Mengapa Perencanaan Bisnis Terintegrasi Penting untuk Pertumbuhan Bisnis

Mengapa Perencanaan Bisnis Terintegrasi Penting untuk Pertumbuhan Bisnis

Bayangkan Perencanaan Bisnis Terintegrasi (Integrated Business Planning atau IBP) modern sebagai perpaduan komprehensif dari optimasi rantai pasokan, perencanaan dan analisis keuangan (FP&A), serta praktik operasional terbaik. IBP didorong oleh budaya perusahaan yang berfokus pada penyediaan kecepatan, penghematan, dan responsivitas yang dituntut oleh konsumen saat ini, sambil secara efektif mengelola risiko.

Meskipun IBP telah lama dianggap sebagai proses yang penuh dengan jargon dan biasanya diterapkan oleh konsultan mahal untuk perusahaan global besar, IBP tetap menjadi alat penting. Perusahaan-perusahaan besar ini sering kali berusaha untuk menyatukan sumber daya penjualan, pasokan, keuangan, dan operasional yang terpisah untuk tetap kompetitif melawan pesaing yang lebih gesit yang bisa menggeser mereka dari daftar Fortune 500.

Namun, IBP patut dipertimbangkan kembali oleh perusahaan mana pun yang ingin memaksimalkan keuntungan dan meminimalkan risiko terkait pertumbuhan. Dan bagian terbaiknya? Anda tidak memerlukan konsultan dengan biaya enam digit untuk memulai.

Apa Itu Perencanaan Bisnis Terintegrasi?

Perencanaan Bisnis Terintegrasi (Integrated Business Planning atau IBP) adalah pendekatan strategis yang menyelaraskan tujuan bisnis perusahaan dengan fungsi keuangan, rantai pasokan, pengembangan produk, pemasaran, dan operasional lainnya. Bayangkan pemasok bekerja dengan produsen mobil yang memerlukan penyesuaian alat secara konstan untuk mengakomodasi perubahan desain, atau produsen makanan yang beroperasi dengan margin tipis mengelola rantai pasokan yang tidak pasti dan selera pelanggan yang berubah-ubah.

Keterlambatan dalam merespons, dan pesaing siap untuk mengambil alih bisnis tersebut. Sebaliknya, tindakan cepat tetapi tidak terkoordinasi mungkin mempertahankan pelanggan tetapi dengan biaya lebih tinggi dan mengurangi profitabilitas.

Pertimbangkan PickerBots, produsen fiktif mesin khusus untuk operasi manufaktur dan gudang. Didirikan pada tahun 2017, PickerBots awalnya menemukan ceruk di pasokan restoran. Namun, ketika bisnis tersebut melambat secara signifikan pada tahun 2020, para pendiri memutuskan untuk beralih. Alih-alih hanya mengubah strategi pemasaran mereka, mereka melakukan perombakan menyeluruh pada strategi bisnis mereka. Latihan perencanaan skenario dari atas ke bawah mengarah pada penyelarasan ulang R&D, peramalan permintaan, analisis profitabilitas dan pendapatan, perencanaan rantai pasokan, dan strategi pemasaran dan penjualan.

Meskipun budaya perusahaan kuat dalam pemikiran inovatif, para pendiri menyadari perlunya memperkuat hubungan antara perencanaan strategis dan operasi harian. Hadir COO baru, seorang ahli dalam menyelaraskan operasi dengan perencanaan permintaan produk, penjualan dan pemasaran, serta target dan anggaran keuangan. Penyelarasan strategis ini memastikan PickerBots dapat dengan cepat beradaptasi dengan perubahan pasar sambil mempertahankan profitabilitas dan efisiensi operasional.

Poin Utama

  1. Integrasi Mulus Antar Fungsi: Dalam perusahaan yang sepenuhnya mengadopsi Perencanaan Bisnis Terintegrasi (Integrated Business Planning atau IBP), terdapat hubungan langsung dan kohesif dari pembelian, produksi, dan inventaris hingga penjualan, pemasaran, target keuangan, dan anggaran.
  2. Pengadaan yang Dioptimalkan: Salah satu manfaat utama IBP adalah kemampuan untuk mengadakan bahan pada harga yang tepat, waktu yang tepat, dan dalam jumlah yang tepat untuk memenuhi permintaan pasar, memastikan efisiensi dan efektivitas biaya.
  3. Kolaborasi dan Kepercayaan yang Ditingkatkan: IBP yang sukses mendorong kolaborasi yang lebih dekat dan kepercayaan yang lebih besar di antara departemen, yang mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih baik dan pendekatan yang lebih terpadu untuk mencapai tujuan bisnis.
  4. Perubahan Budaya dan Komitmen Eksekutif: Menerapkan IBP sering kali memerlukan perubahan budaya yang signifikan dalam organisasi dan tidak dapat berhasil tanpa komitmen dan dukungan yang tak tergoyahkan dari tim eksekutif.

Penjelasan Perencanaan Bisnis Terintegrasi

Banyak organisasi secara keliru memandang Perencanaan Bisnis Terintegrasi (Integrated Business Planning atau IBP) sebagai latihan yang berpusat pada rantai pasokan. Meskipun mengintegrasikan perencanaan rantai pasokan dengan departemen lain seperti penjualan, operasi, dan keuangan sangat penting, ini hanya mewakili satu aspek dari IBP.

