Kami menjelaskan sistem pelacakan inventaris dan memberikan contoh bagaimana mereka bekerja. Pelajari cara memilih metode pelacakan inventaris yang tepat untuk bisnis Anda dan beberapa fitur kritis yang seharusnya termasuk di dalamnya.
Apa itu Pelacakan Inventaris?
Pelacakan inventaris adalah sistem dan metode yang digunakan oleh perusahaan untuk memantau pergerakan bahan baku atau barang jadi melalui rantai pasokan. Tujuannya adalah untuk memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, yang menjadi fundamental dalam menghasilkan pendapatan.
Apa itu Inventaris?
Dalam neraca, inventaris adalah aset lancar yang mewakili bahan atau barang yang menghasilkan pendapatan melalui transaksi penjualan. Terdapat beberapa pendekatan dalam pengelolaan inventaris. Pendekatan rantai pasokan yang berusaha menjaga inventaris rendah, efisien, atau menunggu permintaan mendorong pasokan, melihatnya sebagai kewajiban.
Apa itu Sistem Pelacakan Inventaris?
Sistem pelacakan inventaris mengikuti inventaris pada setiap tahapan melalui rantai pasokan Anda: mulai dari pemesanan hingga pengiriman, penerimaan, penyimpanan, pemenuhan pesanan—dan proses pengembalian, penukaran, dan garansi jika berlaku.
Organisasi menggunakan data pelacakan inventaris yang akurat dan real-time untuk mengurangi biaya, menganalisis tren rantai pasokan, dan meningkatkan pendapatan. Fitur-fitur pelacakan ini sering kali menjadi bagian dari sistem pengelolaan inventaris.
Contoh Pelacakan Inventaris
Cara Anda melacak inventaris mempengaruhi akuntansi, pembelian, peramalan penjualan, manajemen hubungan pelanggan, serta sisi produksi seperti pengendalian kualitas dan pemenuhan pesanan.
Cara Anda melacak tergantung pada jenis inventaris dan bagaimana inventaris tersebut dipindahkan dan disimpan, seperti berikut:
Omset Inventaris: Omset adalah rasio yang mencerminkan berapa kali stok telah melalui rantai pasokan Anda—mulai dari penerimaan bahan baku hingga saat produk terjual—dalam periode tertentu. Omset yang tinggi biasanya menunjukkan penjualan yang lebih tinggi, sementara omset yang rendah biasanya menunjukkan inventaris yang terlalu banyak.
Pelacakan Inventaris dari Pemasok: Mengetahui kapan dan di mana stok Anda akan tiba membantu Anda mengelola logistik pusat distribusi dan gudang, seperti tugas penerimaan dan penyimpanan.
Pengembalian Pelanggan: Jika tidak dikelola dengan benar, pengembalian pelanggan dapat menyebabkan kesalahan dalam ketersediaan stok. Mereka dapat menyebabkan inventaris yang berlebihan dan kesalahan yang mahal dalam pengisian ulang stok.
Barang Rusak: Inventaris yang rusak adalah biaya bisnis yang merugikan. Pertahankan data terkini tentang di mana kerugian terjadi untuk mengelola risiko dan memperbaiki masalah yang berulang.
Metode Pelacakan Inventaris
Metode pelacakan inventaris bervariasi tergantung pada industri Anda, jenis produk yang dijual oleh bisnis Anda, dan seberapa banyak stok yang Anda miliki. Berikut ini adalah beberapa konsep, teknologi, dan alat manajemen rantai pasok yang perlu dipertimbangkan.
Pelacakan Manual: Mereka yang belum siap untuk menginvestasikan dalam sistem pelacakan inventaris sering melacak inventaris mereka menggunakan pena dan kertas. Dengan metode ini, Anda perlu memperbarui lembar data utama yang mengkategorikan semua inventaris entah pada interval reguler atau setiap kali terjadi transaksi.
