Tenaga kerja adalah biaya operasional terbesar bagi sebagian besar perusahaan dan, secara luas, kesalahan yang melibatkan tenaga kerja memiliki dampak besar pada laba bersih dan semangat kerja karyawan.
Sumber daya manusia (SDM) sangat penting bagi semua bisnis, berada di persimpangan semangat kerja karyawan, keamanan, pelatihan berkelanjutan, menghadapi kerja jarak jauh, dan mematuhi peraturan negara dan federal. Oleh karena itu, fungsi SDM telah meningkat dalam pentingnya dan cakupannya, dan Biro Statistik Tenaga Kerja Amerika Serikat memprediksi bahwa pasar kerja bagi manajer sumber daya manusia diperkirakan akan tumbuh sebesar 6% antara tahun 2019 dan 2029.
Biaya dari Kesalahan SDM
Kesalahan SDM dapat mempengaruhi berbagai aspek bisnis. Perusahaan dapat menghadapi biaya yang sangat besar akibat tuntutan hukum karena tidak mematuhi peraturan tenaga kerja federal dan negara bagian atau karena tidak menjamin privasi dan keamanan data. Merekrut karyawan yang salah untuk pekerjaan dapat menghadirkan risiko bagi perusahaan, yang kemudian diperparah oleh biaya tinggi yang terkait dengan perekrutan dan pelatihan.
Bagi bisnis kecil dan menengah, biaya pertahanan dan penyelesaian dapat mencapai rata-rata ratusan ribu dolar dan memakan waktu hampir setahun untuk diselesaikan. Analisis yang melihat 1.214 klaim yang ditutup dari bisnis dengan kurang dari 500 karyawan menemukan bahwa 24% dari tuduhan ketenagakerjaan menghasilkan biaya pertahanan dan penyelesaian sebesar $160.000 dan memakan waktu rata-rata 318 hari untuk diselesaikan.
Demikian pula, biaya memperkenalkan karyawan baru rata-rata mencapai $4.129 per orang. Kebijakan dan prosedur yang efektif, yang dikombinasikan dengan komunikasi yang jelas tentang harapan dan persyaratan hukum, dapat memastikan bahwa orang-orang yang tepat tetap bersama perusahaan dalam jangka panjang dan terus berkontribusi pada budaya perusahaan yang kuat.
11 Kesalahan SDM yang Dilakukan oleh Bisnis
Proses-proses dalam SDM seringkali kompleks karena departemen SDM harus mematuhi perubahan kondisi regulasi dan kepentingan bisnis, serta berkembang seiring dengan lingkungan bisnis. Akibatnya, beberapa kesalahan dapat menimbulkan risiko terhadap pendapatan. Kesalahan umum meliputi:
- Kurangnya kebijakan dan prosedur formal. Akar dari banyak kesalahan berbiaya tinggi dalam SDM adalah definisi yang buruk tentang harapan dan panduan mengenai cara menangani situasi kerja yang umum maupun tidak umum. Kebijakan tidak perlu mencakup semua hal, tetapi harus bertujuan untuk memberikan arahan tentang apa yang tepat dan tidak tepat. Kebijakan SDM harus mencakup area-area yang mungkin membingungkan (penggunaan ponsel pribadi, kode etik, kode berpakaian, dll.), persyaratan hukum, hukum dan regulasi pemerintah, serta konsistensi dan perlakuan yang adil.
- Gagal mencatat, menampilkan, dan memperbarui kebijakan-kebijakan tersebut. Meskipun Departemen Tenaga Kerja tidak mewajibkan bisnis untuk membuat buku pegawai fisik, ada undang-undang yang mengharuskan bisnis menampilkan poster yang memberikan rincian tentang area-area kunci kepatuhan regulasi, termasuk Fair Labor Standards Act, Employee Family Medical Leave Act, dan Employee Polygraph Protection Act. Namun, bagi setiap bisnis, penting untuk mendokumentasikan kebijakan dan prosedur dalam buku pegawai.
- Proses onboarding yang buruk. Organisasi menghabiskan banyak waktu dan uang untuk merekrut bakat. Menurut SHRM, rata-rata butuh 42 hari untuk mengisi posisi yang kosong. Setelah kompensasi, pos yang paling besar dalam anggaran SDM seringkali adalah rekrutmen. Namun, setelah karyawan direkrut, perusahaan seringkali tidak memiliki proses onboarding yang baik untuk mengenalkan mereka dengan cepat.
- Perencanaan retensi yang buruk. Mendapatkan karyawan berkinerja tinggi adalah penting, tetapi mempertahankan mereka lebih penting—biaya rata-rata kehilangan karyawan yang baik adalah $29.600. Perusahaan terbaik melampaui survei keterlibatan karyawan tahunan untuk mencari tahu apa yang benar-benar memotivasi karyawan dan menciptakan pengalaman individual yang disesuaikan dengan motivasi tersebut.
