Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) menggabungkan bagian-bagian yang berbeda dalam suatu bisnis menjadi satu tempat yang aman dan terpusat. Profesional pengadaan dan manajer yang memiliki akses yang tepat dapat mengakses beragam data dan sumber daya yang membantu meningkatkan efisiensi proses pengadaan, menurunkan biaya, dan menemukan status kontrak atau pesanan dengan hanya beberapa klik.
Bagaimana ERP Mengoptimalkan Proses Pengadaan?
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) mengintegrasikan berbagai bagian bisnis ke dalam satu tempat yang aman dan terpusat. Para profesional dan manajer pengadaan yang memiliki akses yang tepat dapat mengakses beragam data dan sumber daya yang membantu meningkatkan efisiensi proses pengadaan, mengurangi biaya, dan dengan mudah menemukan status kontrak atau pesanan hanya dalam beberapa klik.
ERP Procurement Process: Menghubungkan Semua Bagian Bisnis dalam Satu Sistem Sistem ERP adalah sistem perangkat lunak yang menggabungkan banyak fungsi bisnis, termasuk akuntansi, manajemen pesanan, manajemen persediaan, dan manajemen sumber daya manusia. Fungsi ini juga mencakup pengadaan.
Namun, pengadaan dalam perusahaan tidak berjalan sendiri, melainkan melibatkan berbagai bagian seperti operasi, keuangan, logistik, rantai pasok, dan hubungan dengan vendor. Dengan adopsi proses pengadaan ERP, informasi terkait bagian-bagian ini dan bagian-bagian lainnya dapat dengan mudah dilihat dalam satu tempat yang terpusat.
Contoh pengadaan bisa bervariasi, mulai dari pembelian sederhana hingga kontrak pembelian yang kompleks. Misalnya, pembelian satu kali dari vendor perangkat keras besar, pemesanan persediaan untuk keperluan manufaktur, atau pembelian perangkat lunak yang diperlukan untuk operasional bisnis.
Melalui sistem ERP, para profesional pengadaan yang terlatih dapat memasukkan rincian penawaran dan pesanan, serta melacak pesanan pembelian (PO) secara otomatis. Anda dapat menyimpan daftar vendor dan pemasok yang telah disetujui, mengotomatisasi permintaan penawaran, melacak penawaran yang masuk, dan menganalisisnya untuk membantu membuat keputusan pengadaan yang optimal.
Setelah penawaran diterima, ERP akan melacak semua PO, pesanan penjualan, faktur, pengiriman, dan pembayaran yang terkait. Bahkan, Anda dapat melihat inventaris yang ada untuk merencanakan pesanan di masa depan, mengatur ambang batas pesanan secara otomatis, dan menjaga suplai produk atau bahan tetap berjalan tanpa harus melibatkan waktu ekstra dari tim.
Dengan sistem ERP pengadaan yang terintegrasi, Anda tidak perlu lagi berbicara dengan tim akuntansi tentang masalah pembayaran terlambat yang dikeluhkan oleh vendor. Hal ini dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk membuat laporan dan spreadsheet, karena informasi yang diperlukan dapat dengan mudah diakses melalui dasbor yang informatif. Bahkan, para eksekutif keuangan akan menjadi penggemar Anda ketika Anda dapat mengurangi jumlah persediaan yang perlu dipegang di gudang.
Manfaat penggunaan ERP dalam proses pengadaan tidak berhenti di situ. Untuk memahami lebih baik bagaimana semuanya terhubung, mari kita lihat modul ERP yang dapat saling terkoneksi untuk meningkatkan efisiensi pengadaan.
Apa Saja 7 Tahapan dalam Proses Pengadaan?
Proses pengadaan melibatkan teknik dan metode terstruktur yang didesain untuk membantu organisasi mengikuti proses standar. Tujuh langkah ini membantu tim pengadaan menghemat biaya dan waktu:
- Mengidentifikasi Kebutuhan: Proses pengadaan dimulai ketika sebuah bisnis merencanakan pengadaan barang atau jasa dengan biaya dan waktu yang optimal.