Sistem Kartu: Kanban, juga dikenal sebagai metode tanda visual atau kartu, adalah sistem just-in-time (JIT) yang dirancang untuk membatasi stok berlebih. Daripada mencoba memprediksi permintaan, Kanban adalah sistem tarik, di mana kartu digunakan untuk melacak stok, produksi, dan inventaris serta memberikan sinyal ketika lebih banyak diperlukan. Sistem ini dikembangkan oleh produsen otomotif di Jepang, dan nama Kanban berasal dari kata bahasa Jepang untuk tanda.
Lembar Kerja Elektronik: Lembar kerja elektronik mengorganisir dan mengkategorikan jumlah data yang besar. Namun, memasukkan dan mengelola data secara manual rentan terhadap kesalahan dan tidak efisien atau dapat diskalakan.
Sistem Akuntansi: Integrasi sistem akuntansi dan pengelolaan inventaris memberikan alat yang kuat untuk pelacakan inventaris. Ini tidak hanya menampilkan tampilan terperinci tentang inventaris dan stok Anda, tetapi juga bagaimana keputusan inventaris yang berbeda memengaruhi keuangan perusahaan Anda.
Sistem Pengelolaan Inventaris: Sistem pengelolaan inventaris melacak stok dan inventaris, meramalkan permintaan, dan menghasilkan laporan. Mereka juga memiliki dukungan pelanggan dan opsi pelatihan. Mereka paling berguna ketika diintegrasikan dengan sistem akuntansi dan pemrosesan pembayaran.
Perangkat Lunak Sumber Terbuka: Beberapa bisnis kecil beralih ke perangkat lunak sumber terbuka untuk pengelolaan inventaris. Platform-platform ini biasanya menyediakan antarmuka, dasbor dasar, dan beberapa fitur pelacakan. Namun, mereka seringkali kurang memiliki banyak fitur canggih, seperti integrasi dengan sistem lain yang Anda miliki, menciptakan apa yang dikenal sebagai penyimpanan data yang terisolasi (data silo). Kekurangan lainnya adalah kurangnya layanan pelanggan dan pelatihan.
Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS): Solusi SaaS dengan fitur pelacakan inventaris memungkinkan Anda untuk dengan mudah memantau stok. Hal ini sangat berguna untuk startup yang belum siap untuk solusi pengelolaan inventaris perusahaan yang komprehensif.
Perangkat Lunak Berbasis Cloud: Sebagian besar solusi SaaS berbasis cloud dan ramah penggunaan pada perangkat mobile. Mereka juga terintegrasi dengan perangkat lunak lainnya. Bisnis yang perlu memperluas pengelolaan inventaris untuk pengguna yang berbeda yang melacak stok di lokasi yang berbeda mendapatkan manfaat dari fleksibilitas dan penghematan biaya yang disediakan oleh solusi cloud.
Solusi Internal: Organisasi dengan sumber daya internal yang cukup untuk merencanakan, merancang, mengembangkan, dan menerapkan sistem pengelolaan inventaris lokal dapat memutuskan untuk membangun aplikasi pelacakan inventaris khusus. Keuntungannya adalah sistem yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis tertentu dengan fitur kustom dan dukungan teknis internal untuk membantu menyelesaikan masalah sistem.
Penyedia Pihak Ketiga: Mengalihdayakan pengelolaan inventaris dan logistik kepada penyedia logistik pihak ketiga (3PL) membebaskan ruang, waktu, dan sumber daya bagi pengecer dan bisnis e-commerce yang beroperasi secara online. Perusahaan 3PL ini menerima, menyimpan, memindahkan, dan melacak inventaris untuk pelanggan mereka. Dengan strategi ini, Anda menghindari biaya gudang fisik dan menggunakan drop shipping untuk mengelola inventaris, tetapi ada potensi masalah biaya tambahan, kehilangan kontrol, sistem yang tidak disinkronkan, dan masalah komunikasi.
