Bisnis modern jarang bergantung hanya pada satu aplikasi perangkat lunak. Tim keuangan mungkin bekerja menggunakan sistem ERP, tim penjualan menggunakan perangkat lunak CRM, operasional ecommerce bergantung pada toko online, gudang menggunakan sistem manajemen inventaris atau warehouse management system, sementara tim manajemen mungkin menggunakan platform analitik terpisah untuk kebutuhan pelaporan.
Setiap aplikasi dapat menjalankan fungsi masing-masing dengan baik. Masalah biasanya mulai muncul ketika informasi harus berpindah dari satu sistem ke sistem lainnya.
Tanpa integrasi yang tepat, karyawan mungkin harus berulang kali mengekspor spreadsheet, memasukkan kembali transaksi, mencocokkan data yang tidak konsisten, serta menunggu satu departemen memperbarui informasi untuk departemen lainnya. Proses manual seperti ini menghabiskan waktu, memperlambat pelaporan, dan meningkatkan risiko kesalahan manusia.
Platform integrasi ERP membantu mengatasi masalah tersebut dengan menciptakan koneksi terstruktur antara perangkat lunak ERP dan berbagai aplikasi lain yang digunakan di seluruh organisasi. Alih-alih memperlakukan ERP sebagai sistem yang berdiri sendiri, integrasi memungkinkan ERP menjadi bagian dari lingkungan bisnis digital yang lebih luas.
Bagi perusahaan yang sedang berkembang, kemampuan ini menjadi semakin penting. Seiring meningkatnya volume transaksi, kanal penjualan, pelanggan, pemasok, gudang, anak perusahaan, dan jumlah aplikasi yang digunakan, proses pemindahan informasi secara manual antar sistem akan semakin sulit dipertahankan.
Apa Itu Platform Integrasi ERP?
Platform integrasi ERP adalah lapisan teknologi yang menghubungkan sistem enterprise resource planning dengan aplikasi bisnis, database, platform, dan layanan eksternal lainnya.
Tujuan utamanya adalah memungkinkan data berpindah antar sistem secara otomatis dan konsisten.
Sebagai contoh, ketika pelanggan melakukan pemesanan melalui situs ecommerce, integrasi dapat langsung mengirimkan informasi pesanan ke dalam sistem ERP. Jumlah persediaan kemudian dapat diperbarui, transaksi keuangan dicatat, dan informasi pemenuhan pesanan diteruskan ke gudang tanpa perlu karyawan memasukkan transaksi yang sama berulang kali.
Platform integrasi ERP dapat menghubungkan ERP dengan perangkat lunak CRM, platform ecommerce, aplikasi pengadaan, warehouse management system, payment gateway, penyedia logistik, perangkat lunak sumber daya manusia, alat analitik, serta berbagai aplikasi khusus industri.
Sebagian bisnis membangun koneksi API secara langsung antar aplikasi. Sementara itu, perusahaan lain menggunakan middleware atau solusi integration platform as a service untuk mengelola berbagai koneksi melalui satu lingkungan terpusat.
Apa pun pendekatan teknis yang digunakan, tujuannya tetap serupa: mengurangi silo informasi dan membangun aliran data yang andal di seluruh organisasi.
Mengapa Integrasi ERP Semakin Penting Saat Bisnis Berkembang?
Sebuah perusahaan mungkin pada awalnya dapat beroperasi dengan baik hanya menggunakan beberapa aplikasi. Tim keuangan mungkin memakai perangkat lunak akuntansi, departemen penjualan menggunakan sistem CRM, sementara persediaan dikelola melalui aplikasi lain atau spreadsheet.
Dalam skala yang masih kecil, karyawan mungkin masih mampu menghubungkan berbagai sistem tersebut secara manual.
Namun, situasinya berubah ketika organisasi berkembang. Ratusan bahkan ribuan transaksi mungkin perlu berpindah antar aplikasi setiap harinya. Kanal penjualan baru menciptakan sumber data tambahan, sementara keberadaan banyak gudang, anak perusahaan, mata uang, pemasok, dan lokasi semakin menambah kompleksitas.
