Perusahaan-perusahaan yang masih muda sering kali lebih fokus pada pertumbuhan bisnis mereka daripada menjaga kendali yang ketat terhadap pengeluaran. Namun, bagi setiap perusahaan, kontrol pengeluaran sangat penting untuk memaksimalkan dan menjaga keuntungan secara berkelanjutan. Untuk mengelola pengeluaran secara efektif, perusahaan perlu menetapkan kebijakan dan proses pengeluaran yang jelas. Perangkat lunak dapat efektif mendukung kontrol pengeluaran dengan memberikan visibilitas terhadap pengeluaran, mengotomatisasi tugas-tugas manual, dan membantu mengendalikan cara uang dihabiskan.
Apa Itu Kontrol Pengeluaran?
Kontrol pengeluaran menggambarkan kebijakan, proses, dan teknologi yang digunakan oleh perusahaan untuk memantau dan mengelola pembelian di seluruh bisnis. Dengan mengelola pengeluaran dengan hati-hati, perusahaan dapat mengurangi pengeluaran yang tidak perlu, memaksimalkan efisiensi operasional, dan mengalokasikan lebih banyak uang hasil jerih payah mereka ke aktivitas yang mendorong pertumbuhan bisnis dan memberikan nilai kepada pelanggan. Karena langsung memengaruhi profitabilitas, kontrol pengeluaran adalah disiplin yang penting bagi setiap perusahaan.
Kontrol pengeluaran yang efektif tidak mungkin terjadi kecuali jika perusahaan memiliki visibilitas yang baik, idealnya secara real-time, terhadap semua pengeluarannya – sehingga memahami di mana uangnya digunakan. Pengeluaran tersebut meliputi biaya variabel seperti bahan baku, perjalanan, dan persediaan kantor, serta biaya tetap seperti gaji karyawan dan sewa.
Kontrol pengeluaran vs kontrol biaya
Istilah “kontrol biaya” umumnya mengacu pada fokus yang sempit dalam memotong biaya dalam keadaan di mana penurunan bisnis memaksa perusahaan untuk mengendalikan pengeluarannya. Sebaliknya, kontrol pengeluaran tidak selalu berarti mengurangi pengeluaran – ini tentang memastikan perusahaan menghabiskan uangnya dengan bijaksana untuk mendapatkan pengembalian yang terbesar.
Apa Itu Manajemen Pengeluaran?
Istilah “manajemen pengeluaran” dan “kontrol pengeluaran” sering digunakan untuk memiliki arti yang sama: langkah-langkah yang diambil oleh perusahaan untuk menjaga atau meningkatkan profitabilitas dengan mengelola pengeluaran. Bisnis dapat menggunakan berbagai proses untuk mengendalikan pengeluaran yang dapat dipilih. Di beberapa perusahaan, manajer garis memutuskan persetujuan pembelian; di perusahaan lainnya, tim pengadaan yang khusus atau departemen keuangan bertanggung jawab atas persetujuan.
Persetujuan pembelian dapat dilakukan secara manual atau otomatis. Dalam persetujuan manual, pemberi persetujuan biasanya harus mengklik tombol pada platform atau aplikasi untuk setiap pembelian. Dalam persetujuan otomatis, pengeluaran disetujui secara instan berdasarkan parameter yang sudah ada, seperti senioritas pemberi permintaan atau jumlah uang transaksi.
Poin Penting
- Kontrol pengeluaran mencakup kebijakan, proses, dan teknologi yang digunakan oleh bisnis untuk memantau dan mengelola pembelian di seluruh organisasi. Kontrol pengeluaran memainkan peran penting dalam memaksimalkan profitabilitas.
- Dengan membatasi pengeluaran yang tidak penting dan pemborosan, ini membantu memastikan bahwa dana tersedia untuk kegiatan yang mendorong pertumbuhan dan memberikan nilai kepada pelanggan.
- Ketidakadilan dalam kontrol pengeluaran dapat membuat perencanaan keuangan dan penganggaran menjadi sulit, menunda proses penutupan keuangan, dan memperburuk masalah lain, seperti pengeluaran liar dan penipuan.
