Untuk melindungi aset keuangan dan keamanan sebuah organisasi, perusahaan-perusahaan dari segala ukuran sebaiknya sangat memperhatikan transaksi keuangan mereka dan menerapkan langkah-langkah untuk membatasi serta menanggapi pembayaran dan aktivitas penipuan. Gagal melakukannya dapat meninggalkan bisnis dalam risiko yang signifikan terhadap penipuan pembayaran hutang, yang dapat merusak reputasi mereka dan menimbulkan biaya tinggi yang dapat mempengaruhi kesehatan keuangan mereka.
Apa Itu Penipuan Pembayaran Hutang?
Penipuan pembayaran hutang adalah jenis penipuan yang umum yang menargetkan departemen pembayaran hutang perusahaan, yang bertanggung jawab untuk membayar pemasok dan vendor lainnya. Penipuan pembayaran hutang dapat dilakukan secara internal oleh karyawan, eksternal oleh vendor, kedua pihak bekerja sama, atau, semakin sering, oleh pihak luar yang ingin mendapatkan akses ke sistem pembayaran hutang perusahaan.
Penipuan memberikan dampak yang serius pada setiap bisnis. Menurut Asosiasi Pemeriksa Penipuan Bersertifikat (ACFE), sebuah organisasi rata-rata kehilangan 5% dari pendapatannya akibat penipuan setiap tahun, dengan kerugian median sebesar $125.000. Penipuan biasanya tidak terdeteksi selama rata-rata 14 bulan, yang mengakibatkan kerugian rata-rata sebesar $8.300 per bulan.
Bagaimana Penipuan Pembayaran Hutang Bekerja?
Dalam struktur penipuan yang disusun oleh ACFE, penipuan pembayaran hutang termasuk dalam kategori “penggelapan aset.” Ini merupakan bentuk penipuan pekerjaan yang paling umum.
Penipuan pembayaran hutang melibatkan pembayaran palsu, di antaranya yang paling umum adalah skema penagihan, pemalsuan cek, dan skema penggantian biaya.
Seorang karyawan dapat melakukan skema penagihan dengan membuat perusahaan palsu dan kemudian mengajukan faktur palsu. Hal ini dapat lebih mudah dilakukan jika faktur tersebut tidak untuk barang fisik, seperti layanan konsultasi. Dalam skema pemalsuan cek, seorang karyawan mencuri dan memalsu cek dari perusahaannya dan kemudian menguasai uang tersebut untuk diri mereka sendiri. Pemasok juga dapat melakukan penipuan dengan sengaja mengenakan biaya berlebih atau melakukan penagihan ganda untuk layanan yang mereka berikan, dan kemudian mengumpulkan dana tambahan tersebut.
Penipuan juga dapat terjadi ketika pelaku jahat mencoba mendapatkan akses ke rekening bank perusahaan melalui skema phishing, di mana mereka sering meniru vendor utama dan mengirimkan faktur palsu yang, ketika dibuka, memberikan mereka akses ke sistem bisnis.
Lima Tanda Bahaya untuk Penipuan Pembayaran Hutang
Menurut studi ACFE, sebagian besar organisasi mengetahui tentang penipuan dari pemberi pengungkapan informasi (whistleblower). Audit internal dan tinjauan manajemen menempati posisi kedua dan ketiga sebagai sumber deteksi yang paling umum. Namun, ACFE mencatat bahwa pengawasan proaktif, pembentukan kontrol TI, dan rekonsiliasi akun dapat memotong waktu penipuan yang tidak terdeteksi menjadi setengahnya.
Beberapa tempat yang direkomendasikan oleh ACFE untuk mencari tanda bahaya termasuk:
Faktur
Faktur yang mencantumkan alamat yang sama dengan pegawai, hanya memiliki nomor kotak surat (P.O. Box), atau memiliki total berangka genap adalah tanda bahaya. Juga perhatikan detail penting yang hilang pada faktur, seperti nomor identifikasi pajak atau nomor pesanan pembelian (PO).
Berkas data pemasok
Pantau berkas data pemasok untuk jumlah pemasok tidak aktif atau duplikat yang besar. Perhatikan jika pemasok yang sama mendapatkan kontrak atau pemasok baru mendapatkan kontrak besar yang tidak terduga. Perhatikan juga faktur yang tidak sesuai dengan alamat dalam berkas data pemasok.
Cek
Cek yang hilang dan tanda tangan yang tidak terlihat benar adalah tanda-tanda kemungkinan penipuan cek.