Proses manual menjadi semakin sulit dikendalikan.
Platform integrasi ERP menawarkan pendekatan yang lebih mudah ditingkatkan skalanya dengan mengotomatisasi pertukaran informasi yang berulang. Alih-alih karyawan terus-menerus memindahkan data, sistem dapat berkomunikasi berdasarkan aturan dan alur kerja yang telah ditentukan sebelumnya.
Integrasi juga meningkatkan nilai dari ERP itu sendiri.
Pelaporan ERP sangat bergantung pada kelengkapan dan ketepatan waktu informasi yang masuk ke dalam sistem. Jika data penjualan, pembelian, persediaan, atau pemenuhan pesanan baru masuk beberapa jam atau bahkan beberapa hari kemudian, laporan manajemen mungkin tidak lagi mencerminkan kondisi bisnis yang sebenarnya.
Karena itu, integrasi ERP mendukung efisiensi operasional sekaligus meningkatkan visibilitas bisnis.
Masalah yang Timbul dari Sistem Bisnis yang Tidak Terhubung
Aplikasi yang tidak saling terhubung sering kali menciptakan masalah operasional yang pada awalnya tidak langsung dikenali sebagai persoalan integrasi.
Duplikasi input data merupakan salah satu contoh yang paling umum. Seorang karyawan mungkin membuat informasi pelanggan di dalam aplikasi CRM, kemudian harus memasukkan kembali informasi yang sama secara manual ke dalam perangkat lunak ERP ketika pelanggan melakukan pemesanan.
Setiap proses input manual tambahan menciptakan kemungkinan terjadinya kesalahan pada nama, jumlah, harga, alamat, maupun kode produk.
Perbedaan data persediaan dapat menimbulkan masalah yang lebih besar. Jika platform ecommerce tidak menerima informasi persediaan terbaru dari sistem ERP, pelanggan dapat membeli produk yang sebenarnya sudah tidak tersedia.
Pelaporan juga dapat menjadi jauh lebih rumit dari yang seharusnya. Tim manajemen mungkin harus menggabungkan data dari keuangan, penjualan, pengadaan, persediaan, dan operasional menggunakan spreadsheet sebelum memperoleh gambaran menyeluruh mengenai kinerja bisnis.
Platform integrasi ERP membantu mengurangi masalah tersebut dengan membangun aliran data yang konsisten serta menentukan aplikasi mana yang menjadi sumber utama untuk jenis informasi tertentu.
ERP, misalnya, dapat menjadi sumber utama untuk data persediaan dan keuangan, sementara CRM tetap menjadi sistem utama untuk peluang penjualan, prospek, dan aktivitas penjualan.
Kepemilikan data yang jelas membantu mencegah beberapa sistem menyimpan versi informasi yang berbeda dan saling bertentangan.
Bagaimana Platform Integrasi ERP Memindahkan Data?
Integrasi ERP dapat diterapkan melalui beberapa metode, tergantung pada aplikasi yang digunakan, volume transaksi, dan kebutuhan operasional.
Integrasi berbasis API merupakan salah satu pendekatan yang paling banyak digunakan. API memungkinkan aplikasi saling bertukar informasi melalui permintaan dan respons yang telah ditentukan. Aplikasi cloud modern umumnya menyediakan API yang memungkinkan pembuatan koneksi fleksibel dengan sistem ERP.
Pendekatan lainnya adalah menggunakan middleware. Middleware berada di antara beberapa aplikasi dan menangani proses seperti transformasi data, routing, sinkronisasi, serta pengelolaan kesalahan.
Sebagian organisasi juga menggunakan integration platform as a service yang umum disebut iPaaS. Platform ini biasanya menyediakan konektor yang dapat digunakan kembali, alat pembuatan alur kerja, kemampuan pemantauan, serta fungsi transformasi data yang dapat mempermudah pengelolaan berbagai integrasi.
Integrasi berbasis batch juga dapat digunakan ketika informasi tidak perlu berpindah secara langsung. Transaksi dapat disinkronkan setiap jam, setiap malam, atau mengikuti jadwal lain yang telah ditentukan.
