Melakukan penerapan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah langkah besar bagi setiap organisasi. Perangkat lunak ERP mendukung proses bisnis utama organisasi, seperti akuntansi, penganggaran, manajemen inventaris, manajemen rantai pasokan, pemrosesan pesanan, sumber daya manusia, dan penggajian.
Karena penerapan ERP adalah proyek besar dengan dampak yang luas, penting untuk mengikuti praktik terbaik selama setiap fase proses untuk memastikan penerapan ERP berjalan lancar dan memastikan bahwa organisasi mendapatkan manfaat maksimal dari sistem.
9 Praktik Terbaik untuk Sukses Menerapkan sistem ERP
Praktik terbaik penerapan ERP ini mencakup setiap tahapan utama penerapan ERP, mulai dari menentukan persyaratan hingga pelatihan dan memberikan dukungan. Selama Anda melangkah melalui daftar periksa penerapan Anda, praktik terbaik ini dapat membantu memastikan bahwa penerapan ERP Anda memenuhi tujuan bisnis Anda, meminimalkan risiko keterlambatan dan biaya tambahan, dan memungkinkan karyawan untuk menggunakan sistem dengan efektif.
Membentuk Tim Proyek yang Kuat untuk Penerapan ERP
Menetapkan tim proyek yang kuat sangat penting. Biasanya, tim penerapan ERP meliputi sponsor eksekutif, manajer proyek, dan perwakilan dari kelompok bisnis kunci yang terlibat dalam proyek. Memiliki sponsor eksekutif yang dapat menyesuaikan prioritas bisnis dan menarik sumber daya tambahan ketika diperlukan sangat penting untuk kesuksesan. Tanggung jawab tim meliputi menetapkan tujuan tingkat atas, persyaratan, dan indikator kinerja kunci (KPI); melakukan manajemen proyek sehari-hari, termasuk memastikan bahwa proyek tetap tepat waktu dan sesuai anggaran; dan mengukur hasil. Karena keahlian yang diperlukan oleh fungsi manajemen proyek, perusahaan yang kurang sumber daya mungkin membutuhkan bantuan konsultan luar untuk mengatasi tantangan ini.
Selama penerapan, tim harus dapat menyelesaikan konflik dan memediasi antara berbagai kelompok di dalam organisasi. Tim juga mungkin perlu membuat keputusan tentang perubahan tengah jalan pada strategi penerapan ERP, berdasarkan umpan balik dan masukan pengguna. Oleh karena itu, anggota tim harus berpengetahuan dan sangat dihormati di dalam organisasi.
Persyaratan Kunci yang Harus Dipenuhi
Dalam setiap proyek ERP, sangat penting untuk menetapkan persyaratan yang jelas, yang harus terkait dengan tujuan bisnis Anda. Tujuan-tujuan tersebut mungkin mencakup otomatisasi proses untuk menghemat waktu dan mengurangi biaya, meningkatkan kemampuan Anda untuk merespons pelanggan, dan memungkinkan analisis yang lebih baik di seluruh bisnis.
Tahap pengumpulan persyaratan mencakup analisis sistem, alur kerja, dan proses bisnis utama seperti akuntansi, sumber daya manusia, manajemen hubungan pelanggan (CRM), dan manajemen inventaris. Penting untuk memikirkan apa yang ingin Anda capai dan bagaimana setiap proses bisa ditingkatkan – implementasi ERP adalah kesempatan untuk memperkenalkan proses yang lebih baik, bukan hanya mengotomatisasi yang sudah ada namun tidak efisien.
Analisis ini harus membantu menghasilkan daftar persyaratan kunci yang harus dipenuhi oleh implementasi ERP Anda. Persyaratan tersebut bisa mencakup pengurangan waktu penutupan keuangan menjadi setengahnya, memberikan pelaporan real-time, atau mengotomatisasi hubungan antara gaji dan sistem akuntansi inti. Tim proyek juga harus bersedia untuk menyesuaikan proses yang ada di perusahaan dengan sistem ERP. Seringkali, sistem ERP memiliki praktik terbaik selama bertahun-tahun dari berbagai industri yang diterapkan dan bisa lebih efisien daripada proses atau alur kerja yang sudah ada di perusahaan.