- Perangkat lunak yang meningkatkan visibilitas dan mengotomatisasi proses adalah salah satu senjata terbaik dalam arsenalkan kontrol pengeluaran perusahaan. Perangkat lunak berbasis cloud dapat membantu mengendalikan pengeluaran dengan mengcentralisasi dan mengotomatisasi pengadaan dan pengelolaan biaya karyawan.
Penjelasan Kontrol Pengeluaran
Kontrol pengeluaran adalah tentang mengelola pengeluaran perusahaan secara strategis untuk mendapatkan manfaat yang paling besar. Bahkan ketika bisnis berjalan sangat baik, perusahaan seharusnya berusaha untuk tidak menyia-nyiakan uang. Dan ketika bisnis tidak berjalan dengan baik, mekanisme kontrol pengeluaran yang efektif dapat mengurangi dampaknya terhadap laba dan membantu menjaga stabilitas keuangan.
Beberapa pengeluaran yang dapat dipilih adalah penting – dan dapat memainkan peran penting dalam kesuksesan perusahaan. Perjalanan bisnis yang tepat atau hadiah klien seperti tiket acara olahraga dapat membuat perbedaan dalam menutup penjualan atau memperkuat hubungan dengan pelanggan. Pelatihan korporat adalah investasi lain yang dapat memperkuat kemampuan perusahaan dan meningkatkan reputasinya di mata pelanggan. Perusahaan dapat memastikan bahwa uang tersedia untuk kegiatan-kegiatan ini dengan membatasi pengeluaran yang kurang penting.
Mengapa Kontrol Pengeluaran Penting?
Sumber daya keuangan yang terbatas adalah kenyataan bagi setiap perusahaan. Kontrol pengeluaran berkaitan dengan menetapkan metode untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya keuangan ini.
Banyak perusahaan mempertimbangkan nilai bagi pelanggan ketika memutuskan pengeluaran mana yang akan dilakukan. Pengeluaran yang meningkatkan kepuasan atau loyalitas pelanggan lebih mungkin disetujui. Jika suatu pengeluaran tidak secara langsung memengaruhi pelanggan, perusahaan mungkin mencari cara paling murah untuk memenuhi kebutuhan tertentu.
Sebagai contoh, pertimbangkan bagaimana sebuah perusahaan dapat mempertimbangkan untuk mengganti pemasok. Jika kualitas produk perusahaan mengalami masalah karena komponen yang tidak dapat diandalkan, beralih ke pemasok komponen baru yang berkualitas lebih tinggi mungkin layak meskipun membutuhkan biaya tambahan – ini akan mengurangi jumlah produk cacat, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mendorong ulang pelanggan. Di sisi lain, jika komponen dari pemasok yang berbeda memiliki keandalan yang sama, perusahaan mungkin memilih pemasok dengan harga terendah.
Apakah Perusahaan Perlu Mengontrol Pengeluaran?
Kontrol pengeluaran merupakan salah satu praktik keuangan yang baik bagi semua perusahaan. Hal ini penting dengan beberapa alasan, termasuk:
- Meningkatkan keuntungan. Kontrol pengeluaran merupakan bagian penting dari upaya perusahaan untuk memaksimalkan profitabilitas. Ini membantu memastikan bahwa dana tersedia untuk kegiatan dan layanan yang berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.
- Mengembangkan keuntungan jangka panjang. Kontrol pengeluaran dapat memberikan wawasan kepada manajemen yang dapat menghasilkan posisi strategis yang kompetitif.
- Perencanaan dan penganggaran. Memahami dengan baik aliran kas keluar dari rekening perusahaan merupakan kunci untuk dapat memperkirakan pendapatan dan keuntungan dengan akurat. Tanpa pemahaman yang baik tentang pengeluaran, mungkin sulit untuk dengan percaya diri mendanai inovasi dan pertumbuhan.
- Mengurangi risiko keuangan. Pengeluaran yang tidak terkontrol menghadirkan risiko tambahan bagi perusahaan akibat masalah seperti pengeluaran liar dan bahkan penipuan.
6 Dampak dari Pengeluaran Perusahaan yang Tidak Terkendali
Ketika perusahaan tidak memiliki visibilitas dan kontrol atas pengeluaran, hasilnya dapat menjadi masalah keuangan yang berdampak luas di seluruh bisnis. Berikut adalah beberapa konsekuensi terburuknya.
