Banyak bisnis kecil mengalami kesulitan untuk mengatur pengeluaran bisnis mereka. Memang, membayar biaya operasional adalah tantangan keuangan paling umum yang ditemukan dalam Survei Kredit Bisnis Kecil Federal Reserve, dan 47% pemilik bisnis mengatakan mereka akan terpaksa menggunakan dana pribadi jika pendapatan hilang selama dua bulan.
Melacak, mencatat, dan menganalisis pengeluaran merupakan komponen dasar dari pengelolaan keuangan, dan jika dilakukan dengan baik, hal itu dapat secara signifikan meningkatkan peluang bagi bisnis untuk menghindari masalah keuangan tersebut. Dengan melacak pengeluaran, bisnis dapat merencanakan dengan lebih baik, memperkirakan penurunan arus kas, dan memastikan pengeluaran bisnis yang paling penting – seperti gaji – selalu terpenuhi.
Pengeluaran bisnis adalah biaya “biasa dan wajar” yang dikeluarkan untuk mengoperasikan bisnis Anda, seperti persediaan, biaya gaji, dan sewa. Juga dikenal sebagai potongan-potongan, pengeluaran bisnis adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan bisnis. Mereka dicatat dalam laporan laba rugi – pengeluaran ini akan dikurangi dari pendapatan bisnis untuk menunjukkan keuntungan bersih atau kerugian perusahaan dan penghasilan yang kena pajak.
Mengapa Harus Melacak Pengeluaran?
Administrasi Bisnis Kecil Amerika Serikat (SBA) mengatakan bahwa pengelolaan keuangan mencakup pencatatan buku besar, proyeksi, laporan keuangan, dan pembiayaan. Praktik pengelolaan keuangan dasar meliputi membuat anggaran, mencari sumber kredit (dan selalu memiliki beberapa kredit yang tersedia), dan memiliki rekening bank terpisah untuk membayar karyawan.
Bank Federal Reserve Chicago dan San Francisco menemukan korelasi langsung antara pengelolaan keuangan yang baik dan kesehatan keuangan bisnis kecil. Bisnis dengan kesehatan keuangan di atas rata-rata atau sangat baik memiliki empat hal yang sama: pengetahuan dan pengalaman dengan produk kredit, tingkat saldo kredit yang tidak digunakan yang lebih tinggi, anggaran yang mereka tinjau secara berkala, dan kas yang disisihkan untuk gaji.
Melacak pengeluaran bisnis membantu bisnis untuk:
- Membuat anggaran. Anggaran adalah daftar semua pengeluaran bulanan atau tahunan, yang diatur berdasarkan kategori. Untuk membuat anggaran dengan benar, bisnis perlu mengetahui berapa banyak uang yang dimilikinya, berapa banyak yang kemungkinan akan dihabiskan, dan melacak pengeluaran yang dianggarkan dengan yang sebenarnya.
- Memanfaatkan potongan pajak. IRS mengatakan agar dapat dipotong, pengeluaran bisnis harus bersifat “biasa dan wajar”. Pengeluaran yang biasa adalah pengeluaran yang umum dan diterima dalam perdagangan atau bisnis tertentu. Pengeluaran yang wajar adalah pengeluaran yang berguna dan sesuai untuk perdagangan atau bisnis tersebut. Sebagian besar pengeluaran bisnis dapat ditulis secara penuh atau sebagian selama didukung dengan bukti dokumen (kwitansi dan laporan). Hal ini mengurangi pendapatan bisnis yang dikenakan pajak.
- Mengelola dan mengoptimalkan arus kas. Melacak dan secara teratur mencatat pengeluaran sesuai dengan metode akuntansi yang dipilih perusahaan memastikan bahwa ada cukup kas yang tersedia untuk membayarnya. Hal ini juga membantu bisnis merencanakan penggunaan kartu kredit, garis kredit, atau pinjaman dengan bertanggung jawab untuk menutupi kekurangan. Hal ini juga membantu bisnis memaksimalkan persyaratan pembayaran yang menguntungkan dengan pemasok untuk memanfaatkan diskon dan mempertahankan kas lebih lama.