- Rekrutan yang buruk. Sementara menjaga karyawan yang baik sangat penting, merekrut orang yang salah dapat menghabiskan biaya rata-rata $14.900 bagi bisnis, seperti yang dikatakan oleh CareerBuilder, dan hampir tiga dari empat pengusaha mengaku pernah melakukan kesalahan ini. Rekrutan yang buruk mempengaruhi produktivitas, membuang sumber daya rekrutmen, meningkatkan waktu yang dibutuhkan untuk mencari dan melatih karyawan baru, serta mengorbankan kualitas kerja. Untuk mengurangi kemungkinan terjadi, pastikan orang yang tepat yang mewawancarai kandidat — mulai dari rekan kerja, manajer, hingga eksekutif, jika memungkinkan — dan selalu periksa referensi. Perhatikan sikap umum kandidat dan kemampuannya untuk belajar dengan cepat, dan mintalah saran dari tim SDM.
- Deskripsi pekerjaan yang kurang baik. Salah satu penyebab perekrutan yang salah — dan juga pergantian karyawan — adalah bahwa pekerjaan yang diterima oleh seseorang sebenarnya tidak sesuai dengan apa yang ditawarkan. Banyak ketidaksesuaian dan ketidakberesan komunikasi dapat terjadi antara tim perekrutan, manajer perekrutan, dan orang-orang yang akan bekerja secara dekat dengan karyawan baru tersebut. Tugas-tugas sehari-hari pekerjaan mungkin tidak sesuai dengan keterampilan orang tersebut atau harapan yang dijelaskan dalam proses perekrutan. Pastikan semua orang yang tepat meninjau postingan pekerjaan dan sepakat tentang peran tersebut sebelum dipublikasikan.
- Tidak mendokumentasikan masalah kinerja. Mendokumentasikan masalah kinerja tidak hanya membantu karyawan memperbaiki tugas sehari-hari mereka, tetapi juga sangat penting dalam kasus litigasi. Dokumentasi harus mencakup harapan perusahaan, bagaimana karyawan gagal memenuhinya, konseling atau disiplin sebelumnya, harapan ke depan, dan konsekuensi jika gagal memenuhi harapan tersebut.
- Rekaman karyawan yang tidak lengkap atau hilang. Data dari Komisi Kesetaraan Peluang Kerja (EEOC) menunjukkan bahwa kasus balasan terus menjadi pengaduan yang paling sering diajukan kepada lembaga tersebut, diikuti oleh diskriminasi terhadap disabilitas, ras, dan jenis kelamin. Jika seorang karyawan mengajukan tuntutan balasan terhadap perusahaan, bisnis akan memerlukan dokumentasi yang menunjukkan bahwa keputusan bisnis tersebut merupakan keputusan bisnis yang sah untuk membantah tuduhan tersebut. Jadi, pastikan Anda mencatat dokumen seperti rencana perbaikan kinerja, catatan tertulis tindakan disiplin, dan pelanggaran kebijakan perusahaan, serta dapat dengan mudah menemukannya.
- Pelanggaran kepatuhan dan potensi litigasi. Mengikuti perubahan regulasi dan undang-undang, terutama di tingkat negara bagian, merupakan pendorong utama litigasi. Penelitiannya menunjukkan bahwa beberapa negara bagian memiliki tingkat aktivitas tuntutan yang jauh lebih tinggi dari rata-rata nasional, dengan undang-undang negara bagian mendorong peningkatan aktivitas tuntutan. Tim SDM harus tetap memperhatikan undang-undang yang memengaruhi organisasi mereka dan mengkomunikasikan perubahan-perubahan penting kepada manajer dan karyawan. Jika ada tuduhan, segera mulai penyelidikan dan wawancara dengan pihak terkait.
- Pelatihan yang tidak memadai. Pelatihan merupakan hal yang sangat penting dalam strategi retensi karyawan karena memberikan peluang bagi karyawan berprestasi untuk mengembangkan karier mereka dan memperpanjang masa kerja mereka di perusahaan. Pelatihan tentang regulasi baru dan harapan tenaga kerja juga sangat penting dalam mencegah perilaku yang dapat menyebabkan litigasi.
- Data yang tidak aman. Organisasi, terutama perusahaan berukuran menengah, menghadapi risiko besar dari pencurian dan pelanggaran data. Seperti kegagalan untuk menciptakan budaya yang menerima keragaman dan inklusi, risiko ini melampaui biaya konkret hingga masalah reputasi merek. Akun dan kredensial karyawan yang dicuri atau terancam, di mana penyerang menggunakan email dan kata sandi yang sebelumnya terbuka, adalah salah satu penyebab paling umum dari pelanggaran yang bersifat jahat bagi perusahaan. Latih karyawan tentang praktik terbaik untuk keamanan data dan perkuat persyaratan untuk kata sandi serta seberapa sering kata sandi tersebut harus diperbarui untuk mengurangi kemungkinan serangan yang berhasil.
Kesalahan-kesalahan ini dapat memiliki dampak serius pada bisnis, baik secara finansial maupun dalam hal reputasi perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk menghindari kesalahan-kesalahan ini dengan mengimplementasikan kebijakan, prosedur, dan pelatihan yang tepat dalam departemen SDM.
Bagaimana NetSuite SuitePeople dapat Membantu?