Integrasi real-time lebih sesuai untuk proses yang keterlambatannya dapat berdampak langsung terhadap operasional. Ketersediaan persediaan, pesanan ecommerce, konfirmasi pembayaran, dan status pemenuhan pesanan merupakan beberapa contoh yang umum.
Platform integrasi ERP yang dirancang dengan baik dapat menggunakan beberapa pendekatan integrasi sekaligus, alih-alih memaksakan seluruh proses bisnis menggunakan satu metode yang sama.
Integrasi ERP untuk Ecommerce dan Ritel Omnichannel
Bisnis ritel dan ecommerce sangat bergantung pada sistem yang saling terhubung karena transaksi dapat berasal dari berbagai kanal.
Pesanan dapat berasal dari situs ecommerce perusahaan, marketplace online, toko fisik, portal business-to-business, maupun kanal digital lainnya. Seluruh sistem tersebut mungkin memerlukan akses terhadap informasi produk, harga, data pelanggan, ketersediaan persediaan, dan status pemenuhan pesanan.
Tanpa integrasi, setiap kanal dapat berubah menjadi silo informasi yang terpisah.
Platform integrasi ERP dapat secara otomatis membawa pesanan dari berbagai kanal penjualan ke dalam lingkungan ERP yang terpusat. Setelah pesanan masuk ke ERP, persediaan dapat dialokasikan, transaksi keuangan dicatat, dan proses pemenuhan pesanan dimulai.
Informasi juga dapat bergerak ke arah sebaliknya.
Ketersediaan persediaan terbaru dari ERP dapat disinkronkan dengan sistem ecommerce sehingga pelanggan memperoleh informasi yang lebih akurat mengenai ketersediaan produk.
Bagi bisnis omnichannel, konektivitas ini membantu tim toko, operasional ecommerce, departemen keuangan, dan gudang bekerja berdasarkan informasi yang lebih konsisten.
Integrasi memang tidak secara otomatis menyelesaikan seluruh tantangan di sektor ritel, tetapi integrasi menyediakan infrastruktur yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan operasional di berbagai kanal.
Menghubungkan Sistem CRM dan ERP
Perangkat lunak CRM dan ERP mengelola tahapan hubungan pelanggan yang berbeda, tetapi saling berkaitan erat.
Aplikasi CRM umumnya berfokus pada prospek, peluang penjualan, aktivitas penjualan, riwayat komunikasi, dan hubungan dengan pelanggan. Sistem ERP biasanya menangani pesanan, faktur, pembayaran, persediaan, pembelian, dan akuntansi.
Ketika kedua platform tersebut tidak terhubung, tim penjualan dan keuangan pada dasarnya dapat bekerja dengan dua versi informasi pelanggan yang berbeda.
Platform integrasi ERP dapat menghubungkan kedua lingkungan tersebut sehingga informasi yang relevan dapat berpindah secara otomatis.
Sebagai contoh, peluang penjualan yang berhasil dikonversi di dalam CRM dapat secara otomatis membuat data pelanggan atau sales order di dalam ERP. Informasi seperti status faktur, riwayat pesanan, pembayaran, atau informasi kredit dari ERP kemudian dapat tersedia bagi pengguna CRM yang memiliki izin.
Tim penjualan memperoleh visibilitas yang lebih baik terhadap aktivitas pelanggan yang sudah ada, sementara tim keuangan tidak lagi perlu berulang kali memasukkan informasi yang sebelumnya sudah dibuat oleh departemen penjualan.
Hasilnya bukan sekadar pemindahan data yang lebih cepat. Integrasi juga dapat meningkatkan kolaborasi antara tim komersial dan keuangan dengan memberikan informasi yang lebih konsisten kepada kedua departemen.
Integrasi ERP untuk Gudang dan Rantai Pasok
Gudang, pemasok, tim pengadaan, dan penyedia logistik menghasilkan data operasional dalam jumlah besar.