- Permintaan Pengadaan: Permintaan pengadaan adalah dokumen yang berisi informasi penting tentang persyaratan proyek untuk membantu tim pengadaan mengisi kebutuhan yang ada. Dokumen ini dibuat oleh pelanggan atau pengguna internal.
- Tinjauan Permintaan: Setelah permintaan pengadaan disetujui dan diperiksa ketersediaan anggaran, tahap tinjauan memungkinkan para manajer dan pimpinan mengonfirmasi keberlanjutan barang atau jasa tersebut.
- Proses Pengajuan Penawaran: Setelah permintaan pengadaan disetujui, Anda dapat menghasilkan pesanan pembelian (PO). Setelah PO dihasilkan, tim pengadaan mengembangkan rencana pengadaan dan mengonfirmasi anggaran sebelum mengirimkan permintaan penawaran (RFQs) ke vendor.
- Evaluasi dan Proses Kontrak: Setelah proses pengajuan penawaran ditutup, tim pengadaan mengevaluasi penawaran dari pemasok untuk memilih yang paling cocok untuk kebutuhan yang ada. Setelah pemasok dipilih dan kontrak selesai, pembeli mengirimkan PO kepada pemasok, pemasok menerimanya, dan kontrak diaktifkan.
- Manajemen Pesanan: Pemasok mengirimkan barang atau jasa, dan pembeli meninjau pesanan serta memberi tahu pemasok tentang masalah yang ditemui.
- Pencatatan: Pembeli mengevaluasi faktur mereka dan menyetujui atau mengajukan sengketa sebelum mengirimkannya untuk diproses pembayaran, serta menyimpan catatan untuk keperluan akuntansi dan audit.
Modul dan Fitur ERP Apa yang Meningkatkan Pengadaan?
Meskipun manajer dan anggota tim pengadaan mungkin perlu menggunakan modul ERP lain, seperti sumber daya manusia, dari waktu ke waktu, pekerjaan utama dalam pengadaan datang dari modul pengadaan yang didedikasikan dan beberapa modul lain yang erat berhubungan dengan proses pengadaan.
Ketika memilih ERP atau mencari cara untuk meningkatkan penggunaan ERP yang sudah ada, perhatikan modul tambahan ini untuk meningkatkan operasi pengadaan Anda:
Keuangan: Modul keuangan dan akuntansi membantu Anda melacak biaya yang terkait dengan pengadaan dan proses pembayaran akun yang harus dibayar (AP) untuk membayar faktur. ERP dapat secara otomatis mencocokkan pesanan pembelian dengan faktur dan pelacakan pemenuhan untuk mengotomatisasi pembayaran berdasarkan aturan dan kebijakan perusahaan Anda.
Manufaktur: Jika perusahaan Anda memproduksi produk fisik, Anda dapat memperoleh wawasan tentang perencanaan kebutuhan bahan (MRP) dan melacak status barang dalam proses untuk memastikan tim manufaktur memiliki apa yang dibutuhkan pada waktu yang tepat.
Manajemen Inventaris: Manajemen inventaris membantu Anda melacak apa yang ada di rak, baik yang masuk maupun yang keluar, dan berapa banyak uang yang terikat dalam inventaris tersebut. Perusahaan kecil menangani pesanan pembelian dan pengiriman dalam modul ini, sementara organisasi yang lebih besar mungkin ingin menggunakan modul pengadaan yang lebih kuat untuk tujuan ini.
Manajemen Pesanan: Modul ini melacak pesanan dari pembuatan pesanan atau penerimaan hingga pengiriman. Ini dapat menghemat banyak waktu bagi tim pengadaan, karena siapa pun yang memiliki akses dapat memeriksa status pesanan secara independen dengan hanya beberapa klik.