Bagaimana Memilih Metode Pelacakan Inventaris yang Tepat untuk Bisnis Anda
Memilih metode pelacakan inventaris yang tepat melibatkan berbagai faktor, termasuk skala operasi gudang Anda, lisensi pengguna, anggaran, dan fitur-fitur yang tersedia. Pertimbangkan sejauh mana metode pelacakan tersebut sesuai dengan tujuan strategis bisnis Anda, seperti perencanaan produksi atau peramalan penjualan.
Manfaat Pelacakan Inventaris
Menerapkan teknologi pelacakan inventaris memberikan data yang akurat dan dapat dijadikan tindakan yang secara langsung memengaruhi hasil akhir dan hubungan dengan pelanggan Anda. Berikut ini beberapa contoh manfaatnya:
Efisiensi Biaya: Fitur penyediaan otomatis dalam perangkat lunak pelacakan inventaris membantu menghindari kelebihan persediaan sambil memastikan Anda dapat memenuhi pesanan pelanggan. Mengandalkan data dan penyediaan berbasis permintaan—yang mempertimbangkan penjualan historis, musiman, dan promosi—mendorong keputusan inventaris yang membantu Anda mengelola ruang dan menurunkan biaya.
Penghematan Ruang: Anda dapat memprediksi dengan akurat permintaan inventaris pada titik-titik tertentu dalam rantai pasok dengan menggunakan alat peramalan dan perencanaan permintaan dalam perangkat lunak pelacakan inventaris, sehingga memastikan inventaris tiba tepat waktu untuk produksi namun tidak terlalu awal. Wawasan ini tentang siklus inventaris berkontribusi pada pengoptimalan ruang gudang.
Ketelitian yang Meningkat: Laporan tentang data pelacakan menghilangkan perkiraan yang rentan terhadap kesalahan dalam rantai pasok Anda. Laporan ini memberikan gambaran yang jelas tentang indikator penting seperti stok yang tersedia, tingkat pemenuhan pesanan, dan omset inventaris.
Kepuasan Pelanggan: Pengiriman yang lebih cepat meningkatkan kepuasan pelanggan dan membantu meningkatkan pendapatan penjualan. Solusi pelacakan inventaris memberikan status inventaris secara real-time kepada pelanggan, dan beberapa sistem dapat mengirim pembaruan pelacakan otomatis langsung kepada pelanggan.
Kepuasan Pemasok: Perusahaan dan pemasok dapat berbagi data pelacakan yang spesifik untuk industri mereka dan menggunakannya untuk mendeteksi tren dengan cepat. Tergantung pada pengaturannya, kedua organisasi bahkan dapat mengintegrasikan sistem untuk lebih transparan dan mendapatkan wawasan yang lebih baik.
Tantangan dalam Pelacakan Inventaris
Menerapkan sistem dan metode pelacakan inventaris memiliki tantangan yang sering muncul saat Anda mengembangkan bisnis Anda.
Pengembangan Skala: Tenaga dan upaya yang diperlukan dalam pelacakan inventaris manual memakan banyak waktu. Memperluas proses pelacakan manual untuk mengimbangi pertumbuhan inventaris atau permintaan pelanggan adalah pendekatan yang salah. Pertimbangkan untuk meningkatkan ke perangkat lunak pelacakan, atau platform pengelolaan inventaris yang lengkap, yang menyediakan fitur otomatis untuk pengadaan dan pengadaan kembali.
Logistik Multi-Lokasi: Perusahaan dengan lokasi gudang yang banyak dan rantai pasok global membutuhkan sistem yang menyediakan pelacakan berkelanjutan secara real-time terhadap material dan barang yang dikirimkan, diterima, dan disimpan. Mengumpulkan dan berbagi data ini dapat menjadi tantangan jika solusi yang digunakan tidak dapat berkomunikasi.
Sistem yang Terpisah: Melakukan pelacakan inventaris dengan satu sistem dan menggunakan sistem lain untuk akuntansi atau perencanaan permintaan memakan waktu, redundan, dan rentan terhadap kesalahan. Perangkat lunak pengelolaan inventaris modern mengintegrasikan semua sistem untuk pengadaan yang lebih efisien dan pengelolaan keuangan yang lebih baik.