Kinerja keuangan dan perencanaan yang buruk
Perusahaan yang tidak memiliki wawasan dan kontrol pengeluaran yang baik dapat menghadapi masalah keuangan yang serius. Mereka mungkin mengalami arus kas yang tidak konsisten atau tidak memiliki cadangan yang cukup untuk menangani pengeluaran yang tidak terduga. Tanpa visibilitas yang baik terhadap pengeluaran dan keuntungan, mereka mungkin tidak menyisihkan cukup uang untuk menutupi kewajiban mereka. Kinerja keuangan yang tidak stabil dapat membuat lebih sulit untuk mendapatkan pendanaan dari pemberi pinjaman dan investor.
Kesalahan yang mahal
Tanpa kontrol yang baik terhadap pengeluaran, kesalahan jauh lebih mungkin terjadi. Misalnya, kontrol pengeluaran yang buruk dapat berarti perusahaan membayar faktur ganda atau faktur yang salah secara tidak sengaja.
Penutupan keuangan yang tertunda
Menutup buku pada akhir setiap siklus akuntansi memerlukan pengkategorian dan rekonsiliasi semua pengeluaran. Kontrol pengeluaran yang buruk dan proses manual dapat menyebabkan penundaan serius. Dalam salah satu survei, perusahaan yang harus secara manual mengumpulkan kwitansi membutuhkan waktu dua kali lebih lama rata-rata untuk menyelesaikan penutupan bulanan dibandingkan dengan perusahaan dengan proses yang jelas yang didukung oleh otomatisasi.
Memboroskan waktu
Ketidakmampuan dalam visibilitas dan kontrol pengeluaran berarti manajer departemen dan karyawan mungkin harus menghabiskan waktu dari kegiatan bernilai tinggi untuk fokus pada tugas administratif, seperti melacak catatan pembelian dan memperbaiki kesalahan. Tidak ada perusahaan yang ingin membuang waktu manajernya untuk membahas berapa lama karyawan menghabiskan waktu untuk menyelesaikan masalah tertentu.
Pengeluaran liar
Pengeluaran liar merujuk pada pembelian yang bertentangan dengan kebijakan pengeluaran perusahaan, seperti membeli persediaan dari pemasok yang tidak disetujui. Ini memiliki banyak efek negatif. Di antaranya: ketidakmampuan untuk memanfaatkan tarif negosiasi rendah dan konflik dengan pemasok yang memiliki kontrak pasokan eksklusif. Pengeluaran liar juga dapat menciptakan risiko yang lebih tersembunyi terkait dengan pemasok yang belum diverifikasi yang mungkin memiliki masalah reputasi.
Penipuan
Tidak ada bisnis yang dapat sepenuhnya menghindari risiko masalah yang disebabkan oleh ketidakjujuran. Namun, risiko tersebut jauh lebih besar pada perusahaan yang memiliki kontrol dan proses pengeluaran yang buruk. Dampak dari penipuan dapat signifikan, mulai dari kerugian keuangan langsung hingga kurangnya kepercayaan pelanggan dalam jangka waktu yang lebih lama.
Bagaimana Perusahaan Dapat Mengontrol Pengeluaran?
Mungkin tidak mungkin bagi perusahaan untuk menghilangkan setiap kejadian pengeluaran yang tidak sesuai, tetapi mengimplementasikan proses, kebijakan, dan teknologi yang tepat dapat sangat mengurangi masalah tersebut.
4 Praktik Terbaik untuk Mengontrol Pengeluaran Perusahaan
Praktik terbaik untuk kontrol pengeluaran dimulai dengan menetapkan dan mengkomunikasikan kebijakan yang jelas, kemudian menerapkan teknologi untuk mendukung kebijakan tersebut dan mengotomatisasi proses pengeluaran di seluruh perusahaan.
Komunikasikan kebijakan yang jelas
Teknologi dapat membantu menegakkan kontrol pengeluaran, tetapi juga penting untuk menciptakan kebijakan yang jelas dan memastikan orang-orang memahaminya. Hal ini mungkin termasuk, misalnya, memberi tahu mereka bahwa barang atau layanan yang dibeli dengan menggunakan uang tunai atau sistem pembayaran yang tidak disetujui tidak akan diganti kecuali melalui persetujuan khusus dari CFO.