Manajemen Rantai Pasokan: Hubungan rantai pasokan sangat penting dalam pengadaan. Dengan modul ini, Anda dapat melacak barang dan pasokan melalui seluruh rantai pasokan. Modul ini mungkin juga berisi rincian pesanan dan informasi lain yang Anda butuhkan, seperti biaya pengiriman dan waktu pengiriman yang tipikal, untuk melacak proses kritis ini dengan efektif.
Manajemen Sumber Daya Layanan: Modul manajemen proyek ini dapat memberikan informasi penting mengenai proyek satu kali yang berada di luar proses pengadaan berulang Anda.
Ketika modul-modul ini dan fitur-fiturnya digunakan secara maksimal, mereka dapat membantu Anda mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak bagian bisnis sambil memberikan data dan laporan kunci kepada para pemimpin untuk meningkatkan efisiensi dan profitabilitas. Ini merupakan keuntungan besar bagi setiap bisnis.
Apa Keuntungan Menggunakan ERP untuk Pengadaan?
Manfaat terbesar menggunakan ERP untuk pengadaan datang dari otomatisasi proses yang lebih baik yang dipadukan dengan alat analisis, pelaporan, dan pengolahan data yang canggih. Sebagai contoh, ERP dapat membantu Anda mengirimkan permintaan penawaran harga (RFQ) yang lebih efisien dan membuat pilihan terbaik dari tanggapan yang diterima dalam waktu singkat.
Otomatisasi Pengadaan
Setelah sistem terintegrasi, sebagian besar proses pengadaan dapat diotomatisasi sepenuhnya. Anda dapat mengatur sistem untuk melacak inventaris dan mengirimkan pesanan secara otomatis ketika dibutuhkan. Baik Anda menjaga persediaan toko tetap terisi penuh atau membutuhkan suku cadang untuk manufaktur just-in-time, ini dapat membantu Anda sambil mengurangi persyaratan modal kerja.
Pelacakan Biaya
Pelacakan biaya yang akurat, termasuk pemesanan, pengiriman, pajak, dan biaya lain yang diperlukan, dapat membantu Anda memperoleh proyeksi keuangan yang tepat sasaran serta wawasan untuk mengurangi biaya per unit seiring waktu. Perbaikan kecil dalam biaya per unit dapat menghasilkan penghematan signifikan dalam jangka waktu yang panjang.
Manajemen Hubungan
Seiring kompleksitas bisnis Anda bertambah, mengelola berbagai vendor dan pemasok dapat menjadi tantangan. ERP menyimpan data tentang setiap hubungan vendor, termasuk kontrak, harga, POs, pesanan, dan pembayaran, dalam satu tempat, sehingga semua anggota tim dapat berada dalam sinkronisasi dalam status hubungan. Seperti halnya banyak bisnis menggunakan platform CRM (customer relationship management) untuk melacak pelanggan, penting untuk menggunakan sistem yang sama untuk melacak vendor Anda. Fitur ini sudah terintegrasi dalam sebagian besar ERP berkualitas.
Sumber Data Terpusat
Ketika setiap departemen menggunakan sistem yang berbeda untuk melacak informasi bisnis, bisa terjadi kesalahan angka, kesalahpahaman, dan akhirnya kesalahan dan keputusan bisnis yang buruk. Dengan ERP, setiap orang yang terlibat dalam pengadaan memiliki satu set data yang menjadi sumber informasi yang terpercaya bagi bisnis.
Pelaporan dan Analisis
Data bisnis hanya berarti ketika dapat digunakan untuk perencanaan bisnis dan pengambilan keputusan. ERP dapat secara otomatis menghasilkan laporan dan dashboard yang mencakup analisis biaya, pengiriman, dan aspek lainnya ketika digunakan dengan efektif. Sebagai contoh, laporan dapat membandingkan biaya, tingkat cacat, dan waktu pengiriman antara vendor untuk membantu Anda membuat keputusan pengadaan yang didasarkan pada informasi yang akurat.
7 Cara Mengoptimalkan Pengadaan dengan ERP
Sejauh ini, kami telah membahas beberapa manfaat tingkat tinggi dari penggunaan ERP untuk efisiensi dan manajemen biaya. Berikut adalah pandangan yang lebih rinci tentang tujuh cara untuk mengoptimalkan pengadaan dengan sistem ERP.
