Biro Statistik Tenaga Kerja Amerika Serikat memprediksi penambahan 6 juta pekerjaan ke ekonomi dalam dekade mendatang. Dengan persaingan bakat yang diperkirakan akan sangat ketat di sektor-sektor yang banyak diminati seperti perawatan kesehatan, prioritas bagi sebagian besar bisnis bukan hanya untuk mengurangi pergantian karyawan tetapi juga mengadopsi strategi retensi karyawan yang kuat. Ini menimbulkan pertanyaan penting – apakah fokus hanya pada mengurangi pergantian karyawan, atau ada nilai lebih dalam meningkatkan dan berinvestasi dalam strategi retensi karyawan yang komprehensif?
Perbedaan ini, halus namun sangat penting, memiliki implikasi yang signifikan. Inilah mengapa.
Memahami Retensi Karyawan vs. Pergantian Karyawan: Mengidentifikasi Perbedaan
Retensi dan pergantian karyawan, meskipun tampaknya merupakan istilah yang berlawanan, bukanlah invers sederhana dari satu sama lain. Masing-masing memiliki metode perhitungan yang unik dan mengimplikasikan aspek yang berbeda dari dinamika organisasi. Namun, ketika dianalisis bersama-sama, keduanya memberikan gambaran komprehensif tentang konsistensi tenaga kerja perusahaan dan mobilitas internal.
Retensi karyawan mengacu pada tingkat di mana individu tetap bekerja di dalam perusahaan selama periode tertentu, serta strategi-strategi yang diterapkan untuk mendorong kelangsungan masa jabatan mereka. Sebaliknya, pergantian karyawan sebagai metrik mengacu pada individu-individu yang meninggalkan perusahaan, yang dapat terjadi karena kemauan mereka sendiri (pergantian sukarela) atau akibat keputusan dari pihak perusahaan (pergantian paksa).
Tiga Perbedaan Penting
Perbedaan utama antara retensi dan pergantian karyawan meliputi:
- Pengabaian Karyawan Baru dalam Tingkat Retensi: Tingkat retensi hanya mencakup karyawan-karyawan yang sudah menjadi bagian dari perusahaan selama periode di mana tingkat tersebut dihitung. Sebaliknya, tingkat pergantian mencakup mereka yang dipekerjakan selama periode yang sama.
- Inklusi atau Pengabaian Pergantian Paksa: Beberapa organisasi memilih untuk mengabaikan pergantian paksa dari perhitungan tingkat retensi mereka, meskipun ini bukanlah aturan yang secara universal diterapkan. Pergantian paksa mengacu pada kepergian karyawan yang dipicu oleh keputusan dari pihak perusahaan, meskipun karyawan tersebut mampu dan bersedia untuk menjalankan tugas pekerjaan mereka. Hal ini dapat mencakup pemutusan hubungan kerja karena masalah kinerja, masalah perilaku, pemutusan hubungan kerja musiman, atau pengurangan tenaga kerja (RIF).
- Periode Perhitungan: Sebagai ukuran stabilitas organisasi, tingkat retensi biasanya dihitung secara tahunan. Di sisi lain, tingkat pergantian memberikan wawasan berharga tentang fluktuasi karyawan dalam jangka pendek dan biasanya dihitung serta dianalisis setiap bulan atau setiap kuartal. Perhitungan yang sering ini memberikan pandangan yang lebih akurat tentang kejadian seperti pemutusan hubungan kerja musiman, yang memungkinkan pemahaman yang lebih tepat tentang tren jangka panjang. Tingkat pergantian bulanan dijumlahkan untuk menghitung dan membandingkan tingkat pergantian tahunan.
Signifikansi Penilaian Retensi dan Pergantian Karyawan
Keberhasilan suatu bisnis bergantung pada kehadiran orang-orang yang tepat dengan keterampilan yang tepat untuk menyampaikan produk dan layanannya. Selain itu, kemampuan untuk menarik lebih banyak bakat dengan keterampilan segar dan khusus sangat penting untuk mendorong inovasi dan melaksanakan strategi pertumbuhan.
Pengukuran tingkat pergantian dan retensi karyawan berfungsi sebagai indikator yang kuat tentang kemampuan suatu bisnis dalam membina tenaga kerjanya. Ini mencakup pertimbangan seperti skala gaji yang kompetitif, akses pelatihan, peluang kemajuan karir, menjaga keseimbangan sehat antara kehidupan kerja dan pribadi bagi karyawan, dan efektivitas tim manajemen. Tingkat pergantian tinggi dan tingkat retensi yang rendah mungkin menunjukkan masalah terkait budaya organisasi dan pengalaman karyawan secara keseluruhan.