Tanamkan batasan pengeluaran dan kebijakan dalam sistem pembelian
Mengarahkan semua pembelian melalui sejumlah metode berbasis teknologi yang terbatas, termasuk sistem pengadaan perusahaan, dapat memberikan keunggulan bagi perusahaan dalam mengendalikan pengeluarannya. Untuk pembelian kecil, perusahaan dapat menerbitkan kartu kredit dengan batasan keuangan atau tidak dapat digunakan untuk barang yang tidak disetujui seperti alkohol. Batasan juga dapat diterapkan pada layanan pembayaran seluler.
Buat platform atau dashboard sentral
Mewajibkan karyawan mengarahkan pengeluaran melalui sistem yang telah disetujui adalah langkah awal yang baik. Namun, kontrol menjadi lebih kuat jika departemen keuangan dapat memantau pembelian secara real-time di platform terpusat.
Otomatisasikan pengisian tanda terima secara langsung
Menangkap dokumentasi pada saat pembelian dapat mengurangi upaya administratif dan mempercepat proses penutupan keuangan. Beberapa sistem manajemen biaya memungkinkan karyawan menggunakan kamera ponsel untuk mengambil gambar tanda terima. Selain membuat informasi tersebut tersedia secara langsung, ini lebih cepat dan lebih mudah bagi karyawan, terutama jika sistem tersebut cukup pintar untuk mengkategorikan jenis pengeluaran yang berbeda.
Manfaat Mengontrol Pengeluaran dengan Perangkat Lunak
Perangkat lunak dapat sangat berguna dalam upaya perusahaan untuk mengendalikan pengeluaran. Perangkat lunak memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan semua informasi tentang transaksi, melacak tren pengeluaran, dan mengcentralisasi serta mengotomatisasi pembelian. Manfaat utama meliputi:
Peningkatan visibilitas
Visibilitas adalah manfaat utama dari penggunaan perangkat lunak untuk mengendalikan pengeluaran. Perangkat lunak membantu perusahaan mengkategorikan pengeluaran dan menganalisis bagaimana setiap dolar dihabiskan. Apapun yang dibutuhkan oleh eksekutif atau manajer departemen hanya sejauh satu klik.
Akses ke data real-time
Spesialis keuangan dan manajer membutuhkan informasi yang cepat untuk membuat keputusan cepat, menetapkan target, dan mengambil tindakan perbaikan. Solusi perangkat lunak terkemuka mencakup dashboard yang dapat disesuaikan untuk melacak pengeluaran secara real-time.
Kontrol terintegrasi
Perusahaan yang mengarahkan semua pembelian melalui sistem perangkat lunak pusat memperoleh keuntungan dari mekanisme kontrol pengeluaran yang terintegrasi. Sistem tersebut membantu mengarahkan pembelian ke pemasok yang disetujui sehingga perusahaan dapat memanfaatkan diskon yang telah diatur. Mengcentralisasi pembelian ke dalam sistem perangkat lunak yang diakses oleh departemen keuangan juga membuat penipuan oleh karyawan menjadi kurang mungkin terjadi. Solusi terkemuka dapat secara otomatis melakukan pencocokan faktur untuk mengidentifikasi perbedaan antara pesanan pembelian, barang yang diterima, dan jumlah tagihan.
Self-service
Di perusahaan dengan proses pembelian manual, ketidakpastian tentang status pesanan dan faktur bukan hanya masalah kecil – hal ini juga dapat menjadi pemborosan waktu yang signifikan. Sistem berbasis cloud yang diperbarui secara instan memungkinkan karyawan memeriksa status pesanan mereka secara online.
Organisasi tanda terima dan dokumen
Perangkat lunak dapat menghilangkan waktu yang dihabiskan untuk mencari tanda terima kertas dan mengkategorikan pengeluaran secara manual. Beberapa solusi dapat menangkap detail yang diperlukan tentang transaksi saat transaksi tersebut terjadi.
