Profitabilitas ritel dapat menghilang melalui berbagai cara yang sulit terlihat. Sebuah produk mungkin masih tercatat dalam sistem inventaris, tetapi sebenarnya sudah tidak tersedia di rak. Sebuah gudang mungkin menerima jumlah barang yang lebih sedikit dibandingkan kuantitas yang tertulis dalam dokumen pemasok. Seorang kasir dapat memproses pengembalian dana secara tidak tepat, seorang karyawan mungkin memberikan diskon tanpa izin, atau barang yang rusak dapat dibuang tanpa dicatat.
Jika dilihat secara terpisah, insiden-insiden tersebut mungkin tampak tidak signifikan. Namun, ketika terjadi pada ribuan produk, transaksi, karyawan, dan lokasi toko, dampaknya dapat berkembang menjadi masalah keuangan yang besar.
Kerugian ini umumnya dikenal sebagai penyusutan ritel.
Memahami penyebab penyusutan dalam ritel sangat penting karena penyusutan memengaruhi lebih dari sekadar nilai inventaris. Penyusutan dapat mengurangi margin kotor, menciptakan catatan stok yang menyesatkan, menyebabkan kehabisan stok, mengganggu akurasi perkiraan permintaan, mempersulit pelaporan keuangan, dan melemahkan kepercayaan pelanggan.
Penyusutan juga tidak hanya disebabkan oleh pencurian oleh pelanggan. Pencurian memang sering kali lebih mudah terlihat, tetapi kesalahan operasional, pelanggaran oleh karyawan, ketidaksesuaian dari pemasok, produk rusak, data yang tidak akurat, dan lemahnya kontrol inventaris dapat menimbulkan kerugian yang sama besarnya. Karena itu, retailer membutuhkan strategi menyeluruh yang menangani aktivitas kriminal sekaligus kelemahan operasional sehari-hari.
Apa Itu Penyusutan Ritel?
Penyusutan ritel adalah selisih antara jumlah inventaris yang seharusnya dimiliki retailer berdasarkan catatan dan jumlah inventaris yang benar-benar tersedia secara fisik.
Sebagai contoh, sistem milik retailer mungkin menunjukkan bahwa sebuah toko memiliki 100 unit produk. Namun, ketika dilakukan penghitungan fisik, karyawan hanya menemukan 94 unit. Enam unit yang hilang tersebut dianggap sebagai penyusutan inventaris, kecuali retailer dapat menemukan penjelasan lain, seperti produk yang telah terjual tetapi tidak dicatat dengan benar.
Penyusutan biasanya dihitung menggunakan rumus berikut:
Penyusutan = Nilai inventaris tercatat − Nilai inventaris aktual
Persentase penyusutan kemudian dapat dibandingkan dengan total penjualan atau total nilai inventaris yang tersedia.
Meskipun perhitungannya terlihat sederhana, mengidentifikasi penyebab penyusutan dalam ritel yang sebenarnya dapat jauh lebih rumit. Barang yang hilang mungkin telah dicuri, rusak, diterima dengan jumlah yang salah, dipindahkan ke toko lain tanpa dokumentasi, dijual menggunakan SKU yang keliru, atau dikeluarkan dari inventaris tanpa proses penghapusan yang semestinya.
National Retail Federation melaporkan tingkat rata-rata penyusutan ritel sebesar 1,6% dalam National Retail Security Survey 2023. Angka tersebut mewakili kerugian sekitar US$112,1 miliar berdasarkan penjualan ritel tahun 2022. Namun, pengukuran di industri masih menjadi tantangan karena retailer tidak selalu mengklasifikasikan penyusutan secara konsisten, sementara penyebab setiap barang yang hilang juga tidak selalu dapat diketahui.
Bagi bisnis yang beroperasi dengan margin keuntungan tipis, persentase penyusutan yang terlihat kecil sekalipun dapat menghilangkan sebagian besar laba yang diperoleh.
Mengapa Retailer Harus Memahami Penyebab Penyusutan?
Retailer sering kali berfokus pada pertumbuhan pendapatan, akuisisi pelanggan, merchandising, dan ekspansi toko. Semua area tersebut memang penting, tetapi peningkatan penjualan belum tentu meningkatkan profitabilitas ketika inventaris terus menghilang.