Karyawan mungkin tidak sering membutuhkan bantuan dari departemen SDM selama bekerja di perusahaan, tetapi ketika mereka membutuhkannya, kebutuhan tersebut seringkali mendesak dan krusial. Memiliki semua informasi yang siap untuk karyawan — serta membuat prosesnya sesederhana mungkin — merupakan bagian penting dari pengalaman karyawan, memastikan mereka tetap terlibat dan merasa loyal terhadap perusahaan. Hal ini dapat membantu menurunkan tingkat pergantian karyawan dan biaya yang terkait dengan merekrut, memperkenalkan, dan melatih karyawan baru.
SuitePeople, perangkat lunak SDM dari NetSuite, mengcentralisasi informasi karyawan untuk mengotomatisasi dan mengukur proses SDM, mengurangi risiko kehilangan pendapatan, memudahkan pelaporan kepatuhan, dan meningkatkan kepuasan karyawan — mulai dari karyawan, manajer, hingga profesional SDM yang menggunakan perangkat lunak ini. SuitePeople mengelola informasi karyawan, perekrutan, memperkenalkan, manajemen kinerja, manajemen gaji, promosi, dan perubahan kompensasi. Solusi ini juga memberikan akses self-service kepada semua informasi yang dibutuhkan oleh karyawan.
Kemampuan manajemen kinerja SuitePeople memberikan manajer tempat pusat untuk mencatat ulasan kinerja, informasi yang sering kali disimpan dalam dokumen Excel atau Word. Ini membantu karyawan menetapkan tujuan bersama manajer mereka, memantau kemajuan terhadap tujuan tersebut, dan memudahkan pengakuan atas pencapaian. Hal ini juga dapat mendorong percakapan sebelum masalah potensial menjadi masalah besar. Tujuan secara otomatis diperbarui dari data operasional dalam NetSuite dan ditambahkan ke dalam ulasan kinerja, memberikan hasil kinerja yang lebih akurat dengan upaya manual yang lebih sedikit. Pendekatan inovatif ini membuat karyawan lebih terlibat, fokus, dan mampu mencapai tujuan mereka.
Dengan semua data terkait karyawan di tempat pusat, para profesional SDM dapat memantau tren perekrutan dan penghentian kerja serta mengelola seluruh siklus hidup karyawan dari satu dashboard yang personal. Selain itu, kontrol akses memastikan bahwa orang hanya memiliki akses ke informasi yang mereka perlukan. Dengan mengotomatisasi banyak tugas administratif, SDM dapat menghabiskan waktu untuk mengembangkan pelatihan yang relevan tentang keamanan, keragaman dan inklusi, serta keamanan siber, menciptakan jalur untuk kemajuan karier dan peluang kepemimpinan.
Pimpinan SDM sekarang memiliki posisi penting dalam ruang rapat di perusahaan dengan cara yang sebelumnya tidak pernah terjadi. Pimpinan sumber daya manusia yang luar biasa memahami strategi organisasi dan memberikan kontribusi padanya, serta memahami implikasi dari inisiatif baru terhadap pendapatan dan berkontribusi dalam perbincangan. Hal itu dimulai dengan memastikan tidak ada risiko terhadap pendapatan, yang berasal dari kebijakan, prosedur, dan komunikasi yang solid yang membimbing karyawan dalam perjalanan dari pemahaman hingga kepatuhan dan keterlibatan.
NetSuite SuitePeople menyediakan platform yang memungkinkan perusahaan mengelola SDM dengan lebih efisien dan efektif. Dengan mengotomatisasi proses SDM, mengintegrasikan data karyawan, dan memberikan akses self-service, SuitePeople membantu meningkatkan pengalaman karyawan dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
Dalam SuitePeople, manajer dapat dengan mudah mencatat dan melacak kinerja karyawan, membuat dan mengelola ulasan kinerja, serta mengatur tujuan dan penghargaan. Ini mempermudah manajemen kinerja yang efektif dan membantu karyawan mencapai potensi mereka.
Selain itu, SuitePeople mengelola proses perekrutan dan onboarding, memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi dan menarik bakat terbaik, serta memberikan pengalaman onboarding yang terstruktur dan terkoordinasi untuk karyawan baru. Dengan adanya akses self-service, karyawan dapat dengan mudah mengakses informasi mereka sendiri, seperti jadwal kerja, gaji, dan manfaat, tanpa harus bergantung pada tim SDM.
Melalui SuitePeople, perusahaan juga dapat melacak tren perekrutan dan retensi, menganalisis data karyawan, dan membuat laporan kepatuhan dengan lebih mudah. Ini membantu manajemen SDM membuat keputusan yang didukung data dan mengidentifikasi area di mana perbaikan dapat dilakukan.
Dengan fitur-fitur yang lengkap dan terintegrasi, SuitePeople membantu perusahaan mengelola sumber daya manusia mereka secara lebih efisien, mengurangi risiko kepatuhan, dan meningkatkan pengalaman karyawan. Dengan demikian, SuitePeople dapat menjadi solusi yang kuat untuk menghindari kesalahan-kesalahan SDM yang dapat berdampak negatif pada perusahaan.
