Menutup pembukuan pada akhir periode pelaporan – bulan, kuartal, atau tahun, adalah kegiatan penting yang jarang dinantikan oleh para akuntan profesional. Kegiatan ini mengharuskan mereka untuk bekerja lembur agar dapat mengirim dan membayar tagihan, meninjau dan merekonsiliasi transaksi, membuat penyesuaian, dan melakukan banyak tugas lainnya.
Tim keuangan juga dituntut untuk menyelesaikan semua tugas ini dengan cepat dan benar agar laporan keuangan dapat dibuat. Namun, kenyataannya, situasinya hampir tidak pernah ideal, sehingga membuat laporan keuangan yang sempurna akan jauh lebih sulit. Bahkan, hal ini hampir tidak mungkin dicapai bagi departemen keuangan dengan sumber daya terbatas, proses yang tidak efisien, dan perangkat lunak yang ketinggalan zaman.
Apakah ada yang salah dengan proses penutupan laporan keuangan Anda?
Tidak selalu mudah untuk mengakui jika suatu strategi yang dicoba ternyata tidak berhasil. Proses penutupan laporan keuangan yang rumit memang selalu ada, terlepas dari kekurangannya, karena itulah cara yang selalu dilakukan. Banyak orang menganggap kesalahan, pelaporan yang terlambat, dan masalah lainnya sebagai hal yang “normal”. Akibatnya, mereka tidak bisa berkembang.
Untungnya, ada beberapa tanda yang menunjukkan jika proses penutupan laporan keuangan suatu perusahaan tidak berjalan dengan baik:
Kurangnya dokumentasi
Proses yang berjalan dengan baik dimulai dengan serangkaian langkah-langkah yang terdefinisi dengan jelas, berdasarkan urutan yang benar, dan idealnya, ada garis waktu untuk menyelesaikannya. Tanpa adanya struktur seperti ini, akan sulit untuk mengetahui apakah proses sedang berjalan dengan baik dan sulit untuk mengidentifikasi masalah yang bisa memengaruhi kinerja proses.
Namun, di banyak organisasi, proses penutupan laporan keuangan tidak didokumentasikan. Para pemimpin keuangan sering kali berpikir bahwa jika tim mereka sudah mengetahui apa saja tugas yang harus dikerjakan, dokumentasi tidak lagi diperlukan. Ada juga yang kekurangan bandwith untuk mendokumentasikan prosesnya. Namun, apapun alasannya, pekerjaan akan lebih sering terabaikan atau diselesaikan dengan cara yang salah jika pemimpin tidak mendefinisikan terlebih dahulu langkah-langkah proses pengerjaannya.
Kurangnya otomatisasi
Departemen akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan perusahaan dan memastikan bahwa semua transaksi keuangan tercatat dan diposting dengan benar ke dalam buku besar. Namun, proses ini sering dilakukan secara manual, di mana pemegang buku dan akuntan menghabiskan banyak waktu untuk meninjau dokumen dan melakukan entri data. Proses manual ini meningkatkan risiko kesalahan akuntansi.
Sayangnya, banyak organisasi masih melakukan penutupan laporan keuangan secara manual, meskipun sebenarnya proses ini bisa diotomatisasi dengan mudah. Akibatnya, perusahaan-perusahaan tersebut memerlukan waktu lebih lama untuk menutup pembukuan dan membuat laporan, dibandingkan dengan mereka yang telah mengotomatiskannya. Penundaan dalam akses ke laporan manajemen yang penting membuktikan bahwa proses manual tidak efisien dan dapat memengaruhi waktu dan efektivitas pengambilan keputusan bisnis.
Terlalu Mengandalkan Spreadsheet
Menggunakan aplikasi spreadsheet untuk melakukan tugas rutin akuntansi, seperti mengamortisasi biaya, mengelola pendapatan, atau melacak depresiasi, merupakan tanda masalah dalam proses penutupan laporan keuangan. Informasi yang terdapat dalam spreadsheet perlu dimasukkan ke dalam sistem akuntansi, yang dapat menambah risiko yang tidak perlu dalam proses penutupan laporan keuangan.
Meskipun spreadsheet adalah alat yang berguna, seharusnya tidak digunakan untuk mengelola data yang penting. Spreadsheet pada dasarnya tidak aman, terutama jika dibagikan dengan orang lain dan sering dimodifikasi, yang dapat mengakibatkan kesalahan akuntansi yang tidak disengaja. Selain itu, karena aplikasi spreadsheet tidak memiliki log audit yang mendetail, akan sulit untuk melacak perubahan yang dibuat atau kapan perubahan tersebut dibuat.