Keluhan eksternal
Keluhan dari pemasok tentang pembayaran terlambat atau tidak ada pembayaran padahal catatan Anda menunjukkan bahwa Anda sudah membayar mereka dapat menjadi sinyal masalah.
Perilaku karyawan
Setidaknya satu tanda bahaya perilaku ada dalam 85% kasus penipuan yang diteliti. Tanda-tanda bahaya umum termasuk karyawan yang hidup di atas kemampuannya dan menghadapi kesulitan keuangan, hubungan yang tidak biasa dengan pemasok atau pelanggan, dan ketidakmampuan untuk berbagi tugas.
Enam Jenis Umum Penipuan Pembayaran Hutang
Skema penagihan (billing schemes)
Skema penagihan adalah jenis penipuan paling umum yang dilakukan oleh departemen akuntansi menurut studi ACFE tahun 2020. Skema penagihan dapat mengambil beberapa bentuk, antara lain:
Membuat perusahaan palsu di mana karyawan dapat membuat faktur palsu dan menerbitkan cek palsu. Faktur palsu untuk layanan perusahaan paling umum karena tidak ada persediaan fisik yang perlu dicatat. Skema lewat, di mana seorang karyawan yang menyetujui faktur dan mengotorisasi pembayaran membuat perusahaan palsu yang memesan barang dari pemasok lain yang sebenarnya diperlukan oleh perusahaan. Barang-barang ini kemudian diberi harga lebih tinggi dan dijual kepada bisnis melalui perusahaan palsu, dan karyawan tersebut memperoleh keuntungan. Menghasilkan faktur dari pemasok tidak aktif dalam berkas data pemasok dan menulis cek kepada pemasok yang tidak lagi berbisnis dengan perusahaan.
Penipuan cek (check fraud)
Menurut Survei Penipuan dan Pengendalian Pembayaran AFP tahun 2020, skema pembayaran dengan cek adalah jenis penipuan paling sering terjadi. Karyawan yang melakukan penipuan cek memalsukan atau mencuri cek fisik dan menyetorkannya ke rekening yang mereka kontrol. Seringkali, mereka kemudian mengubah kode dalam sistem akuntansi untuk menyembunyikannya.
Penipuan ACH (Automated Clearing House)
Seiring dengan lebih banyak organisasi beralih ke pembayaran ACH, ini adalah area yang perlu diawasi dengan cermat. Pelaku jahat semakin sering menargetkan ACH dalam serangan siber, di mana mereka mendapatkan akses ke sistem melalui akun email bisnis yang telah diretas. Seringkali, pelaku jahat ini akan mengirimkan faktur yang terlihat berasal dari pemasok, tetapi begitu seseorang mengklik tautan atau membuka file, pelaku mendapatkan akses ke sistem dan dapat mencuri informasi berharga. Penipuan ACH juga dapat terjadi ketika seorang karyawan membuka kartu kredit pribadi dengan menggunakan informasi akun perusahaan.
Penipuan laporan biaya/penggantian biaya
Contoh paling umum dari jenis penipuan ini meliputi pemalsuan tanda terima, pengeluaran ganda oleh karyawan yang makan dan bepergian bersama untuk makanan yang sama, mengajukan pengeluaran transportasi dan hiburan yang tidak memenuhi syarat, mengklaim jumlah pengeluaran maksimum yang tidak memerlukan tanda terima, atau melebihkan jarak tempuh.
Skema suap (kickback schemes)
Dalam skema suap, karyawan dan pemasok bekerja sama untuk mendapatkan uang secara ilegal. Misalnya, pemasok membesarkan faktur, petugas AP menerbitkan cek, dan mereka berdua membagi uang tambahan tersebut.
Konflik kepentingan (conflict of interest)
Skema suap sering kali timbul dari konflik kepentingan, yang dapat terjadi jika seseorang dalam organisasi memiliki hubungan keluarga dengan pemasok atau menerima hadiah yang signifikan dari pemasok. Konflik kepentingan dapat menjadi masalah ketika seseorang menggunakan peran profesional atau resmi mereka untuk keuntungan pribadi atau perusahaan.
Apa Itu Hukum Benford?
Mereka yang mencari penipuan sering menerapkan Hukum Benford, yang berkaitan dengan kemunculan yang diharapkan dari digit pertama dalam satu set data. Menurut hukum ini, angka 1 akan menjadi digit pertama dalam satu set angka yang terjadi secara alami sebesar 30,1% dari waktu, sedangkan angka 2 akan menjadi digit pertama sebesar 17,6% dari waktu, dan setiap angka setelahnya, mulai dari 3 hingga 9, akan menjadi digit pertama dengan frekuensi yang semakin berkurang.
