Perusahaan yang mahir dalam manajemen inventaris memanfaatkan keuntungan maksimal dan kepuasan pelanggan dari investasi persediaan yang paling sedikit. Memang, landasan dari manajemen inventaris yang efisien, seperti yang ditunjukkan oleh perusahaan-perusahaan sukses ini, adalah ketersediaan data yang meliputi aspek-aspek seperti pembelian, pemesanan ulang, pengiriman, pergudangan, penyimpanan, penerimaan, kepuasan pelanggan, pencegahan kerugian, dan perputaran stok.
Untungnya, sistem manajemen inventaris adalah sumber data yang sangat berharga untuk sebagian besar data penting ini. Bisnis yang menggabungkan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) mereka dengan kemampuan manajemen inventaris memperoleh keunggulan strategis dibandingkan pesaing. Keuntungan utama, bagaimanapun, berasal dari kemampuan untuk pertukaran informasi secara instan di berbagai sektor organisasi mereka.
Apa itu Manajemen Inventaris ERP?
Manajemen inventaris ERP adalah sistem komprehensif yang memungkinkan bisnis untuk mengelola semua aspek operasional mereka di bawah satu platform terpadu, yang meliputi inventaris, keuangan, perencanaan, logistik, dan operasi. Sistem ini menyajikan data inventaris secara real-time kepada seluruh organisasi, menjadi sangat penting bagi bisnis yang mengantisipasi ekspansi, menangani alur kerja atau rantai pasokan yang rumit, membutuhkan otomasi tingkat lanjut, beroperasi secara ‘just in time’, menjual berbagai produk, atau hanya bertujuan untuk mengoptimalkan investasi inventaris mereka.
Apakah Anda Memerlukan Manajemen Inventaris? 3 Pertanyaan Kritis untuk Dipertimbangkan
Perusahaan sebaiknya mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut untuk mengevaluasi keefektifan sistem dan proses manajemen inventaris mereka saat ini:
- Apakah sistem yang ada membantu dalam perencanaan yang efektif? Apakah sistem yang Anda miliki saat ini memberikan estimasi waktu pengisian persediaan yang akurat dan wawasan mengenai, misalnya, tingkat persediaan saat ini, waktu pengisian ulang optimal, tingkat perputaran persediaan, dan data penjualan terperinci (termasuk siapa yang membeli apa dan kapan)?
- Apakah sistem saat ini memberikan wawasan strategis untuk pertumbuhan bisnis? Mengingat kompleksitas rantai pasokan saat ini, penting untuk memiliki sistem yang memfasilitasi perencanaan pertumbuhan masa depan dan memberikan peringatan proaktif tentang perubahan potensial dalam permintaan. Hal terakhir yang diinginkan oleh bisnis adalah kehabisan persediaan yang mendorong pelanggan beralih ke pesaing.
- Apakah tim penjualan dan layanan pelanggan saya memiliki wawasan yang diperlukan untuk keterlibatan pelanggan berkualitas? Dengan kemajuan teknologi saat ini, semua anggota tim seharusnya memiliki data real-time tentang tingkat persediaan. Ini harus mencakup tidak hanya stok saat ini tetapi juga lokasinya, persediaan yang akan masuk, dan seberapa cepat persediaan tersebut dapat mencapai pelanggan.
Bagaimana Manajemen Inventaris Berbasis ERP Meningkatkan Operasi Bisnis Anda
Sistem ERP mengintegrasikan berbagai sumber data untuk memfasilitasi pemahaman yang lebih dalam tentang sejarah kinerja SKU, di antara berbagai wawasan lainnya. Organisasi memanfaatkan data ini untuk membuat keputusan pemesanan yang lebih strategis dan menghasilkan ramalan akurat untuk memenuhi permintaan masa depan, tanpa mengumpulkan persediaan berlebih.
Pendekatan berbasis ERP dalam manajemen inventaris secara signifikan meningkatkan efisiensi di seluruh rantai pasokan. Sebagai sistem yang terpadu, ia dapat meminimalkan pemindahan ganda barang dan mengotomatisasi tugas-tugas rutin, seperti pemesanan ulang.
Berikut adalah manfaat tambahan dari menggabungkan ERP ke dalam strategi manajemen inventaris Anda:
- Transparansi Rantai Pasokan: Integrasi yang efektif antara sistem back-end dan komunikasi langsung dengan mitra mengurangi kemungkinan terjadinya kejutan yang mengganggu, seperti perubahan tak terduga dalam pengiriman komponen atau harga. Sinkronisasi informasi pesanan dan pengiriman menjadi mudah dengan sistem ERP terintegrasi.
