Migrasi data adalah langkah yang vital namun kadang-kadang menantang dalam mengimplementasikan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP).
Di pusat setiap sistem ERP terdapat database bersama yang memungkinkan karyawan di seluruh organisasi untuk mengandalkan satu set informasi yang sama dan konsisten. Ketika mengimplementasikan perangkat lunak ERP, sebuah organisasi harus memindahkan data dari sistem lama ke dalam database ini.
Proses migrasi data dapat menjadi kompleks dan memakan waktu. Penting untuk merencanakan dengan hati-hati dan melakukannya dengan benar: Menganggap remeh waktu dan usaha yang dibutuhkan dapat menunda seluruh implementasi ERP. Dan akurasi dan kelengkapan data yang ditransfer kritis, karena begitu banyak bagian dari bisnis – kepuasan pelanggan, pengambilan keputusan, rantai pasokan, dan hubungan mitra – akan bergantung pada database tersebut.
Intisari
- Tantangan migrasi data termasuk waktu, biaya, isu redundansi dan integritas data, dukungan stakeholder, dan masalah regulasi potensial.
- Merancang strategi migrasi data ERP yang jelas adalah kunci keberhasilan implementasi. Dedikasikan tim untuk menganalisis data, melakukan migrasi, dan memvalidasi hasilnya.
- Praktik terbaik ERP meliputi memulai proses migrasi sejak dini untuk menghindari penundaan implementasi ERP dan menggunakan migrasi sebagai kesempatan untuk membuang data historis yang sudah usang.
Mengapa Data Migration Sangat Penting untuk Implementasi ERP?
Proses migrasi data kritis untuk memastikan bahwa data dalam sistem ERP baru akurat dan lengkap, yang sangat penting karena banyak orang di berbagai bagian bisnis akan mengandalkan data historis tersebut.
Perencanaan migrasi data yang matang dapat membantu menjaga seluruh proyek implementasi ERP tepat waktu dan sesuai anggaran. Ini juga merupakan kesempatan untuk menghilangkan data usang dan redundan yang terdapat pada sistem lama organisasi Anda. Sebaliknya, jika migrasi data tidak diprioritaskan, maka akan muncul masalah seperti data yang tidak akurat atau duplikat, serta tantangan dalam menentukan tanggal peluncuran sistem baru.
Tantangan Migrasi Data
Migrasi data ERP dapat menghadirkan berbagai tantangan:
Redundansi dan integritas data
Beberapa departemen mungkin menyimpan salinan informasi tentang pelanggan atau produk yang sama, tetapi bukan berarti data mereka identik. Setiap departemen mungkin mengkategorikan data secara berbeda.
Misalnya, mereka mungkin menyimpan nama dan alamat pelanggan dalam format yang berbeda atau memiliki alamat yang berbeda untuk pelanggan yang sama. Jika Anda hanya mengimpor setiap catatan dari setiap sistem departemen ke dalam database ERP, Anda bisa mendapatkan masalah seperti daftar pelanggan yang diduplikasi atau tidak akurat.
Biaya migrasi data
Biaya ekstraksi, pembersihan, dan restrukturisasi data dapat menjadi bagian yang signifikan dari anggaran implementasi ERP secara keseluruhan. Bahkan jika Anda hanya memindahkan data dari sistem ERP yang lebih lama ke yang lebih baru, biaya migrasi data dapat menambah 10-15% dari biaya keseluruhan sistem baru, sesuai laporan dari ERP Focus.
Dukungan pemangku kepentingan
Manajer puncak perusahaan memiliki banyak prioritas, dan migrasi data ERP mungkin tidak menjadi prioritas utama. Namun, dukungan dari pihak atas diperlukan untuk menghindari konflik internal. Seperti yang disebutkan, berbagai unit mungkin telah menggunakan sistem yang berbeda terkait dengan kebutuhan bisnis mereka sendiri, dan staf mereka mungkin terbiasa memasukkan data dengan cara tertentu. Dukungan manajemen seringkali diperlukan untuk memastikan semua grup bekerja sama untuk menghasilkan satu set data yang konsisten.
Isu regulasi
Semakin banyak peraturan regional dan industri yang mempengaruhi cara organisasi menyimpan dan menggunakan data. Ketika mentransfer data, pastikan Anda mematuhi peraturan tersebut. Sebagai contoh, sebuah organisasi kesehatan perlu mengikuti aturan HIPAA yang menetapkan periode retensi enam tahun untuk dokumen tertentu. Sementara itu, undang-undang baru seperti GDPR di Eropa dan California Consumer Protection Act mensyaratkan bahwa organisasi harus tetap mempertahankan kemampuan untuk menghapus semua data pribadi konsumen atas permintaan.
4 Langkah Membangun Strategi dan Rencana Migrasi Data ERP
Untuk membimbing organisasi Anda dalam proses yang kadang-kadang kompleks dalam memindahkan data Anda ke sistem ERP, penting untuk membuat strategi migrasi data ERP yang mencakup beberapa elemen kunci.
Buat tim migrasi
Susunlah sekelompok orang yang bertanggung jawab untuk memutuskan data mana yang perlu dipindahkan dan bagaimana membersihkannya. Tim migrasi data biasanya merupakan bagian dari tim implementasi ERP Anda secara keseluruhan dan biasanya akan mencakup perwakilan dari berbagai kelompok bisnis yang dapat memberikan wawasan tentang bagaimana data digunakan oleh kelompok mereka.