Pada intinya, IBP menyelaraskan tujuan bisnis dan target keuangan dengan keputusan dan pelaksanaan di seluruh organisasi, memastikan operasi yang kohesif dan strategis.

IBP memiliki kesamaan dengan Perencanaan dan Analisis Keuangan (Financial Planning and Analysis atau FP&A) karena pengumpulan data yang komprehensif dari seluruh perusahaan. Pendekatan holistik ini meningkatkan kemampuan analisis prediktif, memungkinkan perusahaan untuk secara proaktif mengatasi masalah seperti kekurangan suku cadang sebelum berdampak pada pelanggan.

IBP bukanlah inisiatif satu kali. Seperti yang disarankan oleh COO baru PickerBots, organisasi harus merencanakan setidaknya 36 bulan ke depan. Para pemimpin harus mempertahankan fokus pada rencana jangka panjang sambil terus meninjau, merevisi, dan mengkomunikasikan hasil keuangan dan operasional. Pertanyaan seperti, “Kesenjangan rantai pasokan apa yang telah muncul, dan bagaimana kita bisa mengatasinya?” atau “Apakah kita perlu memperbarui perencanaan skenario kita?” dan “Apakah kita melacak KPI keuangan yang tepat?” merupakan bagian integral dari proses berkelanjutan ini.

Komponen penting dari IBP adalah integrasi keuangan dengan operasi. Berikut adalah struktur yang direncanakan PickerBots:

  • Visi Jangka Panjang: Menetapkan tujuan strategis yang mencakup minimal 36 bulan.
  • Tinjauan Berkelanjutan: Secara teratur meninjau hasil keuangan dan operasional untuk memastikan keselarasan dengan tujuan strategis.
  • Penyesuaian Proaktif: Mengatasi kesenjangan rantai pasokan dan operasional dengan segera untuk mencegah gangguan.
  • Pengambilan Keputusan Kolaboratif: Mendorong kolaborasi antar departemen untuk meningkatkan kepercayaan dan pengambilan keputusan.
  • Komitmen Eksekutif: Memastikan dukungan yang tak tergoyahkan dari tim kepemimpinan untuk mendorong perubahan budaya dan implementasi IBP yang sukses.
infographic-integrated-business

Mengapa Perencanaan Bisnis Terintegrasi Penting?

Perusahaan yang menerapkan Perencanaan Bisnis Terintegrasi (Integrated Business Planning atau IBP) mendapatkan banyak manfaat praktis, termasuk pengurangan biaya penyimpanan, peningkatan layanan pelanggan dan pemenuhan permintaan, waktu pemasaran produk baru yang lebih cepat, dan keselarasan yang lebih baik antara perencanaan dan pemenuhan permintaan.

Setelah sesi perencanaan skenario dan strategi PickerBot, perusahaan memutuskan untuk memasuki pasar robot kolaboratif (cobot) yang sedang berkembang. Robot kolaboratif dirancang untuk berinteraksi dengan aman dengan pekerja manusia. Pemimpin PickerBot memperkirakan peningkatan permintaan untuk cobot “pick and place” dengan keterampilan motorik halus untuk lini manufaktur dan pengaturan pertanian.

Dengan arah strategis yang ditetapkan, COO menekankan tiga konsep tingkat tinggi sebelum membahas area yang lebih praktis seperti perencanaan keuangan dan optimasi rantai pasokan. Tanpa penetapan tujuan, PickerBots tidak akan dapat mendefinisikan kesuksesan.

Keselarasan dan Akuntabilitas

Semua eksekutif harus setuju pada tiga pertanyaan mendasar: Apa tujuan perusahaan kita? Seperti apa kesuksesan untuk masing-masing tujuan? Bagaimana saya dan tim saya akan berkontribusi dan bertanggung jawab?

Tujuan PickerBots dikategorikan dalam empat area: berfokus pada industri, operasi dan rantai pasokan, keuangan, dan pemasaran serta penjualan. Tim manajemen akan meninjau semua tujuan untuk memastikan mereka selaras dengan strategi dan dapat dilaksanakan serta dicapai.

Contoh:

  • Tujuan Berfokus pada Industri: Menawarkan cobot paling inovatif di pasar.
  • Seperti Apa Kesuksesan: Mengembangkan produk yang dapat menyamai atau melebihi kemampuan pekerja manusia untuk memetik tanaman rapuh tanpa kerusakan.
  • Siapa yang Akan Melaksanakan: Tim R&D.
  • Tujuan Keuangan: Mendiversifikasi aliran pendapatan.
  • Seperti Apa Kesuksesan: Meminimalkan ketergantungan pada satu pasar/industri. Menambahkan lengan layanan untuk menghasilkan pendapatan berulang dari kontrak pemeliharaan, didukung oleh sensor yang dibangun ke dalam semua produk baru.
  • Siapa yang Akan Melaksanakan: Tim lintas fungsi yang dipimpin oleh CEO dan keuangan.