KPI (Key Performance Indicators) yang Jelas dan Terukur
Dengan pemahaman mengenai persyaratan kunci, dapat diidentifikasi KPI spesifik. KPI ini dapat mewakili target untuk mengukur keberhasilan implementasi ERP Anda. Sebagai contoh, seorang produsen mungkin ingin meningkatkan waktu siklus, putaran inventaris, akurasi perkiraan permintaan, backlog pesanan, biaya, dan waktu henti. Untuk seorang pengecer, KPI-nya mungkin mencakup total penjualan, margin keuntungan, tingkat penjualan, nilai pembelian rata-rata, penjualan per kaki persegi, putaran inventaris, dan tingkat konversi pelanggan.
Manajemen Proyek ERP
Penerapan ERP dapat memakan waktu tiga bulan hingga satu tahun atau lebih di perusahaan besar. Penting untuk menetapkan kerangka manajemen proyek yang akan memandu pelaksanaan ERP Anda menuju keberhasilan selama seluruh periode implementasi. Pada tingkat yang tinggi, manajemen proyek harus fokus pada menyelaraskan inisiatif ERP dengan kebutuhan bisnis, menjaga proyek tetap berjalan dengan baik, dan memastikan bahwa manajer senior kunci dan pemangku kepentingan lainnya dapat memberikan masukan. Scope creep, atau keinginan untuk menambahkan lebih banyak fungsionalitas seiring berjalannya proyek, adalah masalah umum dengan implementasi ERP. Manajemen proyek yang kuat dapat membantu mengidentifikasi peningkatan mana yang dapat ditunda hingga nanti dan mana yang tidak dapat ditunda.
Manajemen proyek juga harus mencakup detail teknis dari penerapan ERP seperti cara mengkonfigurasi sistem, menyesuaikan proses bisnis tertentu untuk memanfaatkan kemampuan sistem ERP, mengelola masalah keamanan dan privasi, serta melaksanakan pelatihan.
Kolaborasi dan Komunikasi penerapan ERP
Keberhasilan proyek bergantung pada pemahaman bersama tentang tujuan dan tujuan penerapan ERP. Sangat penting bagi semua orang – mulai dari CEO hingga pengguna akhir – untuk berada dalam sinkronisasi. Semua orang perlu memahami dengan jelas mengapa perusahaan mengimplementasikan sistem ERP, apa yang akan dilakukan oleh sistem, manfaat yang akan diperoleh, dan apa yang harus diharapkan selama proses implementasi ERP.
Komunikasi yang jelas dan pendekatan kolaboratif sangat penting untuk membangun pemahaman bersama ini. CEO dan tim kepemimpinan harus terlibat, untuk menekankan pentingnya proyek. Komunikasi dapat melibatkan presentasi, grafik, grafik, dan surat atau posting blog yang berkelanjutan dari CEO. Mungkin perlu jadwal pertemuan dan panggilan yang teratur untuk mengoordinasikan upaya, mengidentifikasi masalah dan isu, dan menyampaikan keberhasilan.
Karena implementasi ERP juga dapat memengaruhi mitra bisnis, anggota rantai pasokan, dan pelanggan, praktik terbaik adalah untuk menjaga mereka tetap terinformasi selama proyek dan membantu mereka memahami bagaimana perubahan dapat mempengaruhi mereka.
Migrasi Data ke Sistem ERP
Migrasi data ke sistem ERP merupakan langkah penting dalam implementasi, dan memerlukan persiapan dan perencanaan yang matang. Dalam setiap migrasi, selalu ada risiko kehilangan atau kerusakan data, terutama jika Anda mengkonsolidasikan dan mengstandarisasi data dari berbagai aplikasi yang berbeda.