Purchase order dapat dibuat dari perangkat lunak ERP, penerimaan barang dapat dicatat melalui warehouse management system, sementara pembaruan pengiriman dihasilkan oleh penyedia logistik pihak ketiga.
Tanpa integrasi, karyawan mungkin harus melakukan pencocokan data secara manual pada setiap tahap.
Platform integrasi ERP dapat menghubungkan berbagai proses tersebut menjadi alur kerja yang lebih berkesinambungan.
Purchase order yang dibuat di dalam ERP dapat dikirimkan ke pemasok atau platform pengadaan. Ketika produk tiba, transaksi gudang dapat secara otomatis memperbarui catatan persediaan. Informasi pemenuhan atau pengiriman kemudian dapat mengalir kembali ke ERP, sehingga tim keuangan dan layanan pelanggan memiliki visibilitas terhadap status pesanan.
Hal ini menjadi semakin penting bagi perusahaan yang mengoperasikan beberapa gudang atau menggunakan penyedia logistik eksternal.
Tujuannya bukan sekadar memindahkan lebih banyak informasi antar aplikasi. Integrasi ERP yang efektif memastikan informasi yang tepat masuk ke aplikasi yang benar pada tahapan yang sesuai dalam proses bisnis.
Kualitas Data Sangat Penting dalam Integrasi ERP
Integrasi mengotomatisasi perpindahan informasi, tetapi otomatisasi tidak dapat menjamin bahwa informasi dasarnya sudah akurat.
Jika data pelanggan, kode produk, nama pemasok, satuan ukuran, klasifikasi pajak, atau struktur akuntansi tidak konsisten, platform integrasi ERP hanya akan memindahkan data yang tidak akurat dengan lebih cepat.
Karena itu, tata kelola data perlu menjadi bagian dari setiap proyek integrasi.
Bisnis perlu menentukan bagaimana data penting dibuat, aplikasi mana yang menjadi pemilik utama setiap jenis data, serta bagaimana perubahan data dikendalikan.
Duplikasi data pelanggan, kode produk yang tidak konsisten, dan informasi pemasok yang sudah tidak diperbarui sebaiknya ditangani sebelum otomatisasi berskala besar diterapkan.
Pemetaan data juga sama pentingnya.
Dua aplikasi mungkin merepresentasikan informasi yang sama dengan cara yang berbeda. Satu platform mungkin menyimpan alamat lengkap pelanggan dalam beberapa kolom terpisah, sementara platform lainnya menggunakan struktur berbeda.
Aturan integrasi perlu menentukan bagaimana informasi dari satu sistem dipetakan ke kolom atau struktur di sistem lainnya.
Tata kelola data yang baik membuat alur kerja otomatis menjadi lebih andal sekaligus meningkatkan kualitas laporan ERP yang digunakan manajemen.
Keamanan dan Pemantauan Tidak Boleh Diabaikan
Sistem ERP menyimpan informasi keuangan, pelanggan, pemasok, dan operasional yang sensitif sehingga keamanan integrasi menjadi pertimbangan penting.
Koneksi sebaiknya menggunakan metode autentikasi yang sesuai serta komunikasi terenkripsi apabila didukung.
Hak akses juga sebaiknya mengikuti prinsip least privilege atau hak akses minimum. Setiap integrasi hanya perlu memperoleh izin yang benar-benar diperlukan untuk menjalankan fungsi yang dimaksud.
Integrasi ecommerce, misalnya, mungkin membutuhkan izin untuk membuat sales order dan mengambil informasi persediaan. Namun, integrasi tersebut tidak selalu membutuhkan akses ke data penggajian atau konfigurasi keuangan yang sensitif.
Pemantauan juga tidak kalah penting.
Organisasi perlu mampu mengidentifikasi transaksi yang gagal, masalah autentikasi, volume data yang tidak biasa, serta kesalahan sinkronisasi sebelum masalah tersebut berkembang menjadi gangguan operasional yang lebih besar.
Platform integrasi ERP dengan sistem pemantauan terpusat dapat mempermudah proses ini secara signifikan ketika organisasi menggunakan banyak aplikasi dan integrasi.