Tujuan lainnya mungkin termasuk “mengendalikan biaya di setiap langkah dan mengirimkan cobot ke pelanggan tepat waktu dan sesuai spesifikasi,” dengan harapan mengurangi COGS sebesar 10% dan meningkatkan Net Promoter Score perusahaan sebesar 25% dalam satu tahun. Atau untuk penjualan, “mencari 10 pelanggan baru untuk cobot pertanian perusahaan dan menyertakan kontrak pemeliharaan dengan setiap penjualan,” yang mengarah kembali pada diversifikasi pendapatan.

Poin penting: Setiap manajer bertanggung jawab atas setiap tujuan, bukan hanya yang berada dalam wewenang mereka.

Keputusan dan Tindakan yang Terinformasi

Perencanaan rantai pasokan PickerBots tidak terkoordinasi, dengan insinyur membeli bahan secara langsung dan sedikit perencanaan sentral atau kontrol biaya. Sebagai bagian dari proses IBP, perusahaan akan mengadopsi prinsip-prinsip perencanaan penjualan dan operasi (S&OP) untuk meningkatkan rantai pasokan dan logistiknya.

Tujuan yang dapat ditindaklanjuti mencakup membangun visibilitas ke dalam operasi setiap departemen dan menghubungkan dampak keputusan dengan tujuan keuangan. Misalnya, dengan memasang sensor di R&D yang secara otomatis mengumpulkan dan mengirimkan data tentang status operasional cobot, PickerBots dapat melakukan pemeliharaan proaktif, meminimalkan waktu henti — titik penjualan penting dan cara untuk meningkatkan pendapatan pemeliharaan.

Secara keseluruhan, divisi perlu lebih fokus pada kebutuhan mereka sendiri dan melihat tindakan melalui lensa semua tujuan. Ini memerlukan pengumpulan data dan pelaporan yang tepat waktu sehingga manajer dapat membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat, mungkin memerlukan investasi dalam ERP dan perangkat lunak lainnya.

Transparansi dan Visibilitas

Semua kepala departemen akan berpartisipasi dalam tinjauan bisnis bulanan, menilai kemajuan menuju tujuan perusahaan. Rencana strategis akan dapat diakses oleh semua staf, dengan pertemuan seluruh staf triwulanan untuk mengumpulkan ide, wawasan, dan membahas KPI.

Empat Metrik Kesuksesan untuk Proses IBP Meliputi:

  1. Keterlibatan Pemangku Kepentingan: Memastikan semua pemangku kepentingan memahami dan setuju pada tujuan perusahaan, dengan tanggung jawab yang jelas untuk setiap fungsi dalam mencapai tujuan tersebut.
  2. Keputusan Berdasarkan Data: Mengintegrasikan keuangan ke dalam fungsi produk, permintaan, dan pasokan, serta memilih KPI yang tepat untuk mendasarkan keputusan bisnis pada data.
  3. Pengambilan Keputusan yang Terkait Hasil: Meningkatkan akuntabilitas dengan menghubungkan pengambilan keputusan dengan hasil, mengurangi risiko kekurangan keuangan yang berdampak pada CFO dan tim keuangan.
  4. Perubahan Budaya Menuju Kolaborasi: Mendorong kolaborasi lintas fungsi untuk membangun keterbukaan dan kepercayaan, serta melibatkan dan memberdayakan karyawan. Sebagai langkah aksi, setiap anggota tim R&D dan manufaktur akan menghabiskan satu minggu setiap tahun mendampingi perwakilan penjualan dalam panggilan pelanggan.

Apa Perbedaan Antara S&OP dan IBP?

Istilah “Perencanaan Bisnis Terintegrasi” (Integrated Business Planning atau IBP) diciptakan oleh konsultan manajemen Oliver Wight untuk menggambarkan evolusi dari proses perencanaan penjualan dan operasi (Sales and Operations Planning atau S&OP), yang dikembangkan oleh Wight pada awal 1980-an.

Perbedaan utama antara IBP dan S&OP terletak pada cakupan dan fokus mereka. S&OP secara tradisional merupakan domain spesialis rantai pasokan dan logistik, terutama mereka yang terlibat dalam menyeimbangkan penawaran dan permintaan serta perencanaan. Ini berfokus pada eksekusi, menekankan proses penganggaran tradisional.

Sebaliknya, IBP mengambil pendekatan yang lebih lintas fungsi dan holistik, mengintegrasikan tujuan bisnis di seluruh fungsi. Hal ini memastikan bahwa manajemen rantai pasokan tidak hanya proaktif tetapi juga dioptimalkan untuk selaras dengan tujuan strategis keseluruhan perusahaan.

Meskipun IBP mencakup proses S&OP, IBP melangkah lebih jauh dengan memerlukan perubahan budaya dalam organisasi. Tanpa dukungan eksekutif dan komitmen untuk mendorong perubahan budaya ini, keberhasilan IBP tidak mungkin tercapai.

