit perusahaan.
“Ini hanya permulaan,” kata McKenney. “Kami akan terus bekerja untuk meningkatkan produk ini, membawa jenis pembayaran tambahan, dan juga membuka peluang dunia, membantu pelanggan secara internasional.”
HSBC beroperasi dan memiliki izin perbankan di lebih dari 60 pasar. Dengan menyematkan pandangan global tersebut di dalam NetSuite, keuangan dapat dengan mudah mengelola pembayaran pemasok internasional, mata uang, dan pertukaran valuta asing di berbagai yurisdiksi.
Dari tagihan pemasok melalui pencocokan tiga arah, persetujuan, dan pembayaran otomatis yang nyaman melalui HSBC, AP Automation dan penyematkan layanan keuangan dalam suite semuanya tentang mencegah tim keuangan untuk keluar dari NetSuite dan beralih ke portal perbankan – yang merupakan penghematan waktu yang signifikan.
AP Automation sudah lama memberikan keamanan yang lebih baik, mengurangi kecurangan, dan mengurangi kesalahan manusia. Sekarang, tambahkan cash back ke dalamnya.
