Delapan Tanda Saatnya Beralih ke Sistem ERP Berbasis Cloud

Seperti halnya alat teknologi lainnya, pasti ada saatnya sebuah perusahaan harus mempertimbangkan untuk pensiunkan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang ada. Hal ini mungkin dipicu oleh biaya pemeliharaan yang meningkat, ketidakmampuan memberikan pembaruan real-time, atau kesulitan beradaptasi dengan kebutuhan yang berkembang dari tenaga kerja jarak jauh yang berkembang pesat. Alternatif lainnya, fungsionalitas yang terbatas bisa membuat karyawan sangat bergantung pada solusi pengganti yang tidak efisien, menyebabkan alur kerja menjadi sangat melambat. Faktor-faktor ini dan lainnya bisa memicu kebutuhan akan revisi sistem ERP, mengarahkan bisnis menuju modernisasi dengan sistem ERP berbasis cloud.

Panduan untuk Beralih antar Sistem ERP

Peran seorang CIO atau tim IT mungkin tampak jauh lebih mudah jika beralih dari satu sistem ERP ke sistem lainnya se-simple membalik saklar lampu. Namun, kenyataannya adalah pergeseran ERP yang sukses memerlukan bulan-bulan perencanaan yang teliti, persiapan komprehensif, dan komunikasi efektif di seluruh organisasi. Proses ini mencakup langkah-langkah seperti penilaian vendor dan uji coba produk, pemilihan sistem, desain ERP dengan penyesuaian dan integrasi, serta pengembangan jadwal proyek, garis waktu, dan tonggak penting yang detail.

Setelah aspek-aspek fundamental ini diatasi, saatnya untuk mempersiapkan transisi sistem sebenarnya. Re-engineering proses dan migrasi data, khususnya ekstraksi data, seringkali merupakan bagian paling rumit dari transisi ERP mana pun. Untuk mendapatkan hasil yang paling akurat, sistem ERP memerlukan data yang bersih dan konsisten. Tahap migrasi melibatkan pembuatan model data universal untuk sistem baru dan memeriksa secara menyeluruh data di seluruh perusahaan untuk memastikan kompatibilitas dengan format universal ini. Data yang tidak lengkap atau duplikat perlu diperbarui, dihapus, atau digabungkan sebelum dapat diintegrasikan ke dalam sistem ERP baru. Pengujian pengguna yang komprehensif membantu dalam memverifikasi efektivitas proses migrasi data dan memberikan pengguna kesempatan awal untuk bereksperimen dengan sistem baru dan memberikan umpan balik yang berharga.

Setelah tahap persiapan selesai, dan ketika proyek ERP baru siap untuk diluncurkan, perusahaan mungkin memilih untuk beroperasi berdasarkan prinsip “lebih baik berhati-hati daripada menyesal”. Ini melibatkan menjalankan sistem ERP lama secara paralel dalam jangka waktu singkat untuk memastikan sistem live baru berfungsi seperti yang dimaksud. Sangat penting bagi perusahaan untuk memiliki jalur komunikasi yang siap menerima dan menangani umpan balik pengguna setelah peluncuran sistem baru.

Wawasan Penting

• Sistem ERP yang usang dapat memicu berbagai tantangan mendalam seperti membatasi ekspansi bisnis, mengganggu operasi bisnis, mengurangi transparansi operasional, dan potensi kehilangan data.
• Meskipun setiap transisi perangkat lunak datang dengan serangkaian rintangan jangka pendeknya sendiri, keuntungan jangka panjang dari beralih ke sistem ERP kontemporer secara signifikan mengatasi kesulitan-kesulitan awal ini.
• Semakin banyak bisnis yang beralih ke sistem ERP berbasis cloud, mengakui nilai mereka dalam hal aksesibilitas, skalabilitas, dan efektivitas biaya.

Delapan Indikasi Bahwa Bisnis Anda Membutuhkan Peningkatan ERP ke Sistem ERP Berbasis Cloud

Memutuskan kapan harus beralih sistem ERP dapat terasa seperti tindakan penyeimbangan yang mirip dengan pencarian Goldilocks untuk ‘tepat’. Melompat terlalu cepat, ketika solusi yang ada masih melayani bisnis dengan cukup baik, mungkin memicu kekhawatiran tentang pengeluaran yang tidak perlu dan pergolakan operasional. Sebaliknya, menunggu terlalu lama dapat menyebabkan perusahaan menderita dampak finansial dari bertahan pada sistem ERP yang usang. Jadi, apa tanda-tanda yang menunjukkan bahwa saatnya tepat untuk meningkatkan ERP Anda?

