Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) telah menjadi alat penting bagi bisnis dalam beberapa dekade terakhir. Solusi ERP mengotomatisasi proses bisnis yang kritis dan berfungsi sebagai basis data bersama untuk semua informasi keuangan dan operasional dari seluruh perusahaan. Data ini diambil dari sejumlah modul yang dibangun untuk membantu berbagai departemen, mulai dari akuntansi hingga rantai pasokan hingga sumber daya manusia, menjalankan fungsi individu mereka.
Solusi ERP memberikan akses kepada semua karyawan terhadap informasi yang mereka butuhkan untuk menjawab pertanyaan penting tentang kinerja saat ini dan perencanaan masa depan departemen mereka, serta area-target untuk perbaikan. Sumber informasi tunggal ini mengurangi masalah akurasi dan konsistensi data, dan memastikan bahwa semua orang melihat angka yang sama, terlepas dari peran mereka. Ini juga mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik yang mengarah pada proses yang lebih efisien dan penghematan biaya. Selain itu, ERP dapat mengotomatisasi banyak tugas, mengurangi kesalahan, dan membebaskan karyawan untuk fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.
Modul ERP umum mendukung fungsi back office dan front office seperti keuangan dan akuntansi, pengadaan, manufaktur, manajemen inventaris, manajemen pesanan, manajemen gudang, manajemen rantai pasokan, manajemen hubungan pelanggan (CRM), pengadaan, dan manajemen tenaga kerja. Solusi yang lebih kaya secara fungsional juga dapat mencakup otomatisasi layanan profesional (manajemen sumber daya layanan), manajemen sumber daya manusia, e-commerce, dan otomatisasi pemasaran.
Apa Itu Modul Sistem ERP?
Setiap modul ERP dirancang untuk fungsi bisnis tertentu, menyediakan data dan mendukung proses yang akan membantu karyawan melakukan pekerjaan mereka. Setiap modul dihubungkan ke sistem ERP, sehingga sistem menyediakan sumber data yang akurat, bahkan saat bisnis menambahkan modul baru. Jika sistem ERP adalah kotak peralatan, modul-modulnya adalah obeng, kunci pas, palu, dan alat lainnya dalam kotak yang masing-masing memiliki penggunaan khusus.
Video: Apa Itu Modul Sistem ERP?
Bagaimana Modul ERP Membantu Bisnis?
Desain modular ERP memungkinkannya memenuhi kebutuhan yang berubah-ubah dari sebuah bisnis dan menjadi alasan utama mengapa perangkat lunak ini menjadi sangat umum. Sebuah organisasi dapat membeli hanya modul-modul yang relevan dengan model bisnis, operasi, dan tantangan utamanya. Kemudian, modul ERP dapat ditambahkan untuk mengatasi kebutuhan atau tantangan baru seiring dengan perkembangan organisasi.
Keunggulan dari perangkat lunak ERP modular adalah bahwa sebuah perusahaan dapat menambahkan fungsionalitas ini sambil tetap mempertahankan dasar yang sama. Tidak perlu mengimplementasikan sistem ERP baru—yang membutuhkan waktu yang lama—ketika persyaratan berubah, asalkan perusahaan memilih penyedia ERP yang mapan dengan berbagai modul yang tersedia.
Bagaimana Vendor ERP Membebankan Biaya untuk Setiap Modul?
Terdapat variasi yang luas dalam apa yang termasuk dalam pembelian ERP dan modul mana yang dikenakan biaya tambahan oleh vendor. Biasanya, fungsi keuangan inti disertakan dalam paket dasar, sementara fitur seperti CRM dan manajemen sumber daya manusia mungkin dikenakan biaya tambahan. Beberapa penawaran dikemas berdasarkan industri, sehingga misalnya, seorang produsen akan membeli paket yang sudah termasuk manajemen rantai pasokan atau seorang pengecer akan membeli paket yang sudah termasuk perdagangan. Vendor ERP on-premises biasanya membebankan biaya lisensi per pengguna di muka, sementara vendor software-as-a-service (SaaS) membebankan biaya per pengguna per bulan atau per tahun. Dalam beberapa kasus, terdapat biaya berdasarkan transaksi.
13 Modul ERP dan Fitur-fiturnya
Grafik di atas menampilkan 13 modul ERP dan bagaimana mereka bekerja bersama.