Sebagai contoh, sebuah retailer memperoleh margin kotor sebesar 25% dari suatu produk. Untuk mengganti inventaris senilai Rp10 juta yang hilang, retailer mungkin membutuhkan penjualan tambahan yang jauh lebih besar dari Rp10 juta karena hanya sebagian dari setiap penjualan yang menjadi laba kotor.
Penyusutan juga dapat menciptakan kerugian sekunder. Ketika catatan inventaris menunjukkan bahwa produk masih tersedia, padahal rak sebenarnya kosong, sistem replenishment otomatis mungkin tidak akan memicu pembuatan pesanan pembelian baru. Pelanggan dapat datang ke toko dengan harapan produk tersedia, tetapi kemudian menemukan bahwa produk tersebut telah habis.
Manajer kemudian mungkin membuat keputusan pembelian, penetapan harga, promosi, dan alokasi berdasarkan informasi yang tidak akurat.
Penelitian yang melibatkan sekitar 24.000 SKU di 11 toko bahan makanan menemukan bahwa ketidakakuratan catatan inventaris berkaitan dengan sejumlah faktor, termasuk tingkat inventaris yang lebih tinggi, replenishment yang sering, dan karakteristik produk yang mudah rusak. Penelitian yang sama menemukan bahwa audit inventaris menghasilkan peningkatan penjualan sebesar 11% di seluruh toko, terutama pada produk yang jumlah inventarisnya di sistem lebih tinggi daripada jumlah aktual.
Hal ini menunjukkan bahwa memeriksa penyebab penyusutan dalam ritel bukan sekadar kegiatan akuntansi. Inventaris yang akurat dapat secara langsung memengaruhi ketersediaan produk dan kinerja penjualan.
1. Pencurian oleh Pelanggan
Pencurian oleh pelanggan merupakan salah satu penyebab penyusutan dalam ritel yang paling dikenal. Bentuknya dapat berupa menyembunyikan produk di dalam tas atau pakaian, membuka kemasan, menukar label, mengganti barcode, atau sengaja tidak memindai barang saat menggunakan mesin kasir mandiri.
Sebagian insiden dilakukan secara spontan, sementara sebagian lainnya melibatkan kelompok terorganisasi yang mencuri barang tertentu untuk dijual kembali. Produk bernilai tinggi, berukuran kecil, dan mudah dijual kembali sering menjadi sasaran utama. Produk tersebut dapat mencakup kosmetik, elektronik, pakaian bermerek, produk perawatan pribadi, obat-obatan, makanan, dan kebutuhan rumah tangga.
Laporan kejahatan ritel terbaru menunjukkan bahwa pencurian menjadi semakin canggih dan dapat melibatkan jaringan terkoordinasi, pengembalian barang palsu, saluran penjualan kembali secara online, pengalihan kargo, serta penargetan berulang terhadap banyak toko. Laporan NRF tahun 2025 menggambarkan kejahatan ritel sebagai masalah yang semakin kompleks dan memengaruhi retailer, karyawan, pelanggan, serta masyarakat.
Namun, terlalu berfokus pada pencurian oleh pelanggan dapat membuat retailer mengabaikan bentuk penyusutan lainnya. Petugas keamanan, kamera, lemari terkunci, sistem pengamanan elektronik pada barang, dan pemeriksaan struk dapat membantu mencegah pencurian, tetapi tidak dapat memperbaiki kesalahan penerimaan barang, pengembalian dana yang tidak tepat, atau kecurangan internal.
Langkah keamanan yang terlalu ketat juga dapat merusak pengalaman pelanggan. Lemari pajangan yang terkunci dapat mengurangi minat pembelian karena pelanggan harus menunggu bantuan staf. Karena itu, retailer perlu menerapkan kontrol yang mampu mengurangi pencurian tanpa membuat toko terasa tidak nyaman atau merepotkan.