6 Langkah dalam Proses Perencanaan Bisnis Terintegrasi

Dengan tujuan yang telah ditetapkan, PickerBots siap memulai perjalanan Perencanaan Bisnis Terintegrasi (Integrated Business Planning atau IBP). Berikut enam langkah penting:

  1. Identifikasi Hambatan: Tentukan apa yang menghambat perusahaan. Apakah itu kurangnya pertumbuhan atau profitabilitas? Apakah portofolio produk terlalu kompleks? Apakah bisnis kehilangan keunggulan kompetitif? Bagi PickerBots, masalah utama adalah ketergantungan yang berlebihan pada satu pasar ceruk.
  2. Libatkan dan Edukasi Karyawan: Komitmen kepemimpinan terhadap tujuan harus menyebar ke seluruh jajaran. Memastikan semua orang berkomitmen pada IBP sangat penting untuk keberhasilan. COO menyadari bahwa program keterlibatan karyawan yang formal adalah penting untuk menjaga pekerja tetap berinvestasi dalam kesuksesan bisnis dan aktif bekerja menuju tujuan strategis.
  3. Bentuk Tim Tiger: IBP yang sukses bergantung pada koordinasi ketat, komunikasi konstan, dan akuntabilitas terhadap KPI. PickerBots mengidentifikasi karyawan yang terlibat dalam setiap area fungsional dan menugaskan mereka untuk panggilan standup harian selama 20 menit. Misalnya, jika pengiriman pembaca RFID yang dibutuhkan oleh manufaktur akan terlambat dua minggu, anggota tim pembelian segera membagikan informasi tersebut. Ini memungkinkan penjualan mengelola harapan pelanggan dan keuangan untuk memperhitungkan pendapatan yang tertunda. Jika masalah berulang, perusahaan dapat mencari pemasok baru, menghindari kejutan.
  4. Tegakkan Proses Prioritas Proyek/Produk: Disiplin adalah kunci dalam IBP. Hanya proyek yang selaras dengan tujuan strategis perusahaan yang menerima sumber daya. Ini mungkin berarti menghentikan lini produk yang, meskipun masih dijual, tidak memiliki potensi pertumbuhan. Manajer yang meminta sumber daya atau mengusulkan peluncuran produk/layanan harus mengisi template analisis biaya-manfaat untuk memastikan keselarasan dengan tujuan. Kepemimpinan memprioritaskan menggunakan proses ini, menghilangkan “sapi suci.”
  5. Perluas Pengaruh Tim Keuangan: Keuangan harus terlibat dalam perencanaan produk, optimasi rantai pasokan, dan pertemuan strategi penjualan. Secara khusus, seorang anggota tim keuangan yang ahli dalam fungsi FP&A harus dilibatkan. Profesional FP&A menginformasikan keputusan besar dan menganalisis data keuangan untuk membuat laporan pencapaian tujuan. Bagi PickerBots, kepala keuangan menugaskan seorang anggota tim akuntansi yang memahami bisnis dan unggul dalam analisis data.
  6. Adopsi Teknologi dan Alat untuk Mendukung IBP: Jika peramalan dianggap sebagai latihan triwulanan atau tahunan yang diberlakukan oleh keuangan dengan sedikit manfaat bagi departemen, IBP tidak dapat berhasil. Perusahaan dengan anggaran statis perlu mengadopsi peramalan bergulir untuk tetap pada jalur. Tim keuangan harus dengan mudah mengakses data dari setiap area operasional. Baik peramalan bergulir maupun pemanfaatan data yang lebih baik memerlukan teknologi dan komitmen terhadap transparansi. Bagaimanapun, Anda tidak dapat mengelola apa yang tidak dapat Anda ukur.

5 Tips untuk Sukses dalam Perencanaan Bisnis Terintegrasi

Berikut adalah beberapa strategi yang direncanakan oleh COO untuk memastikan kesuksesan PickerBots dengan Perencanaan Bisnis Terintegrasi (IBP):

  1. Promosikan IBP sebagai Solusi untuk Kekacauan: Soroti bagaimana IBP dapat membawa keteraturan pada kompleksitas. Misalnya, perusahaan besar, terutama yang terlibat dalam banyak merger dan akuisisi, mungkin memiliki ribuan SKU dan kode produk. Seorang produsen besar yang bekerja dengan Oliver Wight menggunakan IBP untuk mengurangi 120.000 nomor item menjadi sekitar 10.000, mengurangi persediaan sebesar 50% sambil meningkatkan pengiriman tepat waktu dan lengkap hingga 20%. Untuk perusahaan kecil, IBP dapat mencegah kebutuhan untuk memangkas 90% SKU sejak awal.
  2. Adopsi Pola Pikir Perbaikan Berkelanjutan: Pahami bahwa semua bagian dari sistem produksi atau layanan saling terkait, saling memberi informasi, dan saling bergantung untuk mencapai hasil yang sukses. Pola pikir ini berasal dari Kaizen, istilah Jepang yang berarti “perubahan untuk yang lebih baik.” Filosofi ini menekankan perbaikan berkelanjutan di semua tingkatan, dari pekerja lini perakitan hingga CEO, memperkuat prinsip-prinsip IBP.
  3. Amankan Dukungan dari CIO: Libatkan CIO, terutama jika mereka memiliki latar belakang dalam IT manufaktur dan akrab dengan Total Quality Management (TQM), yang selaras dengan IBP. Ini akan memfasilitasi komunikasi manfaat IBP dan memastikan anggaran untuk teknologi penting seperti ERP, enterprise performance management (EPM), manajemen rantai pasokan, dan perangkat lunak akuntansi serta keuangan waktu nyata, yang sangat penting untuk mencapai proposisi nilai “satu set angka.”
  4. Inkorporasikan Prinsip Manajemen Risiko: Akui bahwa bencana, baik besar maupun kecil, tidak terhindarkan. Meskipun IBP umumnya berfokus pada hasil positif, pastikan kepala departemen melakukan perencanaan skenario dan analisis kemungkinan untuk memodelkan risiko operasional, seperti ketergantungan berlebihan pada satu pasar. Pertimbangkan untuk memberi tim tiger Anda peran tambahan sebagai pasukan pemukul manajemen krisis.
  5. Libatkan Sumber Daya Manusia: Tenaga kerja kemungkinan merupakan salah satu biaya operasional terbesar perusahaan Anda, jadi pastikan mendukung upaya IBP Anda. Seorang profesional HR dapat mengidentifikasi sifat-sifat dalam pelamar — seperti menjadi pemain tim, berbasis data, dan nyaman dengan transparansi — yang memprediksi apakah mereka akan berkontribusi pada kesuksesan IBP.

