Konsistensi dalam pengelolaan data keuangan dan pengendalian data adalah kunci untuk mencegah buku-buku yang berantakan.
Awal
Inti dari akuntansi adalah organisasi. Mencatat transaksi, merangkum aktivitas, dan melaporkan hasil pada dasarnya berkaitan dengan data dan informasi yang terorganisir. Namun, akuntansi yang baik melibatkan pengorganisasian data dengan benar, yaitu dengan cara yang memudahkan analisis lebih lanjut.
Sebuah bisnis baru dengan sedikit transaksi mungkin tidak mengalami kesulitan dalam menjaga keorganisasian akuntansi atau dengan cepat menyusun laporan keuangan yang bersih dan akurat. Namun, ketika sebuah perusahaan tumbuh dan volume transaksi meningkat, semakin sulit untuk menjalankan semua proses yang diperlukan untuk menjaga keberesan akun dan laporan keuangan. Pengurutan yang tidak konsisten, penyesuaian acak, dan terlalu banyak akun yang sulit dan sangat spesifik menjadi hal yang umum terjadi.
Akibatnya? Buku yang tidak dapat diandalkan dan berantakan yang membuat sulit bagi para pemimpin untuk mendapatkan gambaran yang akurat tentang posisi perusahaan pada masa lalu dan saat ini.
Kerusakan
Transaksi yang duplikat, diurutkan dengan cara yang salah, dan tidak sesuai menyembunyikan gambaran yang sebenarnya tentang pendapatan dan pengeluaran dalam suatu periode. Mempercayai – dan bertindak berdasarkan – saldo akun yang salah dapat berdampak mahal bagi sebuah bisnis, dan menyadari bahwa informasi keuangan yang disajikan pada dasarnya tidak memiliki makna bisa sangat frustrasi.
Satu transaksi yang salah kategori dapat menyebabkan ketidakteraturan pada dua atau lebih akun. Dan semakin banyak kesalahan tersebut berkembang biak, semakin tidak akurat buku-buku kita menggambarkan posisi masa lalu, saat ini, dan masa depan.
Kerusakan ini mulai merambat perlahan pada awalnya. Beberapa transaksi diurutkan ke akun yang salah dan dibiarkan untuk diperbaiki “nanti”. Keputusan eksekutif dibuat untuk menyertakan akun pengeluaran yang spesifik lokasi, yang secara eksponensial memperluas daftar akun. Stagiair musim panas secara tidak sengaja menggandakan semua transaksi bulan lalu. Dan sekarang, tiba-tiba saja, laporan keuangan semuanya salah, batas waktu semakin dekat, dan Anda tidak tahu harus mulai dari mana.
Karena alasan inilah, pembersihan berkala telah menjadi proses standar di banyak departemen akuntansi. Waktu dialokasikan untuk menentukan sejauh mana buku-buku telah menyimpang dari kebenaran, apakah perbedaannya material atau tidak, dan penyesuaian apa yang diperlukan untuk mengembalikan keteraturan laporan keuangan.
Masalahnya adalah, dalam waktu singkat setelah setiap sesi tinjauan mendalam dan penyesuaian, kesalahan-kesalahan tersebut mengumpulkan dengan cepat seperti sebelumnya. Sumber daya yang terbatas dan karyawan yang terlalu sibuk membuat hampir tidak mungkin untuk secara manual meningkatkan pengelolaan data, mengawasi setiap keputusan akuntansi, dan menghindari semua kesalahan.
Dan karena penyesuaian dan perbaikan jangka pendek gagal mengatasi penyebab akar masalah, tidak dapat dihindari bahwa pengelolaan data yang buruk yang berasal dari alat, aturan, dan proses yang tidak efektif akan terus menghasilkan kekacauan.
Solusi Pengelolaan Data Keuangan
Untuk memutus siklus kesalahan secara permanen, diperlukan alat yang lebih baik dan struktur informasi yang efisien yang mendukung kontrol yang ditingkatkan terhadap data. Solusi perangkat lunak akuntansi berbasis cloud dari NetSuite adalah mesin yang cerdas dan berbasis aturan yang secara otomatis mengklasifikasikan transaksi, menerapkan perlakuan akuntansi secara konsisten, dan menetapkan akun berdasarkan kriteria yang telah ditentukan.
Ketika transaksi masuk diurutkan ke akun yang benar setiap saat, setiap kali, maka kebutuhan untuk menemukan kesalahan dan terus melakukan penyesuaian dari tahun ke tahun akan berkurang. Alat akuntansi tambahan yang secara khusus dirancang untuk mengelola proses kompleks, seperti piutang usaha dan aset tetap, pada saat yang bersamaan memberikan tingkat kontrol yang lebih dalam dan manajemen yang lebih baik sambil mengurangi upaya manual dan kesalahan manusia.
Platform NetSuite beroperasi dari satu sumber data tunggal yang memastikan informasi dari sistem-sistem ini mendukung akurasi dan keandalan laporan keuangan inti. Dengan alat-alat ini dan kemampuan data multidimensi NetSuite, para profesional keuangan dapat mengatasi penyebab akar data keuangan yang berantakan, menghilangkan kesalahan, dan meningkatkan pengawasan dan kontrol.