- Mengidentifikasi perbedaan dan mengidentifikasi penghematan biaya. Melihat dan secara teratur meninjau pengeluaran membantu para pemimpin bisnis dengan cepat melihat peningkatan biaya yang tidak terencana, menentukan apakah biaya tersebut sah, dan mengatasi masalah tersebut. Ini adalah cara yang sederhana untuk mengurangi biaya yang tidak perlu.
- Membandingkan dengan industri lain. Biro Sensus Amerika Serikat menyediakan data berdasarkan industri, negara bagian, dan wilayah untuk membantu bisnis menentukan apakah pengeluaran mereka sejalan dengan bisnis lain dalam industri mereka. Jika bisnis melacak pengeluaran, mereka dapat secara teratur membandingkan data tersebut dengan bisnis lain dalam industri dan geografi mereka untuk memastikan biaya mereka wajar dan mencari peluang untuk menguranginya.
- Memastikan penghapusan pinjaman PPP (Program Perlindungan Gaji). Banyak bisnis kecil menerima pinjaman Program Perlindungan Gaji (PPP) untuk menutupi penurunan aktivitas selama pandemi virus corona, dan utang tersebut akan dihapus oleh pemerintah federal jika digunakan untuk menutupi pengeluaran bisnis tertentu. Pengeluaran bisnis yang memenuhi syarat termasuk gaji karyawan dan biaya spesifik terkait bunga hipotek bisnis, sewa, dan utilitas.
Video: Cara Melacak Pengeluaran Bisnis
Apa Metode Terbaik untuk Melacak Pengeluaran Bisnis Kecil?
Untuk melacak pengeluaran dengan akurat, semua bisnis kecil perlu melakukan pencatatan buku besar, yang ditentukan oleh SBA sebagai metode terorganisir untuk memantau semua transaksi pendapatan dan pengeluaran.
Jika dilakukan secara manual, melacak pengeluaran untuk bisnis kecil dapat terlihat seperti ini: saat pemilik bisnis melewati minggu, dia mengumpulkan semua dokumen terkait pengeluaran—seperti faktur, kwitansi, kwitansi kredit, dll. Penjuru buku mengambil semua dokumen tersebut dan memasukkannya ke dalam template Excel untuk memastikan uang yang masuk tercatat dan pengeluaran dibayar tepat waktu. Angka-angka tersebut digabungkan untuk menghasilkan beberapa laporan yang dilakukan setidaknya secara bulanan, termasuk laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, laporan hutang, laporan piutang, dan laporan persediaan. Pemilik bisnis meninjau laporan-laporan tersebut, mengidentifikasi hal-hal yang tidak masuk akal atau perlu perbaikan, dan melakukan perubahan sesuai kebutuhan.
Meskipun perangkat lunak akuntansi untuk bisnis kecil tingkat dasar dapat mengotomatisasi sebagian besar proses yang dijelaskan di atas. Perangkat lunak ini mungkin memudahkan proses ini dengan memungkinkan pengguna bisnis mengambil foto kwitansi dengan kamera smartphone dan mencocokkannya dengan kategori pengeluaran yang telah ditentukan melalui teknologi pengenalan karakter optik (OCR).
Tergantung pada kompleksitas bisnis dan seberapa banyak pendapatan yang dihasilkannya, bisnis dapat memilih dari berbagai solusi akuntansi yang memiliki kemampuan yang berbeda untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi proses akuntansi dan pengelolaan keuangan. Namun, ada langkah-langkah dasar yang harus diikuti oleh bisnis kecil yang baru memulai untuk memastikan data yang dimasukkan ke dalam sistem dan proses yang terkait dengannya dapat diandalkan.