Perusahaan juga sebaiknya memiliki dokumentasi yang menunjukkan aplikasi mana saja yang saling terhubung, informasi apa yang berpindah di antara sistem tersebut, serta siapa yang bertanggung jawab atas pemeliharaan setiap integrasi.
Cara Memilih Platform Integrasi ERP
Platform integrasi ERP yang tepat bergantung pada lingkungan teknologi organisasi, kebutuhan bisnis, dan rencana pertumbuhan perusahaan.
Perusahaan sebaiknya memulai dengan mengidentifikasi aplikasi mana saja yang perlu berkomunikasi dengan ERP serta jenis informasi apa yang perlu dipindahkan di antara sistem tersebut.
Analisis sebaiknya berfokus pada alur kerja bisnis, bukan hanya pada teknologi.
Volume transaksi juga merupakan pertimbangan penting. Integrasi yang menangani beberapa ratus data per hari memiliki kebutuhan yang berbeda dibandingkan lingkungan ecommerce yang memproses ribuan transaksi dalam waktu singkat.
Perusahaan juga perlu menentukan proses mana yang benar-benar membutuhkan integrasi real-time.
Tidak setiap transaksi harus disinkronkan secara langsung. Pemrosesan batch mungkin sudah memadai untuk laporan tertentu atau data administratif, sementara jumlah persediaan dan pesanan pelanggan mungkin memerlukan sinkronisasi yang lebih cepat.
Skalabilitas juga perlu dipertimbangkan. Lingkungan integrasi sebaiknya mampu mendukung penambahan anak perusahaan, aplikasi, kanal penjualan, lokasi, dan volume transaksi seiring pertumbuhan perusahaan.
Faktor penting lainnya meliputi ketersediaan konektor, kemampuan API, alat transformasi data, kontrol keamanan, pengelolaan error, fungsi pemantauan, serta sumber daya teknis yang diperlukan untuk memelihara integrasi.
Karena itu, platform yang paling sesuai tidak selalu merupakan platform dengan jumlah fitur terbanyak. Platform terbaik adalah yang mampu mendukung proses bisnis nyata tanpa menambahkan kompleksitas yang tidak diperlukan.
Merencanakan Proyek Integrasi ERP
Integrasi ERP yang berhasil biasanya dimulai dengan pemetaan proses.
Sebelum pengembangan teknis dimulai, organisasi perlu memahami bagaimana informasi saat ini berpindah antar departemen dan aplikasi.
Hal tersebut mencakup identifikasi proses input data manual, ekspor spreadsheet, tahapan persetujuan, proses yang terduplikasi, serta pekerjaan rekonsiliasi yang dilakukan secara berulang.
Setelah itu, organisasi dapat menentukan bagaimana alur kerja di masa depan seharusnya berjalan.
Hal ini penting karena integrasi sebaiknya tidak sekadar mengotomatisasi proses yang tidak efisien. Beberapa langkah yang sebenarnya tidak diperlukan mungkin lebih baik dihilangkan sepenuhnya daripada hanya diotomatisasi.
Kepemilikan yang jelas juga sangat penting.
Tim keuangan, penjualan, operasional, TI, ecommerce, dan departemen lain yang terdampak perlu menyepakati definisi data serta tanggung jawab masing-masing sistem. Tim teknis dapat membangun integrasi, tetapi pengguna bisnis perlu menentukan hasil apa yang harus dicapai oleh alur kerja tersebut.
Pengujian juga tidak boleh hanya mencakup transaksi normal.
Organisasi perlu mengevaluasi bagaimana integrasi menangani data duplikat, pesanan yang dibatalkan, perubahan jumlah, produk yang dikembalikan, data yang salah, kegagalan koneksi, serta gangguan sistem sementara.
Implementasi secara bertahap juga dapat membantu mengurangi risiko. Bisnis dapat memulai dari integrasi bernilai tinggi, menstabilkan alur kerja tersebut, lalu secara bertahap memperluas lingkungan sistem yang saling terhubung.
