Panduan Komprehensif untuk Perencanaan dan Analisis bagi Pengusaha

Panduan Komprehensif untuk Perencanaan dan Analisis bagi Pengusaha

Sebagai pengusaha, Anda mungkin telah melakukan perencanaan dan analisis keuangan (FP&A) secara informal seiring pertumbuhan bisnis Anda. Namun, sekarang penting untuk meresmikan fungsi ini untuk meningkatkan pengambilan keputusan strategis Anda.

Mulailah dengan Mempertimbangkan Lingkungan Makro

Mulailah dengan memahami tren ekonomi dan industri yang lebih luas yang memengaruhi bisnis Anda. Langkah selanjutnya adalah membangun model prediktif yang kuat. Gunakan dan perbarui model ini secara teratur, anggap setiap kesalahan sebagai peluang untuk perbaikan. Wawasan ini dapat secara signifikan meningkatkan kinerja bisnis Anda secara keseluruhan.

Evolusi FP&A

Secara tradisional, FP&A dikaitkan dengan perusahaan besar, yang berfokus pada produksi perkiraan kuartalan untuk memenuhi kebutuhan investor eksternal. Namun, persepsi ini telah berubah secara dramatis. Saat ini, FP&A adalah praktik penting untuk bisnis dari semua ukuran. Setelah pandemi, FP&A telah berevolusi menjadi fungsi strategis yang penting untuk menavigasi perubahan dan ketidakpastian yang cepat.

Peran Strategis FP&A Selama Pandemi

Selama eskalasi pandemi pada bulan Maret, tim FP&A perusahaan ditugaskan dengan perencanaan skenario mendesak untuk mempersiapkan berbagai kemungkinan hasil. Fokus strategis ini tetap menjadi prioritas utama bagi CFO, seperti yang disoroti dalam survei terbaru kami terhadap pemimpin keuangan.

Mengadopsi Praktik Terbaik untuk Bisnis Anda

Sebagai pengusaha, Anda mungkin telah terlibat dalam FP&A, meskipun secara informal, dengan menjalankan skenario di kepala Anda. Dengan melembagakan proses perencanaan keuangan ini dan mengadopsi praktik terbaik dari perusahaan yang lebih besar, Anda dapat memposisikan bisnis Anda untuk beradaptasi dengan cepat terhadap tantangan di masa depan.

BYchart

Mulailah dengan Perspektif Makro

Banyak perusahaan cenderung fokus sempit pada prospek dan komitmen penjualan mereka, sering kali mengabaikan lingkungan makroekonomi yang lebih luas dan lanskap kompetitif. Biasanya, tim keuangan hanya memperhatikan kondisi makroekonomi ketika tanda-tanda peringatan muncul—seperti saat pandemi virus corona dimulai.

Meskipun pendekatan ini dapat dimengerti, mengabaikan kondisi pasar yang lebih luas adalah sebuah kesempatan yang terlewatkan. Ekonomi dan kondisi industri spesifik Anda sangat memengaruhi keuangan masa depan perusahaan Anda, terutama di era COVID-19. Misalnya, memodelkan perubahan potensial pada EBITDA Anda berdasarkan skenario pemulihan sektor—baik dalam enam, dua belas, atau dua puluh empat bulan—dapat membantu Anda menyesuaikan strategi untuk mengurangi kerugian atau memanfaatkan keuntungan yang diantisipasi.

Mengintegrasikan Faktor Makroekonomi ke dalam Perencanaan Anda

Anda tidak perlu menyewa seorang makroekonom untuk mendapatkan wawasan tentang pasar yang lebih luas. Memanfaatkan sumber daya dari institusi seperti Departemen Perdagangan AS dapat memberikan informasi yang berharga. Kuncinya adalah mengintegrasikan pendorong makroekonomi ke dalam model keuangan Anda. Identifikasi dan lacak tren utama yang memengaruhi sektor Anda. Lingkungan makroekonomi yang lemah tidak memengaruhi semua bisnis secara setara. Misalnya, selama pandemi saat ini, beberapa sektor mengalami lonjakan:

  • Real Estat Residensial: Suku bunga turun tajam, menyebabkan peningkatan aktivitas di pasar tertentu saat pembeli pindah dari kota-kota besar.
  • Peningkatan Rumah: Dengan lebih banyak orang menghabiskan waktu di rumah, permintaan akan produk peningkatan rumah melonjak.
  • Teknologi Kerja dari Rumah: Platform seperti Zoom dan DocuSign menjadi alat penting untuk kerja jarak jauh.
  • Produsen Alkohol: Konsumsi meningkat saat lebih banyak orang tinggal di rumah.