Mengendalikan Pengeluaran dengan NetSuite
Aplikasi berbasis cloud milik NetSuite membantu perusahaan menghemat waktu dan uang, meningkatkan visibilitas terhadap pengeluaran, dan menghilangkan tugas manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Dashboard yang dapat disesuaikan memberikan wawasan real-time tentang pengeluaran, memungkinkan manajer dan karyawan melacak pengeluaran tingkat departemen, menganalisis kinerja vendor, dan menelusuri transaksi individu untuk penyelidikan dan tindakan perbaikan bila diperlukan.
Perangkat lunak pengadaan NetSuite secara sentral mengelola hubungan dan transaksi dengan pemasok, membantu bisnis mengurangi biaya dengan mengarahkan pembelian ke pemasok yang disetujui dengan harga yang telah dinegosiasikan sebelumnya. NetSuite accounts payable mengotomatisasi tinjauan, persetujuan, dan pembayaran faktur pemasok, memberikan bisnis kendali yang lebih besar atas seluruh proses pengadaan. Pencocokan tiga arah secara otomatis mengidentifikasi perbedaan antara pesanan pembelian, catatan penerimaan, dan laporan tagihan. Perangkat lunak pengelolaan biaya NetSuite mengotomatisasi dan menyederhanakan pelaporan pengeluaran, pengajuan, dan persetujuan dengan menyediakan dukungan mobile yang memungkinkan karyawan menggunakan perangkat seluler untuk segera memasukkan laporan pengeluaran dan mengunggah gambar tanda terima.
Kesimpulan
Kontrol pengeluaran adalah disiplin yang penting bagi semua bisnis. Perusahaan yang tidak mengendalikan biaya dengan efektif dapat mengalami masalah seperti penurunan profitabilitas dan peningkatan risiko keuangan. Kebijakan dan sistem pengendalian pengeluaran yang baik memungkinkan perusahaan memperoleh visibilitas yang lebih baik terhadap pengeluaran, mengoptimalkan dan mengcentralisasi pembelian, mengotomatisasi tugas manual, dan mengurangi kesalahan yang mahal.
Pertanyaan Umum tentang Kontrol Pengeluaran
Apa itu sistem manajemen pengeluaran?
Beberapa jenis sistem perangkat lunak dapat membantu mengelola berbagai aspek pengeluaran perusahaan. Sistem pengadaan dan accounts payable dapat membantu mengendalikan dan mengotomatisasi proses pembelian yang tercentralisasi, misalnya, sementara perangkat lunak pengelolaan biaya dapat menyederhanakan dan mengotomatisasi pengajuan, tinjauan, dan pengembalian biaya karyawan.
Bagaimana cara perusahaan mengontrol pengeluaran?
Kontrol pengeluaran yang baik umumnya dimulai dengan kebijakan yang masuk akal yang dikomunikasikan dengan jelas kepada seluruh staf. Di sisi teknologi, kontrol pengeluaran melibatkan penggunaan berbagai alat untuk melacak dan melaporkan pengeluaran individu dan departemen. Alat-alat tersebut dapat berupa sistem pengadaan dan pengelolaan biaya berbasis cloud hingga kartu kredit bisnis.
Bagaimana cara menjaga pengeluaran tetap terkontrol?
Perusahaan menggunakan kebijakan, batasan pengeluaran, dan teknologi untuk mengendalikan pengeluaran. Visibilitas terhadap pengeluaran, yang sering dimungkinkan oleh perangkat lunak, membantu mengurangi jumlah pengeluaran liar, penipuan, dan pemborosan.
Bagaimana cara mengelola pengeluaran Anda?
Kombinasi kebijakan yang kuat, proses yang disederhanakan, dan otomatisasi perangkat lunak diperlukan untuk mengendalikan pengeluaran bagi sebagian besar perusahaan. Perangkat lunak dapat mengotomatisasi implementasi kebijakan dan proses, seperti mengarahkan pembelian ke pemasok yang telah disetujui sebelumnya. Meskipun mencapai tujuan kontrol pengeluaran yang kuat mungkin membutuhkan waktu, hal itu akan membayar dalam jangka panjang dalam bentuk prediktabilitas dan profitabilitas yang lebih tinggi, lebih sedikit kejutan, dan lingkungan kerja yang lebih terkelola dengan baik.
