Pelajari tentang strategi Business Intelligence (BI), termasuk cara mengembangkan strategi sendiri, praktik terbaik, dan mengapa Anda membutuhkannya. Unduh template gratis yang dapat membantu Anda membuat strategi BI yang sukses.
Dalam artikel ini:
- Mengapa Anda membutuhkan strategi business intelligence
- Langkah-langkah untuk membuat strategi BI
- Cara mendokumentasikan strategi BI
- Template roadmap strategi BI
Apa Itu Strategi Business Intelligence?
Sebelum mempelajari secara rinci tentang strategi, penting untuk memahami apa itu BI. Business intelligence adalah istilah yang digunakan untuk mencakup teknologi dan strategi yang terlibat dalam analisis data untuk perusahaan Anda. Teknologi ini dapat memberikan gambaran tentang kinerja masa lalu, bagaimana kinerja perusahaan Anda saat ini, dan membuat perkiraan untuk skenario masa depan yang potensial. Jadi, strategi business intelligence adalah suatu rencana tentang bagaimana Anda menggunakan data yang dihasilkan oleh perusahaan. Data ini dapat berasal dari berbagai sumber yang terpisah di perusahaan Anda, termasuk sumber daya manusia, rantai pasokan, manufaktur, keuangan, manajemen hubungan pelanggan, dan lainnya. Strategi BI yang sukses melibatkan orang, proses, dan teknologi.
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan
Strategi BI memberikan nilai tambah dengan memberikan perusahaan program yang terdefinisi untuk pengumpulan data, perbaikan data, dan alat-alat data.
Model kematangan BI akan membantu Anda menilai strategi BI saat ini.
Strategi BI yang kuat mempertimbangkan konsep-konsep tingkat tinggi dan detail teknis.
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Strategi BI
Business intelligence adalah istilah umum yang mencakup proses pengumpulan, penyimpanan, dan analisis data dari bisnis Anda untuk meningkatkan kinerja. Untuk meningkatkan kinerja, Anda mungkin menetapkan tujuan bagi perusahaan Anda, dan memiliki pertanyaan tentang bagaimana mencapai tujuan tersebut. Misalnya, tujuan Anda mungkin untuk meningkatkan margin keuntungan Anda sebesar 2% pada tahun fiskal berikutnya, dan pertanyaannya mungkin tentang bagaimana meningkatkan efisiensi dalam proses agar perusahaan lebih menguntungkan. Mencapai tujuan tersebut dan menjawab pertanyaan-pertanyaan spesifik adalah bagian penting dari BI. Alat-alat business intelligence dapat membantu dengan melakukan analisis data untuk menemukan tren dalam kumpulan data besar, melaporkan analisis ini sehingga Anda dapat membuat kesimpulan tentang data, dan membandingkan usaha-usaha masa depan dengan kinerja masa lalu dan standar industri. Dalam kasus ini, alat-alat BI dapat membantu mengungkapkan gangguan rantai pasokan umum dan mahal, unit bisnis yang kurang optimal, atau hambatan-hambatan lainnya. Dengan melakukan kueri langsung dan memvisualisasikan data, Anda dapat menggunakan data pelanggan, operasi, dan kinerja untuk membantu mengembangkan perusahaan Anda dan tetap kompetitif. Strategi BI memberikan wawasan tentang di mana melakukan perbaikan dalam pengelolaan data, analisis, pelaporan, dan keputusan yang diambil dari wawasan tersebut.
Manfaat Strategi BI
Mendapatkan perangkat lunak yang tepat untuk alat-alat BI hanya merupakan langkah pertama. Selanjutnya, Anda perlu mengidentifikasi bagaimana data yang dihasilkan oleh bisnis Anda akan dikelola dan dilaporkan. Dengan tidak hanya memperhatikan platform-platformnya, tetapi juga siapa yang akan menggunakan perangkat lunak, kapan harus digunakan, dan bagaimana penggunaannya, Anda akan mendapatkan manfaat dari implementasi yang lebih cepat dan laporan serta visualisasi yang lebih beragam dalam dashboard Anda. Misalnya, Anda dapat meningkatkan pendapatan dengan dashboard kinerja penjualan, atau mengoptimalkan fungsi sumber daya manusia dengan informasi gaji dan kinerja karyawan. Pendekatan sistematis dalam menemukan, menganalisis, dan melaporkan data di seluruh bisnis Anda dapat membuat penggunaan BI lebih efisien.
