Bisnis yang memiliki banyak pekerja akan mendapat manfaat dari hubungan yang lebih erat antara data dengan fungsi operasional dan keuangannya. Semakin otomatis hubungan tersebut, akan semakin baik. Itu adalah ide sederhana dibalik sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP).
Memilih dan mengimplementasi ERP dengan baik tidak selalu semudah itu. Ini bisa menjadi proses yang rumit dan membingungkan bagi banyak bisnis, misalnya apakah ingin menggunakan on-premise, software-as-a-service (SaaS) atau cloud ERP.
Ini mungkin tidak berkaitan dengan cara Anda menjalankan bisnis atau apakah Anda melakukannya dengan baik. Jika sistem ERP Anda dapat berfungsi sebagai sumber data dan pelaporan terpadu dengan mengintegrasikan keuangan, sumber daya manusia, produksi, distribusi, inventaris, pesanan, dan pengadaan, apakah metode penerapan dasarnya benar-benar penting?
Ya penting! Setiap proses ERP memiliki kelebihan dan kekurangan spesifik yang bisa membuat suatu bisnis tertentu lebih baik atau lebih buruk. Sebagai contoh, SaaS ERP biasanya dapat digunakan lebih cepat dengan biaya awal yang lebih rendah, sementara cloud ERP mungkin membutuhkan lebih banyak penyesuaian.
Menurut penelitian IDC, hampir tiga perempat pelanggan ERP saat ini berencana untuk beralih dari sistem lokal mereka. Meskipun beberapa orang menggunakan kedua sistem ini secara bergantian, SaaS ERP sebenarnya adalah bagian dari cloud ERP dengan karakteristik tertentu.
Apa Itu Cloud ERP?
Cloud ERP dapat dianggap sebagai infrastruktur teknologi yang memiliki dua karakteristik utama: server berada di pusat data di luar lokasi perusahaan, dan diakses melalui internet.
Salah satu contoh ERP cloud adalah penyewa tunggal. Di bawah model ini, perusahaan Anda akan mengelola perangkat lunak, termasuk pemeliharaan dan pembaruan, sehingga hampir mendekati ERP lokal seperti yang Anda dapatkan dengan penerapan cloud. Contoh lainnya adalah SaaS ERP multi-penyewa, di mana vendor bertanggung jawab atas perangkat keras dan perangkat lunak, termasuk tambalan, pembaruan, dan pemeliharaan lainnya. Karena jenis ERP ini multi-penyewa, setiap perubahan pada platform inti ERP dapat diketahui semua pelanggan sekaligus. Semua ini termasuk dalam langganan yang Anda bayar setiap bulan atau setiap tahun, berdasarkan jumlah pengguna dan/atau daya komputasi atau penyimpanan yang Anda butuhkan.
Kelebihan Cloud ERP
Kelebihan Solusi Cloud ERP Dibandingkan ERP Lokal: Perbedaan Utama
Berikut adalah beberapa perbedaan utama antara solusi cloud ERP dan ERP lokal dalam hal kelebihan yang ditawarkan:
- Biaya lebih rendah, terutama biaya awal, karena tidak perlu membeli perangkat keras.
- Implementasi yang lebih cepat dan mudah.
- Akses yang lebih luas ke sistem dan informasi bisnis utama.
- Pembaruan perangkat lunak yang selalu terbaru secara konsisten.
- Keamanan, ketahanan penyimpanan data, dan kemampuan berbisnis yang lebih baik dibandingkan dengan yang dapat dibangun sendiri oleh sebagian besar organisasi.
Kekurangan Cloud ERP
Potensi kekurangan dari cloud ERP akan bervariasi tergantung pada solusi yang digunakan. Beberapa potensi kekurangan mencakup:
- Tantangan saat migrasi data bagi bisnis yang berasal dari sistem ERP lokal ke sistem cloud.
- Kurangnya kontrol atas data dan masalah keamanan lainnya yang mungkin beralih ke penyedia layanan cloud.
- Tantangan kepatuhan keamanan dan peraturan seputar hosting dan akses ke informasi pelanggan (seperti HIPAA dan GDPR), meskipun beberapa vendor cloud memiliki kepatuhan bawaan.
- Peluang yang lebih kecil untuk menyesuaikan solusi dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda, meskipun banyak penyedia cloud ERP menawarkan kemampuan ini dalam berbagai bentuk.
Apa Itu SaaS ERP?
Konsep dari SaaS sebenarnya sudah ada lebih dulu sebelum komputasi cloud. Di masa-masa awal penggunaan internet, setelah kedatangan antarmuka pengguna grafis pertama pada tahun 1993 (yang membuat world wide web dapat diakses oleh masyarakat umum), sekelompok kecil perusahaan rintisan menyebut diri mereka penyedia layanan aplikasi (ASP). Namun, ASP menghilang dengan cepat karena infrastruktur internet pada saat itu belum cukup untuk mendukung layanan cloud seperti itu. Penyedia infrastruktur cloud kemudian membuka jalan bagi aplikasi perangkat lunak cloud yang dapat ditawarkan sebagai layanan berlangganan melalui internet.
Salah satu hal utama yang membuat SaaS ERP begitu menarik bagi banyak bisnis adalah, Anda tidak perlu khawatir tentang tumpukan teknologi (technology stack), karena server sudah disiapkan dan dikelola terlebih dahulu. Potensi kompleksitas dan kesulitan implementasi ERP yang canggih dapat menjadi nilai tambah yang luar biasa bagi bisnis. Bisnis Anda hanya perlu berinteraksi dengan antarmuka perangkat lunak, yang dapat diakses oleh karyawan dari perangkat apa pun yang terhubung ke internet.
