14 Praktik Terbaik untuk Otomatisasi Akun Piutang

Mengoptimalkan proses akun piutang (AR) perusahaan adalah keputusan bisnis yang bijaksana — setelah semua, penjualan yang tidak tertagih berarti kehilangan pendapatan dan keuntungan. Perangkat lunak otomatisasi AR adalah perubahan paradigma dalam hal mendapatkan pembayaran lebih cepat, dan juga membuat proses AR lebih akurat dan lebih ramah bagi pelanggan. Namun, tidak setiap solusi perangkat lunak cocok untuk setiap bisnis, sehingga penting untuk memilih dengan bijaksana. Setelah bisnis memilih perangkat lunak AR-nya, praktik terbaik berikut ini untuk otomatisasi akun piutang dapat membantu mendapatkan manfaat maksimal dari implementasinya.

Apa Itu Otomatisasi AR?

Terdapat banyak variasi otomatisasi AR, yang semuanya bertujuan untuk menggantikan elemen-elemen manual dalam proses AR. Beberapa solusi perangkat lunak AR dapat mengotomatisasi hanya langkah-langkah tertentu dalam proses AR, seperti mendigitalkan faktur atau mengotomatisasi pengakuan pembayaran. Solusi AR lainnya mengotomatisasi keseluruhan proses dari awal hingga akhir, mulai dari entri pesanan hingga penggunaan kas, lengkap dengan pelaporan manajemen yang kuat. Penelitian industri menunjukkan bahwa otomatisasi AR yang lebih komprehensif menghasilkan peningkatan efisiensi dan akurasi yang lebih besar, peningkatan layanan pelanggan, konversi kas yang lebih cepat, dan data yang lebih berarti untuk analisis manajemen — semua itu sambil menghemat uang.

Poin Penting

  • Otomatisasi AR mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengonversi penjualan yang dilakukan dengan kredit menjadi uang tunai yang dikumpulkan dari pelanggan.
  • Tidak semua solusi AR otomatisasi dapat memberikan tingkat efisiensi dan penghematan biaya yang sama.
  • Pertimbangkan 14 praktik terbaik ini saat mengotomatisasi akun piutang untuk mendapatkan manfaat maksimal dari solusi yang dipilih.

14 Praktik Terbaik untuk Otomatisasi Akun Piutang

Tujuan dari setiap proyek otomatisasi AR adalah untuk meningkatkan proses agar uang tunai masuk lebih cepat, pelanggan merasa lebih baik dalam berbisnis dengan perusahaan, dan lebih banyak pekerjaan dapat diselesaikan dengan jumlah orang yang lebih sedikit. Namun, bagaimana mencapai tujuan tersebut biasanya berbeda di setiap perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk melibatkan orang-orang yang tepat dari perusahaan Anda dalam konversi ke otomatisasi AR, atau dalam perluasan sistem otomatisasi AR yang ada. Berikut ini adalah 14 praktik terbaik yang dapat membantu setiap perusahaan mengatur cara mereka melakukan otomatisasi AR.