Manfaat lain dari strategi business intelligence termasuk
Pelaporan dan analisis yang lebih cepat
Salah satu manfaat utama dari BI yang kuat adalah fitur self-service yang dapat diandalkan dan cepat. Ketika pengguna memiliki pertanyaan yang ingin dijawab dengan bantuan data bisnis, mereka tidak perlu menghubungi tim IT, mengajukan permintaan, dan menunggu seseorang melakukan penambangan data secara manual, membangun struktur data, menganalisisnya, dan mengembalikannya. Sebaliknya, Anda dapat mempercayai bahwa tim Anda akan memiliki akses ke wawasan yang mudah dipahami yang disajikan dalam dashboard dan laporan lain yang didapatkan dari data yang akurat. Baik itu penelitian khusus tentang suatu topik (misalnya, manajer rantai pasokan yang ingin memahami waktu tunggu), atau pertanyaan umum tentang kemajuan terhadap tujuan bisnis, membuat strategi BI dapat memberikan manfaat bagi semua tingkatan bisnis Anda.
Mengurangi risiko
Misalkan perusahaan ritel Anda sedang mempertimbangkan untuk memperluas ke lokasi baru yang lebih besar. Ada potensi keuntungan yang besar dari investasi ini, dengan ruang yang lebih besar untuk menyimpan persediaan dan menawarkan lebih banyak produk kepada pelanggan. Tetapi keputusan untuk melakukannya juga membawa risiko yang signifikan. Meskipun tidak ada yang dapat memprediksi masa depan, kita dapat menggunakan data untuk membantu mengurangi risiko keuangan tersebut dengan meramalkan kondisi masa depan berdasarkan tren historis dan data lainnya. Keputusan bisnis penting sering kali membawa risiko tertentu. Dan data dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih terinformasi dan memahami risiko tersebut sebelum mengambil langkah tersebut.
Elemen Utama dari Strategi BI
Elemen kunci dari strategi BI yang sukses berfokus pada bisnis, data, dan orang.
Elemen-elemen strategi business intelligence meliputi:
Visi: Visi strategi BI menentukan harapan. Visi adalah apa yang disepakati oleh semua pihak sebagai bagian dari strategi. Misalnya, beberapa strategi BI hanya memiliki tujuan pelaporan dan analitik.
Orang: Strategi BI harus memiliki dukungan eksekutif, seseorang di tingkat kepemimpinan yang bertindak sebagai penggerak dan pendukung. Edukasikan mereka tentang ROI dan bagaimana strategi BI membuat perusahaan Anda bersaing di industri tersebut. Tetapkan peran dari staf lain yang terlibat – misalnya, tentukan data atau analisis yang dibutuhkan oleh setiap departemen.
Proses: Dokumentasikan keadaan saat ini dari strategi, seperti akses saat ini vs. kebutuhan atau penyimpanan data saat ini vs. kebutuhan. Usulkan keadaan target dan kemudian tentukan kesenjangan yang ada antara keduanya. Tentukan persyaratan proses berdasarkan keadaan saat ini dan keadaan akhir. Gunakan informasi ini untuk mengembangkan peta jalan strategis.
Arsitektur: Tentukan arsitektur perusahaan, yang mencakup spesifikasi teknis, persyaratan data, metadata, persyaratan keamanan, perangkat lunak dan integrasi data, serta hasil yang diharapkan.
Alat: Alat mengacu pada perangkat lunak dan peralatan yang penting. Pemilihan alat mungkin perlu ditunda hingga setelah menentukan apa yang dimaksud dengan BI di perusahaan Anda dan apakah itu mencakup teknologi. Cari contoh alat dan perangkat lunak BI untuk melihat bagaimana mereka menjadi bagian dari strategi BI.
19 Langkah untuk Membuat Strategi Business Intelligence
Ikuti 19 langkah ini untuk membuat strategi business intelligence yang sukses sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Mulailah dengan melakukan analisis lengkap terhadap keadaan saat ini dan lanjutkan melalui tahapan-tahapan untuk mengembangkan keadaan yang diinginkan.
Menilai Ekosistem BI
Saat Ini Ulas kebutuhan data perusahaan Anda di setiap tingkat. Beberapa perusahaan mungkin memiliki analis yang membutuhkan alat yang kuat untuk pemodelan, statistik, dan visualisasi data. Jika Anda memiliki staf penjualan, mereka mungkin membutuhkan data pelanggan real-time. Pertimbangkan menggunakan model kematangan BI untuk menetapkan titik awal bagi strategi BI Anda.
Model Kematangan
BI Model kematangan BI menunjukkan seberapa berkembang BI dalam perusahaan Anda dalam skala lima tingkat. Tingkatan ini berjalan dari yang tidak terorganisir hingga yang dioptimalkan. Gunakan model ini untuk menunjukkan di mana perusahaan Anda memulai.