Keuangan
Modul keuangan dan akuntansi adalah modul ERP yang paling penting karena memungkinkan bisnis memahami kondisi keuangan saat ini dan prospek masa depan. Fitur-fitur utama dari modul ini mencakup pelacakan utang (AP) dan piutang (AR) serta pengelolaan buku besar. Modul ini juga membuat dan menyimpan dokumen keuangan penting seperti neraca, kwitansi pembayaran, dan laporan pajak.
Modul manajemen keuangan dapat mengotomatisasi tugas-tugas terkait penagihan, pembayaran vendor, pengelolaan kas, dan rekonsiliasi akun, membantu departemen akuntansi menyelesaikan laporan dengan tepat waktu dan mematuhi standar pengakuan pendapatan saat ini. Modul ini juga menyediakan data yang diperlukan oleh tim perencanaan dan analisis keuangan untuk menyusun laporan-laporan penting, termasuk laporan laba rugi (P&L) dan laporan dewan direksi, serta menjalankan skenario perencanaan.
Pengadaan
Modul pengadaan, juga dikenal sebagai modul pembelian, membantu organisasi dalam memperoleh bahan atau produk yang diperlukan untuk memproduksi dan/atau menjual barang. Perusahaan dapat menyimpan daftar vendor yang disetujui dalam modul ini dan menghubungkan para pemasok tersebut dengan barang-barang tertentu, membantu dalam pengelolaan hubungan dengan pemasok. Modul ini dapat mengotomatisasi permintaan penawaran, kemudian melacak dan menganalisis penawaran yang diterima.
Setelah perusahaan menerima penawaran, modul pengadaan membantu departemen pembelian dalam menyiapkan dan mengirimkan pesanan pembelian. Modul ini dapat melacak pesanan pembelian saat penjual mengubahnya menjadi pesanan penjualan dan mengirimkan barang, secara otomatis memperbarui tingkat inventaris begitu pesanan tiba.
Manufaktur
Versi awal ERP, sistem perencanaan kebutuhan material (MRP), dirancang untuk produsen, dan manufaktur tetap menjadi bagian penting dari ERP. Saat ini, sistem ERP umumnya memiliki manajemen produksi atau sistem eksekusi manufaktur (MES). Modul manufaktur membantu produsen merencanakan produksi dan memastikan bahwa mereka memiliki semua yang mereka butuhkan untuk menjalankan produksi yang direncanakan, seperti bahan baku dan kapasitas mesin. Selama proses manufaktur, modul ini dapat memperbarui status barang dalam proses dan membantu perusahaan melacak output yang sebenarnya dibandingkan dengan produksi yang diproyeksikan. Modul ini juga memberikan gambaran waktu nyata tentang lantai pabrik, dengan menangkap informasi tentang barang dalam proses dan barang jadi. Modul ini dapat menghitung waktu rata-rata untuk memproduksi suatu item dan membandingkan pasokan dengan permintaan yang diproyeksikan untuk merencanakan produksi yang memadai.
Manajemen Inventaris
Modul manajemen inventaris memungkinkan kontrol inventaris dengan melacak jumlah dan lokasi barang hingga SKU individu. Modul ini menawarkan gambaran lengkap tidak hanya inventaris saat ini, tetapi juga inventaris yang akan datang melalui integrasi dengan alat pengadaan. Perangkat lunak ini membantu bisnis mengelola biaya inventaris, memastikan mereka memiliki stok yang cukup tanpa mengikat terlalu banyak uang tunai di inventaris. Aplikasi manajemen inventaris dapat membandingkan tren penjualan dengan produk yang tersedia untuk membantu perusahaan membuat keputusan yang didasarkan pada data yang akurat, yang meningkatkan margin keuntungan dan meningkatkan perputaran inventaris (pengukuran seberapa sering inventaris terjual dalam periode tertentu). Modul ini juga dapat membantu mencegah kehabisan stok dan penundaan, yang meningkatkan layanan pelanggan.
Perusahaan yang tidak memiliki modul manajemen rantai pasokan lainnya juga dapat menggunakan aplikasi manajemen inventaris ini untuk mengelola pesanan pembelian, pesanan penjualan, dan pengiriman. Organisasi yang lebih besar akan membutuhkan versi solusi ini yang dapat melacak inventaris di beberapa lokasi.