Sifat SaaS juga membuatnya dapat diakses oleh banyak usaha kecil dan menengah yang tidak memiliki anggaran atau sumber daya teknologi dalam staf mereka untuk mempertimbangkan penggunaan ERP lokal.
Banyak keuntungan SaaS ERP yang dijelaskan di bawah ini adalah akibat langsung atau tidak langsung dari fakta bahwa bisnis inti penyedia adalah membangun dan menjual ERP, berbeda dengan perusahaan tertentu yang mungkin memiliki fokus yang jauh berbeda di industri yang sama sekali berbeda.
Kelebihan SaaS ERP
- Biaya operasional yang lebih rendah dan dapat diprediksi dengan mudah, serta penghematan biaya karena Anda hanya membayar untuk pengguna yang benar-benar membutuhkan akses ke sistem.
- Fungsionalitas yang luar biasa dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda, mulai dari akuntansi, SDM, rantai pasokan, dan manajemen hubungan pelanggan (CRM).
- Kemudahan dalam mencapai skalabilitas yang cepat. Cukup dengan menambahkan lebih banyak pengguna seiring pertumbuhan bisnis Anda atau mengurangi jumlah pengguna pada siklus penagihan berikutnya. Tidak perlu membeli atau membuat lebih banyak perangkat keras.
- Pembaruan otomatis yang menghemat waktu sekaligus memberikan akses perusahaan Anda ke fungsionalitas terbaru.
- Antarmuka pengguna yang lebih kontemporer dan intuitif membantu pengguna memanfaatkan lebih banyak fungsi sistem dan meningkatkan adopsi.
Kelebihan lain dari SaaS ERP mencerminkan keunggulan cloud ERP, seperti kemampuan untuk mengakses sistem dari perangkat apa pun yang terhubung, implementasi yang lebih cepat dan mudah, serta keamanan yang lebih baik, penyimpanan data, ketahanan, dan kemampuan kelangsungan bisnis dibandingkan dengan solusi yang dibangun sendiri oleh sebagian besar organisasi.
Kekurangan SaaS ERP
- Kurang fleksibel dalam menyesuaikan perangkat lunak untuk mengakomodasi proses bisnis atau operasi yang unik, meskipun banyak penyedia SaaS ERP memiliki beberapa kemampuan penyesuaian.
- Meskipun keamanan mungkin lebih kuat dengan solusi cloud, solusi tersebut mungkin tidak memenuhi persyaratan keamanan organisasi yang sangat ketat, seperti pemerintah.
- Biaya yang dapat meningkat dengan cepat saat organisasi menambahkan pengguna, terutama jika mereka tidak dipantau secara ketat. Pada akhirnya, biaya SaaS ERP dapat melebihi biaya implementasi dan pemeliharaan ERP lokal untuk perusahaan yang sangat besar.
Perlu diingat bahwa SaaS ERP mungkin sangat cocok bagi sebagian besar perusahaan, namun tidak selalu menjadi pilihan yang paling tepat untuk setiap bisnis, tergantung pada kebutuhan dan persyaratan bisnis yang spesifik. Evaluasi yang cermat dan pemahaman mendalam tentang kelebihan dan kekurangan SaaS ERP dibutuhkan sebelum mengambil keputusan yang tepat untuk bisnis Anda.
Sistem ERP Mana yang Tepat untuk Anda?
Untuk organisasi yang sangat besar dan memiliki model bisnis yang tidak biasa atau persyaratan keamanan yang ketat, ERP cloud penyewa tunggal mungkin menjadi pilihan terbaik setelah beralih dari ERP lokal. Penawaran ini memberikan kontrol yang lebih besar atas perangkat lunak, staf TI, dan sumber daya keuangan untuk mengelola sendiri pembaruan, patch, dan peningkatan sistem.
Namun, sebagian besar organisasi lain akan melihat manfaat bisnis yang lebih baik dengan SaaS ERP. Terutama bagi mereka yang menginginkan implementasi yang cepat, biaya awal yang lebih rendah, serta skalabilitas yang mulus, dan waktu serta biaya yang lebih sedikit untuk menginstal dan memelihara perangkat lunak. Perusahaan-perusahaan ini juga menyadari bahwa penyedia perangkat lunak terkemuka yang berpengalaman dalam keamanan siber, menawarkan perlindungan data yang lebih baik daripada menjaga server sendiri atau mengandalkan pihak ketiga.
Penting untuk melakukan evaluasi yang cermat terhadap kebutuhan bisnis dan persyaratan keamanan sebelum memilih antara ERP cloud penyewa tunggal atau SaaS ERP. Setiap organisasi memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, dan pemahaman mendalam tentang kelebihan dan kekurangan masing-masing pilihan dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat.
NetSuite ERP
NetSuite dirancang khusus untuk cloud dan dapat digunakan oleh bisnis kecil hingga menengah di berbagai industri. NetSuite menawarkan wawasan real-time yang dapat menghemat waktu dan biaya. Dengan menggabungkan fungsi keuangan dan operasional yang penting serta mengotomatiskan banyak proses, NetSuite memungkinkan karyawan untuk fokus pada pelayanan pelanggan dan pengembangan perusahaan.
Hubungi kami untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana NetSuite ERP dapat membantu mengangkat organisasi Anda ke tingkat berikutnya.