Data yang Terdistribusi
Penutupan laporan keuangan melibatkan berbagai departemen. Departemen akuntansi mungkin memerlukan informasi dari departemen penjualan atau manajemen proyek untuk menyiapkan faktur pelanggan. Mereka juga membutuhkan konfirmasi mengenai barang yang sudah diterima untuk melakukan pembayaran kepada vendor atau melacak data inventaris untuk neraca. Menunggu semua informasi ini dapat menjadi pekerjaan yang berat bagi staf akuntansi dan dapat menunda proses penutupan.
Idealnya, berbagai informasi tersebut harus mudah diakses dari satu lokasi pusat. Namun, sumber data tersebut tidak selalu tersedia. Seringkali, perusahaan memiliki beberapa sistem untuk mengelola proses bisnis yang berbeda, seperti sistem CRM untuk penjualan dan layanan pelanggan, sistem manajemen inventaris untuk melacak inventaris, atau bahkan beberapa sistem akuntansi atau ERP, terutama bagi organisasi dengan anak perusahaan.
Mengambil informasi dari berbagai sumber, melakukan reformat, dan mengunggahnya ke dalam buku besar akan membutuhkan waktu dan keahlian teknis yang tidak dimiliki oleh semua orang. Selain itu, memindahkan data antara sistem-sistem tersebut juga dapat meningkatkan risiko kesalahan dalam laporan keuangan jika tidak dilakukan dengan benar.
Kontrol yang Tidak Memadai
Kurangnya kontrol yang memadai adalah tanda pasti bahwa proses penutupan laporan keuangan suatu perusahaan bermasalah. Terutama untuk perusahaan publik di Amerika Serikat, diwajibkan untuk mengikuti prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum (GAAP) yang didefinisikan oleh Dewan Standar Akuntansi Keuangan (FASB). Namun, banyak bisnis swasta juga memilih untuk mengikuti standar ini.
Untuk menjaga kepatuhan terhadap aturan-aturan tersebut, program yang efektif harus memastikan bahwa aturan-aturan ini diikuti dengan konsisten, sehingga dapat melindungi perusahaan dari potensi kecurangan internal. Pengelolaan yang baik juga melibatkan kepatuhan yang ketat terhadap kebijakan internal dan praktik kerja terbaik. Setiap perusahaan harus memiliki sistem yang telah ditetapkan untuk persetujuan permintaan pembelian dan pembayaran tagihan vendor. Persyaratan persetujuan dan batasan otorisasi harus diterapkan secara konsisten di seluruh organisasi tanpa pengecualian. Selain itu, manajer akuntansi harus memisahkan tugas dengan tepat antara staf yang bertanggung jawab atas piutang dan hutang. Kontrol yang tepat tidak hanya melindungi bisnis, tetapi juga berperan penting dalam memastikan keakuratan laporan keuangan.
NetSuite Mengotomatiskan Proses Penutupan Laporan Keuangan
Manajemen keuangan NetSuite dan perangkat lunak akuntansi mengotomatiskan proses penutupan, membantu memastikan bahwa laporan keuangan disiapkan tepat waktu dan akurat. Dengan NetSuite, organisasi akuntansi tidak lagi perlu mengandalkan spreadsheet. Pengakuan pendapatan, depresiasi, dan proses akuntansi lainnya dapat dikelola dengan sistem akuntansi yang terintegrasi, mengurangi penggunaan berbagai alat yang berbeda dan menghemat waktu serta mengurangi risiko kesalahan.
Kemampuan tata kelola dan kepatuhan NetSuite membantu perusahaan mencapai tujuan manajemen mereka melalui proses bawaan dan kontrol otomatis yang dirancang untuk mengatasi kompleksitas persyaratan peraturan, operasional, dan industri yang terus meningkat.
Platform manajemen bisnis NetSuite yang terintegrasi menggabungkan departemen akuntansi, penjualan, pengiriman, dan departemen lainnya, menyediakan satu sumber data yang menghilangkan hambatan dan penundaan akibat penyimpanan informasi di silo departemen. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mempercepat proses penutupan dengan memastikan bahwa semua pekerjaan diselesaikan dengan akurat dan tepat waktu.
Hubungi kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana manajemen keuangan dan solusi akuntansi NetSuite dapat mempercepat proses penutupan laporan keuangan.