Tingkat terendah dari model kematangan adalah data yang tersebar di seluruh organisasi dan tidak ada yang melakukan pengelolaan data. Mengakses data membutuhkan permintaan satu kali. Tingkat kematangan tertinggi memiliki data yang terorganisir dan dapat diakses yang terhubung ke perangkat lunak BI. Seorang kepala petugas data (Chief Data Officer/CDO) mengelola pengelolaan data dan staf dapat dengan mudah menemukan data untuk pengambilan keputusan.
Pilih Sponsor
Proyek Seorang sponsor eksekutif yang mendukung tujuan strategi BI sangat penting untuk memastikan kepatuhan di seluruh perusahaan. Tugas sponsor eksekutif adalah mendapatkan dukungan, membantu menyampaikan tujuan, dan mengatasi hambatan dari pimpinan senior. Jika ruang lingkup proyek berubah, staf memiliki dukungan untuk mengarahkan semua orang ke tujuan yang sama.
Identifikasi Pemangku Kepentingan Utama
Tentukan semua pihak yang terpengaruh oleh strategi BI yang sedang Anda kembangkan. Mereka adalah orang-orang yang dapat mempengaruhi atau memiliki kepentingan dalam rencana tersebut, terutama pelanggan.
Gunakan Chief Data Officer
Fungsi utama seorang CDO adalah mengawasi pengelolaan data, kualitas data, dan strategi BI. Begitu Anda mencapai skala besar, Anda mungkin membutuhkan CDO jika Anda ingin memiliki perusahaan yang berbasis data.
Bangun Tim BI dan BI Governance Anda
Governance BI berkaitan dengan infrastruktur, bukan hanya data. Tim ini harus mewakili berbagai fungsi bisnis, sehingga Anda tidak kehilangan pandangan terhadap kebutuhan yang berbeda.
Definisikan Visi dan Lingkup BI
Anda tahu di mana perusahaan Anda berada dengan strategi BI saat ini. Sekarang, tentukan ke arah mana perusahaan perlu menuju. Anda harus menyelaraskan visi dan lingkup dengan visi organisasi Anda. Untuk mendefinisikan lingkup yang dapat dicapai, pastikan Anda menentukan KPI (Key Performance Indicators/Indikator Kinerja Utama) yang akan ditangani proyek tersebut. Tentukan semua proyek dalam konteks inisiatif yang lebih besar. Dengan kata lain, bagaimana setiap proyek dapat mencapai tujuan yang lebih besar?
Tentukan Tujuan BI Anda
Apakah tujuan BI Anda termasuk mengurangi biaya, membangun peluang baru, atau menghilangkan ketidakefisienan, dokumentasikan alasan-alasan untuk perbaikan tersebut.
Buat Peta Data
Peta data mengungkapkan lanskap data pendukung dan apa artinya dalam strategi BI. Ketika Anda mengintegrasikan data dari berbagai sumber, bangun peta yang menunjukkan perubahan skema dan model data yang dihasilkan. Pastikan untuk menyertakan jenis data.
Pilih Platform dan Alat BI Anda
Platform BI menyediakan pengguna dengan analisis, pelaporan, dan kemampuan untuk mengintegrasikan sistem perangkat lunak dan set data. Saat memilih sistem baru, pertimbangkan kompatibilitas teknisnya dengan rencana saat ini. Tentukan kemampuan yang Anda butuhkan, seperti pelaporan dan dashboard kustom.
Persiapkan Infrastruktur Data Anda
Infrastruktur data terdiri dari tiga komponen utama: arsitektur business intelligence, data yang telah disiapkan, dan rencana integrasi data. BI modern memungkinkan pengguna untuk menggabungkan data dari banyak sumber, tidak hanya dari gudang data. Kembangkan arsitektur berdasarkan sumber data bisnis. Buat keputusan tentang bagaimana Anda ingin data ini digabungkan. Pengetahuan ini akan membantu Anda mempersiapkan dan mengintegrasikan berbagai sistem dan set data.
Tetapkan Proses Governance BI
Proses governance adalah bagaimana bisnis mengelola sistem informasinya. Governance meliputi kepemimpinan, operasi, dan kebijakan. Governance yang baik memastikan bahwa inisiatif BI berkelanjutan. Perusahaan besar harus menggunakan Business Intelligence Competency Centers (BICC), yaitu tim yang bekerja secara lintas-fungsi untuk menghilangkan silo-silo dari unit bisnis yang berbeda. BICC bertanggung jawab atas dokumentasi, perencanaan, dan koherensi proyek BI.