Manajemen Pesanan
Modul manajemen pesanan melacak pesanan dari penerimaan hingga pengiriman. Bagian ERP ini mengarahkan semua pesanan ke gudang, pusat distribusi, atau toko ritel setelah pelanggan melakukan pemesanan dan melacak status pesanan saat mereka disiapkan, dipenuhi, dan dikirimkan kepada pelanggan. Modul manajemen pesanan mencegah pesanan hilang dan meningkatkan tingkat pengiriman tepat waktu untuk menjaga kepuasan pelanggan dan mengurangi biaya pengiriman yang tidak perlu.
Aplikasi manajemen pesanan yang lebih canggih dapat membantu perusahaan menentukan opsi yang paling hemat biaya untuk memenuhi pesanan—misalnya, toko vs. gudang vs. mitra pemenuhan pihak ketiga—berdasarkan inventaris yang tersedia dan lokasi pembeli.
Manajemen Gudang
Modul manajemen gudang dapat memberikan pengembalian investasi yang cepat bagi bisnis yang mengoperasikan gudang sendiri. Aplikasi ini dapat secara efisien membimbing karyawan gudang melalui semua proses gudang berdasarkan tata letak fasilitas, mulai dari proses penempatan barang saat pengiriman tiba hingga proses pemilihan, pengepakan, dan pengiriman. Modul ini juga dapat membantu perusahaan merencanakan tenaga kerja berdasarkan volume pesanan yang diharapkan. Modul manajemen gudang dapat mendukung berbagai strategi pemilihan seperti pemilihan kelompok (batch picking), pemilihan gelombang (wave picking), dan pemilihan zona (zone picking) tergantung pada mana yang paling efisien untuk bisnis tertentu, dan beberapa modul dapat menampilkan jalur pemilihan yang paling efisien kepada karyawan.
Ketika modul manajemen gudang terintegrasi dengan aplikasi manajemen inventaris dan manajemen pesanan, karyawan dapat dengan cepat menemukan produk yang tepat dan mengirimkan pesanan dengan cepat. Pengiriman yang lebih cepat pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan.
Manajemen Rantai Pasokan
Modul manajemen rantai pasokan melacak setiap langkah dalam pergerakan pasokan dan barang melalui rantai pasokan, mulai dari sub-pemasok hingga pemasok hingga produsen hingga distributor hingga pengecer atau konsumen. Modul ini juga dapat mengelola pengembalian material atau produk untuk pengembalian uang atau penggantian.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, manajemen rantai pasokan dapat mencakup berbagai modul seperti pengadaan, manajemen inventaris, manufaktur, manajemen pesanan, dan manajemen gudang. Namun, modul ini mungkin memiliki fungsionalitas di luar kemampuan inti dari modul-modul tersebut.
Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)
Modul manajemen hubungan pelanggan (CRM) menyimpan semua informasi pelanggan dan prospek. Ini termasuk riwayat komunikasi perusahaan dengan pelanggan—tanggal dan waktu panggilan dan email, misalnya—dan riwayat pembelian mereka. CRM meningkatkan layanan pelanggan karena staf dapat dengan mudah mengakses semua informasi yang mereka butuhkan saat bekerja dengan pelanggan.
Banyak bisnis juga menggunakan CRM untuk mengelola prospek dan peluang penjualan. Modul ini dapat melacak komunikasi dengan prospek dan menyarankan pelanggan mana yang harus ditargetkan untuk promosi atau peluang penjualan silang tertentu. Modul CRM yang lebih canggih mungkin mendukung segmentasi pelanggan (untuk pemasaran yang lebih terarah) dan alat manajemen kontak dan pelaporan yang canggih.
Automasi Layanan Profesional (Manajemen Sumber Daya Layanan)
Modul automasi layanan profesional (PSA), juga disebut modul manajemen sumber daya layanan, memungkinkan organisasi merencanakan dan mengelola proyek-proyek. Bisnis yang berbasis layanan sering menggunakan modul ini. Aplikasi ini melacak status proyek, mengelola sumber daya manusia dan modal sepanjang proyek, dan memungkinkan manajer untuk menyetujui pengeluaran dan catatan waktu. Modul ini memfasilitasi kolaborasi antar tim dengan menyimpan semua dokumen terkait di satu tempat yang sama. Selain itu, modul PSA dapat secara otomatis mempersiapkan dan mengirimkan tagihan kepada klien berdasarkan aturan siklus penagihan.