- Pelaporan yang Ditingkatkan: Data inventaris yang akurat memberdayakan pengambil keputusan untuk sepenuhnya memanfaatkan wawasan berbasis data, seperti mengidentifikasi SKU dengan performa terbaik, memahami biaya barang terjual (COGS) secara lengkap, dan melacak penjualan berdasarkan lokasi dan saluran. ERP memfasilitasi pembuatan laporan kustom, menyediakan data yang akurat dan dapat dijadikan tindakan tanpa memakan waktu yang berlebihan.
- Perhitungan Persediaan yang Tepat: Sistem ERP dengan tekun melacak dan melaporkan persediaan berlebih, kekurangan, pengisian ulang yang direncanakan, persediaan yang sudah tidak terpakai, dan metrik kunci, seperti tingkat perputaran rata-rata dan COGS. Di dalam gudang, sistem ini memantau dan melaporkan transfer produk melalui operasi pengiriman dan penerimaan.
- Analisis Inventaris yang Komprehensif: ERP menyediakan analisis berharga untuk setiap tahap aliran inventaris, termasuk COGS, tingkat perputaran, dan penyusutan. Menganalisis metrik inventaris kritis ini membantu meningkatkan efisiensi inventaris.
- Pemeriksaan Kualitas: Sebagian besar sistem ERP mencakup fitur untuk menentukan pemeriksaan kualitas inventaris. Misalnya, jika produk harus mematuhi standar lingkungan atau keselamatan tertentu, Anda dapat memasukkan informasi ini ke dalam sistem, yang kemudian memverifikasi informasi keamanan pada produk tersebut. Jika terdeteksi adanya potensi pelanggaran, sistem akan memberi tahu staf untuk mengambil tindakan korektif.
- Perencanaan Inventaris: Sistem ERP mencantumkan status inventaris untuk setiap produk, memungkinkan staf, mitra, dan pelanggan untuk memeriksa ketersediaan, jumlah yang ada, dan yang sedang dipesan. Memiliki riwayat inventaris dan metrik yang mudah diakses akan menyederhanakan perencanaan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
- Penghitungan Siklus: Sistem ERP mendukung staf dalam menjalankan proses penghitungan siklus yang sistematis dan terkoordinasi dengan baik. Mengintegrasikan penghitungan siklus secara teratur ke dalam operasi gudang Anda berfungsi sebagai langkah penting untuk memeriksa dan menyeimbangkan, sehingga meningkatkan akurasi catatan inventaris.
Fungsi Utama yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Sistem Manajemen Inventaris ERP
Mulailah dengan mengevaluasi keberlanjutan jangka panjangnya: Setiap sistem baru yang mencakup berbagai aspek bisnis Anda dan membutuhkan upaya implementasi harus memenuhi kebutuhan saat ini dan masa depan yang dapat diprediksi. Hindari sistem dengan fungsionalitas terbatas yang mungkin tidak relevan dalam jangka waktu tiga hingga lima tahun.
Dengan pandangan ini dalam pikiran, berikut adalah lima langkah untuk membantu Anda memilih sistem yang tepat untuk bisnis Anda:
Langkah 1: Tentukan hasil yang diharapkan. Pertimbangkan tujuan pemangku kepentingan Anda dan buatlah dasar bisnis. Proses perencanaan strategis melibatkan analisis tren bisnis, peluang eksternal, sumber daya internal, dan kompetensi inti.
Selanjutnya, ajukan pertanyaan: Bagaimana pembelian yang diusulkan berkaitan dengan tujuan jangka panjang, baik yang sudah ditetapkan maupun yang baru direvisi? Wawasan berharga apa yang akan disediakan untuk membentuk strategi inventaris yang saat ini belum kita miliki?
Langkah 2: Gambaran ruang lingkup proyek. Sumber data mana yang perlu diintegrasikan untuk memberikan metrik penting ke dalam solusi manajemen inventaris ERP? Mitra mana, seperti pemasok, yang akan memerlukan akses? Buat daftar fitur dan kemampuan spesifik yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Langkah 3: Formulasikan analisis ROI (Return on Investment). Pikirkan lebih dari sekadar pengurangan biaya; fokuslah pada bagaimana investasi akan membuat perusahaan Anda lebih menguntungkan, efisien, dan mampu memberikan hasil yang lebih baik kepada pelanggan. Secara khusus, ilustrasikan bagaimana teknologi tersebut akan membantu pertumbuhan bisnis yang menguntungkan dengan meningkatkan manajemen inventaris.
Langkah 4: Buat daftar pendek pemasok. Identifikasi sistem mana yang dapat memenuhi kebutuhan Anda dan pelajari studi kasus untuk bisnis yang serupa dengan Anda. Ajukan pertanyaan berikut untuk mempersempit daftar calon pemasok:
- Apakah sistem tersebut fleksibel, mudah diintegrasikan, dan dapat berkembang?