Menggunakan NetSuite sebagai Fondasi ERP yang Terintegrasi
Bisnis yang sedang mengevaluasi lingkungan teknologi yang lebih terintegrasi dapat mempertimbangkan Oracle NetSuite sebagai fondasi untuk operasional ERP utama mereka.
NetSuite menyatukan berbagai kemampuan seperti manajemen keuangan, manajemen pesanan, persediaan, pengadaan, pengelolaan pelanggan, dan pelaporan bisnis dalam satu platform berbasis cloud.
Mengonsolidasikan lebih banyak proses dalam satu lingkungan ERP dapat mengurangi sebagian kompleksitas integrasi yang muncul akibat penggunaan terlalu banyak aplikasi yang sepenuhnya terpisah.
Namun, sebagian besar organisasi tetap akan menggunakan sistem khusus untuk kebutuhan tertentu. Sistem tersebut dapat berupa platform ecommerce, sistem gudang, penyedia logistik, layanan pembayaran, aplikasi CRM, platform business intelligence, atau perangkat lunak khusus industri.
Karena itu, platform integrasi ERP tetap memiliki peran penting bahkan setelah perusahaan mengimplementasikan solusi ERP yang komprehensif.
Melalui API dan teknologi integrasi, NetSuite dapat menjadi bagian dari ekosistem bisnis yang lebih luas dan saling terhubung, bukan hanya berfungsi sebagai sistem keuangan yang berdiri sendiri.
Bagi organisasi yang sedang mempertimbangkan modernisasi ERP, tujuannya sebaiknya tidak hanya mengganti perangkat lunak akuntansi yang ada. Peluang yang lebih besar adalah menciptakan arsitektur di mana informasi keuangan dan operasional dapat berpindah secara andal antar sistem.
Bekerja sama dengan penyedia solusi NetSuite yang berpengalaman juga dapat membantu bisnis menentukan proses mana yang sebaiknya ditangani langsung di dalam NetSuite, aplikasi khusus mana yang tetap perlu digunakan, serta bagaimana integrasi di antara sistem tersebut sebaiknya dirancang.
Membangun Lingkungan Bisnis yang Lebih Terhubung
Aplikasi bisnis memberikan nilai yang lebih besar ketika informasi dapat berpindah dengan lancar di antara sistem-sistem tersebut.
Seiring organisasi menambahkan lebih banyak aplikasi, kanal penjualan, gudang, pelanggan, pemasok, dan entitas bisnis, sistem yang tidak terhubung dapat menciptakan biaya operasional tersembunyi. Karyawan menghabiskan lebih banyak waktu untuk memindahkan informasi, manajer harus menunggu laporan lebih lama, sementara setiap departemen mungkin membuat keputusan berdasarkan versi data yang berbeda.
Platform integrasi ERP menyediakan infrastruktur yang diperlukan untuk mengurangi kesenjangan tersebut.
Dengan menghubungkan ERP dengan CRM, ecommerce, manajemen gudang, pengadaan, logistik, analitik, dan berbagai aplikasi lainnya, perusahaan dapat menciptakan alur kerja yang lebih konsisten sekaligus meningkatkan ketersediaan informasi di seluruh departemen.
Namun, teknologi hanyalah salah satu bagian dari keberhasilan integrasi.
Organisasi juga memerlukan desain proses yang jelas, master data yang andal, kontrol keamanan yang tepat, sistem pemantauan yang efektif, serta kepemilikan yang jelas terhadap data dan integrasi.
Bisnis yang memandang integrasi ERP sebagai bagian dari arsitektur teknologi jangka panjang, bukan sekadar kumpulan proyek teknis yang terpisah, umumnya akan lebih siap menghadapi pertumbuhan di masa depan.
Pada akhirnya, tujuan dari platform integrasi ERP bukan hanya untuk menghubungkan berbagai aplikasi perangkat lunak. Nilai yang lebih besar terletak pada kemampuannya menciptakan lingkungan di mana informasi dapat mengalir secara efisien sehingga manusia, proses, dan sistem dapat bekerja sebagai satu kesatuan bisnis yang saling terhubung.