Pemeriksa penipuan menggunakan Hukum Benford untuk menentukan apakah satu set data, seperti kelompok jumlah pembayaran, merupakan data yang asli. Misalnya, jika laporan biaya seorang karyawan mencantumkan 100 item yang distribusi digit pertamanya berbeda secara signifikan dari distribusi yang dijelaskan dalam Hukum Benford, pemeriksa memiliki alasan untuk percaya bahwa karyawan tersebut memalsukan laporan biayanya.
Investigasi Penipuan
Menangkap dan menyelidiki penipuan pembayaran hutang yang dilakukan oleh karyawan, pemasok, dan pihak eksternal dimulai dengan menciptakan jejak audit, pemisahan tugas, dan integrasi dengan sistem pengadaan. Berikut adalah langkah-langkah dasar.
Cara Menemukan Penipuan di Departemen Pembayaran Hutang Anda Pemberi pengungkapan informasi (whistleblower), terutama di perusahaan kecil, seringkali memberi tahu bisnis tentang potensi penipuan. Pastikan perusahaan Anda memiliki prosedur yang mendorong pemberi pengungkapan informasi untuk maju dan melindungi mereka setelah melakukannya. Laporan ACFE mengungkapkan bahwa pemberi pengungkapan informasi semakin memilih untuk melaporkan melalui email atau formulir web. Mereka juga cenderung melaporkan penipuan kepada atasan langsung, oleh karena itu penting bagi para manajer untuk dilatih dan diberi pengetahuan tentang bagaimana menangani keluhan semacam itu.
Setelah pemberi pengungkapan informasi, audit rutin dan tinjauan oleh manajemen adalah cara kedua dan ketiga yang paling umum digunakan organisasi untuk mendeteksi penipuan. Praktik terbaik meliputi memulai dengan melakukan tinjauan yang hati-hati terhadap laporan bank, memantau pembayaran ganda, dan secara teratur memeriksa berkas data pemasok untuk menghindari faktur dari pemasok yang tidak aktif.
Apa yang Harus Dilakukan Jika Anda Menemukan Penipuan Pembayaran Hutang Dalam kasus-kasus yang diselidiki oleh ACFE di mana sebuah organisasi menentukan bahwa seorang karyawan melakukan penipuan, 80% karyawan yang bertanggung jawab menerima hukuman internal dalam beberapa bentuk. Karyawan lebih mungkin dipecat karena penipuan daripada manajer atau eksekutif. Meskipun 59% bisnis melaporkan kasus-kasus tersebut kepada penegak hukum, jumlah yang lebih kecil menghasilkan vonis pidana atau putusan perdata.
10 Tips Pencegahan dan Deteksi Penipuan Pembayaran Hutang
Sebagian besar organisasi tidak bisa mendapatkan kembali kerugian akibat penipuan, sehingga sangat penting untuk mencegah penipuan sejak awal.
Untuk mencegah penipuan pembayaran hutang:
- Bersikap proaktif – lakukan audit secara rutin, pantau Key Performance Indicators (KPI) dengan cermat, perhatikan tanda-tanda bahaya, dan selalu periksa laporan bank.
- Buat saluran pengaduan dan cara lain bagi karyawan untuk melaporkan penipuan, dan tetapkan pedoman untuk melindungi mereka setelah melaporkan.
- Lakukan pemeriksaan latar belakang terhadap semua karyawan. Periksa referensi mereka.
- Terapkan kode etik tertulis. Kode ini harus mudah dipahami dan sesuai dengan industri dan budaya bisnis. Kode tersebut harus mencakup kebijakan yang menjelaskan konflik kepentingan.
- Buat kebijakan yang jelas untuk penggantian biaya. Terapkan kebijakan ini hingga di tingkat tertinggi organisasi.
- Pisahkan tugas dan tentukan peran. Pada tingkat dasar, bagi tugas pencatatan buku dan wewenang menandatangani cek. Jangan biarkan orang yang sama memotong cek, menandatangani cek, dan melakukan rekonsiliasi rekening bank.
- Edukasikan karyawan tentang ancaman yang ditimbulkan oleh upaya phishing dan cara mengidentifikasinya.
- Terapkan kebijakan untuk memberikan verifikasi yang sesuai terhadap setiap perubahan pada faktur yang ada, informasi deposito bank, dan informasi kontak.