Mengantisipasi Perubahan yang Didorong oleh Pandemi

Pertimbangkan efek jangka panjang potensial dari pandemi pada berbagai sektor:

  • Ledakan Kelahiran: Periode tinggal di rumah yang lama dapat menyebabkan peningkatan populasi.
  • Pasar Real Estat Perkantoran: Mungkin ada pelemahan berkelanjutan dalam permintaan ruang kantor saat lebih banyak perusahaan berkomitmen pada pengaturan kerja jarak jauh permanen.
  • Telemedicine: Perawatan kesehatan virtual dapat menjadi bagian standar dari pengobatan medis.

Dengan mengintegrasikan tren yang lebih luas ini ke dalam perencanaan dan analisis keuangan Anda, Anda dapat lebih baik menavigasi ketidakpastian dan memposisikan bisnis Anda untuk kesuksesan di masa depan.

Identifikasi Input Variabel

Tujuan perencanaan keuangan bukanlah untuk memprediksi masa depan dengan akurasi sempurna, tetapi untuk mempersiapkan berbagai skenario yang mungkin terjadi dan menyesuaikan strategi keuangan Anda sesuai dengan itu. Setelah Anda menetapkan skenario makroekonomi yang luas, Anda dapat fokus pada elemen bisnis yang berada dalam kendali Anda untuk merespons secara efektif. Aspek penting dari ini adalah membedakan antara biaya variabel dan tetap, dengan fokus khusus pada sisi variabel. Variasi dalam permintaan dan pesaing baru adalah faktor signifikan yang dapat memengaruhi biaya ini.

Input variabel adalah yang dapat diubah berdasarkan lingkungan makroekonomi, tren spesifik sektor, dan situasi unik perusahaan Anda.

Menganalisis Dinamika Sektor

Saat menilai sektor Anda, pertimbangkan calon pendatang baru di pasar atau pergeseran preferensi konsumen yang didorong oleh produk baru atau yang ditingkatkan dari pesaing. Kembangkan model untuk berbagai hasil, memperhitungkan perubahan dalam pangsa pasar, strategi harga, dan akses ke basis pelanggan baru.

Memahami Faktor Spesifik Perusahaan

Memahami perilaku pelanggan Anda sangat penting. Misalnya, jika Anda adalah distributor komoditas makanan, dampaknya pada bisnis Anda sangat bervariasi berdasarkan basis pelanggan Anda. Mengirim sayuran ke restoran dan hotel menghadapi tantangan selama penurunan ekonomi, sedangkan memasok gandum dan barley untuk produksi bir mungkin kurang terpengaruh.

Mengelola Tenaga Kerja dan Sumber Daya

Dalam bisnis yang berorientasi pada layanan, penambahan jumlah karyawan di masa depan sering kali menjadi variabel paling signifikan. Untuk bisnis berbasis produk, bahan baku biasanya menjadi variabel penting. Klasifikasikan penambahan jumlah karyawan ke dalam tiga kategori: penting, steady-state (kasus dasar), dan skenario optimis. Akui bahwa beberapa penambahan diperlukan untuk mempertahankan operasi, sementara yang lain bergantung pada pertumbuhan berkelanjutan. Identifikasi kesenjangan keterampilan yang mungkin memerlukan pengklasifikasian ulang posisi dari “bagus untuk dimiliki” menjadi “harus dimiliki.” Misalnya, bisnis ritel mungkin membutuhkan keahlian dalam e-commerce lebih mendesak sekarang daripada tahun-tahun sebelumnya.

Bisnis yang berkembang biasanya membutuhkan tambahan staf untuk mengelola peningkatan penjualan. Namun, banyak proyeksi juga mencakup perekrutan yang diinginkan untuk mengeksplorasi peluang baru atau mendukung tim yang ada. Label perekrutan ini sebagai bergantung pada latar belakang ekonomi yang kuat. Di masa yang tidak pasti, pertimbangkan menggunakan kontraktor untuk mengisi kesenjangan sampai kebutuhan menjadi lebih jelas.