- Apakah ada rekomendasi dari pesaing industri lain?
- Pelatihan apa yang diperlukan?
- Dapatkah perusahaan menyediakan dukungan pelatihan?
- Apakah perusahaan menawarkan versi uji coba atau versi freemium untuk pengujian?
- Berapa biaya awal atau bulanan untuk perangkat lunaknya?
- Bagaimana dengan biaya pemeliharaan?
- Berapa lama hingga sistem tersebut beroperasi?
Langkah 5: Melihat ke masa depan. Tinjau tujuan produk dari calon pemasok sistem Anda dan tentukan apakah rencananya sejalan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Gunakan checklist berikut saat menyelidiki apakah sistem manajemen inventaris ERP cocok untuk kebutuhan bisnis Anda.
| Kemampuan | Keuntungan |
|---|---|
| Lacak dan kelola stok | Mengotomatiskan pengumpulan data dan menghasilkan laporan tentang kelebihan inventaris, kekurangan, deadstock, dan perputaran inventaris. |
| Mengelola pesanan penjualan dan pembelian | Menghasilkan, melacak, dan menyelesaikan pesanan penjualan dan pembelian, dan dapat menautkannya. |
| Berbagai fitur manajemen gudang dan transfer stok | Melacak informasi hingga ke tingkat gudang dan melintasi beberapa gudang sehingga bisnis dapat melihat lokasi semua barang. |
| Kemampuan gateway pembayaran | Memungkinkan perusahaan untuk menerima beberapa jenis pembayaran, seperti ACH dan kartu kredit dan debit. |
| Modul bawaan atau integrasi dengan perangkat lunak e-niaga, pengiriman, dan/atau akuntansi | Dapat mengintegrasikan secara native dengan atau menyertakan modul untuk fungsi yang diperlukan. |
| Alat operasional seperti e-niaga, manajemen transportasi, dan manufaktur | Alat dapat bervariasi berdasarkan kasus penggunaan bisnis, tetapi dapat menyediakan atau mengintegrasikan dengan semua fungsi yang diperlukan. |
| Pengumpulan data digital | Kurangi atau hilangkan entri data manual. |
| Laporan intelijen dan analitik | Menyampaikan laporan yang disesuaikan dengan pembuat keputusan utama dan diperbarui secara berkala. |
| Paket akuntansi | Integrasikan semua fungsi akuntansi dengan manajemen inventaris. |
| Distribusi grosir | Mengintegrasikan dengan manajemen proses distribusi dan manajemen rantai pasokan. |
| Memilih dan mengemas | Menunjukkan status pengambilan dan pengepakan dan dapat membantu menentukan di mana dan kapan masalah terjadi. |
| Dukungan titik penjualan (PoS). | Penggabungan untuk melacak penjualan saat terjadi dan mengirimkan data penjualan dan peningkatan. |
| Manajemen hubungan pelanggan (CRM) | Gabungkan informasi back-end dan front-end (client-facing). |
| Lacak lokasi, riwayat transaksi, dan penetapan biaya | Berikan ikhtisar semua transaksi inventaris. |
| Hitung bahan dan berat yang tepat | Data ini memungkinkan staf untuk membuat keputusan terdidik tentang persyaratan material. |
| Proses pengiriman/pengiriman | Mendokumentasikan proses pengiriman dan pengiriman memungkinkan staf untuk menentukan garis waktu produksi dan menghasilkan tanda terima pengiriman. |
| Pemenuhan pesanan multi-saluran | Dapat melacak detail pemenuhan dan mengelola pesanan untuk bisnis yang menjual di lebih dari satu saluran. |
| Pengiriman drop | Bisnis e-niaga dapat mentransfer pesanan pelanggan ke pengecer lain ketika mereka tidak memiliki stok produk. Bertindak sebagai dasbor dan pelacak pembayaran. |
| Mengait menyilang | Lacak pemuatan barang dari kendaraan pengiriman langsung ke kendaraan keluar dan ke pasar. |
| Berbasis cloud | Vendor di luar lokasi menghosting dan mengelola perangkat lunak. Ideal untuk perusahaan yang tersebar secara geografis atau yang memiliki sumber daya TI internal minimal. |
Gunakan daftar ini untuk memberi prioritas pada fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda saat ini dan di masa depan. Jangan biarkan batasan sistem saat ini menghalangi persepsi Anda terhadap kebutuhan bisnis Anda.