7 Langkah untuk Melacak Pengeluaran Bisnis Kecil
Untuk secara efektif melacak dan mengelola pengeluaran, para pemimpin bisnis kecil harus mengikuti langkah-langkah berikut:
- Buka rekening bank bisnis. Studi Federal Reserve melaporkan bahwa lebih dari 60% perusahaan dengan kesehatan keuangan yang sangat baik membuat anggaran dan memiliki rekening bank terpisah untuk gaji karyawan. Sementara itu, kurang dari 5% bisnis dengan kesehatan keuangan yang buruk melengkapi dua langkah dasar ini.Membuka rekening bank terpisah untuk pengeluaran bisnis memudahkan pelacakan dan kemudian klaimnya sebagai potongan pajak. SBA mencatat bahwa rekening bank bisnis juga menawarkan perlindungan tanggung jawab pribadi dengan menjaga dana bisnis terpisah dari dana pribadi. Selain itu, rekening bank bisnis biasanya dilengkapi dengan opsi garis kredit yang dapat digunakan untuk menutupi kekurangan arus kas.Bisnis harus membuka rekening checking, rekening tabungan, rekening kartu kredit, dan rekening layanan merchant. Rekening merchant memungkinkan bisnis untuk menerima transaksi kartu kredit dan debit dari pelanggan. Bisnis akan memerlukan nomor identifikasi federal (EIN) untuk membuka rekening bank bisnis. Seorang pemilik usaha perseorangan dapat menggunakan nomor keamanan sosialnya.
- Gunakan kartu kredit bisnis khusus. Dengan kartu kredit bisnis khusus, bisnis dapat membangun riwayat kredit untuk memperoleh pembiayaan (dan persyaratan pembiayaan yang optimal) ketika diperlukan. Memiliki kredit juga memberikan cara bagi perusahaan untuk melakukan pembelian besar saat baru memulai. Tidak mengherankan, ketersediaan kredit adalah indikator kesehatan keuangan secara keseluruhan—65% bisnis dengan kesehatan keuangan yang buruk melaporkan bahwa mereka tidak memiliki kredit yang tersedia pada kartu kredit mereka, tetapi 87% dan 95% bisnis dengan kesehatan keuangan di atas rata-rata dan sangat baik, masing-masing, memiliki kredit yang tersedia, menurut studi Federal Reserve. SBA mengatakan kartu kredit membantu bisnis untuk bernegosiasi kesepakatan yang menguntungkan dengan pemasok dan dapat membantu melindungi bisnis dari pencurian identitas. Kartu kredit juga menawarkan manfaat bagi bisnis, seperti penghargaan bisnis atau penghargaan perjalanan.
- Pilih akuntansi tunai atau akrual. Setiap bisnis kecil harus memilih aturan-aturan untuk menentukan kapan melaporkan pendapatan dan pengeluaran. Hal ini memberikan metode akuntansi yang konsisten untuk tujuan perpajakan. Secara umum, bisnis kecil dengan penerimaan kotor tahunan $25 juta atau kurang selama tiga tahun pajak sebelumnya dapat menggunakan akuntansi tunai atau akuntansi basis kas (batas sebelumnya adalah $5 juta).Namun, karena akuntansi akrual merupakan metode akuntansi yang diakui berdasarkan prinsip akuntansi yang diterima umum (GAAP), sebagian besar perusahaan swasta—dengan beberapa pengecualian terbatas—membutuhkan pendekatan ini untuk pelaporan keuangan.Akuntansi tunai dapat menjadi pendekatan yang lebih sederhana dan lebih mudah dikelola bagi bisnis kecil karena mencatat transaksi ketika pembayaran diterima. Pengeluaran dikurangkan pada tahun pajak ketika dibayar. Akuntansi akrual mencatat transaksi dalam buku-buku ketika penjualan selesai dan memungkinkan bisnis untuk menguranginya dalam tahun pajak di mana pengeluaran itu terjadi, terlepas dari kapan pembayaran dilakukan. Akuntansi akrual membutuhkan pencatatan buku besar dengan metode pencatatan ganda dan memberikan gambaran keuangan yang lebih akurat dan lengkap karena melihat jangka panjang bisnis.