Menyesuaikan Input Variabel Berdasarkan Kondisi

Identifikasi input variabel lain yang dapat Anda sesuaikan sesuai dengan kondisi saat ini, apakah itu melibatkan pabrik manufaktur atau investasi teknologi. Prioritaskan investasi ini sehingga ketika tren makro terjadi, Anda dapat dengan cepat memutuskan inisiatif mana yang akan dilanjutkan. Sebaliknya, jika sektor dan prospek pendapatan Anda membaik, Anda akan siap untuk mengalokasikan sumber daya ke proyek berpotensi tinggi dengan segera. Selain itu, kerja sekarang untuk memahami dokumentasi dan persiapan apa yang Anda perlukan untuk mengamankan pendanaan, seperti pinjaman, untuk inisiatif ekspansi.

Dengan secara proaktif mengidentifikasi dan mengelola input variabel, Anda memposisikan bisnis Anda untuk merespons dengan cepat terhadap perubahan dalam lanskap ekonomi, memastikan ketahanan dan keunggulan strategis di masa-masa yang tidak pasti.

Pengumpulan Data

Data yang akurat adalah tulang punggung dari pemodelan keuangan yang efektif. Bahkan pemodel keuangan yang paling terampil pun akan kesulitan tanpa data yang terkini dan dapat diandalkan. Ketika mengumpulkan input, terutama proyeksi penjualan, penting bagi para pemimpin bisnis untuk mengenali dan memperhitungkan bias yang melekat. Salesperson, secara alami, cenderung optimis, jadi proyeksi mereka harus disesuaikan untuk mencerminkan skenario pertumbuhan yang realistis.

Dalam pengalaman saya sebagai CFO, model keuangan yang paling akurat dihasilkan dari komunikasi yang terus-menerus dan konsisten dengan pemangku kepentingan internal utama. Sebaliknya, bertemu dengan influencer utama hanya sekali setiap kuartal berisiko mengandalkan data yang sudah usang. Sebagai pemimpin di perusahaan yang berkembang, menjaga kontak rutin dengan tim Anda adalah penting—jadi tetaplah membuka jalur komunikasi tersebut.

Memperluas Sumber Informasi

Ketika mengumpulkan data untuk pemodelan keuangan, jangkau berbagai sumber. Eksekutif senior sering kali fokus pada gambaran besar dan mungkin kurang memperhatikan hal-hal spesifik, mendelegasikan aktivitas sehari-hari kepada bawahan mereka. Jika Anda berada di posisi ini—atau jika Anda adalah “orang senior” tersebut—pastikan untuk berinteraksi dengan anggota tim junior yang terlibat langsung dalam operasi sehari-hari dan memiliki pemahaman tajam tentang perilaku pelanggan dan pemasok.

Anggota tim ini dapat memberikan wawasan berharga tentang tren pasar terbaru dan pergeseran operasional yang mungkin tidak langsung terlihat oleh manajemen senior. Pengetahuan langsung mereka sangat penting untuk membangun model keuangan yang komprehensif dan akurat.

Dengan menggabungkan perspektif yang beragam dan menjaga percakapan yang teratur serta mendetail dengan tim Anda, Anda dapat memastikan bahwa model keuangan Anda didasarkan pada informasi yang paling akurat dan terkini yang tersedia. Pendekatan ini tidak hanya meningkatkan keandalan proyeksi Anda tetapi juga memperkuat perencanaan strategis Anda secara keseluruhan.

 

Menetapkan Penggerak Bisnis Utama

Untuk menciptakan model keuangan yang efektif, sangat penting untuk mengidentifikasi penggerak bisnis utama atau indikator kinerja kunci (KPI) yang memengaruhi pendapatan Anda. Umumnya, berfokus pada dua hingga tiga penggerak utama memberikan pendekatan yang seimbang tanpa terlalu mempersulit model atau menciptakan kesan akurasi yang salah.