2. Pencurian oleh Karyawan dan Kecurangan Internal
Karyawan biasanya memiliki akses lebih besar terhadap produk, mesin kasir, ruang penyimpanan, sistem, dan prosedur perusahaan dibandingkan pelanggan. Hal ini menjadikan pencurian internal sebagai salah satu penyebab penyusutan dalam ritel yang paling serius.
Penyusutan yang berkaitan dengan karyawan dapat berupa pengambilan barang secara langsung, pemrosesan pengembalian dana palsu, pembatalan transaksi yang telah selesai, penyalahgunaan diskon karyawan, pemberian potongan harga tanpa izin, pemberian produk kepada teman, manipulasi poin loyalitas, atau bekerja sama dengan pencuri dari luar.
Kecurangan internal dapat tidak terdeteksi dalam waktu lama karena pelaku mungkin memahami kontrol perusahaan dan mengetahui cara menghindari perhatian. Seorang kasir dapat membuat transaksi terlihat benar, tetapi sengaja tidak memindai beberapa barang. Seorang karyawan gudang dapat mengambil produk sebelum barang tersebut mencapai area penjualan. Seorang supervisor dapat menyetujui pengembalian dana yang mencurigakan karena aturan persetujuan terlalu lemah.
Mengurangi pencurian internal membutuhkan lebih dari sekadar pengawasan terhadap karyawan. Retailer memerlukan pemisahan tugas, akses sistem berbasis peran, batas persetujuan transaksi, laporan pengecualian, audit rutin, serta catatan yang jelas mengenai siapa yang melakukan setiap aktivitas.
Sebagai contoh, karyawan yang sama seharusnya tidak dapat membuat data pemasok, menyetujui pembelian, mengonfirmasi penerimaan barang, dan mengotorisasi pembayaran tanpa pemeriksaan independen. Demikian pula, pengembalian dana di atas nilai tertentu sebaiknya memerlukan persetujuan manajer dan tetap tercatat dalam jejak audit.
Budaya kerja yang positif juga penting. Kebijakan yang adil, jumlah staf yang memadai, manajemen yang efektif, saluran pelaporan rahasia, dan prosedur disipliner yang konsisten dapat membantu mengurangi kondisi yang memungkinkan pelanggaran berkembang.
3. Kesalahan Administratif dan Input Data
Banyak retailer masih mengandalkan input data manual, spreadsheet, aplikasi yang tidak terhubung, atau proses inventaris berbasis dokumen kertas. Metode-metode tersebut meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan.
Seorang karyawan dapat memasukkan 100 unit alih-alih 10 unit, memilih SKU yang salah, mencatat satuan ukuran yang keliru, menduplikasi penerimaan pembelian, atau memproses transfer ke lokasi yang salah. Sebuah produk juga dapat dijual menggunakan barcode produk lain yang serupa, sehingga stok satu produk berkurang sementara stok produk lainnya tetap tercatat terlalu tinggi.
Kesalahan administratif tersebut merupakan penyebab penyusutan dalam ritel yang penting karena dapat menciptakan kerugian inventaris di atas kertas meskipun tidak terjadi pencurian secara fisik.
Kesalahan data dapat terjadi pada hampir setiap tahap operasional ritel:
- Pembuatan data produk
- Pembuatan pesanan pembelian
- Penerimaan barang
- Penempatan barang di gudang
- Replenishment toko
- Transaksi point-of-sale
- Transfer antartoko
- Retur dan pengembalian dana
- Penyesuaian stok
- Penghitungan inventaris fisik
Ketika sistem tidak saling terhubung, transaksi yang sama mungkin harus dimasukkan beberapa kali. Penjualan yang dicatat dalam platform point-of-sale mungkin tidak langsung memperbarui sistem inventaris atau akuntansi. Karyawan kemudian perlu melakukan penyesuaian manual, yang menciptakan peluang kesalahan tambahan.
Risiko tersebut semakin besar ketika retailer menambahkan lebih banyak toko, gudang, channel ecommerce, marketplace, dan partner pengiriman.
4. Ketidaksesuaian Penerimaan Barang dan Pemasok
Penyusutan dapat dimulai bahkan sebelum barang mencapai area penjualan. Pemasok mungkin mengirimkan jumlah barang yang lebih sedikit daripada kuantitas yang tertulis pada faktur, mengirim produk yang salah, mengganti barang dengan produk bernilai lebih rendah, atau mengirim barang dalam kondisi rusak.