Manajemen Hubungan dengan Pemasok: Melacak semua hubungan pemasok, termasuk komunikasi, kontrak, dan rincian harga, dapat membantu dalam negosiasi dan pengambilan keputusan pemesanan di masa depan. Ketika anggota tim baru mengambil alih hubungan atau bergabung dengan departemen Anda, ERP memberikan informasi yang diperlukan agar mereka dapat beroperasi dengan cepat.
Sourcing: Ketika membutuhkan pasokan, anggota tim pengadaan dapat masuk ke ERP untuk melihat pembelian masa lalu dan membandingkan opsi sumber. ERP dapat melakukan perhitungan dan membandingkan penawaran secara otomatis.
Manajemen Kontrak: ERP dapat mengirimkan pemberitahuan saat kontrak akan berakhir. Anda juga dapat memasukkan rincian kontrak untuk membandingkan opsi yang tersedia atau memasuki negosiasi dengan persiapan yang lebih baik.
Manajemen Pesanan: Memadankan pesanan dengan POs, data pengiriman, dan pembayaran untuk pelacakan dan manajemen pesanan dari awal hingga akhir. Perusahaan besar dengan banyak pesanan masuk memiliki waktu yang lebih mudah dalam menggunakan pemadanan otomatis daripada proses manual.
Permintaan: Ketika menghadapi proses RFP untuk permintaan internal, ERP dapat secara otomatis memproses penawaran dan menyimpan komunikasi untuk membantu Anda memilih pemenang dengan baik.
Pengolahan Pembayaran: Koneksi antara sistem pesanan dan pembayaran dapat sepenuhnya mengotomatisasi pembayaran menggunakan alat pembayaran digital. Ini menghilangkan kebutuhan untuk tanda tangan dan mengirim cek kertas untuk persetujuan pembayaran. Jika ada yang tidak cocok, sistem dapat diatur untuk mengirimkan pemberitahuan kepada tim akuntansi atau tim AP untuk tinjauan lebih lanjut.
Perencanaan Pembelian: Wawasan tentang biaya dan inventaris membantu dalam perencanaan pembelian di masa depan untuk kebutuhan musiman, proyek satu kali, dan pembelian berulang.
Bagaimana NetSuite ERP Dapat Meningkatkan Proses Pengadaan Anda
Platform ERP yang benar-benar komprehensif menggabungkan modul yang paling umum diperlukan dengan fitur dan kustomisasi canggih untuk membantu bisnis Anda mencapai tujuannya di mana saja di dunia. Baik itu menghemat waktu dalam mengelola pesanan, menawarkan opsi self-service kepada tim yang berkembang untuk mencari informasi, atau pencarian berkelanjutan untuk efisiensi dan meningkatkan profitabilitas, ada banyak alasan untuk menambahkan ERP, tidak peduli seberapa besar bisnis Anda.
Memilih ERP yang Tepat untuk Bisnis Anda
Terdapat beberapa vendor perangkat lunak ERP untuk dipilih. Daripada hanya memilih berdasarkan kenyamanan atau harga, bijaksanalah untuk menyelidiki fitur-fitur dan bagaimana ERP dapat cocok dengan bisnis Anda saat ini.
Jika Anda telah memutuskan bahwa alat dan sistem yang ada di bisnis Anda tidak cukup, pertimbangkan baik penghematan biaya langsung maupun tidak langsung, peluang untuk meningkatkan pendapatan, serta bagaimana Anda dan tim Anda dapat menjadi lebih efisien dan efektif dengan menggunakan ERP yang terpusat.
Anda juga harus memilih antara ERP berbasis cloud dan ERP yang dihosting sendiri. ERP berbasis cloud memberikan akses aman kepada seluruh tim Anda ke informasi perusahaan dari kantor, kantor rumah, atau di mana saja tanpa perlu menjaga server yang mahal.