1. Sistem ERP Anda Tidak Sejalan dengan Tujuan Bisnis yang Berkembang: Sebuah usaha yang baru berkembang mungkin awalnya memenuhi tujuan-tujuannya yang sederhana dengan alat sederhana seperti QuickBooks atau perangkat lunak ERP dasar yang dapat mengelola sejumlah operasi tertentu. Namun, seiring berkembangnya bisnis dan melampaui apa yang dapat diterima oleh ERP saat ini, saatnya meningkatkan ke sistem ERP yang lebih canggih yang tidak hanya dapat memenuhi tuntutan baru tetapi juga beradaptasi dengan perubahan di masa depan. Misalnya, jika bisnis bertujuan untuk memperluas beberapa lini produk, ERP harus mampu mengelola jadwal produksi yang rumit dan pelacakan rantai pasokan yang komprehensif. Jika ekspansi internasional ada di cakrawala, kebutuhan untuk kemampuan kepatuhan dan pelaporan yang lebih canggih menjadi sangat penting.
2. Bisnis Anda Telah Melampaui Skalabilitas ERP Anda: Skalabilitas merujuk pada kemampuan sistem ERP untuk menangani fluktuasi dalam permintaan – mulai dari jumlah pengguna dan transaksi hingga volume data yang bervariasi dan persyaratan fungsional – tanpa mempengaruhi kinerja sistem. Bagi bisnis yang meng-hosting sistem ERP mereka sendiri, skalabilitas dapat menimbulkan tantangan yang signifikan karena memerlukan waktu dan investasi finansial yang cukup besar untuk memperoleh, meningkatkan, dan mengkonfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan.
3. Sistem ERP Anda Kekurangan Kemampuan Integrasi: Pertumbuhan cepat sering kali memaksa bisnis untuk memasukkan berbagai perangkat lunak operasional yang perlu berkomunikasi dengan lancar. Namun, sistem yang berbeda-beda dapat menyebabkan ketidaksesuaian atau ketidakakuratan data, menghasilkan pengambilan keputusan yang cacat dalam operasi sehari-hari. Jika ERP Anda tidak terintegrasi dengan sistem lain, ini bisa mengakibatkan masalah seperti menjual produk yang stoknya habis, alur kerja yang tidak terhubung, atau duplikasi upaya.
4. Sistem ERP Anda Menghambat Proses Bisnis: Ketika sistem ERP menghambat operasi bisnis dalam periode yang berkelanjutan, saatnya mempertimbangkan peningkatan. Sistem lama sering kali kekurangan akses data real-time yang cepat, membuat bisnis tidak dapat bereaksi dengan cepat dan informatif. Sistem ERP yang ketinggalan zaman dengan skalabilitas dan fungsionalitas yang terbatas juga dapat memperlambat operasi, menyebabkan solusi pengganti manual dan kesalahan.
5. Kurang Pemanfaatan Sistem ERP Anda: Jika karyawan mengabaikan sistem ERP atau tidak menggunakannya dengan efektif, itu merupakan tanda merah. Hal ini bisa disebabkan oleh karyawan yang menolak perubahan, terutama ketika tidak terlibat dalam proses pengambilan keputusan atau karena pelatihan yang tidak memadai. Ini menekankan pentingnya manajemen perubahan dan pelatihan komprehensif dalam implementasi ERP yang sukses.
6. Kehilangan Data atau Tidak Bisa Diakses: Sistem ERP lama sering kali mengandalkan perangkat lunak dan perangkat keras basis data yang sudah tua, menjadi rentan terhadap downtime atau crash seiring waktu. Jika data tidak dicadangkan dengan baik atau menjadi korup karena masalah skalabilitas, ini dapat menghasilkan kehilangan data yang signifikan. Pelanggaran keamanan, terutama ketika sistem ERP mencapai akhir masa hidupnya (EOL), juga bisa menyebabkan kehilangan data.
7. Dampak Pelanggan: Sistem ERP yang gagal tidak hanya merugikan bisnis; itu juga mempengaruhi pelanggan. Proses bisnis yang lambat atau ketidakmampuan untuk berskala dapat langsung mempengaruhi kepuasan pelanggan. Pengolahan dan pemenuhan pesanan bisa menjadi masalah tanpa data inventaris real-time, yang mengakibatkan kekurangan stok, penundaan pengiriman, dan pelanggan mencari alternatif. Layanan pelanggan juga bisa terganggu ketika agen kekurangan data real-time untuk merespon pertanyaan pelanggan.
8. Biaya ERP yang Berlebihan: Satu tanda jelas dari sistem ERP yang usang adalah peningkatan biaya pemeliharaan, upgrade, dan patching yang tinggi untuk perangkat keras dan perangkat lunak. Biaya tambahan mungkin mencakup modifikasi ERP atau mengintegrasikannya dengan perangkat lunak lain seiring berkembangnya perusahaan, mempekerjakan konsultan untuk menjaganya sejalan dengan kebutuhan bisnis, atau menangani masalah akibat kehilangan dukungan dan upgrade vendor ketika ERP mencapai EOL-nya.