Jika karyawan menyetujui pengiriman tanpa menghitung dan memeriksa produk dengan teliti, retailer dapat membayar inventaris yang sebenarnya tidak pernah diterima.
Penyebab penyusutan dalam ritel yang berkaitan dengan pemasok dapat terjadi secara sengaja maupun tidak sengaja. Pemasok mungkin melakukan kesalahan saat mengemas barang, sementara perusahaan pengangkutan dapat kehilangan atau merusak barang selama perjalanan. Dalam kasus yang lebih serius, vendor, pengemudi, atau karyawan dapat dengan sengaja memanipulasi kuantitas atau dokumentasi.
Retailer dapat mengurangi ketidaksesuaian penerimaan dengan membandingkan pesanan pembelian, dokumen pengiriman, jumlah fisik, dan faktur pemasok. Proses ini sering disebut sebagai pencocokan tiga arah atau three-way matching.
Pemindaian barcode juga dapat meningkatkan akurasi penerimaan. Alih-alih memasukkan jumlah secara manual, karyawan dapat memindai setiap karton atau barang dan langsung menemukan produk yang tidak sesuai, pengiriman ganda, atau kekurangan jumlah.
Setiap ketidaksesuaian harus didokumentasikan sebelum pengiriman diterima. Foto, stempel waktu, identitas karyawan, dan komunikasi dengan pemasok dapat menjadi bukti yang berguna ketika meminta penggantian atau kredit.
5. Kerusakan Produk dan Pembusukan
Tidak semua produk yang hilang telah dicuri. Barang dapat mengalami kerusakan selama transportasi, pembongkaran, penyimpanan, pengisian ulang rak, penanganan oleh pelanggan, atau aktivitas operasional toko sehari-hari.
Makanan, minuman, kosmetik, obat-obatan, dan barang mudah rusak lainnya dapat kedaluwarsa sebelum terjual. Produk yang sensitif terhadap suhu dapat menjadi tidak layak digunakan ketika sistem pendingin mengalami kerusakan. Pakaian dapat terkena noda atau robek, wadah kaca dapat pecah, dan produk elektronik dapat rusak akibat kelembapan atau penyimpanan yang tidak tepat.
Kerusakan dan pembusukan menjadi penyebab penyusutan dalam ritel ketika karyawan membuang produk tanpa mencatat kerugiannya secara benar. Jumlah inventaris fisik berkurang, tetapi sistem tetap menunjukkan produk tersebut masih tersedia.
Retailer membutuhkan prosedur standar untuk mengidentifikasi, mendokumentasikan, menyetujui, dan menghapus inventaris yang rusak. Sistem harus mencatat produk, kuantitas, lokasi, alasan, tanggal, dan karyawan yang bertanggung jawab.
Informasi ini membantu manajemen membedakan antara pemborosan normal dan kerugian yang seharusnya dapat dicegah. Jika sebuah toko berulang kali melaporkan kerusakan minuman, penyebabnya mungkin berupa penanganan yang buruk, rak yang tidak sesuai, penyimpanan yang keliru, atau masalah pada kemasan dari pemasok.
Tanpa kode alasan yang terperinci, seluruh kerugian tersebut hanya akan diklasifikasikan sebagai penyusutan yang tidak dapat dijelaskan.
6. Kesalahan Harga, Promosi, dan Penurunan Harga
Penetapan harga ritel telah menjadi semakin kompleks. Harga dapat berbeda antara toko fisik, website ecommerce, marketplace, program loyalitas, segmen pelanggan, dan periode promosi.
Ketika data harga tidak tersinkronisasi, karyawan dapat memberikan diskon yang salah atau mengubah harga secara manual melalui sistem point-of-sale. Sebuah promosi dapat terus berjalan setelah tanggal berakhir, atau dua diskon dapat digabungkan meskipun retailer sebenarnya hanya ingin memberikan satu diskon.