Penggerak Pendapatan Utama Berdasarkan Industri

Untuk perusahaan perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) dan perusahaan berbasis langganan lainnya, penggerak kritis biasanya adalah tingkat churn dan kebalikannya, tingkat retensi, yang menentukan nilai umur pelanggan (LTV). Selain itu, tingkat retensi bruto dan neto adalah metrik penting.

Dalam manufaktur, penggerak utama sering kali mencakup tingkat produksi dan volume produk yang terjual. Metrik ini membantu mengukur efisiensi dan permintaan pasar.

Untuk perusahaan distribusi, penggerak utama biasanya melibatkan perubahan dalam campuran produk dan efisiensi rantai pasokan. Faktor-faktor ini secara langsung memengaruhi profitabilitas dan kepuasan pelanggan.

Dalam layanan profesional, penggerak utama cenderung pada penetapan harga dan campuran layanan yang ditawarkan, serta jumlah tenaga penjualan yang efektif. Elemen-elemen ini memengaruhi pendapatan dan retensi klien.

Pertimbangan Sisi Biaya

Di sisi biaya, penting untuk membedakan antara biaya variabel dan tetap. Perbedaan ini memungkinkan penyesuaian yang lebih akurat dari biaya variabel berdasarkan penggerak pendapatan Anda. Kelompokkan biaya variabel ke dalam kategori umum seperti jumlah karyawan, pemasaran, perjalanan dan hiburan, serta pengeluaran modal. Untuk perusahaan produk, menambahkan biaya barang yang terjual dan biaya distribusi ke daftar ini sangat penting.

Dengan mengidentifikasi dan berfokus pada penggerak bisnis utama ini, Anda dapat menciptakan model keuangan yang kuat yang memberikan wawasan berharga dan membimbing pengambilan keputusan strategis. Pendekatan ini membantu memastikan bahwa bisnis Anda tetap gesit dan responsif terhadap kondisi pasar yang berubah.

Selalu Melakukan Peramalan

Tahap pengumpulan data dalam perencanaan keuangan memang memakan waktu, tetapi sangat penting untuk melakukan peramalan ulang secara dinamis saat asumsi berubah. Faktor-faktor seperti tingkat churn yang lebih tinggi akibat kenaikan harga atau lebih sedikit pelanggan baru karena pengurangan perjalanan memerlukan penyesuaian. Peramalan tidak boleh dipandang sebagai titik data statis; mereka harus berkembang seiring Anda meninjau dan mencermati keakuratan mereka.

Mengevaluasi Keakuratan Peramalan

Secara konsisten evaluasi peramalan Anda untuk memahami di mana Anda akurat dan di mana perkiraan Anda meleset. Seperti yang sering dikatakan oleh guru sekolah dasar saya, “Ini bukan tentang benar atau salah, tetapi logika yang Anda gunakan untuk mencapai jawaban Anda.” Anda akan belajar lebih banyak tentang bisnis Anda dari peramalan yang meleset daripada yang Anda lakukan dengan benar.

Selama masa saya sebagai CFO sementara di perusahaan e-commerce, kami menemukan ketidaksesuaian yang signifikan dalam perkiraan biaya pengiriman dan pemenuhan. Kami sangat meremehkan biaya-biaya ini. Ketika menghadapi ketidaksesuaian seperti itu, cari wawasan dari berbagai anggota tim dengan perspektif berbeda. Tentukan apakah ini adalah anomali jangka pendek atau masalah yang memerlukan investigasi lebih dalam.

Mengidentifikasi dan Mengatasi Ketidaksesuaian

Dalam kasus kami, diskusi dengan anggota tim mengungkapkan dua masalah utama:

  • Tarif pemenuhan kami untuk pengiriman langsung terlalu tinggi dan bisa dinegosiasikan turun dibandingkan dengan perusahaan serupa.
  • Seorang pelanggan besar membebani kami terlalu banyak untuk pengiriman.

Dengan mengidentifikasi masalah ini, kami dengan cepat mengambil tindakan korektif, meningkatkan perkiraan biaya dan efisiensi operasional kami.

Pentingnya Peramalan Iteratif

Manusia secara alami tidak berbakat dalam membuat prediksi, baik tentang hasil olahraga maupun tren ekonomi. Seperti yang dikatakan ekonom Paul Samuelson dengan bercanda, “Ekonom telah memprediksi sembilan dari lima resesi terakhir.” Namun, ini tidak berarti peramalan itu sia-sia.