Manfaat Perencanaan Bisnis Terintegrasi

Menerapkan Perencanaan Bisnis Terintegrasi (Integrated Business Planning atau IBP) menawarkan banyak keuntungan, dengan penelitian menyoroti peningkatan pendapatan sebagai manfaat utama, diikuti oleh peningkatan akurasi peramalan dan peningkatan tingkat Pengiriman Pesanan Sempurna (Perfect Order Delivery).

Berikut tiga manfaat utama tambahan:

  1. Wawasan Waktu Nyata: Dengan adopsi peramalan bergulir, tim keuangan dapat menjawab pertanyaan tentang pengeluaran dan arus kas dengan lebih cepat dan akurat. Ini mengarah pada Indikator Kinerja Utama (KPI) yang lebih tepat di seluruh papan, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dan manajemen keuangan yang lebih gesit.
  2. Kepemilikan dan Akuntabilitas: Dalam perusahaan yang sepenuhnya mengadopsi IBP, semua karyawan bertanggung jawab untuk mencapai tujuan. Untuk mendukung ini, otoritas pengambilan keputusan harus didesentralisasi dan dikaitkan dengan akuntabilitas atas hasil. Ini mencegah efek demoralisasi dari akuntabilitas tanpa kekuatan untuk mendorong kesuksesan. Perusahaan dapat lebih mendorong budaya kepemilikan dengan mengaitkan penghargaan dengan pencapaian atau melampaui tujuan.
  3. Peningkatan Kepuasan Pelanggan: Selain memastikan lebih banyak pengiriman tepat waktu dan lengkap, IBP meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memberikan wawasan yang lebih baik tentang kebutuhan pelanggan. Pemahaman yang lebih baik ini, ditambah dengan budaya perusahaan yang kuat, meningkatkan empati pelanggan, yang mengarah pada Skor Promotor Bersih yang lebih tinggi dan loyalitas pelanggan secara keseluruhan.

Tantangan Adopsi Perencanaan Bisnis Terintegrasi

Titik awal untuk mengadopsi Perencanaan Bisnis Terintegrasi (Integrated Business Planning atau IBP) bergantung pada tingkat kematangan perusahaan. Bisnis dengan budaya kompetitif dan proses yang sangat terisolasi menghadapi tantangan signifikan. Ini sering kali adalah perusahaan dengan struktur manajemen top-down tradisional, penganggaran tahunan statis dengan kapasitas terbatas untuk proyeksi masa depan, dan rencana bisnis yang ketinggalan zaman yang tidak selaras dengan kebutuhan pelanggan saat ini.

Meskipun masalah struktural ini menantang, hambatan yang lebih besar adalah tim kepemimpinan yang enggan mendesentralisasi otoritas pengambilan keputusan. Perusahaan dengan gaya otokratis, komando-dan-kontrol harus terbuka untuk mendesentralisasi otoritas untuk mewujudkan manfaat IBP.

Bahkan bisnis dengan proses yang matang, terintegrasi, dan budaya egaliter dapat kesulitan dengan pelaporan KPI dan penganggaran “top down” versus “bottom up”. IBP memerlukan pergeseran dari keuangan yang mengembangkan anggaran top-line dan menyerahkannya ke departemen, ke proses bottom-up di mana departemen membuat rencana, menghitung biaya, dan memberikan informasi ini kepada tim keuangan untuk menyusun anggaran total.

Perusahaan yang tidak menggunakan proses penganggaran fleksibel mungkin menemukan pergeseran ini sulit. Salah satu cara untuk memulai transformasi ini adalah melalui bentuk modern penganggaran berbasis nol (Zero-Based Budgeting atau ZBB).