Kesalahan harga tidak selalu mengurangi jumlah inventaris secara fisik, tetapi dapat mengurangi nilai yang seharusnya diterima dari inventaris tersebut. Karena alasan ini, kesalahan harga dan penurunan harga sering termasuk dalam penyebab penyusutan dalam ritel yang bersifat operasional.
Retailer sebaiknya memusatkan aturan harga dan menentukan siapa yang dapat membuat, menyetujui, mengubah, dan mengaktifkan promosi. Sistem juga harus mampu mengidentifikasi aktivitas yang tidak biasa, seperti perubahan harga berulang, potongan harga berlebihan, atau diskon yang diberikan di luar periode yang diizinkan.
Tujuannya bukan untuk menghalangi karyawan dalam membantu pelanggan, melainkan memastikan bahwa setiap pengecualian dapat terlihat dan dikelola secara konsisten.
7. Kecurangan Retur dan Pengembalian Dana
Kebijakan retur ritel dirancang untuk memberikan rasa aman kepada pelanggan. Namun, kontrol retur yang lemah juga dapat menciptakan peluang terjadinya kecurangan.
Seseorang dapat mengembalikan barang curian, menggunakan struk palsu, mengembalikan barang berbeda di dalam kemasan asli, mengklaim bahwa barang tidak pernah diterima, atau berulang kali membeli dan mengembalikan produk setelah digunakan.
Karyawan juga dapat membuat transaksi retur palsu dan mengambil uang tunai atau kredit yang dikembalikan.
Kecurangan retur merupakan salah satu penyebab penyusutan dalam ritel yang lebih rumit karena retailer harus menyeimbangkan pencegahan kecurangan dengan kenyamanan pelanggan. Kebijakan yang terlalu ketat dapat membuat pembeli yang sah enggan berbelanja, sementara kebijakan yang terlalu longgar dapat mendorong penyalahgunaan.
Riwayat transaksi yang terhubung dapat membantu retailer memverifikasi pembelian, metode pembayaran, nomor seri produk, pola retur pelanggan, dan pengembalian dana sebelumnya. Transaksi berisiko tinggi kemudian dapat diperiksa tanpa harus memperlambat layanan untuk setiap pelanggan.
Pengembalian dana umumnya sebaiknya dilakukan melalui metode pembayaran awal. Pengembalian dana tunai, retur tanpa struk, dan penyesuaian manual mungkin memerlukan persetujuan tambahan, khususnya untuk barang bernilai tinggi.
8. Kesalahan dan Penyalahgunaan Kasir Mandiri
Teknologi kasir mandiri dapat mengurangi antrean dan memberikan fleksibilitas lebih besar kepada pelanggan, tetapi juga menimbulkan risiko penyusutan tambahan.
Pelanggan mungkin secara tidak sengaja memindai barcode yang salah, memasukkan kuantitas yang keliru, meletakkan barang di area pengemasan tanpa memindainya, atau memilih produk yang lebih murah dari menu. Sebagian pelanggan lainnya mungkin sengaja memanfaatkan kelemahan sistem.
Pencurian di kasir mandiri tidak selalu dilakukan dengan cara yang canggih. Seorang pelanggan mungkin hanya tidak memindai satu produk dalam keranjang belanja yang besar. Jika kejadian seperti ini berulang dalam ribuan transaksi, kerugiannya dapat menjadi signifikan.
Retailer sebaiknya menganalisis transaksi kasir mandiri bersamaan dengan rekaman video, sensor berat, intervensi karyawan, pembatalan transaksi, dan pola pemindaian yang tidak biasa. Petugas juga harus dilatih untuk membantu pelanggan dan mengenali aktivitas mencurigakan tanpa menimbulkan konfrontasi yang tidak diperlukan.
Teknologi harus mendukung karyawan, bukan sepenuhnya menggantikan pengawasan manusia.
9. Transfer Inventaris yang Tidak Akurat
Retailer dengan banyak toko dan gudang sering memindahkan barang antarlokasi. Setiap transfer menciptakan titik baru yang dapat menyebabkan ketidakakuratan inventaris.