Kuncinya adalah terus-menerus merefleksikan apa yang Anda dapatkan dengan benar dan, lebih penting lagi, apa yang Anda dapatkan dengan salah dan mengapa. Model prediktif harus bersifat iteratif, terus disesuaikan untuk mencerminkan secara lebih akurat bagaimana faktor internal dan eksternal memengaruhi bisnis Anda. Proses berkelanjutan ini memastikan bahwa peramalan Anda tetap relevan dan berguna, membimbing keputusan strategis Anda secara efektif.

BY_chart_9416_2

Tujuan Akhir FP&A untuk Bisnis yang Berkembang

Setelah Anda membangun model prediktif yang solid, fokus utama harus beralih ke manajemen arus kas. Penting untuk mengidentifikasi arus kas bulanan dan memahami apa artinya bagi keberlangsungan finansial perusahaan Anda, dengan mempertimbangkan cadangan kas yang tersedia dan fasilitas utang. Jika, dalam skenario tertentu, proyeksi arus kas lebih lemah dari yang diinginkan, periksa pengeluaran variabel berdasarkan tingkat prioritasnya.

Menetapkan Tonggak Strategis

Tentukan titik waktu masa depan yang pasti—idealnya secara bulanan—sebagai titik pemeriksaan kinerja keuangan. Tentukan saat di mana, jika kondisi buruk terus berlanjut, Anda akan menunda pengeluaran berprioritas rendah. Sebaliknya, identifikasi target pendapatan dan profitabilitas yang, jika dicapai dalam periode tertentu, akan memicu pelaksanaan keputusan prioritas.

Membuat Keputusan yang Tepat tentang Jumlah Karyawan

Salah satu keputusan paling signifikan di masa depan melibatkan penambahan jumlah karyawan, yang penting untuk mendorong pertumbuhan tahun depan. Hubungkan keputusan perekrutan ini dengan pencapaian tonggak keuangan tertentu. Pendekatan ini memastikan bahwa Anda tidak menambahkan biaya pada basis yang berfungsi secara suboptimal. Dengan mengaitkan perekrutan dan pengeluaran besar lainnya dengan data keuangan konkret, Anda dapat membuat keputusan yang tepat yang mendukung pertumbuhan berkelanjutan.

Mengoptimalkan Manajemen Arus Kas

Dengan terus memantau dan menyesuaikan strategi arus kas Anda, Anda memastikan bahwa bisnis Anda tetap gesit dan responsif terhadap kondisi yang berubah. Memprioritaskan pengeluaran dan menyelaraskannya dengan tonggak kinerja memungkinkan alokasi sumber daya yang lebih efektif dan meningkatkan kemampuan perusahaan Anda untuk beradaptasi dengan tantangan yang tak terduga.

Inti

Perencanaan dan Analisis Keuangan (FP&A) sangat penting untuk pengambilan keputusan yang tepat dalam perusahaan Anda. Jika Anda belum menerapkan praktik ini, sekaranglah waktunya untuk memulai. Jangan takut membuat kesalahan; kesalahan adalah peluang belajar yang sangat berharga. Fokuslah pada menganalisis perbedaan antara perkiraan Anda dan hasil aktual, karena ketidaksesuaian ini memegang wawasan kunci tentang bisnis Anda.

Seperti yang dikatakan oleh James Joyce, “Kesalahan adalah portal penemuan.” Dengan secara teliti mengevaluasi perbedaan ini, Anda dapat mengungkap informasi penting yang akan membantu Anda menyempurnakan strategi dan mendorong bisnis Anda menuju kesuksesan yang lebih besar.

Summary
Panduan Komprehensif untuk Perencanaan dan Analisis bagi Pengusaha
Article Name
Panduan Komprehensif untuk Perencanaan dan Analisis bagi Pengusaha
Description
Temukan wawasan kunci dengan panduan perencanaan dan analisis kami. Pelajari bagaimana FP&A dapat mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik dan pertumbuhan berkelanjutan untuk bisnis Anda.
Publisher Name
ABJ Cloud Solutions
Publisher Logo