Rintangan yang Harus Dihadapi Saat Beralih ke Sistem ERP Baru

Adopsi sistem ERP yang canggih dapat merevolusi operasi bisnis, alur kerja, dan bahkan budaya perusahaan. Namun, beralih ke sistem baru datang dengan tantangan tersendiri. Sisi positifnya adalah dengan mengenali potensi hambatan, bisnis dapat meminimalisir atau bahkan menghindarinya sepenuhnya.

• Migrasi Data: Ini adalah salah satu aspek paling kompleks dari transisi ERP karena risiko inheren kehilangan data, terutama ketika data berada di berbagai sistem. Sebelum proses migrasi, data perlu diekstrak, dibersihkan, deduplikasi, dan diformat ulang. Proses pembersihan dan pemformatan ulang ini rumit, mengingat data di berbagai sistem mungkin menggunakan bidang yang berbeda untuk atribut serupa (seperti “mobile” versus “cell”). Bidang ini perlu disesuaikan dengan format universal. Tanpa eksekusi yang hati-hati atau cadangan data yang memadai, informasi kritis dapat hilang, yang mengakibatkan pelaporan yang tidak akurat, pengambilan keputusan yang cacat, dan kemungkinan pelanggaran kepatuhan.
• Gangguan Bisnis: Beralih dari satu sistem ERP ke sistem lain memerlukan waktu, pemahaman mendalam tentang operasi bisnis, dan perencanaan yang teliti—sebelum, selama, dan setelah transisi. Perusahaan harus menyadari potensi dampak pergeseran ini terhadap sumber daya untuk menghindari gangguan terhadap operasi bisnis normal, seperti meningkatkan waktu respons pelanggan. Perusahaan yang bijaksana harus mengantisipasi beberapa downtime dan memiliki rencana kontingensi untuk skenario terburuk. Selain itu, masalah selama migrasi data, penyesuaian, atau integrasi juga dapat mengganggu operasi reguler. Penilaian kesiapan ERP pra-implementasi dapat membantu perusahaan mengantisipasi dampak terhadap operasi bisnis dan mencegah masalah muncul.
• Resistensi Karyawan: Seperti pepatah, “perubahan itu sulit.” Memperkenalkan sistem ERP baru seringkali membutuhkan perubahan dalam pola kerja yang mungkin karyawan enggan terima. Rencana manajemen perubahan yang komprehensif yang mengkomunikasikan detail penting tentang implementasi ERP—termasuk tujuan, jadwal, dan tonggak—dapat membantu memupuk dukungan dan meningkatkan penerimaan dan adopsi karyawan. Menyertakan program pelatihan pra, selama, dan pasca-transisi dapat lebih memudahkan transisi.
• Investasi Waktu dan Finansial: Transisi ke sistem ERP baru merupakan investasi yang signifikan, meskipun janji penghematan jangka panjang yang ditawarkannya. Downtime yang tak terduga dapat berdampak negatif pada produktivitas dan kepuasan pelanggan, dan biaya konsultasi bisa meroket. Untuk menghindari kejutan yang tidak diinginkan, model finansial harus dibuat untuk mempersiapkan berbagai skenario. Penilaian total cost of ownership (TCO) dapat mencantumkan semua biaya langsung dan tidak langsung dari implementasi ERP, membantu perusahaan menghindari hambatan yang tidak terduga—dan mahal—selama transisi.
• Penyesuaian dan Integrasi: Sistem ERP yang paling canggih mungkin masih membutuhkan penyesuaian dan integrasi dengan sistem lain yang penting untuk melayani kebutuhan bisnis khusus. Misalnya, organisasi yang lebih besar atau perusahaan yang diperdagangkan secara publik mungkin membutuhkan pelaporan kustom untuk mematuhi kewajiban regulasi. Demikian pula, bisnis mungkin perlu mengintegrasikan sistem ERP mereka dengan perangkat lunak khusus industri atau platform intelijen bisnis. Setiap penyesuaian atau integrasi membutuhkan penanganan teliti—seringkali memerlukan keahlian penyedia ERP—untuk memastikan pemetaan data yang tepat, migrasi yang sukses, dan keamanan data.