- Periksa dan perbarui berkas data pemasok secara rutin agar informasi pemasok tetap terkini.
- Otomatisasikan proses pembayaran hutang untuk memastikan keamanan dan pemisahan tugas yang tepat.
Melindungi Diri dari Penipuan dengan Automasi Pembayaran Hutang (AP)
Mengotomatiskan proses pembayaran hutang melindungi dari penipuan dengan menciptakan jejak audit, pemisahan tugas, dan integrasi dengan sistem pengadaan yang memastikan pencocokan tiga arah dan kepatuhan terhadap kebijakan pembelian. Selain itu, sistem automasi pembayaran hutang dapat secara otomatis mengidentifikasi transaksi yang mencurigakan dan menghasilkan laporan yang memudahkan dalam melihat perubahan pengeluaran.
Sebagian besar solusi akuntansi dapat mengotomatiskan sebagian besar pekerjaan yang terlibat dalam pembayaran hutang dan menawarkan perlindungan yang telah dijelaskan di atas. Teknologi tidak hanya membuat sulit dilakukannya penipuan, tetapi juga meningkatkan kemungkinan seseorang untuk segera mendeteksi upaya penipuan.
Mengingat sejauh mana penipuan pembayaran hutang dapat menyebabkan kerugian keuangan dan berdampak negatif pada reputasi perusahaan, tidak mengherankan jika menangani masalah ini tampak menakutkan. Namun, menghentikan penipuan pembayaran hutang sebelum terjadi adalah hal yang sangat penting, dan memiliki sistem yang dapat mengidentifikasi, mencegah, dan bereaksi secara efektif terhadap kegiatan penipuan dapat secara signifikan melindungi integritas dan masa depan kemakmuran sebuah perusahaan. Pada akhirnya, dengan mengetahui berbagai jenis penipuan dan bersikap proaktif, bisnis dapat mencegah dan meminimalkan dampak negatif dari kejahatan ini.
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Penipuan Pembayaran Hutang
Bagaimana penipuan pembayaran hutang dihitung?
Tidak ada rumus tunggal untuk menghitung penipuan pembayaran hutang, dan jumlah uang yang hilang akibat kegiatan ini akan bervariasi secara luas dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Dalam organisasi rata-rata, penipuan biasanya tidak terdeteksi selama 14 bulan dan menyebabkan kerugian sebesar 5% dari pendapatan tahunan bisnis. Oleh karena itu, perusahaan harus menggunakan Hukum Benford, mencari cek yang hilang, menyelidiki keluhan dari pemasok, dan faktur yang tidak memiliki informasi penting untuk mendeteksi penipuan dan menghitung berapa banyak uang yang mereka rugi.
Bagaimana cara mencegah penipuan pembayaran hutang?
Cara terbaik bagi bisnis untuk melindungi diri dari penipuan pembayaran hutang adalah dengan tetap waspada dan secara cermat memantau transaksi dan laporan keuangan mereka untuk menemukan inkonsistensi, merekrut karyawan yang dapat dipercaya, dan menciptakan lingkungan kerja yang etis di mana mereka merasa terdorong untuk melaporkan perilaku penipuan. Praktik terbaik lainnya termasuk mendefinisikan dengan jelas peran karyawan untuk memisahkan tugas keuangan di antara pekerja, secara konsisten memperbarui informasi pemasok, dan memperkuat pengendalian internal untuk memastikan bahwa verifikasi yang memadai diperlukan untuk melakukan penyesuaian laporan keuangan.
Apa saja penyalahgunaan yang terkait dengan pembayaran hutang?
Penyalahgunaan yang paling umum dalam proses pembayaran hutang adalah skema penagihan, penipuan cek, penipuan ACH, penipuan laporan biaya dan penggantian biaya, skema suap, dan konflik kepentingan.
Bagaimana cara mengenali vendor penipu?
Tanda-tanda dari pemasok palsu meliputi faktur yang tidak memiliki informasi yang diperlukan, sehingga sulit dilacak, berkas data pemasok yang berisi jumlah yang signifikan dari pemasok tidak aktif atau duplikat yang mendapatkan kontrak besar dan tidak terduga, serta karyawan yang tampak hidup di atas kemampuannya secara tidak masuk akal. Para pemimpin bisnis juga harus mewaspadai cek yang hilang atau memiliki tanda tangan yang tidak konsisten, serta pemasok yang memberi tahu mereka tentang pembayaran terlambat atau tidak ada pembayaran yang sebenarnya sudah dicatat dalam catatan perusahaan.