Keterlibatan karyawan erat kaitannya dengan pergantian dan retensi. Perusahaan yang menunjukkan tingkat keterlibatan karyawan yang lebih tinggi umumnya melaporkan tingkat pergantian yang lebih rendah – dengan penurunan mencapai 43% untuk perusahaan yang mengalami pergantian tahunan kurang dari 40%, menurut sebuah studi oleh perusahaan analitik Gallup yang melibatkan lebih dari 112.000 unit bisnis. Selain itu, keterlibatan karyawan sangat terkait dengan hasil organisasi. Terutama, perusahaan dengan pergantian rendah umumnya lebih menguntungkan dan memiliki loyalitas pelanggan yang lebih besar. Dalam perbandingan antara unit bisnis dan tim dengan tingkat keterlibatan tertinggi dan terendah, Gallup melaporkan perbedaan yang signifikan – 23% dalam profitabilitas dan 10% dalam loyalitas pelanggan.
Metode Perhitungan Tingkat Retensi dan Pergantian Karyawan
Sebuah bisnis dapat menggunakan berbagai metrik untuk mengukur pergantian dan retensi, masing-masing memberikan wawasan berharga tentang berbagai aspek dari pengalaman karyawan.
Bagaimana cara menghitung tingkat retensi dan pergantian?
Tingkat Retensi Karyawan
Tingkat retensi ditentukan dengan mengambil persentase karyawan yang hadir pada awal periode pengukuran, mengurangkan mereka yang meninggalkan pekerjaan secara sukarela, dan membagi hasilnya dengan jumlah awal karyawan.
Perhitungan retensi tidak mencakup karyawan baru dalam periode waktu yang sama. Society for Human Resources Management (SHRM) menyarankan untuk hanya mempertimbangkan karyawan yang tetap bekerja selama seluruh periode pengukuran, tidak termasuk mereka yang dipekerjakan selama periode itu.
Rumus Retensi:
Tingkat Retensi = (Jumlah karyawan yang tetap bekerja selama periode pengukuran / Jumlah karyawan pada awal periode pengukuran) x 100
Contoh Perhitungan:
Misalkan ada sebuah toko alat musik, “Drumroll Please”, yang mempekerjakan 100 orang di tiga lokasi. Pada tahun 2019, 10 karyawan meninggalkan pekerjaan, dan perusahaan menggantinya dengan delapan orang baru.
Dengan menggunakan rumus di atas, tingkat retensi untuk tahun 2019 dihitung dengan 90 karyawan (yang tetap bekerja) dan jumlah awal 100 karyawan. Delapan karyawan baru tidak dihitung dalam perhitungan ini.
90/100 x 100 = 90%
Oleh karena itu, tingkat retensi Drumroll Please untuk tahun 2019 adalah 90%. Perusahaan dapat mengeksplorasi potensi ketidaksesuaian retensi di berbagai toko atau shift untuk mengidentifikasi masalah atau peluang.
Tingkat retensi dapat dibagi lebih lanjut menjadi metrik yang lebih detail seperti tingkat retensi per manajer atau per departemen. Misalnya, jika sebuah toko dengan 33 karyawan mengalami lima kepergian, tingkat retensi untuk toko tersebut akan kurang dari tingkat keseluruhan 90%.
28/33 x 100 = 84%
Tingkat Pergantian Karyawan
Pergantian karyawan dapat bersifat sukarela atau paksa. Pergantian sukarela mengacu pada karyawan yang meninggalkan pekerjaan untuk pekerjaan baru, kegiatan pendidikan, alasan pribadi, pensiun, atau karena meninggal dunia. Pergantian paksa mengacu pada pemutusan hubungan kerja oleh pihak perusahaan, di mana karyawan bersedia dan mampu untuk melanjutkan perannya. Hal ini bisa disebabkan oleh masalah kinerja atau perilaku, pemutusan hubungan kerja musiman, atau pengurangan tenaga kerja (RIF).
Rumus Pergantian:
Untuk menghitung tingkat pergantian karyawan, SHRM merekomendasikan membagi jumlah pemutusan hubungan kerja selama sebulan dengan jumlah rata-rata karyawan yang ada dalam daftar gaji, lalu dikalikan dengan 100.