Bagaimana Membuat Pelacakan Inventaris Lebih Efisien
Inventaris merupakan pengeluaran yang signifikan bagi sebagian besar bisnis, terlepas dari ukurannya. Memahami bagaimana inventaris bergerak dan memastikan agar tiba tepat waktu di tujuan yang benar adalah sangat penting. Berikut ini beberapa langkah untuk membuat pelacakan inventaris Anda lebih efisien:
Hapus Penggunaan Lembar Kerja
Elektronik Pelacakan inventaris secara manual dengan menggunakan lembar kerja elektronik memakan waktu, rentan terhadap kesalahan, dan sulit untuk diskalakan. Tingkatkan ke sistem pelacakan yang meminimalkan tugas manual dan secara otomatis memperbarui data dalam basis data terpusat.
Lakukan Penghitungan Siklus Secara Teratur
Penghitungan siklus membantu mengidentifikasi dan memperbaiki setiap ketidaksesuaian dalam catatan inventaris. Seperti halnya proses lainnya, penting untuk memahami kinerja Anda, apakah ada peningkatan, dan bagaimana Anda berkinerja dibandingkan dengan standar industri. Anda dapat melakukan penghitungan siklus dengan menjadwalkan penghitungan yang sering dan reguler untuk setiap bagian atau area sebagai bagian dari operasi sehari-hari. Gunakan metode penghitungan siklus inventaris untuk melakukan penghitungan setiap hari dan menugaskan pekerja tertentu untuk area-area tertentu.
Lacak Lebih dari Sekedar Pergerakan
Perhatikan keputusan tentang tenaga kerja, permintaan musiman, dan jadwal pembelian. Cari penghematan pada setiap tahapan saat stok bergerak dari pemasok ke gudang ke pelanggan.
Terapkan Praktik Terbaik
Teliti rantai pasok untuk mencari peluang untuk meningkatkan pergerakan stok melalui organisasi Anda. Lihat apa yang dilakukan oleh orang lain dalam industri Anda dan ikuti formula pengelolaan inventaris. Ajukan pertanyaan kepada karyawan di garis depan tentang di mana mereka melihat ketidakefisienan dalam pelacakan inventaris. Gunakan informasi ini untuk menciptakan praktik terbaik dan dokumentasikan metode pelacakan inventaris Anda untuk referensi berkelanjutan.
Otomatisasikan Tugas Manual
Sistem pengelolaan inventaris dan aplikasi perangkat lunak mandiri memiliki fitur otomatis untuk pelacakan data dan pengisian ulang stok.
Gunakan Data Digital
Gunakan pemindaian kode batang dan perangkat mobile untuk meminimalkan kesalahan manusia dan masalah seperti duplikasi data. Menggunakan kode batang atau label identifikasi frekuensi radio (RFID) canggih meningkatkan akuntansi keuangan Anda, menjaga laporan Anda tetap terkini, dan memungkinkan Anda menerapkan praktik terbaik seperti penghitungan siklus.
Audit Sistem Internal
Melakukan audit inventaris secara teratur membantu Anda mengidentifikasi dan melacak ketidakefisienan. Audit juga mendeteksi masalah yang lebih signifikan seperti pencurian, barang rusak, dan kerusakan.
Aktifkan Manajemen Siklus Hidup
Inventaris makanan, minuman, dan barang yang sangat mudah rusak membutuhkan sistem yang mengidentifikasi kapan produk harus diambil siklusnya dan membuang barang mentah. Gunakan fitur manajemen siklus hidup untuk menandai inventaris yang sudah tua dan memicu peringatan ketika terjadi keterlambatan dalam rantai pasok.
Sesuaikan Laporan
Banyak sistem pengelolaan inventaris menawarkan laporan pelacakan yang akurat dan real-time serta alat peramalan yang dapat disesuaikan. Input data dari pesanan pembelian dan faktur secara teratur untuk menjaga agar sistem tetap terkini dengan informasi yang dapat dijadikan tindakan. Misalnya, Anda dapat menjalankan laporan untuk membantu menentukan tingkat stok yang rendah berdasarkan lokasi untuk mengelola fluktuasi permintaan musiman atau regional.