  1. Membayangkan keadaan di masa depan. Ini melibatkan mengidentifikasi tujuan otomatisasi AR yang spesifik bagi perusahaan, dan yang tidak kalah pentingnya adalah cara tujuan-tujuan tersebut akan diukur. Berguna untuk sepakat pada sejumlah metrik yang akan mengevaluasi kemajuan secara kuantitatif dan mengukur kinerja, serta menemukan cara untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan. Membayangkan keadaan di masa depan dapat membantu mengutamakan fitur-fitur yang paling penting bagi bisnis, yang pada gilirannya membantu tim tetap fokus dan menghindari teralihkan oleh fitur-fitur yang bagus tetapi mungkin tidak memberikan hasil terbesar.
  2. Membuat dokumentasi tentang keadaan saat ini. Salah satu langkah pertama dalam mengadopsi otomatisasi AR adalah mengumpulkan tim AR untuk secara menyeluruh mendokumentasikan proses saat ini, menunjukkan semua alur kerja yang relevan sebagaimana adanya saat ini, dan menjelaskan masalah dan hambatan yang ada. Melakukan hal ini membantu mengidentifikasi kesenjangan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diinginkan di masa depan. Selain itu, ini mungkin merupakan waktu yang tepat untuk meninjau kebijakan dan prosedur operasi standar, dengan menyoroti perbaikan potensial yang akan menjadi mungkin setelah otomatisasi AR diimplementasikan.
  3. Melibatkan departemen akuntansi Anda. Mengumpulkan tim yang tepat dari orang-orang untuk mengevaluasi otomatisasi AR sangat penting, dan semakin awal pengguna sistem AR dilibatkan, semakin lancar implementasinya kemungkinan akan berjalan. Staf akuntansi yang saat ini bertanggung jawab atas proses AR memiliki pengetahuan yang berharga dan terperinci yang penting untuk diperhatikan. Selain itu, penting untuk mendapatkan persetujuan sebelum implementasi, karena mereka akan menjadi pengguna utama di masa depan.
  4. Menetapkan pemangku kepentingan kunci untuk migrasi. Hal ini merupakan praktik terbaik untuk mendapatkan dukungan dari eksekutif tingkat tinggi untuk proyek otomatisasi AR, terutama karena perubahan tersebut kemungkinan akan terlihat oleh pelanggan perusahaan. Untuk alasan yang sama, pertimbangkan untuk menambahkan anggota lintas fungsi, seperti personel penjualan atau layanan pelanggan, ke dalam tim. Selain sponsor eksekutif, setiap proyek membutuhkan sponsor atau pihak yang bertanggung jawab dari departemen akuntansi internal untuk kesuksesan proyek.
  5. Memastikan alat AR baru terintegrasi dengan teknologi yang ada. Lebih banyak manfaat dapat dicapai dengan solusi otomatisasi AR end-to-end yang terintegrasi dengan sistem lain, seperti manajemen pesanan, buku besar umum, manajemen kas, dan manajemen persediaan. Melibatkan perwakilan dari departemen TI dalam tim membantu mengidentifikasi peluang dan tantangan integrasi.
  6. Beralih ke otomatisasi penuh secara bertahap. Migrasi proses dari waktu ke waktu daripada sekaligus adalah yang terbaik baik untuk staf AR maupun pelanggan perusahaan. Perubahan besar bisa menjadi sangat mengejutkan bagi staf internal dan menciptakan kekacauan dengan pelanggan, yang semuanya dapat dengan cepat menjadi masalah bagi arus kas perusahaan. Otomatisasi bertahap membantu staf belajar dan menjadi nyaman dengan perubahan sebelum memperkenalkan perubahan tambahan. Pada saat yang sama, penting untuk menjaga proses peninjauan faktur dan pembayaran tetap mudah dan tidak rumit bagi pelanggan. Beberapa perusahaan berhasil membuat perubahan secara bertahap, dengan modul perangkat lunak atau dengan memulai dengan mendigitalkan faktur (misalnya) sebelum memperkenalkan penagihan terpadu, atau dengan menggunakan sejumlah kecil pelanggan sebagai uji coba.
  7. Menetapkan Indikator Kinerja Utama (KPI). KPI merupakan alat yang berguna untuk memantau kinerja dan dapat berfungsi sebagai panduan untuk mengukur kemajuan dalam otomatisasi AR. Tentukan pengukuran apa yang akan digunakan, tetapkan tolok ukur untuk setiap KPI, dan tetapkan seberapa sering mereka akan ditinjau, berdasarkan prioritas perusahaan. Misalnya, jika tujuan adalah mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengumpulkan uang tunai dari penjualan kredit, maka Days Sales Outstanding (DSO) dan perputaran AR terkait serta Siklus Konversi Kas mungkin menjadi KPI penting untuk dilacak. Jika mengurangi jumlah piutang yang harus ditulis adalah prioritas, maka KPI seperti Rasio AR Saat Ini atau Rata-rata Jatuh Tempo Harian dapat membantu. Dan jika meningkatkan efisiensi di departemen AR penting, maka Indeks Efektivitas Penagihan atau volume faktur pelanggan per karyawan AR mungkin membantu. Terdapat banyak KPI dan metrik terkait AR lainnya yang dapat digunakan, berdasarkan tujuan perusahaan.