Langkah-Langkah untuk Penganggaran Berbasis Nol di 2024

  1. Buat Visi Strategis untuk ZBB: Identifikasi target biaya, KPI yang relevan, dan tujuan.
  2. Evaluasi Unit Bisnis: Pilih kandidat ZBB, yang juga dikenal sebagai “unit keputusan,” yang merupakan organ bisnis independen dengan anggaran sendiri.
  3. Mulai Anggaran dari Nol: Setiap unit keputusan memulai dari awal.
  4. Sediakan Paket Keputusan: Rincikan setiap aktivitas dalam hal tujuan, kebutuhan pendanaan, justifikasi dalam konteks tujuan perusahaan, kelayakan teknis, dan tindakan alternatif.
  5. Evaluasi Setiap Proposal: Tentukan nilai tambah dari setiap item dan justifikasikan biayanya berdasarkan tujuan perusahaan.
  6. Prioritaskan Biaya: Alokasikan dana ke area yang selaras dengan pendorong pertumbuhan bisnis dan kurangi pengeluaran di area yang kurang produktif.

Elemen Perencanaan Bisnis Terintegrasi

IBP biasanya beroperasi secara teratur, sering kali bulanan. Langkah-langkah ini, yang dapat disesuaikan dengan sebagian besar industri, termasuk siklus COO PickerBots yang mencakup penelitian pasar, perencanaan strategis, R&D, manufaktur, peramalan permintaan, analisis profitabilitas, optimasi rantai pasokan, dan strategi pemasaran dan penjualan.

  1. Tinjauan Manajemen Produk: Tim lintas fungsi bertemu setiap bulan untuk meninjau status proyek terkait produk, memastikan keselarasan dengan tujuan bisnis. Tujuannya adalah untuk menyelaraskan portofolio produk dengan tujuan bisnis dan memastikan sumber daya yang diperlukan tersedia. Manajer produk memperbarui rencana utama dan kebutuhan sumber daya sesuai dengan itu.
  2. Perencanaan Permintaan: Proses lintas fungsi ini membantu memenuhi permintaan pelanggan sambil meminimalkan kelebihan inventaris dan menghindari gangguan rantai pasokan. Tim, yang terdiri dari anggota penjualan, pemasaran, dan keuangan, mengoptimalkan rencana permintaan. KPI termasuk akurasi perkiraan penjualan, perputaran inventaris, tingkat pengisian, dan waktu pemenuhan pesanan.
  3. Perencanaan Pasokan: Pakar rantai pasokan menentukan cara optimal untuk memenuhi permintaan yang diproyeksikan dengan cara yang hemat biaya. Proyek visibilitas rantai pasokan (SCV) formal membantu mengidentifikasi dan mengatasi kelemahan, seperti kekurangan inventaris, sebelum menjadi masalah besar. Metrik kunci di sini adalah menurunkan biaya barang yang terjual (COGS).
  4. Rekonsiliasi Terintegrasi: Tim ini mengkonsolidasikan rencana produk, permintaan, dan pasokan awal menjadi satu rencana bisnis holistik berdasarkan proyeksi 24 atau 36 bulan. Mereka menyiapkan keputusan yang belum terselesaikan untuk ditinjau oleh eksekutif.
  5. Tinjauan Eksekutif dan Peluncuran: Tim eksekutif menyelesaikan konflik dan mengomunikasikan rencana yang diperbarui ke seluruh perusahaan, memastikan keselarasan dan kejelasan di semua departemen.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, PickerBots dapat mengatasi tantangan adopsi IBP dan mewujudkan potensinya sepenuhnya, mulai dari peningkatan peramalan dan akuntabilitas hingga peningkatan kepuasan pelanggan dan efisiensi operasional.

Komponen Perencanaan Bisnis Terintegrasi

Perencanaan Bisnis Terintegrasi (Integrated Business Planning atau IBP) melibatkan tiga komponen inti: perencanaan, eksekusi, dan pemantauan serta penyesuaian. Tindakan spesifik dalam setiap komponen dapat bervariasi tergantung pada konsultan atau penyedia teknologi. Beberapa solusi IBP lebih berfokus pada perencanaan rantai pasokan, sementara yang lain menekankan perencanaan penjualan dan operasi (S&OP) atau perencanaan keuangan dengan integrasi ke area fungsional lainnya. Beberapa solusi juga disesuaikan untuk industri tertentu.

Mari kita jelajahi solusi IBPX (Integrated Business Planning and Execution) untuk Manufaktur dari Oracle sebagai contoh. Komponen kunci meliputi:

  1. Perencanaan dan Peramalan Berbasis Penggerak dari Atas ke Bawah dan dari Bawah ke Atas: Pendekatan ini menggabungkan arahan strategis dari manajemen puncak dengan wawasan mendetail dari berbagai departemen, memastikan rencana yang komprehensif dan realistis.
  2. Model Risiko untuk M&A dan Inisiatif Strategis: Ini melibatkan penilaian risiko dan peluang potensial yang terkait dengan merger dan akuisisi atau proyek strategis lainnya.
  3. Struktur Laporan Keuangan Penuh untuk Perencanaan Strategis dan Operasional: Mengintegrasikan laporan keuangan mendetail ke dalam perencanaan strategis dan operasional membantu menjaga keselarasan keuangan di seluruh organisasi.
  4. Analitik Prediktif dan Preskriptif serta Perencanaan: Menggunakan analitik canggih untuk memprediksi tren masa depan dan meresepkan tindakan optimal meningkatkan akurasi dan efektivitas pengambilan keputusan.
  5. Proses S&OP Pra-Tanam: Proses perencanaan penjualan dan operasi yang siap digunakan membantu merampingkan dan menstandarisasi kegiatan perencanaan.
  6. Penyeimbangan Permintaan dan Pasokan dalam Waktu Nyata: Ini memastikan bahwa operasi rantai pasokan dapat dengan cepat beradaptasi dengan kondisi permintaan yang berubah, meminimalkan gangguan.
  7. Manajemen Backlog Waktu Nyata: Manajemen backlog yang efektif memungkinkan organisasi untuk segera menangani keterlambatan pesanan dan mempertahankan kepuasan pelanggan.
  8. Otomatisasi Prediksi dan Tindakan Korektif Berdasarkan Data Aktual: Memanfaatkan otomatisasi untuk menyesuaikan rencana berdasarkan data waktu nyata memastikan operasi tetap selaras dengan realitas saat ini.
  9. Perencanaan Operasional Berbasis AI: Mengintegrasikan kecerdasan buatan ke dalam perencanaan operasional, seperti wilayah penjualan dan kuota, meningkatkan akurasi dan efisiensi.
  10. Aliran Data IoT dan Sensor Terintegrasi dengan Keputusan Otomatis: Memanfaatkan data Internet of Things (IoT) dan sensor untuk menginformasikan proses pengambilan keputusan otomatis meningkatkan responsivitas dan efisiensi operasional.

Untuk produsen seperti PickerBots, komponen seperti manajemen backlog dan dukungan yang ditingkatkan untuk data IoT dan sensor sangat penting. Pengecer, di sisi lain, mungkin memprioritaskan manajemen inventaris yang canggih. Terlepas dari industrinya, solusi IBP apa pun harus memfasilitasi perencanaan jangka panjang, menengah, dan pendek berdasarkan satu set data yang selalu diperbarui yang dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan yang berwenang.

Selain itu, carilah kemampuan untuk dengan mudah memodelkan skenario “what-if”, penganggaran dan penghitungan biaya yang kuat, serta peta jalan ke teknologi canggih seperti AI dan analitik prediktif. Fitur-fitur ini sangat penting untuk menjaga fleksibilitas dan tetap berada di depan perubahan pasar.

Contoh Perencanaan Bisnis Terintegrasi

Salah satu contoh penerapan Perencanaan Bisnis Terintegrasi (Integrated Business Planning atau IBP) yang sukses adalah Uponor Group, sebuah perusahaan Finlandia yang berspesialisasi dalam produk pengiriman air minum dan peralatan pemanas serta pendingin radiasi. Setelah serangkaian akuisisi, Uponor menghadapi tantangan dengan inventaris yang membengkak, portofolio yang kompleks, dan kurangnya komunikasi antara fungsi yang terisolasi serta lokasi yang tersebar secara geografis. Perusahaan, dengan 3.900 karyawan di 30 negara, berjuang untuk mencapai pandangan terpadu dari informasi keuangan di seluruh anak perusahaannya, yang masing-masing memiliki praktik manajemen inventaris sendiri. Peristiwa kecil, seperti liburan, menyebabkan inventaris “jaga-jaga” yang berlebihan, dan stok ganda di gudang umum terjadi. Berbagai SKU untuk item yang sama dan R&D lokal tanpa kolaborasi di seluruh perusahaan semakin memperumit masalah.

Uponor awalnya berfokus pada rantai pasokannya, menerapkan proses Perencanaan Penjualan dan Operasi (S&OP) sebelum melanjutkan ke IBP pada tahun berikutnya. Hasilnya mengesankan: peningkatan penjualan bersih sebesar €1,1 miliar, peningkatan 30% dalam pengiriman tepat waktu dan lengkap, pengurangan inventaris sebesar 50%, dan peningkatan visibilitas di seluruh organisasi.

Contoh lainnya adalah penyedia teknologi berbasis di AS, Juniper Networks, yang menjalankan proyek IBP untuk menerapkan rantai pasokan digital. Juniper memperluas proses perencanaan bisnisnya untuk mencakup S&OP di seluruh rantai pasokan, portofolio produk dan pelanggan, permintaan pelanggan, dan perencanaan strategis.

Sejak menerapkan IBP, Juniper telah melihat peningkatan 55% dalam pencapaian lead-time dan pengurangan 15% dalam biaya inventaris, menghasilkan ROI positif pada proyek IBP. Contoh-contoh ini menggambarkan dampak transformasional IBP pada berbagai industri, menunjukkan bagaimana strategi IBP yang dieksekusi dengan baik dapat merampingkan operasi, meningkatkan kinerja keuangan, dan meningkatkan efisiensi bisnis secara keseluruhan.

Sejarah Perencanaan Bisnis Terintegrasi

Perencanaan Bisnis Terintegrasi (Integrated Business Planning atau IBP) berakar pada tahun 1980-an ketika Oliver Wight mengembangkan Perencanaan Penjualan dan Operasi (Sales and Operations Planning atau S&OP) sebagai metodologi untuk membantu klien menyeimbangkan volume penawaran dan permintaan. Seiring berjalannya waktu, proses ini berkembang mencakup integrasi keuangan, manajemen inventaris, dan pengenalan produk baru.