Pelacakan Inventaris melalui Rantai Pasokan
Melacak inventaris pada setiap tahap dalam rantai pasokan membantu Anda menemukan cara untuk menghemat uang. Misalnya, Anda dapat membandingkan biaya transportasi dan penyimpanan di berbagai penyedia jasa pengangkutan dan wilayah untuk menemukan solusi yang paling efisien secara biaya. Pelacakan inventaris adalah langkah penting untuk mencapai indikator kinerja utama (KPI) dalam pengelolaan inventaris Anda.
Sistem pengelolaan inventaris modern melacak jumlah unit yang dipesan dari pemasok dan memperkirakan waktu kedatangan menggunakan integrasi GPS. Basis data pusat menerima pembaruan otomatis ketika gudang menerima pesanan tersebut. Dan tingkat stok yang akurat langsung tersedia untuk semua pengguna di berbagai lokasi.
FAQ Pelacakan Inventaris
Siapa yang Menggunakan Pelacakan Inventaris?
Pelacakan inventaris penting bagi bisnis dari berbagai jenis dan ukuran. Ini memainkan peran penting dalam hubungan antara kepuasan pelanggan dan pasokan dan permintaan inventaris.
Di perusahaan yang lebih besar, mungkin ada peran khusus untuk ini, seperti manajer inventaris. Namun, apapun judulnya, inventaris dilacak oleh karyawan yang bertanggung jawab atas pengawasan pengelolaan inventaris dan menyediakan data yang akurat tentang produk yang tersedia sehingga para pemimpin bisnis dapat membuat keputusan berdasarkan informasi yang tepat mengenai pengelolaan rantai pasok dan penjualan.
Apa Itu Daftar Pelacakan Inventaris?
Daftar pelacakan inventaris adalah bentuk pengendalian inventaris yang mengorganisir stok berdasarkan kategori, deskripsi, jumlah, dan lokasi. Daftar ini diperbarui dan disimpan dengan dokumentasi manual atau secara digital menggunakan perangkat lunak pelacakan inventaris.
Bagaimana Cara Melacak Inventaris Saya secara Gratis?
Usaha kecil dengan inventaris minimal dan sedikit karyawan dapat menggunakan pelacakan inventaris manual dengan lembar kerja elektronik untuk menghemat biaya perangkat lunak. Selain itu, tersedia perangkat lunak pelacakan inventaris sumber terbuka yang gratis secara online. Namun, sistem-sistem ini rentan terhadap kesalahan manusia, tidak memiliki fitur yang dapat menghemat uang bisnis Anda, tidak dapat diskalakan, menyimpan data dalam penyimpanan terisolasi, dan kurang memiliki layanan pelanggan dan fitur kustomisasi.
Bagaimana Cara Melacak Inventaris Gudang Saya?
Terapkan sistem pengelolaan inventaris dan perangkat lunak pengelolaan gudang dengan fitur pelacakan. Solusi ini membantu mengelola lokasi gudang yang berbeda, melacak pesanan, menjadwalkan pengiriman, dan mengelola ruang penyimpanan.
Bagaimana NetSuite Dapat Meningkatkan Pelacakan Inventaris Anda Pelacakan inventaris adalah bagian penting dari pengelolaan inventaris. Para pengambil keputusan tahu bahwa mereka membutuhkan alat yang fleksibel, dapat diskalakan, dan mudah diintegrasikan dengan solusi yang sudah ada.
Sistem pengelolaan inventaris NetSuite menawarkan alat dan fitur bawaan untuk membantu melacak pergerakan inventaris Anda. Lacak inventaris di berbagai lokasi, kelola titik pemesanan ulang secara otomatis, ramalkan permintaan, dan rencanakan distribusi. Pelajari lebih lanjut tentang sistem pelacakan inventaris dan pengelolaan gudang NetSuite.