Peluncuran yang Sukses untuk Sistem Manajemen Inventaris ERP
Untuk mengimplementasikan sistem manajemen inventaris ERP dengan benar dan memanfaatkan sepenuhnya manfaatnya, penting untuk mematuhi rencana implementasi. Rencana implementasi ini umumnya terdiri dari tiga langkah utama:
- Membangun Basis Data: Konsolidasikan semua data dan fungsi yang diperlukan ke dalam satu sistem ERP, atau hubungkan data dari sistem warisan yang penting ke ERP Anda untuk integrasi dan pembaruan secara real-time.
- Meningkatkan Basis Data: Integrasikan fungsi tambahan, seperti penggajian, pengadaan, dan analitik tingkat lanjut. Menggabungkan semua tugas ini dalam satu sistem basis data menghasilkan performa optimal.
- Berkembang dengan Fungsi ERP Tingkat Lanjut: ERP menawarkan fungsi yang canggih, seperti modul perencanaan, analitik, dan manajemen kualitas, yang dapat membantu perusahaan Anda berinovasi dan beradaptasi dengan kondisi pasar yang fluktuatif.
Karena sistem ERP dapat mengelola berbagai fungsi dan area, mereka dapat berpotensi memengaruhi banyak aspek bisnis. Gunakan rencana implementasi ini untuk memandu bisnis Anda dari kondisi saat ini ke tujuan yang Anda harapkan: memiliki kendali penuh atas inventaris Anda.
Memanfaatkan Sistem ERP untuk Pengendalian Inventaris
Sistem ERP, yang dioptimalkan untuk manajemen inventaris, mengotomatisasi fungsi-fungsi penting untuk menyelaraskan proses pembelian, organisasi, dan transfer stok. Sistem ini juga membantu menjaga tingkat persediaan optimal dengan menyelaraskan kebutuhan inventaris dari staf, pelanggan, dan pemasok.
Ilustrasi di bawah ini memperlihatkan bagaimana ERP dapat berinteraksi dengan kelompok-kelompok ini, sistem perangkat lunak masing-masing, dan basis data pusat Anda. ERP berfungsi sebagai pusat terpusat untuk mengatur operasi inventaris.
Setiap kelompok yang digambarkan dalam diagram melakukan fungsi dan proses yang berbeda, sehingga memerlukan sistem yang berbeda pula. Misalnya, pemasok biasanya menggunakan aplikasi keuangan, peramalan, dan inventaris.
Namun demikian, semua sistem ini perlu beroperasi secara harmonis. Sistem ERP bertindak sebagai pusat dan antarmuka sentral, memfasilitasi komunikasi di antara semua sistem. Setiap sistem perangkat lunak khusus memiliki titik pertemuan di mana ia berintegrasi dengan ERP.
Untuk memahami bagaimana ERP mengintegrasikan sistem-sistem yang ada, mari kita pertimbangkan sebuah bisnis yang menggunakan sistem manajemen siklus hidup produk (PLM) untuk mengelola inventaris mulai dari konsepsi hingga rilis produksi. ERP dan PLM adalah sistem yang saling melengkapi. Dalam skenario ini, ERP bertanggung jawab atas perencanaan sumber daya produksi, antara lain. Sistem-sistem ini akan berinteraksi secara berurutan, di mana awalnya data produk berasal dari PLM. Begitu suatu produk mencapai tahap perkembangan yang memerlukan sumber daya, ERP mengintegrasikan proses produksi dengan operasi bisnis lainnya.
Melaksanakan pengendalian inventaris yang efisien memerlukan jaringan orang dan sistem. Pengendalian inventaris melampaui pendekatan “satu sistem dan selesai” – strategi terpusat sangat penting, terutama ketika melakukan skala bisnis.
Ketika memulai sistem pengendalian inventaris, penting untuk memulainya lebih awal dan mengumpulkan tim ahli internal yang dapat membantu Anda dalam:
- Mendokumentasikan proses inventaris yang ada.
- Menetapkan anggaran yang realistis.
- Menetapkan tujuan-tujuan berjenjang.
- Memfasilitasi pengujian, penerimaan pengguna, pelatihan, dan titik kontrol implementasi lainnya.
Secara ringkas, perusahaan dengan sistem terisolasi dan terpisah kehilangan wawasan inventaris berharga yang dapat meningkatkan efisiensi operasional mereka. Sistem ERP komprehensif dengan kemampuan manajemen inventaris yang kuat dapat meningkatkan pengelolaan inventaris dari prosedur standar menjadi keunggulan kompetitif.
Perhatikan adanya kecerdasan bisnis yang terintegrasi yang menggabungkan data dengan analitik visual, membantu manajer dalam membuat keputusan yang berdasar informasi dengan baik. Desain yang dapat disesuaikan akan berkembang seiring dengan bisnis Anda, memungkinkan Anda menambahkan sumber daya dan fitur sesuai kebutuhan.