Analisis dan peta data
Periksa data di setiap sistem sumber, mencari redundansi dan inkonsistensi. Tim migrasi data akan perlu memutuskan bagaimana menyelesaikan masalah tersebut sebelum mengimpor data ke sistem ERP. Dalam fase implementasi ini, Anda juga perlu memetakan data ke struktur database ERP, sehingga alat otomatis dapat mengimpor informasi.
Putuskan apa yang akan dimigrasikan
Anda mungkin menemukan bahwa sistem-sistem lama berisi informasi usang: pelanggan yang tidak memesan selama bertahun-tahun, pemasok yang telah gulung tikar, data tentang produk usang. Sistem-sistem mungkin juga berisi data historis tentang transaksi lama. Banyak dari informasi itu mungkin tidak diperlukan dalam sistem baru, sehingga Anda dapat menyimpannya secara offline atau di sistem terpisah tergantung pada kebijakan retensi data Anda.
Migrasi, validasi, dan pengujian
Sistem ERP baru Anda mungkin termasuk alat yang membantu mengotomatisasi proses impor data dari sistem, meskipun Anda mungkin harus merasionalkan data dan dalam beberapa kasus mengonversinya ke bentuk yang dapat dikenali oleh sistem ERP. Sebelum diluncurkan, jalankan tes pada data yang bermigrasi untuk setiap kelompok bisnis dan aplikasi ERP.
Praktik Terbaik Migrasi Data ERP
Mengikuti praktik terbaik untuk migrasi data ERP dapat membantu organisasi menghindari kesalahan dan menjaga seluruh proyek ERP tetap berjalan dengan baik. Berikut adalah empat praktik terbaik:
Prioritaskan migrasi data
Mudah untuk meremehkan pekerjaan yang terlibat dalam migrasi data. Migrasi data memakan waktu, dan dapat menunda seluruh implementasi jika tidak direncanakan dengan baik. Penting untuk memulai secara dini dan mengalokasikan cukup sumber daya untuk memastikan migrasi data tidak menjadi bottleneck. Dekati awal implementasi, mulai buat proses untuk mengekstrak dan membersihkan data dari sistem sumber.
Pikirkan penggunaan data dalam bisnis secara lebih luas
Sebelum memulai migrasi, luangkan waktu untuk menganalisis data yang ada secara mendalam, memikirkan bagaimana data akan digunakan dalam sistem ERP, memetakan data ke struktur database ERP, dan menyiapkan aturan untuk menerjemahkan data ke struktur baru saat migrasi. Implementasi ERP adalah kesempatan untuk mendapatkan wawasan yang lebih baik tentang bisnis secara real-time dengan menganalisis datanya. Oleh karena itu, ketika melakukan migrasi, pikirkan tentang bagaimana data akan digunakan untuk pengambilan keputusan di seluruh bisnis, serta oleh setiap departemen.
Tentukan tanggung jawab pengelolaan data
Tetapkan dengan jelas siapa yang memiliki data yang mana dan atribusikan peran pada tim Anda. Misalnya, tim akan menentukan versi mana dari informasi pelanggan yang redundan yang benar dan harus dimasukkan ke dalam sistem ERP. Saat ini juga merupakan waktu yang tepat untuk menunjuk seseorang yang bertanggung jawab secara keseluruhan untuk mematuhi regulasi apa pun yang memengaruhi bisnis Anda. Di bawah regulasi baru seperti CCPA dan GDPR, kesalahan dapat menjadi mahal.
Selektif dengan data
Anda mungkin tergoda untuk menimbun data, mengimpor setiap bagian dari sistem lama ke dalam sistem ERP dengan keyakinan bahwa mungkin dibutuhkan suatu saat. Namun, tidak semua data historis perlu langsung diakses atau berguna. Sebenarnya, mengimpor setiap item data historis dapat menjadi kontraproduktif, memperlambat kinerja sistem dan membuatnya lebih sulit bagi pengguna untuk menemukan informasi yang benar-benar mereka butuhkan.
Jika tidak ada anggota tim Anda yang dapat memberikan alasan yang meyakinkan mengapa mereka memerlukan data tertentu dalam sistem baru, Anda mungkin tidak perlu melakukan migrasi. Beberapa bisnis mungkin memilih untuk menyimpan data historis yang tidak mereka migrasikan di sistem terpisah jika diperlukan untuk analisis historis atau penggunaan lainnya.
Tips untuk Migrasi Data ERP
Melakukan pengujian secara dini dan berulang-ulang dapat memastikan keberhasilan migrasi data ERP. Berikut beberapa tips:
- Mulailah pengujian sistem baru dengan sedikit data yang sudah dimigrasi secepat mungkin, dan secara bertahap meningkatkan pengujian secara menyeluruh dari waktu ke waktu.
- Mulailah dengan subset yang mewakili pelanggan dan pesanan, dan kemudian secara bertahap diperluas hingga mencakup seluruh data, aplikasi, dan penggunaan.
- Periksa daftar kontrol Anda dan jalankan pengujian di mana pengguna melakukan proses harian mereka pada sistem baru; ini dapat mengungkapkan masalah yang mungkin terlewatkan.