Satu lokasi mungkin mengirim 20 unit, sementara toko penerima hanya mencatat 18 unit. Barang dapat dikirim ke cabang yang salah, berada dalam status transit terlalu lama, atau tiba tanpa konfirmasi penerimaan. Karyawan juga dapat memindahkan inventaris secara informal tanpa membuat transaksi transfer.
Situasi seperti ini merupakan penyebab penyusutan dalam ritel yang umum bagi retailer yang sedang berkembang karena inventaris sebenarnya masih ada, tetapi perusahaan tidak dapat menentukan lokasinya secara tepat.
Proses transfer harus mencatat lokasi pengirim, lokasi penerima, tanggal pengiriman, kuantitas yang diharapkan, kuantitas aktual, perusahaan pengangkutan, informasi pelacakan, dan karyawan yang bertanggung jawab. Sistem juga sebaiknya menandai transfer yang masih terbuka melebihi perkiraan waktu pengiriman.
Penggunaan barcode atau pemindaian RFID saat pengiriman dan penerimaan akan menciptakan alur penguasaan barang yang lebih jelas.
10. Manajemen Inventaris yang Lemah dan Visibilitas Terbatas
Banyak masalah penyusutan individual sebenarnya merupakan gejala dari masalah yang lebih besar, yaitu visibilitas inventaris yang tidak memadai.
Ketika data stok tersebar di berbagai sistem point-of-sale, gudang, ecommerce, pembelian, dan akuntansi yang terpisah, manajer tidak dapat dengan mudah membandingkan transaksi atau menyelidiki ketidaksesuaian.
Laporan mungkin baru tersedia beberapa hari atau minggu setelah kerugian terjadi. Pada saat itu, rekaman keamanan mungkin sudah tidak tersedia, karyawan tidak lagi mengingat transaksi tersebut, dan produk mungkin telah berpindah melalui beberapa lokasi.
Karena itu, manajemen stok yang buruk dapat menjadi penyebab penyusutan sekaligus hambatan untuk mengidentifikasi penyebab penyusutan dalam ritel lainnya.
Retailer membutuhkan informasi yang tepat waktu mengenai inventaris tersedia, stok yang telah dialokasikan, produk dalam perjalanan, barang rusak, retur, penyesuaian, penerimaan pembelian, dan penjualan. Retailer juga membutuhkan visibilitas hingga tingkat SKU, toko, gudang, channel, pemasok, karyawan, dan jenis transaksi.
Cara Retailer Mengurangi Penyusutan
Penyusutan biasanya tidak dapat dihilangkan sepenuhnya, tetapi dapat diukur, diselidiki, dan dikurangi.
Langkah pertama adalah menetapkan baseline penyusutan yang dapat diandalkan. Retailer sebaiknya menghitung penyusutan berdasarkan lokasi, departemen, kategori produk, dan SKU, bukan hanya meninjau persentase di seluruh perusahaan.
Penghitungan stok berkala atau cycle counting dapat membantu menemukan ketidaksesuaian lebih awal dibandingkan penghitungan inventaris fisik tahunan. Produk bernilai tinggi, memiliki volume penjualan besar, mudah rusak, atau sering dicuri mungkin perlu dihitung lebih sering.
Retailer juga sebaiknya menggunakan laporan pengecualian. Alih-alih memeriksa setiap transaksi secara manual, manajemen dapat berfokus pada pola tidak biasa, seperti pengembalian dana berulang, diskon berlebihan, inventaris negatif, penyesuaian stok yang terlalu sering, selisih penerimaan, atau transfer yang belum dikonfirmasi.
Pelatihan karyawan juga sama pentingnya. Staf harus memahami prosedur penerimaan, aturan penanganan produk, kebijakan retur, persyaratan penyesuaian stok, dan tindakan yang tepat ketika mencurigai adanya pencurian.
Keamanan fisik tetap bermanfaat, tetapi harus diterapkan secara strategis. Kamera, tag elektronik, akses ruang penyimpanan yang dikendalikan, pencahayaan yang lebih baik, pajangan yang aman, dan perubahan tata letak toko dapat mencegah pencurian tanpa terlalu membatasi pelanggan.