Keuntungan Beralih ke Sistem ERP Baru

Bisnis yang mempertimbangkan perubahan dalam sistem ERP mereka seringkali menggunakan kesempatan ini untuk bermigrasi ke solusi berbasis cloud, memanfaatkannya untuk merangsang pertumbuhan, meningkatkan fleksibilitas, dan meminimalisir biaya. Menurut laporan oleh Markets and Markets, pasar ERP berbasis cloud di seluruh dunia diperkirakan akan menyaksikan pertumbuhan tahunan gabungan sebesar 15% dari tahun 2022 hingga 2027. Terlepas dari metode penyebarannya, beralih ke sistem ERP baru dapat memberikan banyak manfaat signifikan:

• Manajemen Biaya yang Efisien: Khususnya dengan sistem ERP berbasis cloud, penghapusan perangkat keras dan perangkat lunak on-premises secara signifikan mengurangi biaya awal yang terkait dengan implementasi ERP. Selanjutnya, biaya pemeliharaan berkelanjutan berkurang karena tanggung jawab menjaga perangkat lunak di cloud ada pada penyedia ERP.
• Peningkatan Pengambilan Keputusan: Sistem ERP modern menawarkan akses real-time ke data yang bersih, konsisten, dan terpusat bagi semua pemangku kepentingan yang relevan. Kemampuan untuk membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih baik memberikan keagilan bisnis. Selain itu, sistem ini dilengkapi dengan kontrol akses detail untuk data, membatasi visibilitas berdasarkan profil pengguna.
• Kolaborasi yang Ditingkatkan: Ketika perusahaan beroperasi dengan pandangan yang komprehensif dan bersama tentang lapisan data yang lebih dalam dari bisnis, ini mengarah ke organisasi “bermain dalam harmoni.” Wawasan yang diperoleh dengan cara ini umumnya mendorong diskusi yang lebih besar dan meningkatkan kolaborasi tim.
• Peningkatan Otomatisasi: Sistem ERP mengotomatiskan berbagai proses dan alur kerja bisnis, yang tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga mengurangi tingkat kesalahan yang terkait dengan entri data manual.
• Aksesibilitas: Terutama benar untuk sistem ERP berbasis cloud, aksesibilitas ke sistem dan data ditawarkan kapan saja, di mana saja, melalui koneksi internet—sebuah keuntungan penting dalam lingkungan kerja jarak jauh kita yang berkembang.
• Skalabilitas yang Mudah: Sistem ERP berbasis cloud memudahkan tugas menambahkan lebih banyak kapasitas komputasi, jaringan, atau penyimpanan—hanya membutuhkan satu klik. Sebaliknya, sistem ERP on-premises membutuhkan pembelian dan konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak, proses yang dapat memakan waktu berhari-hari.
• Keamanan yang Kuat: Sistem ERP yang diperbarui menyediakan fitur keamanan terbaru, termasuk enkripsi lanjutan dan mekanisme kontrol akses.

Percepat Pertumbuhan dengan Sistem ERP Berbasis Cloud NetSuite

NetSuite ERP menyediakan rangkaian aplikasi berbasis cloud yang terintegrasi dan komprehensif, semuanya memanfaatkan basis data yang terpadu. Ini menghasilkan operasi bisnis yang dioptimalkan, diotomatisasi; kolaborasi yang ditingkatkan; dan wawasan real-time yang akurat ke dalam operasi dan tren bisnis Anda. Struktur modularnya memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan fungsionalitas canggih dengan cepat dan mudah, mendukung operasi front office dan back office.