Manajemen Tenaga Kerja
Modul manajemen tenaga kerja mirip dengan modul manajemen sumber daya manusia, tetapi dirancang untuk perusahaan dengan lebih banyak karyawan yang dibayar per jam daripada gaji. Modul ini dapat memantau kehadiran dan jam kerja karyawan serta mengukur hal-hal seperti produktivitas karyawan dan absensi.
Penggajian juga bisa termasuk dalam modul manajemen tenaga kerja. Sub-modul penggajian secara otomatis mendistribusikan gaji kepada karyawan sesuai jadwal yang ditentukan dengan potongan pajak yang sesuai, dan menangani penggantian biaya. Modul ini juga dapat menyediakan laporan tentang biaya penggajian, total jam lembur, dan KPI serupa.
Manajemen Sumber Daya Manusia
Modul manajemen sumber daya manusia (HRM) atau manajemen modal manusia (HCM) biasanya mencakup semua fitur dari aplikasi manajemen tenaga kerja dan menawarkan kemampuan tambahan. HRM dapat dilihat sebagai CRM untuk karyawan. Modul populer ini memiliki catatan terperinci tentang semua karyawan dan menyimpan dokumen seperti tinjauan kinerja, deskripsi pekerjaan, dan surat penawaran. Modul ini melacak tidak hanya jam kerja tetapi juga cuti dibayar/izin sakit dan informasi manfaat.
Karena modul HRM menyimpan banyak informasi tentang setiap karyawan di seluruh organisasi, hal ini mengeliminasi banyak data duplikat atau tidak akurat yang banyak disimpan oleh banyak organisasi dalam spreadsheet yang berbeda.
E-commerce
Beberapa vendor ERP menawarkan modul e-commerce untuk bisnis yang ingin menjual secara online. Modul ini memungkinkan perusahaan meluncurkan situs web e-commerce bisnis-ke-bisnis (B2B) atau bisnis-ke-konsumen (B2C) dengan cepat. Aplikasi perdagangan terkemuka dilengkapi dengan alat yang mudah digunakan yang memungkinkan karyawan dengan mudah menambahkan produk baru, memperbarui konten produk (deskripsi barang, judul, spesifikasi, gambar, dll.), dan mengubah tampilan dan nuansa situs web.
Ketika aplikasi e-commerce terintegrasi dengan aplikasi ERP lainnya, semua informasi pembayaran, pesanan, dan inventaris mengalir dari modul e-commerce ke basis data bersama. Hal ini memastikan bahwa semua transaksi ditambahkan ke buku besar, item yang habis stok dihapus dari situs, dan pesanan dikirim tepat waktu.
Automasi Pemasaran
Seperti halnya e-commerce, beberapa penyedia perangkat lunak telah mengembangkan modul automasi pemasaran. Modul pemasaran mengelola kampanye pemasaran melalui saluran digital seperti email, web, media sosial, dan SMS. Modul ini dapat mengotomatisasi pengiriman email berdasarkan aturan kampanye dan memiliki fitur segmentasi pelanggan yang canggih sehingga pelanggan hanya menerima pesan yang relevan.
Perangkat lunak automasi pemasaran, baik sebagai bagian dari sistem ERP atau solusi terpisah, dapat menyediakan laporan terperinci tentang kinerja kampanye untuk membentuk rencana pemasaran dan anggaran di masa depan. Aplikasi ini meningkatkan jumlah prospek, loyalitas pelanggan, dan seiring waktu, penjualan.
Memilih Modul ERP yang Tepat untuk Bisnis Anda
Meskipun modul ERP yang harus diinvestasikan oleh sebuah bisnis akan bervariasi berdasarkan model bisnis, industri, hambatan saat ini, dan faktor lainnya, ada beberapa modul yang sebagian besar organisasi butuhkan untuk menjalankan operasi bisnis mereka. Setiap perusahaan membutuhkan modul keuangan dan akuntansi untuk beroperasi, memantau kesehatan keuangan, dan memastikan tagihan dibayar. Sulit untuk menjalankan bisnis tanpa perangkat lunak yang dapat menyediakan informasi keuangan dan melaksanakan tugas akuntansi dasar.
Meskipun tidak sepenting keuangan dan akuntansi, hampir setiap perusahaan—tidak peduli industri dan apakah berbasis produk atau jasa—bergantung pada jenis pelanggan tertentu, sehingga CRM adalah modul lain yang akan bermanfaat bagi sebagian besar bisnis. Begitu pula, modul manajemen tenaga kerja atau HRM adalah investasi yang layak bagi sebagian besar perusahaan dengan lebih dari beberapa karyawan. Karyawan harus dibayar tepat waktu, dan perusahaan membutuhkan tempat pusat untuk melacak informasi dan perkembangan karir mereka.