Pada akhir 1990-an, konsultan tersebut mengganti merek S&OP menjadi Perencanaan Bisnis Terintegrasi untuk mencerminkan cakupan yang lebih luas, yang bertujuan untuk mengintegrasikan semua fungsi bisnis ke dalam satu rencana yang dioptimalkan. Pergantian merek ini menandakan pergeseran dari fokus operasional murni ke pendekatan yang lebih holistik yang mencakup keselarasan strategis di seluruh organisasi.

Dalam beberapa tahun terakhir, konsep ini lebih berkembang menjadi “Perencanaan Bisnis Terintegrasi Perusahaan” (Enterprise Integrated Business Planning atau EIBP). EIBP memperluas IBP tradisional dengan menggabungkan perencanaan skenario dan kolaborasi rantai pasokan yang diperluas. Ini juga menekankan bagaimana perusahaan besar dapat mengadopsi teknologi baru seperti kecerdasan buatan (AI), big data, dan analitik canggih untuk meningkatkan proses perencanaan mereka.

Evolusi ini menunjukkan meningkatnya kompleksitas dan kecanggihan metodologi perencanaan bisnis, menyoroti kebutuhan pendekatan terintegrasi yang memanfaatkan teknologi modern untuk mendorong efisiensi dan keselarasan strategis.

Aplikasi Perencanaan Bisnis Terintegrasi

Perencanaan Bisnis Terintegrasi (Integrated Business Planning atau IBP) meningkatkan transparansi dalam perencanaan dan operasi, menjadikannya ideal untuk perusahaan yang beralih ke manufaktur “just in time”. Kemampuan prediktifnya, setelah data yang cukup terakumulasi, secara signifikan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Misalnya, PickerBots mengidentifikasi masalah berulang dengan kapasitas rantai pasokan yang terbatas untuk motherboard pada Q3. Dengan wawasan ini, tim penjualan dan pemasaran dapat memberi insentif kepada pelanggan untuk mengambil pengiriman di Q2 atau Q4, tim manufaktur dapat membuat produk sebelumnya, dan pemimpin rantai pasokan dapat mengamankan sumber alternatif untuk bagian-bagian penting.

Aplikasi Masa Depan IBP

Melihat ke depan, IBP siap membantu perusahaan di beberapa area kunci:

  1. Perencanaan dan Pemodelan Strategi Jangka Panjang: Perusahaan dapat melakukan perencanaan strategis jangka panjang, termasuk aktivitas merger dan akuisisi (M&A), dengan kepercayaan yang lebih besar.
  2. Deteksi Peristiwa Proaktif: Teknologi canggih seperti data sensor waktu nyata dan pengenalan pola pembelajaran mesin (ML) akan memungkinkan perusahaan untuk mendeteksi dan memberi tahu pemangku kepentingan tentang peristiwa yang tidak terduga sebelum berdampak pada bisnis.
  3. Pengambilan Keputusan Otomatis: Seiring perusahaan semakin nyaman dengan otomatisasi, sistem IBP canggih dapat mengambil tindakan secara otonom berdasarkan analisis. Misalnya, sistem IBP rantai roti dapat mendeteksi prakiraan badai tropis yang dapat meningkatkan harga vanila dan secara otomatis memesan persediaan tambahan.

Fondasi Teknologis

Teknologi berbasis cloud, seperti sistem Enterprise Resource Planning (ERP), mendasari kemajuan ini. Misalnya, PickerBots secara tradisional menetapkan target penjualan bulanan, tetapi rencana ini sering kali menghadapi penundaan karena tinjauan eksekutif, membuat operasi dalam kegelapan. Alat seperti NetSuite Planning and Budgeting mengotomatiskan proses perencanaan dan memusatkan data keuangan dan operasional, memungkinkan tim keuangan untuk dengan cepat menyebarkan pembaruan.

Memperluas IBP ke Mitra Eksternal

Perbatasan berikutnya untuk IBP melibatkan memperluasnya ke mitra bisnis, pemasok, dan bahkan pelanggan. Namun, perusahaan harus terlebih dahulu memastikan kerangka kerja budaya dan teknologi internal mereka cukup kuat untuk mendukung ekspansi ini.

Dengan memanfaatkan IBP, perusahaan tidak hanya dapat merampingkan proses internal mereka tetapi juga menciptakan lingkungan bisnis yang lebih responsif dan adaptif, yang pada akhirnya mendorong kinerja yang lebih baik dan kepuasan pelanggan.

Summary
Mengapa Perencanaan Bisnis Terintegrasi Penting untuk Pertumbuhan Bisnis
Article Name
Mengapa Perencanaan Bisnis Terintegrasi Penting untuk Pertumbuhan Bisnis
Description
Ungkap bagaimana perencanaan bisnis terintegrasi meningkatkan transparansi bisnis, kemampuan prediktif, dan keselarasan strategis dengan teknologi yang muncul.
Publisher Name
ABJ Cloud Solutions
Publisher Logo