Beralih dari sistem ERP warisan ke NetSuite ERP memberi perusahaan berbagai alat untuk melancarkan proses. Mereka dapat memanfaatkan Application Programming Interfaces (API) untuk kustomisasi dan integrasi sistem yang mudah. SuiteSuccess menggunakan wawasan yang diperoleh dari ribuan implementasi sukses untuk merancang metodologi implementasi yang mempercepat realisasi nilai. Selain itu, program NetSuite Customer Success memberi Anda akses ke jaringan luas konsultan bersertifikat yang akan bekerja dengan Anda untuk memahami kebutuhan dan tantangan unik Anda, dan membantu dalam merumuskan rencana implementasi detail yang ditandai dengan tonggak penting.

Untuk tetap unggul di dalam ekonomi dinamis saat ini, diperlukan adaptabilitas, kecepatan, dan kemampuan untuk memanfaatkan data untuk pengambilan keputusan yang cerdas. Menariknya, atribut-atribut ini juga menjadi dasar dari sistem ERP yang canggih, mendorong ekspansi perusahaan. Seiring bisnis mendorong batas-batas sistem ERP mereka yang usang, beralih ke platform canggih bisa menjadi katalis yang memicu bukan hanya pertumbuhan, tetapi transformasi komprehensif.

Pertanyaan yang Sering Diajukan Tentang Transisi Sistem ERP

Bagaimana saya bisa beralih ke sistem ERP baru?

Beralih ke sistem perencanaan sumber daya perusahaan baru membutuhkan strategi implementasi yang komprehensif, termasuk analisis mendalam tentang tantangan dan prosedur bisnis saat ini, serta daftar prasyarat bisnis dan indikator keberhasilan yang rinci. Sangat penting untuk membentuk tim proyek sejak dini dalam proses ini untuk merumuskan dan mengawasi tahap-tahap penemuan, desain, pengembangan, pengujian, penyebaran, dan dukungan implementasi ERP, didukung oleh rencana komunikasi dan pelatihan yang terstruktur dengan baik.

Mengapa perusahaan beralih sistem ERP?

Organisasi beralih sistem ERP mereka karena berbagai alasan. Di antara yang paling umum adalah sistem mereka yang ada telah habis potensinya dan tidak lagi memenuhi kebutuhan bisnis yang berkembang. Teknologi usang adalah faktor utama lainnya yang dapat merusak keandalan data dan transparansi di seluruh organisasi dan menimbulkan biaya pemeliharaan tinggi. Bagi banyak orang, beralih ke platform ERP berbasis cloud memberikan kesempatan untuk merangsang kolaborasi, meningkatkan efisiensi, mendorong pertumbuhan, dan sekaligus mengurangi biaya.

Kapan waktu yang tepat untuk beralih ke sistem ERP baru?

Idealnya, organisasi harus mempertimbangkan untuk beralih ke sistem ERP baru sebelum mulai menghambat pertumbuhan, mengompromikan keamanan, dan mempengaruhi produktivitas. Indikator yang menunjukkan kebutuhan untuk beralih termasuk ketidakmampuan sistem untuk meningkatkan skala, proses yang tidak berfungsi, ketidaksesuaian data, dan biaya yang meningkat.

Seberapa sering perusahaan mengganti sistem ERP mereka?

Biasanya, organisasi cenderung mengganti sistem ERP mereka setiap lima hingga sepuluh tahun. Namun, kerangka waktu ini dapat bervariasi berdasarkan ukuran organisasi, kompleksitas, dan munculnya kemajuan teknologi utama, seperti sistem berbasis cloud.

Apa peran manajemen perubahan dalam implementasi ERP?

Manajemen perubahan dalam implementasi ERP menunjukkan metode yang diterapkan oleh organisasi untuk menyebarluaskan informasi tentang sistem baru secara efektif, memastikan bahwa semua pemangku kepentingan merasa terlibat dalam proses dan karenanya lebih cenderung menerimanya. Proses ini mencakup komunikasi yang tepat waktu dan berkelanjutan tentang alasan di balik perubahan, tujuan, jadwal, tonggak utama, dan dampak yang diharapkan.

Sumber