  8. Berkomunikasi dengan pelanggan tentang perubahan. Otomatisasi AR dapat mengubah pengalaman pelanggan perusahaan, maka praktik terbaik adalah mengkomunikasikan perubahan yang berhubungan dengan pelanggan sebelumnya. Contohnya adalah beralih dari faktur kertas menjadi faktur digital, mendesain ulang faktur digital agar terlihat berbeda, atau mengubah data dalam setiap kolom. Beritahukan pelanggan bahwa otomatisasi AR dapat memberikan opsi pembayaran tambahan, dan beri tahu mereka bahwa mereka akan menerima komunikasi otomatis lebih banyak (atau berbeda) seperti pengingat pembayaran atau tanda terima pembayaran.
  9. Menyusun dan menyiapkan alur kerja. Setelah mendokumentasikan alur kerja saat ini (lihat poin no. 2 di atas), luangkan waktu untuk menyusun perubahan yang diperlukan dan diinginkan berdasarkan solusi otomatisasi AR yang dipilih. Karena otomatisasi AR mengambil alih tugas-tugas rutin yang membosankan, tenaga kerja harus dibebaskan. Menyiapkan alur kerja baru dengan cermat dapat memberikan kesempatan untuk mengalihkan upaya ke tugas-tugas yang berbeda atau baru, bukan hanya menghemat biaya potensial. Misalnya, catatan penagihan otomatis mungkin memungkinkan personel penagihan untuk fokus pada perbaikan proses aplikasi kredit, seperti jenis analisis yang diperlukan untuk menentukan seberapa banyak kredit yang akan diberikan kepada pelanggan sebelum penjualan dilakukan.
  10. Menyiapkan dashboard. Dashboard AR adalah tampilan grafis otomatis yang berisi informasi ringkasan yang digunakan untuk memantau saldo pelanggan dan aktivitas piutang perusahaan. Sebuah dashboard AR biasanya mencakup KPI, laporan penundaan pelanggan secara ringkas, saldo pelanggan teratas, dan ukuran produktivitas departemen. Dashboard AR berbasis peran dapat disesuaikan untuk memberikan informasi kontinu yang relevan dengan tanggung jawab pekerjaan seseorang. Karena dashboard ini paling berguna ketika berisi data real-time dan kemampuan untuk melihat rincian lebih lanjut, mereka harus dimasukkan dalam rencana otomatisasi AR sejak awal.
  11. Lacak faktur pertama untuk menemukan masalah dengan cepat. Masalah atau kesalahan pada faktur seringkali menyebabkan penundaan pembayaran dan diskusi yang tidak nyaman dengan pelanggan. Praktik terbaik adalah mengambil langkah-langkah kontrol kualitas untuk memastikan faktur pertama itu benar saat menerapkan solusi otomatisasi AR. Selain itu, pertimbangkan penggunaan KPI yang memantau tingkat pekerjaan ulang, seperti melacak jumlah faktur yang direvisi atau sengketa pelanggan.
  12. Mendorong pembayaran dini. Mengumpulkan uang tunai secepat mungkin menguntungkan arus kas perusahaan dan mengurangi piutang tak tertagih. Menawarkan diskon pembayaran dini adalah salah satu cara untuk mendorong pelanggan untuk membayar bahkan sebelum jatuh tempo faktur, dan otomatisasi AR dapat memastikan penawaran tersebut diberikan secara konsisten dan pada waktu yang tepat. Cara lain untuk mendapatkan pembayaran lebih cepat adalah dengan menawarkan pelanggan opsi pembayaran elektronik, seperti ACH dan kartu kredit, atau menyertakan tautan ke portal pembayaran dalam faktur, yang semuanya lebih cepat daripada cek kertas tradisional. Otomatisasi AR dapat membantu memfasilitasi semua transaksi pembayaran dini ini dan melacak adopsinya.
  13. Mintalah umpan balik dari klien/pelanggan. Sistem AR otomatis yang baik seharusnya meningkatkan hubungan dengan pelanggan. Jika dilakukan dengan baik, itu juga dapat mengurangi waktu dan biaya pemrosesan mereka, karena AR satu perusahaan adalah AP bagi perusahaan lain. Untuk memastikan bahwa hubungan kerja meningkat, praktik terbaik adalah memeriksa dengan pelanggan tentang bagaimana pengalaman mereka berubah. Misalnya, email otomatis harus memberikan pelanggan cara cepat dan mudah untuk mengajukan pertanyaan, tetapi satu-satunya cara untuk tahu pasti adalah dengan meminta umpan balik.
  14. Rutin memeriksa konsistensi AR. Praktik terbaik adalah memeriksa AR secara teratur untuk memastikan bahwa rencana otomatisasi berjalan seperti yang diharapkan. Ini mungkin berarti mengalihkan sumber daya AR untuk melakukan rekonsiliasi AR yang lebih sering, termasuk data kontak pelanggan dan setiap kas yang belum teralokasikan. Dashboard AR dapat membantu memberikan peringatan tentang ketidaksesuaian dalam toleransi yang telah ditetapkan.