Tentukan Key Performance Indicators (KPI)
KPI sangat penting untuk memberi tahu Anda apakah strategi BI Anda sejalan dengan tujuan perusahaan.
Kembangkan Peta Jalan
Business Intelligence Bantu para pemangku kepentingan memahami apa yang perlu dilakukan untuk mencapai strategi BI yang sukses dengan visual yang mudah dipahami.
Apa itu Peta Jalan BI?
Peta jalan BI adalah visual yang menunjukkan keadaan saat ini dari BI Anda dan langkah-langkah untuk mencapai keadaan yang diinginkan. Sertakan masalah-masalah bisnis utama, solusi, dan waktu yang diperlukan untuk mencapai keadaan masa depan yang diusulkan. Sertakan juga tonggak-tonggak yang harus dicapai di sepanjang jalan.
Tentukan Bagaimana Anda Akan Berbagi dan Mendistribusikan Data
Tidak peduli bagaimana Anda mendokumentasikan dan berbagi data Anda, tentukan rencana tersebut. Staf perlu mengetahui standar dan di mana menemukan instruksi, serta apa yang mereka butuhkan untuk mengambil keputusan.
Dokumentasikan Strategi BI Anda
Dokumentasikan strategi BI Anda untuk para pemangku kepentingan dan pastikan tidak ada “scope-creep” (lingkup yang meluas secara tidak terkendali). Tetap berpegang pada lingkup agar proyek tetap fokus. Staf dapat merujuk pada dokumentasi strategi BI untuk tetap memperhatikan tujuan proyek.
Lakukan Uji Penerimaan Pengguna (UAT)
UAT adalah langkah terakhir dalam pengembangan perangkat lunak, tetapi pengguna pertama kali menguji sistem dan memverifikasinya. Untuk sistem yang melibatkan data, Anda akan ingin menguji apakah data dari sumber-sumber cocok, transformasi data tepat, dan laporan sesuai dengan yang Anda butuhkan.
Pelatihan Pengguna Akhir
Pengguna akhir utama dari strategi business intelligence adalah para pengambil keputusan dan siapa pun yang perlu menggunakan data business intelligence untuk memandu tindakan mereka. Latih pengguna akhir tentang program, proses, dan lokasi dokumentasi.
Lacak ROI dari Strategi BI Anda
Untuk memberikan ROI yang tinggi, pastikan Anda menyelaraskan strategi business intelligence dengan strategi organisasi Anda. Hitung nilai dalam pengurangan waktu pengumpulan data, pengambilan keputusan, dan analisis. Anda juga seharusnya melihat pengurangan biaya dan peningkatan pendapatan.
Ulasan Tahunan Strategi BI
Setiap tahun, ulas model kematangan BI Anda untuk memastikan bahwa Anda berada pada tingkat yang diharapkan. Tinjau metrik kuantitatif seperti jumlah permintaan data yang terpenuhi dengan sistem dan proses baru. Diskusikan dengan pengguna aspek-aspek kualitatif, seperti apakah sistem telah meningkatkan alur kerja mereka.
Bagaimana Mendokumentasikan Strategi BI
Cara termudah untuk mendokumentasikan strategi BI adalah dengan mengembangkan rencana lengkap dengan tujuan tingkat tinggi dan spesifikasi teknis. Sponsor eksekutif harus menyetujuinya. Dokumen strategi BI harus menunjukkan bagaimana integrasinya dengan strategi perusahaan.
Tema tambahan yang harus dicakup dalam dokumen strategi business intelligence yang komprehensif adalah:
- Ringkasan eksekutif: Pengantar yang menjelaskan kebutuhan dan rencana tingkat tinggi untuk strategi BI perusahaan.
- Sinkronisasi dengan strategi perusahaan: Sebagai bagian dari analisis BI, strategi sinkronisasi menunjukkan bagaimana strategi BI sesuai dengan tujuannya.
- Lingkup dan persyaratan proyek: Rincikan tujuan dan batasan proyek tingkat tinggi, menjelaskan persyaratan desain tambahan apa pun.
- Tim pengelolaan BI: Sebagai bagian dari pelatihan dan standar, buat tim Pusat Kompetensi Business Intelligence (BICC) yang terdiri dari orang-orang yang terlibat dalam upaya business intelligence perusahaan Anda.
- Evaluasi: Staf dan manajemen harus menggunakan keadaan akhir yang dibutuhkan sebagai titik acuan saat mengevaluasi proyek.
- Peta jalan BI: Kelola harapan pemangku kepentingan dengan menyediakan peta jalan untuk tujuan tingkat tinggi.
- Teknologi: Gambaran arsitektur BI dan arsitektur aplikasi, termasuk diagram.