Tingkat Pergantian = (Jumlah pemutusan hubungan kerja / Rata-rata jumlah karyawan) x 100
Untuk mendapatkan angka-angka ini, Anda perlu membuat laporan dari sistem manajemen SDM tentang:
- Jumlah karyawan keseluruhan: Ini mencakup semua karyawan dalam daftar gaji, termasuk pekerja sementara yang dipekerjakan langsung, mereka yang sedang dalam cuti sementara, atau cuti diliburkan. Ini tidak termasuk pekerja sementara atau kontraktor independen dari daftar gaji agensi eksternal.
- Rata-rata jumlah karyawan: Hitung rata-rata jumlah karyawan per bulan dengan mengambil total setiap bulan dan membaginya dengan jumlah bulan, atau bagi total jumlah karyawan dari setiap laporan dengan jumlah laporan jika laporan tersebut dijalankan lebih sering dari sekali sebulan.
- Total pemutusan hubungan kerja: Jumlah pemutusan hubungan kerja selama sebulan termasuk pemutusan hubungan kerja sukarela dan paksa. Ini tidak termasuk karyawan yang sementara dipecat, diliburkan, atau dalam cuti.
Contoh Perhitungan:
Kembali ke contoh “Drumroll Please” dengan 100 karyawan, 10 pemutusan hubungan kerja, dan delapan karyawan baru yang dipekerjakan, asumsikan tiga karyawan meninggalkan pekerjaan pada bulan Agustus untuk kembali ke sekolah, dan perusahaan menggantikannya dengan tiga orang baru yang dipekerjakan pada bulan September. Tujuh karyawan lainnya meninggalkan pada bulan-bulan berbeda, dan lima di antaranya dipekerjakan kembali. Rata-rata jumlah karyawan per bulan adalah 99.
Pada bulan Agustus, tingkat pergantian adalah 3,3% (tiga pemutusan hubungan kerja dibagi dengan rata-rata 99 karyawan).
3/99 x 100 = 3,3%
Pada bulan September, tiga karyawan baru dimasukkan, dan satu orang memutuskan untuk meninggalkan pekerjaan, menghasilkan tingkat pergantian sebesar 1%.
1/99 x 100 = 1%
Tingkat pergantian bulanan dijumlahkan untuk menghitung tingkat pergantian tahunan. Tingkat pergantian dapat dibagi lebih lanjut menjadi tingkat pergantian sukarela dan paksa, serta tingkat pergantian untuk karyawan berkinerja tinggi.
Siapa yang Memegang Kendali atas Retensi dan Pergantian Karyawan?
Para profesional sumber daya manusia, dan terkadang tim rekrutmen, bertanggung jawab utama untuk mengelola data retensi dan pergantian karyawan. Peran mereka adalah memantau metrik yang mencerminkan pengalaman karyawan secara keseluruhan dan memastikan bahwa perusahaan memiliki cukup staf untuk mencapai tujuan pertumbuhan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
Meskipun tugas menjaga tingkat retensi dan pergantian yang sehat adalah tanggung jawab seluruh organisasi – mulai dari kepemimpinan senior hingga SDM dan karyawan sehari-hari – orang yang memiliki pengaruh paling besar terhadap retensi karyawan adalah manajer langsung dari karyawan tersebut.
Studi-studi secara berulang kali menunjukkan bahwa manajemen yang tidak efektif merupakan penyebab utama karyawan mengundurkan diri, sementara manajemen yang efisien seringkali menjadi faktor utama dalam retensi karyawan. Dalam survei Gallup, 52% dari karyawan yang mengundurkan diri secara sukarela dari suatu perusahaan menyatakan bahwa manajer mereka dapat melakukan tindakan untuk mencegah mereka mengundurkan diri. Lebih dari setengah dari mereka mengatakan bahwa tidak ada seorang pun dari organisasi – baik manajer maupun pemimpin lainnya – yang telah berdiskusi dengan mereka tentang kepuasan kerja atau rencana karier mereka dalam tiga bulan sebelum mereka mengundurkan diri.
Manajer biasanya berperan sebagai perantara utama untuk menangani atau membahas banyak masalah yang menyebabkan pergantian sukarela, termasuk kompensasi, kurangnya kemajuan karier, dan kebutuhan untuk meningkatkan keseimbangan antara kehidupan kerja dan pribadi. Sayangnya, Laporan Retensi 2020 dari Work Institute mengungkapkan penurunan dari tahun ke tahun dalam perilaku dan komunikasi manajer. Tim SDM perlu berfokus pada area ini, karena bahkan perbaikan kecil dalam penilaian atasan dapat secara signifikan mengurangi kemungkinan karyawan mengundurkan diri.