Hal yang paling penting, retailer harus menghubungkan upaya pencegahan kerugian dengan manajemen inventaris, keuangan, pembelian, pergudangan, ecommerce, dan operasional toko. Penyusutan bukan semata-mata tanggung jawab tim keamanan. Penyusutan adalah masalah operasional dan keuangan yang membutuhkan kerja sama di seluruh bagian bisnis.
Menggunakan NetSuite untuk Memperkuat Kontrol Inventaris
Seiring pertumbuhan bisnis ritel, mengidentifikasi penyebab penyusutan dalam ritel menjadi semakin sulit ketika transaksi tersebar di berbagai sistem yang tidak saling terhubung.
NetSuite dapat membantu retailer mengelola keuangan, inventaris, pembelian, pemrosesan pesanan, aktivitas gudang, dan pelaporan dalam satu platform cloud yang terhubung. Hal ini menciptakan catatan yang lebih konsisten mengenai bagaimana inventaris masuk, bergerak di dalam, dan keluar dari bisnis.
Retailer dapat memperoleh visibilitas atas inventaris di berbagai toko dan gudang, memantau aktivitas transfer, meninjau penyesuaian stok, menganalisis kinerja di tingkat produk, serta menghubungkan pergerakan operasional dengan dampak keuangannya.
Hak akses berbasis peran dan alur kerja persetujuan juga dapat membantu membatasi transaksi yang tidak sah. Sementara itu, pelaporan dan dashboard memungkinkan manajer memantau ketidaksesuaian dan aktivitas yang tidak biasa tanpa harus menunggu spreadsheet yang disiapkan secara manual.
NetSuite sendiri tidak akan mencegah setiap pencurian atau kesalahan operasional. Kontrol fisik, pelatihan karyawan, prosedur keamanan, dan pengawasan manajemen tetap diperlukan. Namun, platform ERP yang terhubung dapat menyediakan fondasi data yang dibutuhkan retailer untuk mengidentifikasi pola, menyelidiki kerugian, dan merespons dengan lebih cepat.
Bagi retailer yang mengelola banyak lokasi, volume transaksi tinggi, dan channel penjualan yang terus berkembang, visibilitas ini dapat mengubah penyusutan dari sekadar penyesuaian akhir tahun yang tidak dapat dijelaskan menjadi masalah operasional yang dapat diukur.
Mengubah Data Penyusutan Menjadi Keputusan Ritel yang Lebih Baik
Memahami penyebab penyusutan dalam ritel mengharuskan retailer melihat lebih jauh dari sekadar barang yang hilang. Penyusutan dapat berasal dari pencurian oleh pelanggan, pencurian oleh karyawan, ketidaksesuaian penerimaan, kesalahan input data, produk rusak, kesalahan harga, kecurangan retur, kesalahan kasir mandiri, dan transfer inventaris yang tidak dikendalikan dengan baik.
Kerugian tersebut sering kali tetap tersembunyi karena tersebar di berbagai departemen dan sistem.
Strategi pengurangan penyusutan yang berhasil menggabungkan catatan inventaris yang akurat, cycle counting secara berkala, proses yang terstandarisasi, akuntabilitas karyawan, keamanan fisik, laporan pengecualian, dan data bisnis yang terhubung.
Retailer tidak seharusnya menganggap setiap ketidaksesuaian inventaris sebagai pencurian. Retailer perlu menyelidiki alasan ketidaksesuaian tersebut terjadi, menentukan apakah masalah tersebut merupakan pola yang berulang, dan memperbaiki proses yang memungkinkan masalah itu terjadi.
Ketika data inventaris menjadi lebih akurat, retailer dapat melakukan replenishment dengan lebih efektif, mengurangi pembelian yang tidak diperlukan, meningkatkan ketersediaan produk, melindungi margin, dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih dapat diandalkan.
Penyusutan mungkin tidak akan pernah hilang sepenuhnya. Namun, dengan kontrol yang lebih kuat, visibilitas yang lebih baik, dan analisis yang lebih cepat, retailer dapat mencegah banyak kerugian agar tidak terus menjadi sesuatu yang tidak dapat dijelaskan, sekaligus menghentikan masalah inventaris kecil sebelum berkembang menjadi ancaman besar terhadap profitabilitas.