- Pilih perangkat lunak akuntansi untuk mengotomatiskan pencatatan dan melacak pengeluaran dalam satu tempat. Lima puluh delapan persen responden Amerika Serikat yang disurvei oleh Robert Half melaporkan bahwa perusahaan mereka sekarang menggunakan solusi berbasis cloud (awan) baik sebagian maupun sepenuhnya dalam fungsi akuntansi dan keuangan. Solusi ini membuat monitoring, pengorganisasian, dan pembayaran pengeluaran menjadi lebih mudah, baik itu faktur dari pemasok, pembayaran sewa, atau gaji karyawan. Mereka dapat mengurangi pekerjaan yang diperlukan untuk melacak pengeluaran dan meningkatkan akurasi informasi ini. Selain itu, perangkat lunak akuntansi memiliki alat pelaporan yang dapat mengungkapkan uang yang dihabiskan pada setiap kategori atau memberikan perbandingan tahun ke tahun.
- Digitalisasi kwitansi dengan pemindai kwitansi. Beberapa perangkat lunak akuntansi termasuk atau mendukung aplikasi seluler yang memungkinkan karyawan atau pemilik bisnis memindai kwitansi dengan kamera smartphone mereka. Perangkat lunak ini menggunakan teknologi OCR, yang mengubah teks menjadi kode yang dapat dibaca mesin. Namun, membeli pemindai kwitansi terpisah memungkinkan organisasi untuk memindai dokumen, meninjau, dan mengategorikannya—baik dengan secara otomatis memetakan isinya ke bidang yang telah ditentukan dalam perangkat lunak akuntansi atau memberikan kemampuan untuk melakukannya secara manual. Pemindai kwitansi desktop, dengan biaya serendah $100, adalah investasi berharga bagi bisnis baik untuk pengelolaan pengeluaran maupun pengelolaan dokumen, dan mudah terhubung dengan sebagian besar sistem perangkat lunak akuntansi.
- Hubungkan rekening bank Anda dengan perangkat lunak akuntansi untuk mengimpor transaksi. Ada tingkatan integrasi yang berbeda yang dapat diaktifkan oleh bisnis kecil dengan banknya tergantung pada perangkat lunak yang dipilih. Bisnis dapat mengunduh laporan kartu kredit dan bank dan mengimpornya secara manual sebagai file CSV (Excel) ke dalam sistem. Sebagian besar perangkat lunak akuntansi menawarkan plugin konektivitas yang memberikan aliran data bank. Tautan digital antara rekening bank dan perangkat lunak akuntansi mengimpor transaksi bank secara harian, bersama dengan laporan bank. Bisnis dapat menentukan aturan pencocokan dalam sistem mereka untuk melakukan rekonsiliasi laporan, yang membuat proses rekonsiliasi menjadi lebih efisien.Terdapat beberapa perangkat lunak akuntansi yang menawarkan integrasi langsung dengan bank, sehingga pemilik bisnis dapat mengelola dan menyelesaikan semua transaksi perbankan dalam sistem akuntansi tanpa harus masuk ke portal rekening bank.
- Tinjau dan kategorikan pengeluaran secara teratur. Semakin sering bisnis kecil meninjau angka-angkanya dan semakin baik pemahaman mereka terhadapnya, semakin besar kemungkinan bisnis tersebut bertahan dan berkembang. Para pemimpin bisnis perlu memahami kesehatan keuangan saat ini dan jangka pendek dari organisasi mereka, dan melihat pengeluaran dan metrik terkait dengan frekuensi yang sering adalah bagian penting dari hal tersebut.Bisnis kecil menghadapi tantangan yang sulit. Bahkan sebelum pandemi, hanya sekitar separuh dari usaha kecil yang tetap buka selama lima tahun atau lebih, dan hanya sekitar sepertiga yang bertahan selama 10 tahun. Namun, peran mereka dalam kesehatan ekonomi nasional sangat besar dan penting. Bisnis dengan kurang dari 500 karyawan menyumbang hampir separuh dari tenaga kerja sektor swasta, dan Kantor Advokasi SBA memberikan mereka kontribusi sebesar 44% dari aktivitas ekonomi Amerika Serikat.Melacak pengeluaran bisnis adalah langkah pertama yang kritis untuk mendapatkan data yang diperlukan tidak hanya untuk pengelolaan sehari-hari atau bulanan yang lebih baik, tetapi juga untuk pengambilan keputusan jangka panjang yang akan bermanfaat bagi karyawan, pelanggan, dan seluruh ekonomi.