Mengapa Karyawan Memilih untuk Pergi dari Pekerjaan Mereka?
Menurut Biro Statistik Tenaga Kerja Amerika Serikat, sebanyak 45 juta orang memilih untuk mengundurkan diri dari pekerjaan mereka pada tahun 2019. Angka ini mencakup pemutusan hubungan kerja secara keseluruhan, termasuk pengunduran diri sukarela – yang disebut sebagai “quits” – dan pemutusan hubungan kerja paksa seperti pemecatan dan pemberhentian.
Biro Statistik Tenaga Kerja mengategorikan pensiun, kematian, dan cacat di bawah payung pemutusan hubungan kerja “lainnya.” Menurut Work Institute, sekitar tiga perempat dari mereka yang meninggalkan pekerjaan mereka pada tahun 2019 melakukannya atas kemauan mereka sendiri.
Faktor-faktor yang memotivasi karyawan untuk meninggalkan pekerjaan mereka tetap konsisten dalam berbagai studi, dengan kurangnya kesempatan pengembangan karir, keseimbangan antara kehidupan kerja dan pribadi yang tidak memuaskan, manajemen yang tidak memuaskan, dan kompensasi serta manfaat yang tidak memadai menjadi penyebab utama.
Memanfaatkan Perangkat Lunak untuk Meningkatkan Retensi Karyawan dan Mengurangi Pergantian
Perangkat lunak sumber daya manusia berperan penting dalam mengurangi pergantian dan mendorong retensi karyawan melalui strategi retensi karyawan yang efektif. Analitik SDM, atau “people analytics,” diproyeksikan menjadi usaha yang signifikan bagi perusahaan dalam lima tahun mendatang. Memiliki database terpusat akan menyederhanakan pengumpulan data SDM dan memastikan konsistensi dalam angka yang digunakan di seluruh organisasi.
Kemampuan tim SDM untuk melacak Key Performance Indicators (KPI) secara efisien meningkatkan kapasitas mereka dalam mengimplementasikan langkah-langkah strategis retensi karyawan, karena analisis data membuka jalan bagi wawasan yang dapat dijalankan. Perangkat lunak SDM menyederhanakan proses bagi analis HRIS untuk menyajikan narasi yang mudah dipahami seputar data kepada manajer dan para pemimpin senior, daripada membebani mereka dengan lembar kerja yang rumit.
Sistem Manajemen Modal Manusia (HCM) dilengkapi dengan fungsionalitas yang dirancang untuk meningkatkan keterlibatan dan retensi karyawan. Misalnya, penelitian dari perusahaan strategi pengakuan karyawan, O.C. Tanner, mengungkapkan bahwa batas satu tahun masa kerja adalah ambang pergantian yang penting. Dengan strategi retensi karyawan yang ditargetkan dan bantuan dari perangkat lunak, SDM dapat mengotomatisasi pengingat sebelum hari jadi satu tahun karyawan, memfasilitasi pertemuan antara karyawan dan manajernya.
Sistem manajemen kinerja SDM dapat mengubah prosedur retensi dari proses berbasis rumus menjadi percakapan yang lebih relevan dan menarik. Prestasi, misalnya, dapat dihubungkan dengan target penjualan dalam sistem CRM, memfasilitasi pengakuan secara real-time. Selain itu, alat perencanaan suksesi memungkinkan organisasi untuk memvisualisasikan kekuatan karyawan dan memberikan peluang pelatihan kepada karyawan berkinerja tinggi serta merancang jalur karir yang jelas.
Pengakuan tidak seharusnya menjadi tanggung jawab tunggal dari manajer karyawan. Memberdayakan karyawan untuk menghargai kolega mereka dapat terbukti sama, atau bahkan lebih, berdampak. Pengakuan antar rekan semakin menjadi alat yang efektif dalam strategi retensi karyawan yang efektif.
Penting untuk menyederhanakan dan menyusun ulang elemen transaksional dari peran karyawan. Memastikan karyawan dibayar dengan akurat dan tepat waktu, menjaga akumulasi cuti yang tepat, menyederhanakan pendaftaran manfaat, dan memastikan tanggapan cepat dari SDM semuanya berkontribusi secara signifikan pada pengalaman karyawan yang positif.
Sebagian besar penyebab pergantian dapat dicegah. Dengan strategi retensi karyawan yang tepat, bisnis dapat mengurangi pergantian sukarela dan mungkin menghindari kebutuhan untuk melakukan pemutusan hubungan kerja, mengalihkan dana yang seharusnya digunakan untuk rekrutmen kembali ke dalam bisnis.