Setiap perusahaan produk—kategori yang mencakup hampir semua produsen, distributor, dan pengecer—akan mendapatkan manfaat dari modul manajemen rantai pasokan. Sebagian besar organisasi memulai dengan modul manajemen inventaris dan pesanan, karena hal-hal tersebut krusial untuk operasi sehari-hari, dan mungkin nantinya menambahkan solusi untuk manufaktur, manajemen gudang, dan pengadaan.
Bisnis jasa seperti konsultan, agensi, dan perusahaan perawatan dan perbaikan dapat memperoleh pengembalian investasi yang cepat dengan modul manajemen proyek. Modul ini mengotomatisasi proses penagihan yang kompleks dan memakan waktu serta menyederhanakan perencanaan sumber daya untuk proyek.
Perdagangan dan automasi pemasaran keduanya adalah perangkat lunak yang beberapa orang mungkin tidak menganggapnya sebagai bagian dari ERP, meskipun banyak bisnis bergantung pada keduanya untuk menarik dan mengonversi pelanggan, terutama karena internet telah menjadi penggerak utama bisnis baru. Meskipun terdapat banyak solusi automasi pemasaran dan perdagangan yang tersedia dari vendor non-ERP, solusi dari penyedia ERP Anda menawarkan integrasi yang lebih kuat dan dapat diandalkan, serta dapat memiliki antarmuka pengguna yang sama, mengurangi kurva pembelajaran dan meningkatkan adopsi oleh karyawan.
Membeli dan mengimplementasikan platform ERP dulunya menakutkan, bahkan menghancurkan, tetapi dengan memulai dengan sistem ERP yang tepat untuk bisnis Anda memungkinkan Anda memulai dengan landasan yang kuat dan membangunnya seiring dengan pertumbuhan Anda. Modul ERP yang ideal untuk bisnis Anda adalah yang memenuhi kebutuhan Anda saat ini dan dapat diskalakan untuk membantu Anda menghadapi tantangan dan peluang yang timbul seiring pertumbuhan.
Pertanyaan Umum tentang Modul ERP
Apa itu modul ERP?
Modul ERP adalah aplikasi yang didedikasikan untuk fungsi dan proses bisnis tertentu. Semua modul terintegrasi dengan database pusat sistem ERP sehingga terdapat sumber data yang akurat. Hal ini juga memungkinkan sistem yang berbeda — seperti keuangan dan manajemen inventaris, misalnya — untuk dengan mudah bertukar informasi dan bekerja bersama untuk menjalankan tugas yang lebih kompleks.
Apa itu ERP dan jenis-jenisnya?
ERP adalah singkatan dari enterprise resource planning dan merupakan platform yang banyak digunakan oleh bisnis untuk mendukung operasi bisnis sehari-hari. Sistem yang mengelola proses kunci terkait keuangan, rantai pasok, SDM, manajemen hubungan pelanggan (CRM), manajemen proyek, dan lainnya semuanya terhubung dengan ERP.
Terdapat beberapa model pengiriman untuk ERP, termasuk cloud, on-premises, dan hybrid. Sistem cloud berjalan pada server jarak jauh dan mungkin dikelola oleh vendor perangkat lunak, sedangkan sistem on-premises membutuhkan server lokal yang dimiliki oleh perusahaan. Pendekatan hybrid menggabungkan kedua model tersebut, menggabungkan aspek-aspek dari platform ERP on-premises dan cloud.
Modul mana yang wajib ada dalam sistem ERP?
Persyaratan bisnis menentukan modul ERP mana yang diperlukan oleh sebuah perusahaan, tetapi sebagian besar perusahaan memulai dengan modul keuangan untuk mengotomatisasi proses akuntansi, melacak semua informasi keuangan, dan menyediakan laporan penting. Modul CRM juga sangat populer, karena hampir setiap perusahaan memiliki pelanggan yang perlu dikelola. Bisnis berbasis produk umumnya membutuhkan modul manajemen inventaris, manajemen pesanan, dan modul terkait rantai pasok lainnya, sementara organisasi jasa sering membutuhkan aplikasi automasi layanan profesional.