Salah satu pertimbangan utama dalam implementasi ERP adalah apakah akan mentransfer data secara manual atau menggunakan alat khusus untuk mengotomatisasi prosesnya. Kedua cara tersebut dapat memberikan keuntungan masing-masing. Memasukkan informasi secara manual ke dalam sistem baru memberikan kesempatan untuk membersihkan data yang sudah usang, seperti pemasok yang telah bangkrut dan pelanggan yang tidak memesan selama bertahun-tahun. Sementara itu, otomatisasi dapat membuat proses tersebut lebih cepat dan kurang membosankan. Bagaimanapun, penting untuk memvalidasi data setelah migrasi untuk memastikan bahwa data tersebut telah berhasil ditransfer ke sistem baru dengan benar.
Pelatihan Sistem ERP
Tidak realistis mengharapkan bahwa para pekerja akan langsung mahir dengan sistem ERP yang baru. Pelatihan berkelanjutan yang ditargetkan dan sesuai dengan kebutuhan kelompok dan peran yang berbeda dapat membantu pengguna menerima sistem dan mendapatkan manfaat maksimal dari itu.
Salah satu pendekatan adalah menyediakan konten yang disesuaikan seperti video dan tutorial dan memungkinkan karyawan dan orang lain memilih konten yang paling relevan untuk pekerjaan mereka. Penting juga untuk menyediakan pelatihan praktis untuk membantu pekerja mempelajari sistem. Beberapa organisasi telah menemukan bahwa praktik terbaik adalah memilih beberapa pengguna untuk pelatihan awal yang luas dan menggunakan mereka untuk menjadi mentor orang lain dengan berbagi pengalaman dan keterampilan mereka.
Dukungan Setelah Penerapan ERP
Tanggal go-live merupakan suatu hal yang patut dirayakan. Namun, begitu sistem mulai digunakan, kemungkinan pengguna akan menghadapi masalah dan mulai bertanya-tanya. Oleh karena itu, bijaksanalah untuk mempersiapkan beberapa sumber daya. Pertama, akan ada kebutuhan untuk dukungan teknis. Ini dapat mencakup dukungan help desk serta basis pengetahuan dan forum online untuk membantu orang memahami sistem. Kedua, tim proyek harus memantau potensi masalah dan mengidentifikasi masalah. Jika banyak pengguna melakukan kesalahan yang sama, seringkali merupakan indikasi bahwa ada masalah yang perlu diatasi dengan pelatihan tambahan atau perbaikan sistem.
Umpan Balik Pengguna Setelah Penerapan ERP
Mengumpulkan umpan balik pengguna dapat sangat berguna sepanjang proses implementasi. Pada tahap awal, ini dapat membantu Anda memperoleh wawasan yang lebih dalam tentang bagaimana orang bekerja, bagaimana mereka berinteraksi dengan karyawan dan pelanggan lain, serta rintangan yang mereka hadapi setiap hari. Wawasan tersebut dapat membantu memandu implementasi ERP sehingga mengatasi kebutuhan pengguna yang nyata. Kemudian, saat organisasi mengimplementasikan sistem ERP, umpan balik pengguna dapat mengidentifikasi masalah dan memberikan ide untuk perbaikan lebih lanjut.
Memilih Sistem ERP yang Tepat
Tergantung pada kebutuhan dan anggaran organisasi Anda, Anda kemungkinan memiliki berbagai sistem ERP untuk dipilih, termasuk solusi berbasis cloud dan on-premise. Banyak organisasi memilih sistem ERP berbasis cloud seperti NetSuite, yang dapat lebih mudah dan cepat diimplementasikan dan tidak memerlukan investasi modal dalam perangkat keras. Namun, hasil yang Anda capai akan tergantung pada bagaimana Anda mengimplementasikan sistem tersebut, serta produk apa yang Anda pilih. Mengaplikasikan praktik terbaik sepanjang proses, dari definisi persyaratan hingga dukungan, dapat membantu memastikan implementasi yang sukses yang memberikan nilai terbaik bagi bisnis Anda. Anda dapat menghubungi kami untuk dukungan penerapan sistem ERP yang sempurna.