- Manajemen data: Bagikan bagaimana Anda akan mengelola data, termasuk informasi tentang kamus data, metrik, dan pengelolaan data.
- Manajemen perubahan: Dokumentasikan bagaimana Anda akan mengimplementasikan perubahan operasional dan pelaporan.
Mengapa Menggunakan Praktik Terbaik Strategi BI
Gunakan praktik terbaik saat mengembangkan strategi BI yang sukses untuk memastikan pendekatan yang holistik. Mulailah dengan tingkat tinggi dan staf Anda. Sertakan detail yang membantu, seperti terminologi standar, dalam strategi tersebut. Analisis apa yang telah berhasil dan belum berhasil.
Praktik Terbaik Strategi Business Intelligence
Strategi BI yang solid lebih dari sekadar inisiatif teknologi. Jika Anda ingin berhasil di industri Anda, lakukan pengembangan strategi dengan kepala yang terbuka. Berikut ini adalah daftar praktik terbaik tambahan dalam strategi BI:
- Mulai dengan analisis SWOT: SWOT mewakili Kekuatan (Strengths), Kelemahan (Weaknesses), Peluang (Opportunities), dan Ancaman (Threats). Kekuatan dan kelemahan adalah faktor internal, sedangkan peluang dan ancaman merujuk pada pertimbangan eksternal. Gunakan kategori ini untuk mengorganisir penilaian strategi BI saat ini.
- Melibatkan staf dalam perencanaan: Tim yang bekerja dengan proses BI saat ini adalah tautan penting dalam rangkaian tersebut. Memperoleh wawasan dan umpan balik dari mereka harus membantu dalam pengambilan keputusan strategi.
- Pertimbangkan kerangka kerja TOGAF atau Zachman: The Open Group Architecture Framework (TOGAF) atau Kerangka Kerja Zachman adalah metode yang memberikan struktur dalam pengembangan arsitektur perusahaan. Pilih salah satu atau gabungan dari keduanya untuk membantu mengorganisir teknologi, proses, dan aset informasi.
- Hapus hambatan: Tiga praktik terbaik pertama harus mengungkapkan hambatan dalam perusahaan. Batasan dapat muncul dalam berbagai bentuk. Cari solusi teknologi atau proses untuk mengatasi hambatan tersebut.
- Memperpendek waktu analisis: Alih-alih memberikan analisis panjang secara rutin, kembangkan dashboard. Dashboard dapat memperpendek waktu antara akses data dan pengambilan keputusan bisnis. Strategi ini juga memberikan pengguna lebih banyak kontrol.
- Gunakan lingkaran umpan balik selama implementasi: Bekerja dengan baik dengan staf berarti Anda mendefinisikan masalah, memperbaiki masalah, dan meminta umpan balik dari staf sebelum menutup masalah. Selama implementasi bertahap, lingkaran umpan balik mengubah kemungkinan perbaikan menjadi tindakan nyata. Lingkaran umpan balik ini adalah siklus hidup BI yang membuatnya terus berkembang.
- Sertakan kamus data: Dokumentasi strategi BI yang berhasil memastikan penggunaan terminologi yang konsisten. Buat kamus data yang mendefinisikan bidang backend, nama dan atribut frontend, serta metadata tentang setiap elemen.
Platform dan Alat Business Intelligence Penting untuk Strategi BI yang Sukses
Kembangkan strategi BI yang sukses dengan menggunakan alat dan platform yang handal. Perangkat lunak yang tepat menyediakan kekuatan dan fleksibilitas untuk mengembangkan strategi BI untuk perusahaan Anda. Saat mencari solusi BI, pastikan bahwa solusi tersebut akan terintegrasi dengan sistem yang sudah ada, dapat membuat dashboard dan laporan kustom, dan memiliki dukungan yang Anda butuhkan.
NetSuite Business Intelligence Menyediakan Kemampuan Business Intelligence Bawaan dan Real-Time
Strategi atau platform BI hanya sebaik orang-orang yang mengimplementasikannya dan memantau. Para pemimpin bisnis tahu bahwa mereka membutuhkan alat BI yang memungkinkan mereka mengakses semua data mereka dengan cara yang memungkinkan mereka membuat keputusan berdasarkan data secara real-time dan menjaga keunggulan kompetitif. NetSuite menyediakan business intelligence secara real-time di seluruh organisasi. NetSuite juga menawarkan SuiteAnalytics yang menyediakan business intelligence terintegrasi ke dalam aplikasi dan menghilangkan kebutuhan akan alat pelaporan terpisah, kubus BI, atau data warehousing.