Dengan menerapkan praktik terbaik ini dalam otomatisasi akun piutang, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mempercepat penerimaan kas, dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan.

This graphic presentation of NetSuite's Accounts Receivable dashboard provides crucial insights into your organization's performance, highlighting key performance indicators and offering a clear view of your incoming cash flow.

Otomatisasi Akun Piutang dari NetSuite

Keempat belas praktik terbaik ini dapat membantu memudahkan konversi dari proses AR manual menjadi sistem AR otomatis, dan meningkatkan produktivitas dan efisiensi proses AR yang dihasilkan. Demikian pula, memilih solusi otomatisasi AR yang tepat juga penting. NetSuite Accounts Receivable, bagian dari paket perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) berbasis cloud NetSuite untuk manajemen bisnis, mendukung otomatisasi end-to-end dari seluruh proses AR. Dari pembuatan faktur hingga penagihan, NetSuite menyediakan fitur-fitur yang memperpendek waktu yang dibutuhkan untuk mengonversi penjualan menjadi uang tunai. Selain itu, dashboard otomatis yang berbasis peran menyediakan visibilitas secara real-time di semua tahapan. Yang tidak kalah pentingnya, NetSuite juga terintegrasi dengan modul ERP lainnya, seperti manajemen pesanan, manajemen persediaan, dan manajemen keuangan.

Otomatisasi akun piutang seringkali memberikan perubahan besar dalam mengenai penagihan penjualan kredit dan pengumpulan yang lebih baik dan lebih cepat. Ditambah dengan peningkatan efisiensi dan analisis, serta pengumpulan uang tunai yang lebih cepat, mudah dipahami mengapa banyak perusahaan yang menerapkan otomatisasi AR. Keempat belas praktik terbaik otomatisasi AR yang dijelaskan di atas dapat membantu bisnis mencapai hasil terbaik ketika meninggalkan proses manual.

Pertanyaan Umum tentang Praktik Terbaik Otomatisasi Akun Piutang

Bagaimana cara mengotomatisasi akun piutang?

Perangkat lunak otomatisasi akun piutang menghubungkan data kontak pelanggan dengan faktur digital untuk pengiriman online kepada pelanggan. Ini juga dapat menghasilkan pengingat pembayaran dan tanda terima otomatis, serta memungkinkan fitur pembayaran online, berbagai pilihan pembayaran, dan fitur otomatis aplikasi kas. Dengan otomatisasi akun piutang, seluruh proses AR dapat dipantau dan diukur menggunakan alat pelaporan, seperti dashboard yang dapat disesuaikan.

Langkah-langkah apa yang dapat diambil untuk meningkatkan manajemen akun piutang?

Manajemen akun piutang berfokus pada mempersingkat siklus penjualan-hingga-uang tunai agar perusahaan dapat mengumpulkan uang tunai lebih cepat. Ada banyak tahapan dalam proses akun piutang, dan peningkatan dalam salah satunya dapat membantu organisasi mempercepat pengumpulan uang tunai. Contohnya adalah mengirimkan faktur kepada pelanggan dengan lebih cepat, mengotomatisasi pengingat pembayaran yang dikirim secara teratur, menawarkan lebih banyak pilihan pembayaran yang lebih cepat, dan mendamaikan dan mengalokasikan pembayaran kas ke akun piutang yang terbuka menggunakan pencocokan mesin. Secara keseluruhan, dashboard berbasis peran bagi anggota tim AR dengan metrik dan KPI kunci dapat membantu manajemen memantau tren dan aktivitas.

Bagaimana cara mempercepat proses akun piutang?

Perangkat lunak otomatisasi AR adalah cara terbaik untuk mempercepat proses akun piutang. Ini menggantikan tugas manual yang memakan waktu dan berulang dengan otomatisasi. Hal ini meningkatkan akurasi dan mengurangi biaya pemrosesan. Pertimbangkan aspek seperti mendigitalkan faktur, pengiriman faktur online, pengingat otomatis, opsi pembayaran berbasis web, dan pencocokan aplikasi kas otomatis.

Summary
14 Praktik Terbaik untuk Otomatisasi Akun Piutang
Article Name
14 Praktik Terbaik untuk Otomatisasi Akun Piutang
Description
Praktik Terbaik Otomatisasi AR: Temukan bagaimana mengotomatisasi akun piutang dengan efektif, menyederhanakan proses, dan meningkatkan pengumpulan uang tunai. Pelajari langkah-langkah dan alat yang diperlukan untuk implementasi yang sukses.
Publisher Name
ABJ Cloud Solutions
Publisher Logo